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6 formas en que las pymes pueden beneficiarse de las comunicaciones unificadas

Amie Parnaby
17/03/2021
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Comunicaciones Unificadas

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Se podría suponer que, debido a su pequeño tamaño, las PYMES lo tienen más fácil cuando se trata de comunicación y colaboración en equipo entre otros departamentos. Pero eso es una simplificación excesiva. Si bien las PYMES tienen menos gastos generales, las empresas más grandes suelen tener las herramientas, tecnologías y recursos para mejorar la comunicación virtual. Una de estas herramientas, denominada Comunicaciones unificadas, se está convirtiendo en una opción cada vez más popular para empresas de todos los tamaños. De hecho, un 70 % informado de los equipos confiará en una solución de comunicaciones unificadas para su comunicación virtual para 2022.

¿Qué son las comunicaciones unificadas?

Unified Communications, también conocido como UCaaS , es un modelo de comunicación y colaboración empresarial alojado en la nube. Unifica la voz, el video, el chat de equipo, las conferencias web, el correo electrónico y el análisis de una empresa en una sola plataforma. A continuación se muestra un ejemplo de cómo puede verse una plataforma UCaaS:

Dado que UCaaS está alojado en la nube, se puede acceder a él desde cualquier parte del mundo y a través de una aplicación móvil o de escritorio. Esto es especialmente beneficioso si tiene un equipo remoto o distribuido.

Finalmente, la mayoría de las soluciones UCaaS actuales se integran con sus herramientas existentes, como herramientas de prospección de ventas , software de mesa de ayuda y más. Esto le permite unificar más datos de sus clientes en un solo espacio.

¿Por qué las PYMES deberían cambiar a Comunicaciones Unificadas?

Las PYMES se benefician de tener velocidad y ser ágiles. En organizaciones más grandes, la comunicación y la colaboración podrían ser más lentas debido a que hay más partes interesadas en el proyecto. Has escuchado la frase, «demasiados cocineros en la cocina».

Pero una solución como UCaaS podría ayudar a nivelar el campo de juego para las PYMES. A continuación se presentan seis formas en que una PYME podría beneficiarse de UCaaS:

1. Comunicación optimizada

Las comunicaciones unificadas consolidan la comunicación empresarial y la colaboración en un solo espacio: ya no tendrá que buscar información, archivos, documentos y otros elementos multimedia en aplicaciones dispares. Todo lo que necesita vivirá en la solución UCaaS.

Reemplaza las herramientas y tecnologías menos fáciles de usar y más heredadas que está utilizando actualmente para mantenerse en contacto con su equipo. UCaaS también facilita el cambio entre llamadas telefónicas, videollamadas, chats y correos electrónicos sin problemas, que es el beneficio principal de una plataforma optimizada.

2. Colaboración más fluida

UCaaS no solo agiliza la comunicación, sino que también hace que la colaboración sea más efectiva.

¿Necesitas compartir un proyecto o presentación? Puedes hacerlo a través de una videollamada. ¿Quiere filmar sobre una transcripción de una grabación de video anterior o una llamada de voz? Enviar archivos por correo electrónico. Ya está acostumbrado a enviar archivos por correo electrónico y compartirlos con sus compañeros de trabajo. Ahora puede hacerlo todo en una única plataforma unificada.

¿Y lo que es más? Todavía puede consultar con compañeros de trabajo tan rápido a través del chat, o puede optar por participar en una videollamada si hay brechas de comunicación. Es lo más parecido a la colaboración en persona que se puede conseguir sin estar en persona, lo cual es estupendo en estos tiempos de oficinas virtuales y trabajo a distancia acelerado.

3. Mayor productividad de los empleados

Un sistema de comunicación fluido ahorra tiempo y reduce la frustración al permitirle comunicarse con cualquier persona cuando lo necesite. De hecho, el 81% de los empleados afirmó que las aplicaciones de colaboración virtual mejoran la productividad general de su empresa.

Las soluciones UC permiten a los empleados elegir la plataforma en la que desean recibir llamadas según su horario, ubicación y receptor. Esto significa que puede elegir en qué dispositivo móvil o de escritorio comunicarse en un momento dado, mejorando la productividad en todas las plataformas.

Esto también aumenta la eficiencia. En lugar de ir y venir y cambiar constantemente, los empleados tienen menos oportunidades de atribuir el tiempo perdido a procesos y sistemas deficientes. Esto también significa menos tiempo de inactividad. Si sus teléfonos se caen, no hay problema, puede cambiar a otro método de comunicación con facilidad.

4. Servicio al cliente mejorado

Las comunicaciones unificadas no solo ayudan a su equipo; también ayuda a sus clientes. Al dotar a su equipo con las herramientas que necesitan para tener éxito en sus funciones, podrán brindar un mejor soporte a sus clientes.

Manténgase conectado con los clientes en varios formatos, como correo electrónico, chat en vivo, teléfono virtual e incluso video a través de una variedad de canales.

Además, con el acceso a las funciones del sistema telefónico virtual, como el enrutamiento de llamadas, las colas de llamadas y la respuesta de voz interactiva (IVR), se asegurará de que se aborden todas las necesidades de sus clientes sin perder información importante.

5. Facilidad de movilidad

Dado que muchas empresas trabajan de forma remota ahora o al menos han adoptado una política de fuerza de trabajo remota, es crucial contar con una herramienta de comunicación y colaboración que pueda usarse en su escritorio, en una cafetería, en su teléfono y en cualquier lugar.

Con UCaaS, su SMB puede trabajar en cualquier lugar (globalmente) y en cualquier momento (en cualquier zona horaria) debido a la comunicación y colaboración optimizadas. Las aplicaciones de UC incluso tienen una función llamada presencia del equipo, que permite a los usuarios establecer su disponibilidad. Por ejemplo, con la presencia del equipo, puede ver quién está en línea, quién está fuera, quién está en una reunión, quién está en el almuerzo, etc.

6. Costos de comunicación reducidos

Los presupuestos son cruciales para las PYMES. Podrías desear todas las herramientas y tecnologías del mundo, pero si el presupuesto no se ajusta, no importará.

Afortunadamente, las soluciones de UC son económicas, considerando la cantidad de valor que obtiene de estas plataformas. Además, no olvide que al optar por UCaaS, eliminará el uso de otras herramientas redundantes, liberando más presupuesto para una solución moderna.

¿El otro valor de las Comunicaciones Unificadas? Está alojado en la nube, lo que puede cambiar el juego para las PYMES que todavía usan sistemas telefónicos heredados. Un 82% informado de las pequeñas empresas encuestadas por Microsoft informaron ahorros de costos al migrar a la nube.

Cómo elegir la solución UCaaS adecuada para su PYME

¿Se pregunta cómo encontrar la solución UCaaS adecuada para sus necesidades comerciales? ¿Cómo encajará dentro de su infraestructura? Debes hacerte estas preguntas antes de tomar una decisión:

  • ¿Qué capacidades proporcionan?
  • ¿Desde dónde trabajan mis empleados?
  • ¿Se pueden integrar las herramientas existentes con UC?
  • ¿Cuál es la reputación de la empresa?
  • ¿Qué calidad de servicio al cliente ofrecen?
  • ¿Cómo se pueden comparar las cotizaciones de los proveedores?

¿Qué capacidades proporcionan?

Para saber si un proveedor de UCaaS es adecuado para su empresa, tenga en cuenta las funciones que ofrece. ¿Vienen estándar con un plan básico o necesita actualizar para obtener las funciones que realmente necesita?

Además, a medida que crezca su PYME, ¿esa solución de UC escalará con usted? Algunas soluciones están más orientadas a empresas más pequeñas, mientras que otras son para organizaciones grandes.

¿Desde dónde trabajan mis empleados?

Aunque toda la premisa de las soluciones UC es que puede trabajar desde cualquier lugar y funcionarán para usted, eso no es cierto para todos los proveedores.

Por ejemplo, algunos proveedores solo ofrecen servicio en los EE. UU., otros solo pueden ofrecer servicio en EMEA y algunos brindan cobertura global. Si tiene equipos distribuidos por todo el mundo, necesitará un sistema que se adapte a su empresa.

¿Puedo integrar mis herramientas existentes con UC?

No importa cuán excelente sea una solución UC si no puede integrarse con las herramientas que ya usa, como su CRM, inteligencia comercial , mesa de ayuda y más.

Si la respuesta es no, no es la solución adecuada para sus necesidades. O, si está decidido a elegir un proveedor de UC en particular, asegúrese de estar dispuesto a cambiar a cualquier software y solución de comunicaciones con el que se integren. Aunque esto podría ser más engorroso que útil, y es posible que no esté de acuerdo con su equipo de TI.

¿Cuál es la reputación de la empresa?

Desea hacer negocios con una empresa de confianza, independientemente de la herramienta que sea. Para encontrar la solución adecuada, lea las reseñas de los clientes en las plataformas UCaaS para ver lo que la gente realmente tiene que decir. Las opiniones y reseñas de los usuarios tienen prioridad sobre una empresa que le dice lo buenos que son.

Más allá de las revisiones de los usuarios, también debe verificar con qué frecuencia la plataforma en cuestión actualiza regularmente su software, cómo responde a las quejas y errores, y si mantiene a sus clientes actualizados con sus últimos desarrollos a medida que evolucionan.

¿Qué calidad de servicio al cliente ofrecen?

Otra consideración importante es la calidad del servicio al cliente que ofrece la solución UC. ¿Qué tan rápido son para responder preguntas y resolver problemas? Si tiene problemas técnicos, ¿puede comunicarse con un agente de soporte rápidamente o lo rebotan varias veces? ¿Cómo es su mantenimiento? Estas preguntas y más son absolutamente esenciales antes de dar el paso con un proveedor.

Cómo comparar las cotizaciones de los proveedores

Finalmente, asegúrese de saber cómo comparar las cotizaciones de los proveedores. Si bien una solución de UC puede costar mucho menos dinero que otra, ¿las dos soluciones le ofrecen lo mismo?

Aprenda qué diferenciadores clave debe buscar para asegurarse de que el precio que está pagando sea algo con lo que se sienta cómodo y algo que cubra todo lo que está buscando en un proveedor de UC. Por ejemplo, ¿su precio base también incluye integraciones de terceros o se considera un costo adicional? Esto podría ser un acuerdo decisivo para una PYME.

No olvide verificar los criterios y la letra pequeña sobre las tarifas de licencia, el mantenimiento y los costos de actualización, ya que estos costos ocultos pueden aumentar con el tiempo y terminar poniendo a su empresa en una mala situación.

Pensamientos finales

Las comunicaciones unificadas pueden, literalmente, cambiar la forma en que su empresa se comunica y colabora entre equipos y con clientes potenciales y clientes. Sabiendo esto, es más probable que sea minucioso en su búsqueda de un proveedor de UC.

Antes de optar por una solución, asegúrese de revisar las capacidades que ofrecen, si a los clientes realmente les gusta su solución y si el precio se ajusta a las necesidades de su negocio. Una vez que haya hecho el trabajo de campo, ¡es hora de comenzar a usar las comunicaciones unificadas para una comunicación mejor y más optimizada!

Biografía del autor invitado: Meenz Nautiyal, Nextiva

Meenakshi (Meenz) Nautiyal es una comercializadora de crecimiento en Nextiva. Tiene un historial comprobado de escalamiento de SEO y generación de leads para marcas SaaS como Outreach.io, VWO y Freshworks durante la última década. Durante su tiempo libre, la encontrarás matriculada o aprendiendo una nueva habilidad u otra.

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