6 maneiras pelas quais as pequenas e médias empresas podem se beneficiar por meio das comunicações unificadas

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Pode-se supor que, devido ao seu pequeno tamanho, as PMEs têm mais facilidade quando se trata de comunicação e colaboração da equipe em outros departamentos. Mas isso é uma simplificação excessiva. Embora as pequenas e médias empresas tenham menos despesas gerais, as empresas maiores geralmente têm as ferramentas, tecnologias e recursos para melhorar a comunicação virtual. Uma dessas ferramentas, chamada Comunicações Unificadas, está se tornando uma opção cada vez mais popular para empresas de todos os portes. De fato, cerca de 70% das equipes contarão com uma solução de Comunicações Unificadas para sua comunicação virtual até 2022.

O que é Comunicações Unificadas?

As Comunicações Unificadas, também conhecidas como UCaaS , são um modelo de comunicação e colaboração empresarial hospedado na nuvem. Ele unifica voz, vídeo, bate-papo em equipe, webconferência, e-mail e análise de uma empresa em uma única plataforma. Abaixo está um exemplo de como pode ser uma plataforma UCaaS:

Como o UCaaS está hospedado na nuvem, é acessível de qualquer lugar do mundo e por meio de um aplicativo móvel ou de desktop. Isso é especialmente benéfico se você tiver uma equipe remota ou distribuída.

Por fim, a maioria das soluções UCaaS atuais se integram às suas ferramentas existentes, como ferramentas de prospecção de vendas , software de suporte técnico e muito mais. Isso permite que você unifique mais dados de seus clientes em um único espaço.

Por que as PMEs devem mudar para Comunicações Unificadas?

As pequenas e médias empresas se beneficiam da velocidade e da agilidade. Em organizações maiores, a comunicação e a colaboração podem ser mais lentas devido a mais partes interessadas no projeto. Você já ouviu a frase “muitos cozinheiros na cozinha”.

Mas uma solução como o UCaaS pode ajudar a nivelar o campo de atuação das PMEs. Abaixo estão seis maneiras pelas quais um SMB pode se beneficiar do UCaaS:

1. Comunicação simplificada

As Comunicações Unificadas consolidam a comunicação e a colaboração de negócios em um único espaço — chega de pescar informações, arquivos, documentos e outros multimídia em aplicativos diferentes. Tudo o que você precisa estará na solução UCaaS.

Ele substitui as ferramentas e tecnologias menos fáceis de usar e mais legadas que você está usando atualmente para manter contato com sua equipe. O UCaaS também facilita a alternância entre chamadas telefônicas, chamadas de vídeo, bate-papos e e-mails sem problemas, que é o principal benefício de uma plataforma simplificada.

2. Colaboração mais fluida

O UCaaS não apenas simplifica a comunicação, mas também torna a colaboração mais eficaz.

Precisa compartilhar um projeto ou apresentação? Você pode fazer isso por meio de uma chamada de vídeo. Quer gravar uma transcrição de uma gravação de vídeo ou chamada de voz anterior? Envie arquivos por e-mail. Você já está acostumado a enviar arquivos por e-mail e compartilhá-los com colegas de trabalho. Agora você pode fazer tudo em uma única plataforma unificada.

O que mais? Você ainda pode consultar colegas de trabalho rapidamente por meio de bate-papo ou pode optar por fazer uma videochamada se houver alguma falha de comunicação. É o mais próximo que a colaboração presencial pode chegar sem ser presencial, o que é ótimo nestes dias de espaço de escritório virtual e trabalho remoto acelerado

3. Aumento da produtividade dos funcionários

Um sistema de comunicação contínuo economiza tempo e reduz a frustração, permitindo que você entre em contato com qualquer pessoa sempre que precisar. De fato, 81% dos funcionários afirmaram que os aplicativos de colaboração virtual melhoram a produtividade geral da empresa.

As soluções de UC permitem que os funcionários escolham a plataforma que desejam receber chamadas, dependendo de sua programação, localização e receptor. Isso significa que você pode escolher em qual dispositivo móvel ou desktop se comunicar a qualquer momento, aumentando a produtividade entre as plataformas.

Isso também aumenta a eficiência. Em vez de constantes idas e vindas e trocas, os funcionários têm menos oportunidades de atribuir o tempo perdido a processos e sistemas ruins. Isso também significa menos tempo de inatividade. Se seus telefones ficarem inativos, não é um problema, você pode alternar para outro método de comunicação com facilidade.

4. Melhor atendimento ao cliente

As Comunicações Unificadas não ajudam apenas sua equipe; também ajuda seus clientes. Ao armar sua equipe com as ferramentas necessárias para ter sucesso em suas funções, eles poderão fornecer melhor suporte aos seus clientes.

Mantenha-se conectado com os clientes em vários formatos, como e-mail, bate-papo ao vivo, telefone virtual e até vídeo em vários canais.

Além disso, com acesso aos recursos do sistema de telefonia virtual, como roteamento de chamadas, filas de chamadas e resposta de voz interativa (IVR), você garantirá que todas as necessidades de seus clientes sejam atendidas sem perder informações importantes.

5. Facilidade de mobilidade

Como muitas empresas trabalham remotamente agora ou pelo menos adotaram uma política de força de trabalho remota, é crucial ter uma ferramenta de comunicação e colaboração que possa ser usada em sua mesa, em uma cafeteria, em seu telefone e em trânsito.

Com o UCaaS, seu SMB pode trabalhar em qualquer lugar (globalmente) e a qualquer hora (em qualquer fuso horário) devido à comunicação e colaboração simplificadas. Os aplicativos de UC ainda têm um recurso chamado presença de equipe, que permite que os usuários definam sua disponibilidade. Por exemplo, com a presença da equipe, você pode ver quem está online, quem está ausente, quem está em uma reunião, quem está no intervalo do almoço etc.

6. Custos de comunicação reduzidos

Os orçamentos são cruciais para as PMEs. Você pode desejar todas as ferramentas e tecnologias do mundo, mas se o orçamento não acomodar, não importa.

Felizmente, as soluções de UC são baratas, considerando o valor que você obtém dessas plataformas. Além disso, não se esqueça, ao optar pelo UCaaS, você estará eliminando o uso de outras ferramentas redundantes – liberando mais orçamento para uma solução moderna.

O outro valor das Comunicações Unificadas? Ele está hospedado na nuvem, o que pode mudar o jogo para pequenas e médias empresas que ainda usam sistemas telefônicos legados. 82% das pequenas empresas pesquisadas pela Microsoft relataram economia de custos com a migração para a nuvem.

Como escolher a solução UCaaS certa para o seu SMB

Quer saber como encontrar a solução UCaaS certa para suas necessidades de negócios? Como ele se encaixará em sua infraestrutura? Você precisa fazer essas perguntas antes de tomar uma decisão:

• Quais recursos eles fornecem?
• De onde meus funcionários trabalham?
• As ferramentas existentes podem ser integradas com UC?
• Qual é a reputação da empresa?
• Que qualidade de serviço ao cliente eles oferecem?
• Como você pode comparar cotações de fornecedores?

Quais recursos eles fornecem?

Para saber se um provedor de UCaaS é adequado para o seu negócio, considere os recursos que ele oferece. Eles vêm de fábrica com um plano básico ou você precisa atualizar para obter os recursos que você realmente precisa?

Além disso, à medida que sua SMB cresce, essa solução de UC será dimensionada com você? Algumas soluções são mais voltadas para empresas menores, enquanto outras são para grandes organizações.

De onde meus funcionários trabalham?

Embora toda a premissa das soluções de UC seja que você possa trabalhar de qualquer lugar, e elas funcionarão para você, isso não é verdade para todos os provedores.

Por exemplo, alguns provedores oferecem serviço apenas nos EUA, outros podem oferecer serviço apenas na EMEA e alguns oferecem cobertura global. Se você tem equipes distribuídas por todo o mundo, precisará de um sistema para acomodar seus negócios.

Posso integrar minhas ferramentas existentes com UC?

Não importa quão grande seja uma solução de UC se ela não puder se integrar às ferramentas que você já usa, como seu CRM, business intelligence , help desk e muito mais.

Se a resposta for não, não é a solução certa para suas necessidades. Ou, se você estiver decidido a escolher um provedor de UC específico, certifique-se de estar disposto a mudar para qualquer software e soluções de comunicação com os quais ele se integre. Embora isso possa ser mais complicado do que útil, você pode estar em desacordo com sua equipe de TI.

Qual é a reputação da empresa?

Você quer fazer negócios com uma empresa respeitável, independentemente de qual ferramenta seja. Para encontrar a solução certa, leia as avaliações dos clientes nas plataformas UCaaS para ver o que as pessoas realmente têm a dizer. As opiniões e comentários dos usuários têm precedência sobre uma empresa que lhe diz o quão bom eles são.

Além das avaliações dos usuários, você também deve verificar com que frequência a plataforma em questão atualiza regularmente seu software, como eles respondem a reclamações e bugs e se mantêm seus clientes atualizados com os desenvolvimentos mais recentes à medida que evoluem.

Que qualidade de serviço ao cliente eles oferecem?

Outra consideração importante é a qualidade do atendimento ao cliente que a solução de UC oferece. Quão rápidos eles são para responder perguntas e resolver problemas? Se você tiver problemas técnicos, poderá entrar em contato com um agente de suporte rapidamente ou será rejeitado várias vezes? Como é a manutenção deles? Essas e outras perguntas são absolutamente essenciais para fazer antes de se aventurar com um provedor.

Como comparar as cotações do fornecedor

Por fim, certifique-se de saber como comparar cotações de fornecedores. Embora uma solução de UC possa custar muito menos dinheiro do que outra, as duas soluções oferecem a mesma coisa?

Saiba quais são os principais diferenciais a serem procurados para garantir que o preço que você está pagando seja algo com o qual você se sinta confortável e que cubra tudo o que você procura em um provedor de UC. Por exemplo, o preço base também inclui integrações de terceiros ou é considerado um custo adicional? Este pode ser um acordo decisivo para uma SMB.

Não se esqueça de verificar os critérios e as letras miúdas das taxas de licenciamento, manutenção e custos de atualização, pois esses custos ocultos podem aumentar com o tempo e acabar colocando sua empresa em uma situação ruim.

Pensamentos finais

As Comunicações Unificadas podem, literalmente, mudar a maneira como sua empresa se comunica e colabora entre as equipes e com clientes potenciais e clientes. Sabendo disso, é mais provável que você seja minucioso em sua pesquisa para um provedor de UC.

Antes de optar por uma solução, verifique quais recursos eles oferecem, se os clientes realmente gostam da solução e se o preço atende às necessidades da sua empresa. Depois de ter feito o trabalho de pés, é hora de começar a usar comunicações unificadas para uma comunicação melhor e mais simplificada!

Biografia do autor convidado: Meenz Nautiyal, Nextiva

Meenakshi (Meenz) Nautiyal é Growth Marketer na Nextiva. Ela tem um histórico comprovado de dimensionamento de SEO e geração de leads para marcas SaaS como Outreach.io, VWO e Freshworks na última década. Durante seu tempo livre, você a encontrará matriculada ou aprendendo uma nova habilidade ou outra.