Criando Notificações Eficazes para seu Agendador de Compromissos

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Uma das melhores coisas de ter um sistema de autoagendamento automatizado é que você pode enviar lembretes automáticos, confirmações e até e-mails de marketing para seus clientes sem usar um tempo precioso para fazer isso manualmente. Se você já se perguntou por que suas notificações e lembretes automatizados não estão chegando aos seus clientes, talvez você precise repensar como você os escreve. Não adianta automatizar se você não estiver criando notificações eficazes que seus clientes vão ler.

Por que você precisa de notificações automatizadas?

É uma pergunta simples com uma resposta simples.

Você não tem tempo para redigir todas as confirmações de reservas, lembretes e compromissos que seus clientes precisam. Além disso, você não pode pular essas etapas porque isso prejudicaria seu relacionamento e conexão com seus clientes e seu negócio.

No entanto, quando você explica por que precisa de notificações eficazes, a resposta se torna um pouco mais complexa.

Confirmação de Transação

Quer seus clientes paguem pelo serviço na reserva ou paguem na conclusão do serviço, é essencial reconhecer a transação.

Pareceria estranho se você não recebesse um recibo em uma loja quando comprou as coisas. Pareceria estranho se uma empresa não oferecesse um cartão de consulta quando você reservou pessoalmente.

Em alguns aspectos, a troca de detalhes de contato do cliente é uma transação em si. Eles fornecem essas informações para garantir que você possa contatá-los e você as considera como “pagamento” por manter a consulta gratuita. Portanto, ainda é uma transação que precisa ser reconhecida.

Reduzir No Shows

Se os seus clientes não receberem uma confirmação da sua reserva, é muito provável que pensem que a sua reserva não foi concluída – o cliente não aparece.

Alguns clientes não são organizados e não colocam seus compromissos em um calendário. Sem um lembrete, eles podem não comparecer ao compromisso agendado. Você não apenas perde o costume, mas também tem um compromisso reservado que poderia ter usado para outro cliente.

Para ser franco, as mensagens automatizadas ajudam a garantir que seus clientes apareçam.

Uma chance de cancelar ou reagendar

Tanto as mensagens de confirmação quanto as notificações de lembrete são mais do que apenas um recibo ou um lembrete de que um compromisso está próximo. Quando uma pessoa recebe sua confirmação e a adiciona ao seu calendário, ela pode verificar as datas e os preços para garantir que estejam corretos. Por outro lado, receber um lembrete pode lembrar os clientes de que eles têm um compromisso, mas também pode lembrá-los de cancelar ou reagendar.

Criando modelos de notificações eficazes

Você precisará considerar algumas dicas ao criar modelos para notificações e lembretes automatizados do seu agendador de compromissos. É assim que você garante a criação de notificações eficazes.

Pergunte aos clientes como você deve contatá-los

Qual contato a maioria de seus clientes prefere? Algumas pessoas verificam todos os e-mails que recebem, enquanto outras os deixam passar. Seus clientes podem pular em mensagens de texto assim que o telefone fizer “ding”. E outros podem preferir plataformas de mensagens diretas, como o Telegram.

Muitas pessoas não atendem o telefone se não reconhecem o número, e algumas pessoas também evitam ouvir mensagens de voz se não estiverem esperando uma ligação. Pesquisas sugerem que muitas pessoas preferem receber comunicações por texto ou e-mail e podem achar as mensagens de texto mais úteis como resultado. Usar o método de contato preferido do seu cliente ajudará a garantir que ele receba e leia suas notificações.

Inclua links para cancelamento ou reagendamento.

Um cliente que recebe um lembrete para um compromisso e descobre um conflito de horários pode se sentir estressado ou ansioso. Incluir uma maneira fácil de corrigir a situação pode ajudar a aliviar esses sentimentos. Lembretes informando aos clientes como fazer cancelamentos facilmente e novos agendamentos podem ajudar a resolver esse problema e aumentar a satisfação do cliente. As notificações eficazes atendem a mais de um propósito.

Notificações de tempo com tempo suficiente para cancelamento e reagendamento.

É uma boa prática incluir uma política de cancelamento nos T&Cs de sua empresa, estipulando que você cobrará por compromissos não cancelados em um determinado período de tempo. Você precisará garantir que seus lembretes sejam programados com tempo suficiente para dar aos clientes a chance de cancelar ou reagendar.

Se você cobrar por sessões perdidas que os clientes não cancelam com pelo menos um dia útil completo de antecedência, você deve agendar lembretes para pelo menos dois dias antes do compromisso.

Pergunte o que funciona para seus clientes – e o que não funciona

Se os clientes perderem um compromisso, aproveite a oportunidade e pergunte se os lembretes de compromisso são eficazes. Se os clientes perderem um compromisso, aproveite a oportunidade e pergunte se seus lembretes de compromisso são notificações eficazes. Talvez eles prefiram uma estrutura de contato diferente, ou talvez um problema de tecnologia os tenha impedido de receber lembretes. Você envia muitos lembretes ou não é suficiente?

Algo EXTRA a considerar

Se sua empresa exigir maior segurança de dados, como práticas médicas ou informações confidenciais, você precisará pensar em como enviar suas notificações e as informações incluídas. As leis em torno da conformidade com HIPAA e GDPR exigem que você omita dados confidenciais de notificações automatizadas para proteger a privacidade do paciente.

Alguns exemplos podem ser que você não adiciona credenciais de identificação à sua assinatura, nomeia condições específicas ou nomes de compromissos. Se sua clínica atende a um propósito específico e tem esse nome, você estaria mais em conformidade se fornecesse o endereço do local. Alguns exemplos podem ser aconselhamento sobre vícios, um centro de tratamento de fertilidade ou uma clínica de HIV – são coisas delicadas que os clientes não querem em mãos além das suas – e de seus médicos.

Notificações automáticas e eficazes do SimplyBook.me

Como um agendador de compromissos abrangente, as confirmações e lembretes de reservas são parte integrante do seu sistema de reservas. Além disso, existem vários recursos de notificação para ajudá-lo a fazer a melhor abordagem para criar notificações eficazes. E seus clientes vão apreciá-lo.

Como padrão, você pode criar mensagens apropriadas para serviços específicos adicionando variáveis específicas às suas respostas e lembretes automatizados. Você também pode alterar os horários dos lembretes de 10 minutos para 3 dias.

Você pode alterar os seguintes modelos para fornecer informações extras ou torná-los mais amigáveis. Cada um desses modelos se aplicará a todos os serviços que podem ser reservados em seu site, portanto, você não deve personalizá-los para um serviço específico. Se você tiver serviços semelhantes que exigem a mesma preparação, poderá adaptá-los às suas necessidades. Adaptar seus e-mails e mensagens SMS significa que você tem a oportunidade de criar notificações mais eficazes.

• Modelo de confirmação de reserva do cliente
• Notificação de login de novo usuário
• Nova confirmação de reserva para prestadores de serviços
• Notificação de evento recorrente para o cliente
• Notificação de evento recorrente para provedor
• Modelo de lembrete para clientes
• Lembrete aos fornecedores
• Modelo de confirmação de cancelamento para clientes
• Modelo de confirmação de cancelamento de lote para clientes
• Modelo de confirmação de cancelamento para provedores
• Modelo de confirmação de cancelamento de lote para provedores
• Confirmação de alteração na reserva – modelo para clientes
• Confirmação de uma alteração na reserva – modelo para fornecedores
• Modelo para solicitação de feedback de clientes
• Nova notificação de revisão para a empresa
• Nova notificação de revisão ao cliente

Na parte inferior da lista, você pode notar três opções destinadas explicitamente às avaliações e comentários dos clientes. A forma como você solicita feedback para seus serviços afetará significativamente sua chance de receber respostas – e positivas. Preste muita atenção em como você pede boas avaliações. A abordagem correta é inestimável.

Notificações flexíveis

Às vezes, você tem uma gama de serviços que exigem que seus clientes forneçam documentos diferentes, façam preparativos distintos, usem roupas específicas ou tragam equipamentos especiais. Se for esse o caso, você pode ser adequado para habilitar o recurso de Notificações flexíveis . Quando você precisa garantir que seus clientes tenham as informações corretas e os dados de preparação, suas notificações serão muito mais eficazes se você for específico e detalhado.

O recurso de notificações flexíveis permitirá que você personalize cada confirmação de reserva, lembrete, solicitação de revisão e muito mais para cada serviço e provedor. Você pode criar seus próprios modelos, que você atribuirá a cada serviço ou grupo de serviços e provedores.

Reservar em breve notificações

Notificações efetivas para confirmação de reserva e lembretes são necessárias. No entanto, seu sistema de notificação automatizado também é adequado para lembrar os clientes de agendar seu próximo compromisso. mas como garantir que seus clientes se lembrem de você na próxima vez?

O recurso de notificação de reserva em breve permite que você crie modelos personalizados para lembrar os clientes de que seu próximo compromisso está vencido. Esta função é benéfica se você tiver clientes que não costumam marcar sua próxima consulta no final da anterior ou quando as sessões estão distantes. Alguns exemplos podem ser sessões de fisioterapia, tintura de cabelo e retoques de raiz, preenchimento de unhas postiças, exames de sangue.

Notificações de telegrama

Mencionei antes que muitos clientes começaram a apreciar a notificação por plataformas de mensagens diretas, então o SimplyBook.me introduziu a opção de enviar notificações de telegrama .

As notificações do Telegram empregam o mesmo texto que as configurações do SMS – não seria bom usar modelos de e-mail para o Telegram. Seus clientes têm a opção de se inscrever nas notificações do Telegram se preferirem receber suas mensagens. Como um recurso gratuito no SimplyBook.me e uma opção de mensagens gratuitas online, o Telegram é uma excelente opção de notificação se seus clientes o usarem.

Você pode encontrar instruções detalhadas sobre como configurar seu bot automatizado de mensagens do Telegram e vinculá-lo ao seu sistema SimplyBook.me na central de ajuda .

Recurso de design de e-mail personalizado

Quando se trata de tornar suas notificações de e-mail perceptíveis e memoráveis, não há nada que grite “conteúdo de qualidade” do que um modelo personalizado projetado em HTML . Mas quem tem tempo para codificar modelos individuais para seu e-mail automatizado?

Felizmente, o recurso de design de e-mail personalizado no pacote de marketing do SimplyBook.me pode ajudá-lo com isso.

Vários modelos são fornecidos para diferentes ocasiões e estilos de design. No entanto, você também pode criar novos designs do zero. Cada modelo é totalmente personalizável de acordo com o estilo e a marca. É simples de usar, pois emprega o método “arrastar e soltar” que permite adicionar, remover e reestruturar seus campos de modelo para a melhor organização de seus e-mails.

Se você optar por criar um novo modelo para sua marca, poderá cloná-lo para uso com várias notificações.

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Criar notificações eficazes é mais do que apenas palavras. A maneira como você aborda seus clientes, os métodos que usa para contatá-los e como exibe suas mensagens afetarão significativamente a capacidade de resposta deles.

Você pode optar por incluir um código de voucher nas notificações personalizadas do seu livro em breve. Ou que tal a oferta de uma bebida grátis se chegarem 10 minutos antes? Faça com que os clientes queiram ler suas notificações para melhorar sua eficácia.