Comment réserver plusieurs jours et pourquoi vous pourriez en avoir besoin

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Tous les services ne sont pas à court terme ou ponctuels, alors comment pouvez-vous utiliser SimplyBook.me pour prendre en charge les réservations sur plusieurs jours ? Nous accordons souvent beaucoup d’attention aux entreprises fournissant des services à court terme et des rendez-vous en quelques minutes ou heures. Cependant, aujourd’hui, nous examinons comment nous pouvons aider ceux qui n’offrent que des services à long terme ou même ceux qui offrent les deux. Si vos clients doivent réserver des journées entières ou plusieurs jours, voici comment votre entreprise peut s’adapter à ces services.

La principale raison d’étendre la prestation de services au-delà d’un jour calendaire est que les gens en ont besoin plus longtemps. Qu’il s’agisse de soins à domicile pour une personne blessée ou handicapée, ou de la réservation d’une salle de réunion pour cinq jours au lieu de 3 heures. Peut-être que ce pourrait être la location d’une salle de répétition pour une semaine de préparations et de répétitions de pré-production. Les raisons de devoir réserver plus d’une journée sont nombreuses ; il n’en demeure pas moins que certaines personnes en ont besoin.

Services pour des journées entières et multiples

La vidéo a donné un bon aperçu de la façon de créer des services avec une réservation d’une journée entière. Cependant, pour un aperçu complet, nous pouvons également présenter certaines des étapes ici.

Au-delà des pauses et des heures d’ouverture

Pour permettre à une réservation de dépasser les heures d’une journée de travail, vous devrez suivre les étapes pour que les réservations dépassent la fin de la journée de travail et rencontrent des temps de pause (pas que l’équipement ou les salles de réunion aient besoin de pauses).

Si vous accédez à Paramètres//Paramètres généraux//Configuration

Vous verrez une page de configuration qui vous permettra de définir les spécificités de vos paramètres de réservation.

La partie qui vous permettra de définir des réservations sur une journée entière ou plus se trouve sur la droite de l’écran.

Si ces deux filtres ne sont pas définis sur « oui », vous ne pouvez autoriser aucun service à s’étendre au-delà des heures de travail de l’entreprise. Cela rend impossible de faire une seule réservation qui englobera plusieurs jours.

1 heure = 1 jour

Quel que soit le service que vous souhaitez offrir pour des jours entiers ou plusieurs jours, vous pouvez le faire via Gérer//Services//[Specific Service] // et sélectionnez l’onglet horaire de service à droite de l’écran.

Pour le service que vous avez sélectionné, modifiez l’horaire de travail à une heure dans la journée comme le montre l’image ci-dessous. Tant que l’heure tombe dans les heures de travail de l’entreprise, peu importe quand vous la définissez. Je vais vous expliquer pourquoi vous ne devriez utiliser qu’une heure dans la section suivante.

Si vous louez des salles de réunion, vous voudrez peut-être régler cette heure plus tôt, par exemple 7h00 ou 8h00. Alternativement, si vous louez des équipements tels que de gros outils électriques, des chapiteaux ou de la technologie audiovisuelle, vous voudrez peut-être régler cette heure plus tard dans la journée. Ensuite, vos clients reçoivent un rappel lorsqu’il est prêt à être récupéré (ou sera livré). Cela pourrait être à 10h00 ou 11h00 avec une heure de retour ou de collecte le lendemain matin.

Plusieurs heures = plusieurs jours

À partir de là, vous pouvez créer des services individuels pour chaque durée de service. Si la différence entre vos services n’est que la durée, vous pouvez utiliser la fonction pratique « cloner », qui copie tout d’un service à son clone. Avec tous les mêmes paramètres, vous pouvez ensuite modifier le nom, la durée et le prix sans reproduire les autres détails de planification.
En utilisant une heure pour représenter un jour, vous pouvez utiliser les paramètres d’heure pour afficher le nombre de jours. Donc, si 1 heure = 1 jour, alors 2 heures = 2 jours et ainsi de suite.

Voici à quoi cela pourrait ressembler sur votre site de réservation avec les paramètres définis ci-dessus.

Pourquoi 1 heure = 1 jour ?

Bien que cela puisse sembler faux, cela permet la traduction directe d’heures en jours. Il n’est pas nécessaire d’afficher une heure car vous pouvez masquer la durée du service sur la page de réservation. Comme il s’agit du seul rendez-vous disponible pour ce jour-là, personne d’autre ne peut réserver le service. Cela dépendra du type d’entreprise que vous exploitez.

Alternativement, si vous louez du matériel, vous voudrez peut-être le mettre à disposition de 10h00 jusqu’au lendemain matin (vous devrez peut-être faire le nettoyage ou l’entretien avant le prochain client). Il vous permet également de définir une heure « disponible à partir de ».

Un autre avantage d’utiliser 1 heure = 1 jour est que vous pouvez allouer des journées complètes de location de salle ou d’équipement, indépendamment des heures de travail de l’entreprise. Par exemple, vous avez uniquement du personnel administratif disponible le mercredi matin, mais votre lieu permet la location de salle de réunion pour toute la journée. Dans ce cas, le client peut récupérer les clés ou recevoir les codes d’accès le matin, et il n’a pas besoin de partir lorsque votre personnel administratif le fait. De même, les gens peuvent louer du matériel pour une journée entière, sans le contact constant d’un membre du personnel.

Et en plus de tout cela, c’est facile à voir sur l’interface de votre tableau de bord.

Les modules complémentaires de service sont votre ami

Il existe une autre façon de créer plusieurs jours sans faire une liste massive de choix. Combien de temps vos clients défileraient-ils si vous énumériez tout le nombre de jours disponibles pour la location ? Ne pensons même pas à la possibilité de divers services disponibles sur plusieurs jours. Vos clients peuvent défiler pendant des jours si vous avez beaucoup d’équipement ou de nombreuses salles de réunion. L’autre option consiste à utiliser la fonction Service Add-ons pour prolonger vos réservations.

La configuration initiale est la même. Vous devrez toujours permettre aux réservations de s’étendre au-delà des heures de fermeture et des pauses de l’entreprise. De plus, vous devrez toujours définir les paramètres 1 heure = 1 jour de votre horaire de service.

Cependant, vous n’aurez qu’à créer un seul service pour votre site de réservation. une fois que vous aurez défini ce service d’une journée, vous le compléterez par des « Add-ons de service connecté ».

Si vous n’avez pas encore activé la fonction « Service Add-ons », il vous sera demandé de l’activer dans l’onglet.

Une fois que vous avez activé la fonctionnalité de module complémentaire de service, vous aurez la possibilité d’ajouter de nouveaux modules complémentaires pour votre service. Vous trouverez ci-dessous certains que j’ai déjà ajoutés, mais si le bon n’est pas encore là, vous pouvez en ajouter un autre en cliquant sur le bouton « + ».

Cela vous mènera aux modules complémentaires de gestion//service de la même manière que si vous y naviguiez à partir du menu de gauche.

À partir de là, vous pouvez ajouter toutes les heures supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin. Vous pouvez voir que j’ai ajouté +1, 2, 3 et 4 jours, ce qui rend effectivement ce service ajustable jusqu’à une semaine de travail. Malheureusement, vous ne pouvez pas cloner vos modules complémentaires de service, mais ils ont beaucoup moins de paramètres que vous devez ajuster en tant que suppléments à la réservation d’origine.

Voici à quoi cela ressemblerait sur votre page de réservation.

Et comment cela apparaîtrait dans le calendrier de réservation de votre tableau de bord, une fois que le client a confirmé la réservation.

Autres considérations pour plusieurs jours

Vous pouvez également voir que j’ai un autre module complémentaire qui n’est pas sélectionné pour le service de location de salle de réunion (quotidien).

L’add-on supplémentaire n’est pas attaché à ce service car ajouter 2 semaines à un service d’une journée semble un peu idiot. Cependant, il est plus que judicieux de l’ajouter à la Location de salle de réunion – Deux semaines , pour une belle réservation ronde de 4 semaines. En même temps, contourner cette limite de « 23 heures », dont j’ai déjà parlé.

Voici à quoi cela ressemblerait sur votre page de réservation et comment cela apparaîtrait dans votre calendrier pour une réservation qui prend tout le mois de février.

Réservation sur plusieurs jours – Facile

Vous avez donc deux façons simples d’étaler vos réservations sur plusieurs jours. Ceci est particulièrement utile pour les personnes qui prodiguent des soins, louent des salles de réunion ou louent du matériel. Il convient également aux lieux et événements s’étalant sur plusieurs jours, tels que les festivals et les foires.

Si vous rencontrez des problèmes pour configurer cela, vous pouvez consulter l’ article du centre d’aide , regarder la vidéo et vous pouvez vérifier auprès de la fabuleuse équipe d’assistance – je sais que je l’ai fait.