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Planification de rendez-vous pour les vaccins avec SimplyBook.me : configuration

Amie Parnaby
11/05/2021
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Il n’y a jamais eu de déploiement mondial de vaccins tels que ceux contre le virus COVID-19. Bien sûr, les personnes âgées et les personnes immunodéprimées se sont fait vacciner contre la grippe chaque année. Les enfants sont inoculés à divers moments de leur vie en développement contre de vieilles maladies infantiles comme la rougeole, les oreillons, la poliomyélite et la coqueluche. Mais nous n’avons jamais essayé d’avoir tout le monde en même temps. Il s’agit d’une entreprise massive qui nécessite un système unifié et efficace de planification des rendez-vous pour les vaccins, en particulier lorsque la plupart des vaccins nécessitent plusieurs doses à des moments différents pour une efficacité maximale.

Si vous avez besoin d’aide pour mettre en place un système de vaccination pour votre localité ou région, regardez la vidéo pour savoir comment vous pouvez mettre en place un système de rendez-vous de vaccination pour vos patients.

Mise en place d’un système de rendez-vous vaccins

Si vous avez déjà configuré un système avec SimplyBook.me, ce sera facile pour vous. Cependant, si vous n’avez pas encore eu le plaisir, voyons comment mettre en place un système de rendez-vous pour les vaccins. Pour mes exemples, je n’ai utilisé que les vaccins Pfizer/BioNTech et Johnson & Johnson à titre d’illustration. Précisément parce que l’un n’est qu’une dose unique, tandis que l’autre est deux injections séparées à plus de trois semaines d’intervalle.

Dans Gérer//Services (à gauche de l’écran), vous pouvez ajouter vos services de vaccination en cliquant sur le signe +. Remplissez les détails spécifiques du rendez-vous de vaccination, enregistrez et fermez. En cliquant sur le globe oculaire à côté des rendez-vous pour la deuxième dose, vous pouvez les exclure du portail en ligne, ce qui signifie que les gens ne peuvent pas le réserver sans avoir reçu la première dose.

Selon les vaccins que vous allez administrer, vous aurez besoin de deux rendez-vous pour chaque patient qui a besoin d’une vaccination (J&J est la seule exception pour le moment). Cependant, vous ne voulez pas permettre à vos clients de réserver leur deuxième dose trop tôt, trop tard ou peut-être même de ne pas recevoir la première dose… Oui, certaines personnes le feront pour obtenir leur certificat de vaccination plus rapidement.

Un autre moyen simple de s’assurer que les gens viennent pour les deux doses est d’encourager les réservations « groupées ». Les gens peuvent réserver les deux rendez-vous ensemble mais ne peuvent pas réserver UNIQUEMENT le deuxième rendez-vous, car il n’apparaît pas sur le système de réservation.

La période récurrente serait différente pour les différents vaccins pour une efficacité maximale – j’ai bien dit des écarts optimaux entre les doses, ce n’est pas normatif.

Si vous souhaitez des instructions de configuration détaillées pour tous les services, vous pouvez consulter notre article de blog et notre vidéo .

Rationalisation du processus de rendez-vous pour les vaccins

Le système de rendez-vous pour les vaccins SimplyBook.me facilite les choses. Les hôpitaux, les médecins personnels et les cliniques sont mis en place pour desservir une fraction de la population locale à la fois, d’où la raison pour laquelle le COVID-19 a causé un tel gâchis. Dans le même ordre d’idées, personne ne démarre jamais une nouvelle clinique dans l’espoir de répondre au grand nombre de personnes nécessitant des vaccinations.

En automatisant le processus de réservation des rendez-vous de vaccination, vous réduisez les frictions tout au long du processus.

Ce dont vous n’avez pas besoin :

  • Personnel traitant tous les appels
  • Négociation des horaires de rendez-vous
  • Doubles réservations – si c’est parti, c’est parti.

Ce dont vous avez besoin :

  • Un accès facile
  • Prise de rendez-vous instantanée
  • Rappels de présence – en particulier pour les deuxièmes doses

Personne ne suggérerait qu’il devrait être obligatoire de prendre des rendez-vous pour les vaccins via un portail automatisé. Il y a beaucoup trop de personnes qui ne peuvent pas prendre leurs rendez-vous en ligne, que ce soit en raison d’un handicap ou d’un accès en ligne. Cependant, vous réduisez la nécessité d’employer beaucoup trop de personnes pour couvrir les réservations téléphoniques. De plus, le temps nécessaire pour une réservation par téléphone est long par rapport à la vitesse que les patients peuvent atteindre en ligne.

Lorsque la plupart de vos patients peuvent prendre leurs rendez-vous en ligne, les quelques-uns qui ne le peuvent pas obtiendront l’attention et l’assistance dont ils ont besoin.

Validation externe pour les clients de la vaccination

Une autre chose que vous pourriez utiliser est la validation. Dans la plupart des endroits, vous disposez probablement d’une base de données nationale des citoyens et résidents éligibles. Comment vous assurez-vous que seuls vos résidents éligibles sont vaccinés et que personne n’utilise une autre identité pour éviter la file d’attente ?

Presque tout le monde a une version de sa pièce d’identité, qu’il s’agisse d’un permis de conduire, d’un passeport ou même de son numéro d’assurance sociale/de sécurité (peu importe comment vous l’appelez). Si quelqu’un vit légalement là où il veut se faire vacciner, il aura au moins une preuve d’identité. Vous pouvez utiliser ces informations pour valider vos vaccins éligibles.

Si vous souhaitez utiliser l’aspect validation du système de réservation, vous devrez également utiliser la fonction personnalisée des formulaires d’admission pour collecter les données pertinentes à vérifier par rapport à la base de données. Alternativement, les formulaires d’admission peuvent être essentiels pour collecter des informations importantes sur les patients, qui seront importantes pour collecter des observations et suivre tout effet indésirable.

N’oubliez pas que la vaccination est pour la vie, pas seulement pour le COVID . Les implémentations que vous faites maintenant pourraient être utiles pour les personnes sensibles pendant la saison de la grippe ou les parents de jeunes enfants.

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