Restreindre les réservations avec des ressources associées et SimplyBook.me

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Dans une petite ou même moyenne entreprise (et en pleine croissance), il n’est pas financièrement viable de toujours disposer des ressources nécessaires pour fournir chaque service simultanément, que vous ayez les ressources humaines disponibles ou non. Vous pouvez trouver nécessaire de restreindre les réservations de services particuliers en raison de ressources limitées. Lorsque vous utilisez un système de réservation en ligne, vous supprimez l’intermédiaire, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent, mais vous supprimez également un facteur de vérification – Avons-nous les ressources disponibles pour effectuer ce service ?

Avec la fonctionnalité de ressources associées dans la plateforme de planification SimplyBook.me, nous avons introduit un système de vérification automatisé. Vous n’avez plus besoin de vérifier tous les calendriers pour voir si une ressource spécifique est disponible pour le service en cours de réservation, le système vérifiera pour vous. Si vous avez plus de fournisseurs disponibles que vous ne disposez des ressources nécessaires, il est parfaitement logique de restreindre les réservations en raison de ressources limitées.

Pourquoi ne pas avoir les ressources disponibles?

C’est une bonne question à poser. Dans certains cas, il serait parfaitement raisonnable de supposer que vous auriez toujours les ressources disponibles. Si vous exploitez une entreprise de massage ou un collectif de thérapeutes et de conseillers, il serait juste de la part de vos clients de supposer que vous disposez des chambres ou des canapés de massage disponibles par rapport au nombre de prestataires disponibles. Cependant, lorsque vous dirigez une entreprise à multiples facettes, comme un spa complet, un salon de coiffure et de beauté, une clinique médicale ou un centre de formation, il n’est pas viable d’avoir toutes les ressources disponibles pour tous les services qui peuvent se produire simultanément.

Réservations possibles vs réservations probables.

Bien sûr, si vous avez les fonds disponibles et l’espace disponible, rien ne vous empêche d’équiper ENTIÈREMENT votre entreprise pour toutes les éventualités. Dans la plupart des cas, les entreprises doivent équilibrer leurs achats de ressources entre ce qui pourrait se produire POSSIBLEMENT et ce qui est le plus susceptible de se produire. Techniquement, un spa pourrait éventuellement avoir dix personnes qui veulent des massages en même temps ; il est peu probable que cela se produise assez souvent pour justifier que l’espace et l’équipement gaspillent de l’espace et coûtent de l’argent.

Restreindre les réservations pour des services spécifiques

Bien qu’il existe une option alternative disponible dans le système SimplyBook.me pour limiter les réservations dans l’ensemble de l’entreprise, vos limitations de ressources peuvent ne s’appliquer qu’à des services spécifiques. Dans ces cas, il est plus pratique et plus rentable d’allouer les ressources disponibles à ces services et d’autoriser autant de réservations que les ressources le permettent. Tant que vos prestataires sont disponibles, vous pouvez réserver un service à la pleine capacité de vos ressources. Cependant, vous ne pourrez jamais surbooker vos prestataires.

Comment saisir et allouer des ressources à un service ?

À titre d’exemple, je définirai les paramètres d’une petite entreprise avec une offre multiservices.

Aperçu de l’entreprise

• Business : Un Day Spa qui propose des soins de beauté, de relaxation et des thérapies holistiques.
• Personnel : 10 – Tous pleinement qualifiés dans tous les traitements disponibles
• Ressources : 4 Tables de massage, 4 Bains de boue, 2 Chambres de privation sensorielle, 4 Sièges multifonctionnels (facial, pédicure, etc.) 2 Jacuzzis

C’est un schéma de base, mais c’est suffisant pour illustrer le propos. Avec dix membres du personnel pour fournir des services de traitement, il serait impossible d’utiliser toutes les ressources en même temps. Cependant, si vous n’allouez pas une ressource nécessaire à un service, il serait techniquement possible que cinq personnes réservent un bain de boue ou un massage en même temps.

Lorsque vous accédez aux fonctionnalités personnalisées de l’interface d’administration de SimplyBook.me et que vous activez la fonctionnalité Ressources associées, vous pouvez commencer à ajouter vos ressources finies. Pour ajouter un nouveau groupe de ressources, cliquez sur le bouton « + » et commencez à compléter les informations.

Vous pouvez voir ici que j’ai créé un type de ressource nommé « Massage Couch » , la question suivante est importante –

Combien de ressources nécessaires pour un groupe ?

Dans le cas du divan de massage, la réponse serait « le même nombre que les clients ». Cependant, si un groupe réserve une séance de jacuzzi dans un bain à remous, il n’aura besoin que d’un seul bain à remous entre eux.

Ensuite, vous devrez entrer le nombre de ressources dont vous disposez. Selon le plan d’affaires, ils ont quatre canapés de massage. Vous disposez maintenant d’une ressource que vous pouvez allouer à des services spécifiques. Assurez-vous d’avoir enregistré et fermé la nouvelle ressource lorsque vous l’avez créée.

Affectation des ressources aux services

Sélectionnez le groupe de ressources que vous souhaitez allouer et allez dans « Services connectés ».

Une liste de vos services apparaîtra. Si vous avez une large gamme de services, vous voudrez peut-être rechercher les bons. Dans l’image ci-dessus, il est assez clair que vous ne voudriez attribuer les canapés de massage qu’au massage de 90 minutes. Cependant, si vous avez d’autres services qui obligent les clients à s’allonger, vous pouvez également attribuer les canapés à ces services.

Limiter les réservations

En activant cette nouvelle fonctionnalité de ressources associées, vous pouvez imposer des restrictions à votre réservation, uniquement en fonction de la disponibilité de vos ressources nécessaires. C’est un moyen de vous assurer que vous gardez vos réservations et vos ressources équilibrées, sans alourdir votre charge de travail. Si vous souhaitez obtenir des informations plus détaillées sur la mise en œuvre de cette fonctionnalité, vous pouvez consulter l’ article de notre centre d’aide .

Si vous avez d’autres raisons de limiter les réservations, que ce soit parce que vous avez besoin de garder du personnel dans des zones spécifiques pour des raisons de sécurité ou pour des raisons de sécurité et de protection, vous pouvez utiliser la fonction Limiter les réservations qui pourrait être plus appropriée pour votre entreprise.