Réunions vidéo avec SimplyBook.me & Gruveo (ou comment maintenir le contact client en temps de crise)

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Les appels téléphoniques sont acceptables, mais rien ne renforce la confiance et la connexion à distance comme un appel vidéo. Les visioconférences et les conférences de groupe peuvent combler le fossé entre réunir tout le monde au même endroit et la commodité d’un appel téléphonique. Planifier des réunions vidéo et des appels de groupe, avec Simply Book.me et Gruveo, peut transcender les contraintes de distance et de temps, et même envahir les « super-bugs » – Hello Covid-19, nous parlons de vous.

Tout ce qui se passe à travers le monde cause des problèmes aux entreprises, oui, mais cela impose également d’énormes charges aux institutions médicales, sociales et éducatives.

À moins que vous ne fournissiez des services pratiques, de nombreuses consultations, formations et séances de conseil peuvent se dérouler à distance. De plus, vous pouvez les concrétiser avec les rendez-vous vidéo SimplyBook.me et Gruveo.

Comment contrôler les rendez-vous de visioconférence ?

C’est une question compréhensible. Jusqu’aux récents problèmes de santé, de nombreux propriétaires d’entreprise n’auraient pas pensé que les rendez-vous à distance pourraient fonctionner pour eux, ou ils n’en avaient pas besoin.

Il est assez facile de planifier un rendez-vous et de l’appeler un appel vidéo à distance avec quelque chose comme skype ou slack. Cependant, une fois que vous avez donné vos coordonnées, vous courez le risque d’avoir votre journée submergée par « Juste pour vérifier avec vous à ce sujet… » ou « pouvez-vous m’aider avec… »

Lorsque vous avez un programme complet de clients qui paient pour votre expertise, vos conseils et vos conseils, c’est à la fois un service client et une gestion médiocres pour que d’autres clients interviennent. Vous ne paieriez pas votre thérapeute si d’autres personnes continuaient à venir pour « une conversation rapide » au milieu de vos séances, n’est-ce pas ?

Les appels vidéo Gruveo ont une fonctionnalité intéressante qui vous permet de créer des « salles d’appel » vidéo uniques. Cette fonction fabuleuse signifie que vous pouvez créer des liens uniques vers des appels Web temporaires que les clients ne peuvent utiliser que pour vous contacter à l’heure de leur rendez-vous.

Comment fonctionne la réunion vidéo Gruveo ?

Si vous liez le système de planification SimplyBook.me à Gruveo et créez des rendez-vous à distance définis dans votre emploi du temps, vous pouvez utiliser les modèles de notification flexibles pour envoyer des liens de salle d’appel générés automatiquement pour chaque rendez-vous distinct.

Notre centre d’aide et le système d’ appel vidéo Gruveo ont des instructions détaillées sur la façon dont vous pouvez lier le système de planification SimplyBook.me pour organiser ces options d’appels uniques.

Vous pouvez modifier vos e-mails de confirmation de réservation pour inclure le lien.

Voici le texte que vous devrez ajouter à vos e-mails de confirmation et de rappel :

« Veuillez appuyer sur le lien suivant à l’heure et à la date que vous avez réservées pour démarrer le rendez-vous vidéo : https://www.gruveo.com/#[code] « 

Les e-mails que vous devrez modifier pour ajouter le lien de la chambre d’appel généré sont :

• Modèle de confirmation de réservation du client.
• Nouveau modèle de confirmation de réservation pour le fournisseur de services.
• Modèle de rappel pour les clients.
• Rappel aux prestataires.

Cela garantit que le client et le fournisseur disposent du lien à temps pour que la réunion vidéo commence.

Exigences commerciales émergentes pour les visioconférences et les appels vocaux à distance.

Nous ne pouvons ignorer la situation qui commence à affecter les entreprises du monde entier. Les fermetures gouvernementales, la prévention des réunions d’affaires en face à face, les fermetures d’écoles et la saturation des services médicaux sont des problèmes graves. Ce que nous pouvons faire pour atténuer ces problèmes, c’est trouver un moyen de contourner la distanciation sociale nécessaire pour ralentir (et éventuellement arrêter) la propagation d’une maladie dangereuse.

Éducation et formation

Certains des plus grands coupables d’avoir de nombreuses personnes à proximité sont les centres éducatifs, dont certains comptent des centaines, voire des milliers d’étudiants. Les fermetures d’écoles ont causé des problèmes aux parents qui travaillent, c’est vrai, mais les élèves sont privés de l’éducation dirigée par les enseignants dont ils ont besoin, en particulier à l’approche des examens.

Les vidéoconférences de groupe qui peuvent créer une salle de classe virtuelle en ligne pourraient être la réponse aux étudiants qui ont désespérément besoin de terminer leurs études. Alternativement, les enseignants peuvent planifier des rencontres individuelles avec les élèves qui ont besoin d’une attention particulière en cette période d’incertitude.

Réunions d’affaires et consultations

Pourquoi vous mettre en danger, vous, votre personnel ou vos clients, en opérant par le biais de réunions en personne, alors que vous pouvez obtenir la même rencontre en face à face lors d’une réunion vidéo ? La vie et les affaires continuent, malgré le travail à domicile et la distanciation sociale.

Découpez la poignée de main omniprésente et le besoin inquiétant de se noyer dans un désinfectant pour les mains, en rendant votre contact de nature virtuelle.

Coaching, conseil et accompagnement

Vous ne pouvez pas atteindre tout le monde tout le temps, et maintenant vous pouvez à peine les atteindre. Les appels d’assistance client planifiés peuvent rationaliser l’aide dont les clients pourraient avoir besoin. La possibilité de planifier des appels de conseil à distance, qui se produiraient autrement en personne, aidera les clients ayant besoin d’un soutien émotionnel et mental à travers les épreuves d’isolement, d’anxiété et de peur qu’une pandémie mondiale peut provoquer.

Triage clinique médicale

Lorsque vous essayez de séparer les personnes infectées et non infectées, il est essentiel de pouvoir organiser des réunions vidéo de triage pour évaluer le meilleur plan d’action pour un patient. La protection des données et la conformité HIPAA sont importantes pour la sécurité des informations des patients. Cependant, les patients peuvent donner leurs exigences médicales sans divulguer d’informations personnelles lors d’une première réunion vidéo de triage.

Confidentialité et sécurité des visioconférences

Gruveo ne prétend pas à la conformité HIPAA ou GDPR, ce qui le rendrait idéal pour l’industrie médicale et d’autres concernant les informations sensibles. La politique de confidentialité de Gruveo est très concise et claire sur le partage d’informations qui a lieu. Gruveo ne collecte que les données personnelles et professionnelles de l’appelant abonné (l’entreprise proposant des visioconférences en remplacement des visioconférences physiques). La seule information accessible pour le client appelant est l’adresse IP afin que l’appel soit acheminé via le serveur le plus proche.

SimplyBook.me EST une plainte GDPR, ainsi qu’une fonctionnalité HIPAA conforme aux lois américaines sur la confidentialité médicale.

Conclusion

Au-delà des domaines des pandémies mondiales et des confinements à l’échelle nationale, la consultation à distance a un potentiel fabuleux pour votre entreprise. Alors que la pandémie de Covid-19 nous a obligés à garder nos distances, à nous isoler et à nuire à notre capacité à nous connecter avec les clients, elle a ouvert la porte pour montrer à quel point les conférences à distance peuvent être efficaces et utiles dans plusieurs secteurs.

Quand tout est fini, la panique de masse et l’isolement sont terminés ; vous voudrez peut-être envisager d’ajouter un aspect de réunion vidéo permanente à votre système de planification. Étendez votre portée géographique, réduisez le temps de déplacement et voyez plus de clients payants lorsque vous n’êtes pas obligé d’être au même endroit physique.