Slik ivaretar du personvernet til kundene i nettbaserte bookingsystemer

This post is also available in:

Når kundene bestiller tjenester gjennom nettsystemet ditt, betror de deg personopplysningene sine. Du må beskytte dem. 83 % av kundene sier at de vil slutte å handle hos en bedrift etter et datainnbrudd. Dette er selvsagt forståelig – hvis du ikke kan beskytte kundenes personvern, vil de finne et selskap som kan bevise at de kan det. Denne veiledningen gir deg en oppskrift på hvordan du kan ivareta kundenes personvern og holde kundedataene trygge. På den måten sikrer du at virksomheten din forblir pålitelig og sikker.

Hvorfor det er viktig å beskytte kundenes personvern

Datainnbrudd koster virksomheter i gjennomsnitt 4,35 millioner dollar i 2023.

Men den virkelige skaden går langt utover penger. Når kunder bestiller tjenester hos deg på nettet, deler de sensitive opplysninger som navn, e-postadresser, telefonnumre og noen ganger helseopplysninger eller finansiell informasjon. Ett brudd på personvernet kan ødelegge mange års opparbeidet tillit på få minutter.

Konkurrentene dine tar personvern på alvor. Kundene ser nå etter virksomheter som prioriterer beskyttelse av dataene deres, og derfor gir gode personvernrutiner deg et klart forsprang på konkurrenter som behandler sikkerhet som en ettertanke.

God personvernbeskyttelse gjør også at virksomheten din går bedre. Når du håndterer data med omhu, skaper du tydelige prosesser, reduserer antall feil og bygger opp kundenes tillit. Kundene bestiller flere tjenester når de føler seg trygge når de deler informasjonen sin. De anbefaler deg til andre. De blir hos deg lenger.

Datainnbrudd skyldes ofte enkle feil som er lette å forebygge. Et svakt passord, et utdatert system eller en uopplært ansatt kan eksponere alle kundedataene dine. Men grunnleggende sikkerhetstiltak, som de som er beskrevet i denne veiledningen, stopper de fleste angrep før de skjer. Forebygging koster langt mindre enn å håndtere et sikkerhetsbrudd etter at det har skjedd.

Trinn 1: Velg en bookingplattform med fokus på personvern

Den første viktige beslutningen du må ta, er å velge riktig bookingplattform.

Du trenger et system med sterke, innebygde sikkerhetsfunksjoner. Se etter systemer som automatisk beskytter data, krever totrinnsverifisering og lar deg kontrollere hvem som kan se hvilken informasjon.

Plattformen du velger, bør dessuten jevnlig oppdatere sikkerheten og ha de riktige sertifiseringene for din bransje.

Når du skal velge en plattform, er det viktig å stille direkte spørsmål om sikkerhetshistorikken deres.

De beste leverandørene vil være åpne om eventuelle tidligere hendelser og hvordan de har håndtert dem. Du bør be om å få se sikkerhetssertifikatene deres og få dem til å forklare hvordan de sikrer kundedata.

Som med de fleste moderne cybersikkerhetsspørsmål er denne åpenheten viktig – den viser at de tar sikkerhet på alvor og vil bidra til å beskytte kundenes informasjon.

Trinn 2: Implementer sterk datakryptering

Kryptering beskytter kundenes informasjon ved å gjøre den om til kodede meldinger som bare autoriserte personer kan lese.

Du trenger kryptering som beskytter data fra det øyeblikket kundene legger dem inn, til de er trygt lagret i systemet ditt. Dette betyr at du må bruke sikre tilkoblinger for alle bestillingssider og sterk kryptering for lagret informasjon.

Systemet ditt bør bruke gjeldende krypteringsstandarder – intet mindre enn AES-256-kryptering for lagrede data.

Du trenger også ulike krypteringslag for ulike typer informasjon. Det betyr at selv om noen bryter gjennom ett sikkerhetslag, kan de ikke få tilgang til alt. Sjekk krypteringen regelmessig for å sikre at den fungerer som den skal.

Trinn 3: Minimer datainnsamling og oppbevaring

Dataminimering er et av de enkleste, men mest oversette aspektene ved ivaretakelse av kundenes personvern.

Tanken bak konseptet er enkel – hvis du ikke har informasjonen, kan ikke nettkriminelle stjele den. Mange bedrifter ber for eksempel om personnummer, men i de fleste tilfeller er det ikke nødvendig. Så ikke samle inn den informasjonen.

Samle derfor bare inn den informasjonen du faktisk trenger. Jo mindre sensitive opplysninger du oppbevarer, desto lavere er risikoen. Tenk nøye gjennom hver enkelt opplysning du ber om – hvis du ikke trenger den for å levere tjenesten din, skal du ikke samle den inn. Sett klare regler for hvor lenge du oppbevarer informasjon, og når du sletter den.

Sjekk regelmessig hvilke data du samler inn og hvorfor. Skriv ned den forretningsmessige begrunnelsen for hver enkelt opplysning du samler inn. Det er også en god idé å bruke betrodde betalingsselskaper til å håndtere kredittkortopplysninger i stedet for å lagre dem selv. Dette aspektet ved dataminimering gjør jobben din enklere og gir kundene dine et ekstra lag med sikkerhet.

Trinn 4: Sørg for at regelverket overholdes

Selv om det finnes mange forskjellige, nye og skiftende personvernlover, trenger det ikke å være komplisert å følge dem.

De fleste personvernforskrifter dreier seg om begrepene åpenhet og samtykke. Det betyr at du må være tydelig overfor kundene dine når det gjelder nøyaktig hvilke opplysninger du samler inn, hvorfor du bruker dem, og at du må være lydhør hvis kundene ber deg om å slette opplysningene deres.

For å overholde GDPR må du få klar tillatelse til å samle inn data, gi kundene enkel tilgang til informasjonen deres og føre oversikt over hvordan du håndterer data. Du bør derfor sette opp systemer som raskt kan håndtere forespørsler fra kunder som ønsker å se eller slette opplysningene sine.

Hvis du jobber i helsevesenet, krever HIPAA-reglene spesiell oppmerksomhet. Bookingsystemet ditt må spore hvem som ser på pasientinformasjon og når. For kunder i California betyr CCPA-reglene at du må være tydelig når det gjelder datainnsamling, og la kundene reservere seg mot deling av data. Sjekk personvernpraksisen din jevnlig for å holde deg oppdatert på lovendringer.

Trinn 5: Styrke autentisering og tilgangskontroller

Selv om det er et av de mest åpenbare aspektene ved å beskytte systemene og dermed kundenes data, er passord og tilgangskontroller altfor ofte det svakeste leddet i en organisasjon.

Først må du sørge for å implementere totrinnsbekreftelse for alle. Dette betyr ganske enkelt at du bruker både et passord og en annen kontroll, for eksempel en kode som sendes til en telefon. Sørg for at de ansatte vet hvordan et sikkert passord ser ut – et passord som er minst 12 tegn langt og inneholder ulike typer tegn, tall og symboler.

Før detaljert oversikt over hvem som logger seg inn og hva de gjør i systemet. Dette er spesielt viktig når du samarbeider med eksterne leverandører, for eksempel dropshipping-leverandører, for å sikre at datasikkerheten forblir intakt. Fjern tilgangen for personer som ikke lenger trenger den.

Sjekk jevnlig hvem som har tilgang til hvilken informasjon, og hvis noen gjentatte ganger har forsøkt å få tilgang til en konto og arkivert den, bør du låse den. Dette kan bety at du må gå gjennom noen verifiseringstrinn, men flere mislykkede forsøk på å få tilgang til en konto er en sterk indikasjon på et hackingforsøk.

Få dessuten de ansatte til å endre passordene sine regelmessig – men ikke la dem gjenbruke gamle passord. De kan bruke et VPN for Chrome for et ekstra lag med kryptering.

Trinn 6: Lær opp teamet ditt

Undersøkelser viser at ansattes feil er årsaken til 88 % av alle datainnbrudd. Så hvis en ansatt gjør en feil, er det i hovedsak arbeidsgiveren som har skylden. Dette betyr at du må lære opp de ansatte.

De ansatte må vite hvordan de skal beskytte kundenes personvern. Selv de beste sikkerhetssystemene svikter når de ansatte ikke vet hvordan de skal brukes riktig. Regelmessig opplæring hindrer feil før de skjer, og hjelper teamet ditt med å oppdage problemer tidlig.

Begynn med grunnleggende opplæring for alle nye medarbeidere før de tar i bruk bookingsystemet. Vis dem nøyaktig hvordan de skal håndtere kundeinformasjon på en sikker måte. Lær dem om sterke passord og hvorfor de er viktige. Sørg for at de vet hvilken informasjon de kan dele, og hva som må forbli privat. Denne første opplæringen legger grunnlaget for alt annet.

Hold månedlige opplæringsøkter som tar for seg reelle problemer. Ikke bare snakk om abstrakte sikkerhetsideer. Vis teamet ditt reelle eksempler på phishing-e-poster som har vært rettet mot andre virksomheter, og forklar hvordan du kan unngå dem ved hjelp av automatiseringsverktøy som Clean Email. Gå gjennom eksempler på mistenkelige bestillingsforespørsler som kan være svindelforsøk. Øv på hva du skal gjøre når noen ringer og ber om kundeinformasjon. Slike eksempler fester seg bedre i folks bevissthet enn generelle regler.

Lag tydelige trinn for vanlige situasjoner. Teamet ditt bør vite nøyaktig hva de skal gjøre når:

• En kunde ber om en kopi av dataene sine
• Noen prøver å bestille avtaler for flere personer
• De oppdager uvanlig kontoaktivitet
• En kunde rapporterer en personvernbekymring
• De tror de kan ha klikket på en mistenkelig lenke
• Noen ringer og utgir seg for å være fra programvareselskapet ditt

Test teamets kunnskap regelmessig, men ikke la det føles som en test. Gjør sikkerhetsopplæringen til en teamaktivitet. Spill rollespill med ulike scenarier. La medarbeiderne lære hverandre det de har lært. Gi belønninger for å oppdage sikkerhetsproblemer. På denne måten føles personvern som en laginnsats i stedet for en kjedelig regel.

Trinn 7: Overvåk og oppdater jevnlig

Vi har nevnt dette i nesten alle avsnittene – jevnlig kontroll og oppdatering av protokoller og prosesser.

Det krever konstant oppmerksomhet å beskytte kundedata. Bruk overvåkingsverktøy som ser etter uvanlig aktivitet og varsler deg om mulige trusler. Oppdater programvaren daglig for å rette opp sikkerhetshull. Sjekk hele systemet en gang i måneden for å forsikre deg om at alt fungerer som det skal.

Test sikkerheten regelmessig for å finne svake punkter før andre gjør det. Før detaljert oversikt over systemaktiviteten, og sjekk den ofte for å se om det er noe mistenkelig. Sett opp automatiske varsler for uvanlig oppførsel, og få regelmessige rapporter om systemets sikkerhetsstatus.

Å ta grep

Begynn å beskytte kundenes personvern allerede nå. Ikke vent til et datainnbrudd viser deg hvor sikkerheten din er svak. Her er nøyaktig hva du må gjøre denne uken for å styrke personvernet i bookingsystemet ditt.

Denne uken

Gjør en fullstendig sikkerhetssjekk av ditt nåværende bookingsystem. Se på alle deler av hvordan du håndterer kundeinformasjon. Skriv ned alt som kan utgjøre en risiko for kundeopplysningene. Vanlige problemer å se etter:

• Ansatte deler passord
• Gamle kundedata du ikke trenger lenger
• Datamaskiner som forblir innlogget når de ikke er i bruk
• Utdatert programvare som trenger sikkerhetsoppdateringer
• Manglende backup-systemer
• Svake passord
• Ansatte som har systemtilgang, men som ikke burde ha det

Lag en klar plan for å fikse det du finner. Begynn med de største risikoene – ting som kan føre til datainnbrudd akkurat nå. Gi hver oppgave en tidsfrist, og utnevn noen til å håndtere den. Planen din bør inneholde følgende:

• Oppdatering av alle systempassord
• Fjerne gamle klientdata
• Installere sikkerhetsoppdateringer
• Sette opp riktige sikkerhetskopier
• Implementering av en løsning for katastrofegjenoppretting
• Kontrollerer hvem som har tilgang til systemet
• Starter grunnleggende opplæring av personalet

Neste måned

Sett opp regelmessige sikkerhetskontroller. Velg én dag i måneden til å gå gjennom sikkerheten i systemet. Se på tilgangsloggene dine. Se etter uvanlig aktivitet. Sørg for at sikkerhetskopiene fungerer. Oppdater programvaren. Fjern kundedata du ikke trenger.

Utarbeid tydelige personvernerklæringer hvis du ikke allerede har det. Skriv dem på et enkelt språk som kundene kan forstå. Forklar dem:

• Hvilken informasjon du samler inn
• Hvorfor du trenger det
• Hvordan du beskytter den
• Hvem kan få tilgang til den
• Hvor lenge du beholder den
• Hva kundene kan gjøre hvis de er bekymret

Fortell kundene dine om personvernarbeidet ditt. Legg til en enkel personvernerklæring på bestillingssiden. For å forsterke engasjementet ditt for kundenes sikkerhet ytterligere, kan du vurdere å bruke et gjenkjennelig personvernikon eller en logo som representerer ditt engasjement for sikkerhet med en logoprodusent. Send e-poster om sikkerhetsoppdateringer. Vis kundene at du tar personvernet deres på alvor. Når kundene ser at du aktivt beskytter informasjonen deres, stoler de mer på deg.

Neste kvartal

Start regelmessig opplæring av personalet. Selv en kort månedlig økt kan bidra til å forebygge personvernproblemer. Fokuser på reelle situasjoner som teamet ditt står overfor. Vis dem nøyaktig hva de skal gjøre når de håndterer kundeinformasjon.

Gå gjennom sikkerhetsfunksjonene i bookingsystemet ditt. Mange systemer har sikkerhetsverktøy som du kanskje ikke bruker. Kontakt systemleverandøren og spør om dette:

• To-faktor autentisering
• Alternativer for datakryptering
• Tilgangskontroll
• Revisjonslogger
• Sikkerhetsrapporter

Løpende oppgaver

Svar raskt på bekymringer om personvern. Når kunder stiller spørsmål om dataene sine, må du svare raskt. Hvis noen rapporterer et mulig sikkerhetsproblem, må du sjekke det med en gang. Rask respons viser kundene at du bryr deg om personvernet deres.

Hold deg oppdatert om nye trusler mot personvernet. Personvernrisikoer endres hele tiden. Les om nye sikkerhetsproblemer som kan påvirke bookingsystemet ditt. Bli med i bedriftsgrupper som deler sikkerhetsinformasjon. Finn ut hvilke nye personvernlover som kan påvirke deg.

Følg med på fremgangen din. Hold oversikt over:

• Sikkerhetsforbedringer du gjør
• Opplæring av ansatte
• Systemoppdateringer
• Sikkerhetskontroller
• Kundens forespørsler om personvern
• Eventuelle sikkerhetshendelser

Del sikkerhetsoppdateringer med teamet ditt. Fortell dem om nye personverntiltak. Be om ideer til hvordan du kan beskytte kundenes data bedre. Når hele teamet fokuserer på personvern, blir kundenes informasjon tryggere.

Husk på det: Alle sikkerhetsforbedringer hjelper, uansett hvor små de er. Begynn med grunnleggende tiltak, og bygg videre derfra. Kundene dine stoler på at du tar hånd om personopplysningene deres – det er opp til deg å beskytte dem og dataene deres. Vis dem at tilliten er velbegrunnet ved å iverksette tiltak for å beskytte personvernet deres allerede i dag.

Konklusjon

Å beskytte kundenes personvern i det nettbaserte bookingsystemet ditt er avgjørende for bedriftens suksess.

Du har nå syv klare trinn: velg en sikker plattform, bruk sterk kryptering, samle inn mindre data, følg personvernlovene, kontroller tilgangen, gi de ansatte opplæring og overvåk systemet nøye. Disse trinnene vil beskytte kundene dine og bevare tilliten deres.

Gjør noe i dag – ikke vent til det oppstår et problem. Sjekk og oppdater personvernrutinene dine jevnlig etter hvert som teknologien endres og nye trusler dukker opp. Din forpliktelse til personvern vil skille virksomheten din fra andre og få kundene til å komme tilbake.

Forfatterens biografi

Irina Maltseva er Growth Lead i Aura, grunnlegger av ONSAAS og SEO-rådgiver. De siste ti årene har hun hjulpet SaaS-selskaper med å øke inntektene sine ved hjelp av inbound marketing.