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Le message de rappel parfait : Conseils pour les messages que les clients veulent lire

Amie Parnaby
30/06/2020
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un message de rappel parfait

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Avez-vous déjà remarqué que vos e-mails de rappel de rendez-vous ne sont pas lus ou que les indices indiquant que leur prochaine session est prévue sont ignorés ? Lorsque vous avez un emploi du temps rempli de rendez-vous avec des clients et une entreprise qui dépend de vos clients pour;

  • arriver,
  • à temps,
  • et préparés pour leur rendez-vous.

Vous avez besoin d’un système de rappel automatisé efficace. Vous devez également créer un message de rappel parfait que vos clients veulent lire.

Qu’envoyez-vous à vos clients ?

Pour toute entreprise qui a un casting régulier de clients récurrents, il est probable que vous envoyiez un ou tous les messages suivants ;

  1. Confirmation de réservation
  2. Rappel de rendez-vous
  3. Demande d’examen
  4. Prochain rendez-vous prévu

Ces quatre messages clients courants sont divisés en fonction de leur intention. Les deux premières visent à rappeler à vos clients de se présenter à leur rendez-vous. Ils ont déjà fait leur réservation, engagé leur temps et peut-être même leur argent si vous utilisez un système de dépôt. Vous n’avez plus besoin de leur en demander. Le contenu de ceux-ci est informatif et non marketing.

Les troisième et quatrième messages ont un élément marketing, et vous voulez que vos clients les lisent et agissent. Pour cette raison, vous voulez que vos clients lisent vos messages de rappel parfaits.

Éléments clés pour créer des messages de rappel parfaits

Il y a des éléments critiques dans chaque e-mail que vous envoyez aux clients, qu’il s’agisse de rappels qu’ils ont pris un rendez-vous ou si vous demandez quelque chose.

1 – Objet

N’ignorez jamais la ligne d’objet de votre e-mail ! Non seulement il ira très probablement dans un dossier de courrier indésirable, mais votre ligne d’objet doit transmettre le contenu de l’e-mail et son importance.

Conseils :

  • S’il vous plaît gardez-le au point, mais n’ayez pas peur d’être créatif. Au lieu de « Confirmation de rendez-vous pour[service] avec[provider] sur… » Essayez quelque chose de légèrement différent comme « Confirmé ![Service] avec[provider] « 
  • Les confirmations de rendez-vous doivent comporter « confirmation » et le « [service name]  » au moins

2 – Salutation / salutation

Selon le type de rendez-vous dont vos clients ont besoin, vous devrez décider de la façon dont vous voulez que le message sonne. Formelle, neutre ou informelle déterminera la façon dont vous approchez vos clients. Un entrepreneur de pompes funèbres s’adressera probablement à ses clients avec « Cher Monsieur/Madame… », tandis qu’un salon de manucure ou de coiffure pourrait utiliser quelque chose de plus informel, comme « Salut, prénom »,

Conseils :

  • Gardez vos salutations et salutations en accord avec le service que vous fournissez. Le ton et la formalité doivent également être conformes.
  • Utilisez la personnalisation lorsque vous le pouvez – il est utile d’avoir un CRM et une connexion client pour cette raison.

3 – Contenu

Le contenu est le point entier du message. Vous devez répertorier les détails de la réservation et leur rappeler leur rendez-vous suffisamment tôt pour respecter votre politique d’annulation. Vous devez être informatif et concis, tout en vous assurant qu’ils disposent de toutes les informations dont ils ont besoin.

Conseils :

  • Énumérez clairement les détails essentiels
  • Assurez-vous que les liens vers le report et l’annulation sont faciles à trouver
  • Toutes les informations nécessaires sont là pour que les clients puissent s’y référer.
    • Temps
    • Date
    • Lieu
    • Fournisseur
    • Préparation nécessaire, telle qu’une liste de questions/symptômes, des vêtements appropriés et toute autre information essentielle.

3a – Appel à l’action (CTA)

Avec des rappels informatifs, vous n’avez pas besoin de demander quoi que ce soit à vos clients, à part peut-être leur demander de l’ajouter à leur calendrier (ou dans le pire des cas, de les laisser annuler). Cependant, avec les demandes de commentaires et les rappels pour réserver leur prochain rendez-vous, vous devez amener vos clients à agir. Votre appel à l’action ou CTA impliquera probablement un lien vers votre page de réservation ou la page où ils peuvent laisser un avis.

Conseils :

  • Rendre simple à réaliser
  • Commencez votre demande de commentaires (ou une autre réservation) engageante et conviviale
  • NE PAS demander beaucoup – comme des enquêtes complexes ou une navigation multi-clics.

4 – Signature

Assurez-vous de signer vos messages avec des informations précieuses. Si le message provient de l’entreprise, donnez à votre entreprise un vrai porte-parole – très probablement vous ou un autre fournisseur de services. Il ne sert à rien d’utiliser une approche personnalisée du client si vos messages automatisés proviennent d’une personne morale sans visage. Encore une fois, les mêmes règles s’appliquent à la signature que vous utiliseriez pour le message d’accueil.

Conseils :

  • Gardez la signature polie et amicale
  • N’oubliez pas les liens vers vos pages professionnelles
  • Assurez-vous que le message provient d’une personne ou même du fournisseur spécifique pour la confirmation/le rappel de réservation

Un message de rappel parfait à l’aide de modèles automatisés

Lorsque vous utilisez un système de prise de rendez-vous, vous pourriez penser que vous n’avez pas la flexibilité d’écrire un message de rappel parfait. Si vous utilisez SimplyBook.me, ce n’est pas le cas. Bien que nous fournissions des rappels de réservation de base par e-mail et SMS, des confirmations et bien plus encore, vous pouvez également les modifier en fonction de vos besoins.

L’e-mail est largement considéré comme la méthode la plus professionnelle pour contacter vos clients et est la méthode par défaut pour envoyer des messages depuis votre système de réservation SimplyBook.me. Vous pouvez également utiliser SMS pour envoyer des messages texte aux clients, cependant, la taille de l’écran et la longueur du texte peuvent être restrictives si vous devez envoyer beaucoup d’informations.

Paramètres des e-mails et des SMS

Si vous souhaitez personnaliser et personnaliser vos modèles de messagerie, vous pouvez le faire depuis votre interface SimplyBook.me. Paramètres -> Paramètres généraux -> Paramètres des e-mails et SMS

Le système comprend des notifications par e-mail standard pour le contact client

  • Confirmation de réservation
  • Rappel de rendez-vous
  • Confirmation d’annulation
  • Modification de rendez-vous
  • Demander un examen

Et plusieurs autres, purement aux fournisseurs pour les mêmes situations.

Le tableau en haut vous permet de modifier les messages standard que vous souhaitez envoyer, tels que les e-mails et/ou les SMS, cochez la case pour envoyer et décochez-la pour éviter.

Un modèle que vous pouvez personnaliser est courant, la confirmation de réservation.

Il existe des champs « variables » qui se remplissent automatiquement avec des informations applicables à la réservation (détails tels que l’heure, le service et le fournisseur). La ligne Objet est personnalisable pour inclure les informations souhaitées (en utilisant le champ de variables à l’extrême droite) et modifier le texte.

Mis à part les variables, tout le texte peut être personnalisé selon vos besoins.

Paramètres de notification flexibles

Maintenant, si vous avez configuré vos paramètres de messagerie, mais que certains services nécessitent des informations plus spécifiques et détaillées, utilisez la fonction de notification flexible.

Bien que vous puissiez personnaliser vos messages de contact standard pour refléter votre entreprise, ces informations seront transmises à TOUS vos clients à propos de TOUS les services et fournisseurs. Vous avez besoin de flexibilité pour personnaliser les messages de fournisseurs spécifiques concernant des services particuliers.

Activez la fonction de notification flexible à partir de l’interface de la fonction personnalisée, puis cliquez sur « gérer » pour créer des messages individuels et personnalisés pour vos services et fournisseurs.

Les modèles de base sont disponibles sur le système standard comme base pour vos messages personnalisés. Et encore une fois, vous avez toutes les mêmes variables de réservation que vous pouvez inclure dans vos messages.

Pouvez-vous créer le rappel parfait dans SimplyBook.me ?

Essaie! Créez un message de rappel parfait en utilisant les quatre éléments clés du contact client automatisé. Et puis économisez votre temps en demandant au système de les envoyer pour vous.

La meilleure chose est que vous pouvez les tester et réessayer si vous n’obtenez pas les réponses souhaitées.

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