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Reuniones de video con SimplyBook.me y Gruveo (o cómo mantener el contacto con el cliente en tiempos de crisis)

Amie Parnaby
17/03/2020
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Programación de citas por video

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Las llamadas telefónicas están bien, pero nada genera más confianza y conexión a distancia que una videollamada. Las reuniones de video y las conferencias grupales pueden cerrar la brecha entre reunir a todos en un solo lugar y la conveniencia de una llamada telefónica. Programar reuniones de video y llamadas grupales, con Simply Book.me y Gruveo, puede trascender las limitaciones de distancia y tiempo, e incluso invadir «super-bichos» – Hola Covid-19, estamos hablando de usted.

Todo lo que está sucediendo en todo el mundo está causando problemas a las empresas, sí, pero también supone una enorme carga para las instituciones médicas, sociales y educativas.

A menos que brinde servicios prácticos literales, muchas consultas, sesiones de capacitación y asesoramiento pueden realizarse de forma remota. Además, puede hacer que sucedan con las videocitas de SimplyBook.me y Gruveo.

¿Cómo controlo las citas de reuniones por video?

Es una pregunta comprensible. Hasta los problemas de salud recientes, muchos dueños de negocios no habrían pensado que las citas remotas podrían funcionar para ellos, o que no las necesitaban.

Es bastante fácil programar una cita y llamarla videollamada remota con algo como Skype o Slack. Sin embargo, una vez que proporcione los datos de contacto, corre el riesgo de que su día se vea abrumado con «Solo para consultar con usted sobre esto…» o «¿me puede ayudar con…»

Cuando tiene una agenda llena de clientes que pagan por su experiencia, asesoramiento y consejo, es un servicio al cliente y una gestión deficientes tener otros clientes entrometiéndose. No le pagaría a su terapeuta si otras personas siguieran viniendo para «una charla rápida» en medio de sus sesiones, ¿verdad?

Las videollamadas de Gruveo tienen una característica interesante que le permite crear «salas de videollamadas» únicas. Esta fabulosa función significa que puede crear enlaces únicos a llamadas web temporales que los clientes solo pueden usar para comunicarse con usted a la hora de la reunión designada.

¿Cómo funciona Gruveo Video Meeting?

Si vincula el sistema de programación de SimplyBook.me con Gruveo y crea citas remotas definidas en su agenda, puede usar las plantillas de notificación flexibles para enviar enlaces de sala de llamadas generados automáticamente para cada cita por separado.

Nuestro Centro de ayuda y el sistema de videollamadas de Gruveo tienen instrucciones detalladas sobre cómo puede vincular el sistema de programación de SimplyBook.me para organizar estas opciones de llamadas únicas.

Puede modificar los correos electrónicos de confirmación de su reserva para incluir el enlace.

Este es el texto que deberá agregar a sus correos electrónicos de confirmación y recordatorio:

«Presione el siguiente enlace a la hora y fecha que reservó para comenzar la videocita: https://www.gruveo.com/#[code] «

Los mensajes de correo electrónico que deberá modificar para agregar el enlace de sala de llamadas generado son:

  • Plantilla de confirmación de reserva del cliente.
  • Nueva plantilla de confirmación de reserva para el proveedor de servicios.
  • Plantilla de recordatorio para clientes.
  • Recordatorio a los proveedores.

Esto asegura que tanto el cliente como el proveedor tengan el enlace conveniente a tiempo para que comience la videoconferencia.

Requisitos comerciales emergentes para videoconferencias remotas y llamadas de voz.

No podemos ignorar la situación que empieza a afectar a las empresas de todo el mundo. Los bloqueos gubernamentales, la prevención de reuniones de negocios cara a cara, el cierre de escuelas y la saturación de los servicios médicos son problemas graves. Lo que podemos hacer para mitigar estos problemas es encontrar una forma de evitar el distanciamiento social requerido para desacelerar (y eventualmente detener) la propagación de una enfermedad peligrosa.

Educación y Formación

Unos de los mayores culpables de tener mucha gente cerca son los centros educativos, algunos de los cuales tienen cientos o incluso miles de alumnos. El cierre de escuelas ha causado problemas a los padres que trabajan, es cierto, pero los estudiantes se están perdiendo la educación dirigida por maestros que necesitan, especialmente en el período previo a la época de exámenes.

Las reuniones de video grupales que pueden crear un aula virtual en línea podrían ser la respuesta para los estudiantes que necesitan desesperadamente completar sus estudios. Alternativamente, los maestros pueden programar reuniones individuales con los estudiantes que necesitan atención especial en este período de incertidumbre.

Reuniones de Negocios y Consultas

¿Por qué ponerlo a usted, a su personal o a sus clientes en peligro operando a través de reuniones en persona, cuando puede lograr el mismo encuentro cara a cara a través de una videoconferencia? La vida y los negocios continúan, a pesar de trabajar desde casa y el distanciamiento social.

Elimine el omnipresente apretón de manos y la inquietante necesidad de ahogarse en desinfectante para manos, haciendo que su contacto sea de naturaleza virtual.

Entrenamiento, asesoramiento y apoyo

No puedes llegar a todos todo el tiempo, y ahora apenas puedes llegar a ellos. Las llamadas programadas de atención al cliente pueden optimizar la ayuda que los clientes puedan necesitar. La capacidad de planificar llamadas de asesoramiento remoto, que de otro modo se realizarían en persona, ayudará a los clientes que necesitan apoyo emocional y mental a través de las pruebas de aislamiento, ansiedad y miedo que puede causar una pandemia global.

Triaje de Clínica Médica

Cuando se trata de mantener separadas a las personas infectadas y no infectadas, es vital poder realizar videoconferencias de triaje para evaluar el mejor curso de acción para un paciente. La protección de datos y el cumplimiento de HIPAA son importantes para la seguridad de la información del paciente. Sin embargo, los pacientes pueden dar sus requisitos médicos sin revelar información personal en una reunión de video de clasificación inicial.

Privacidad y seguridad de las videollamadas

Videoconferencias - Privacidad y seguridad

Gruveo no afirma cumplir con HIPAA o GDPR, lo que lo haría ideal para la industria médica y otros relacionados con información confidencial. La Política de privacidad de Gruveo es muy concisa y clara sobre el intercambio de información que se lleva a cabo. Gruveo solo recopila datos personales y comerciales de la persona que se suscribe (la empresa que proporciona videoconferencias en lugar de las físicas). La única información a la que accede el cliente que llama es la dirección IP para que la llamada se enrute a través del servidor más cercano.

SimplyBook.me ES cumplimiento de GDPR, además de tener una función HIPAA que cumple con las leyes de privacidad médica de EE. UU.

Conclusión

Más allá de los reinos de las pandemias globales y los bloqueos en todo el país, la consulta remota tiene un potencial fabuloso para su negocio. Si bien la pandemia de Covid-19 nos ha obligado a mantener la distancia, aislarnos y dañar nuestra capacidad de conectarnos con los clientes, ha abierto la puerta para mostrar cuán efectivas y útiles pueden ser las conferencias remotas en múltiples industrias.

Cuando todo termina, el pánico masivo y el aislamiento llegan a su fin; es posible que desee considerar agregar un aspecto de reunión de video permanente a su sistema de programación. Amplíe su alcance geográfico, reduzca el tiempo de viaje y vea más clientes que pagan cuando no tiene que estar en el mismo lugar físico.

Gestión de recursos relacionados con SimplyBook.me [VIDEO]
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