7 avantages des outils de productivité pour votre entreprise

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Mettre tout simplement; votre productivité est une mesure de l’efficacité de vos processus. Cela s’applique que vous soyez dans le secteur manufacturier, dans l’un des nombreux secteurs de services ou dans un créneau entièrement différent. De plus, une meilleure productivité entraîne une augmentation des bénéfices, car vous fournissez plus de biens ou de services que vos clients souhaitent.

Mais bien que ce concept soit à la fois simple et universel, la manière de le réaliser dépendra beaucoup de votre modèle d’entreprise et de vos besoins particuliers. Les outils qui peuvent vous aider à atteindre cet objectif peuvent aller de quelque chose d’aussi simple que la synchronisation du calendrier aux systèmes CRM, ou des outils de collaboration basés sur iOS qui aident votre équipe à communiquer.

Si vous avez identifié des outils de productivité susceptibles de convenir à votre business model, quels avantages pouvez-vous en attendre ? Quelles différences tangibles constaterez-vous avec le fonctionnement et les performances de votre entreprise ? Comment ces outils peuvent-ils propulser votre bureau vers l’avenir ?

1. Qualité améliorée

L’un des premiers avantages que vous remarquerez peut-être est une nette amélioration de la qualité du travail produit. Cela est vrai pour la plupart des types d’outils de productivité que vous pouvez décider d’intégrer à votre système. Par exemple, une communication efficace entre les membres de l’équipe ou entre votre entreprise et vos clients est un élément essentiel de l’amélioration de la qualité.

À l’ère moderne, cela signifie généralement avoir de bonnes plates-formes de visioconférence qui permettent des réunions en face à face à distance, ainsi que des tâches essentielles telles que le partage de fichiers. Une bonne communication via ces canaux permet d’identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent des problèmes majeurs et encourage le travail collaboratif.

Avoir de bonnes analyses pour mettre en évidence et surveiller les améliorations et les changements de qualité est un autre facteur qui doit toujours être pris en compte. Ceux-ci peuvent vous permettre d’auditer l’efficacité des outils que vous avez choisis.

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L’un des facteurs les plus cruciaux en matière d’efficacité est le temps. Les membres de votre équipe utilisent-ils leur temps de manière productive ? Une bonne gestion du temps peut faire la différence entre quelque chose qui est livré à temps – ou en avance – et quelque chose qui n’est terminé qu’après une échéance cruciale.

Si vous livrez des biens ou des services en retard, vous risquez non seulement d’affecter les relations avec les clients, mais également d’encourir des pénalités financières ou de réputation. Avoir de bons outils de gestion du temps dans le cadre de vos processus permet d’éviter les retards de livraison et d’augmenter l’efficacité globale.

3. Mobilité et travail à distance

Deux caractéristiques que nous considérons de plus en plus comme faisant partie de la vie professionnelle moderne sont la mobilité et le travail à distance. Qu’il s’agisse d’un commercial qui est rarement à son siège social ou d’un employé qui choisit d’effectuer l’essentiel de son travail à domicile, les entreprises doivent s’adapter à ces aspects de la vie professionnelle. Cela signifie s’assurer qu’ils disposent des outils et des systèmes nécessaires pour les faciliter.

L’identification des outils permettant un travail à distance ou mobile efficace fera toujours partie intégrante du maintien et de l’amélioration de la productivité. Ceux-ci peuvent inclure des outils de communication et des connexions au cloud ou à des systèmes de bureau.

4. Communications

De bons outils de productivité signifient de bonnes communications à tous les niveaux de votre entreprise, à la fois internes et externes. Il peut s’agir de communications audio, d’e-mails, de partage de fichiers et de vidéoconférences. Ceux-ci peuvent désormais tous être intégrés dans un portail unique et facile à utiliser qui rend tous les aspects des communications plus efficaces.

Qu’est-ce que la conférence Web offre à votre entreprise ? Il offre non seulement la possibilité d’effectuer des appels vidéo, mais également de partager du contenu Web et autre. Tout en facilitant le travail collaboratif. Un bon travail collaboratif se traduira probablement par une productivité et une efficacité accrues à tous les niveaux.
Vous pouvez également envisager des outils automatisés dans le cadre de votre stratégie de communication. Cela peut être particulièrement pertinent si votre entreprise exploite un centre de contact avec des volumes de trafic élevés. L’utilisation d’outils d’intelligence artificielle peut offrir des améliorations majeures de vos taux de productivité.

5. Suivi et rapports

Connaître l’état d’avancement d’un projet est crucial à tous les niveaux. Si un autre membre de l’équipe travaille sur un composant du projet qui affecte votre travail, vous devez savoir à quel stade il en est. De plus, pour la direction, avoir une vue d’ensemble de l’ensemble du projet aide à identifier les problèmes ou à communiquer les progrès à un client.

En utilisant des outils de gestion des performances efficaces et adaptés à votre entreprise, vous pouvez contribuer à améliorer la productivité et l’efficacité globales. Pouvoir surveiller chaque aspect du processus de production de votre entreprise est un outil de gestion essentiel.

6. Sécurité

La sécurité de vos données sera toujours l’une de vos principales considérations, en particulier lors de l’ajout de nouveaux outils, applications et logiciels à votre entreprise. L’importance de la sécurité est encore plus pertinente si vous partagez des informations et des fichiers en externe.

S’assurer que vous utilisez des outils de productivité qui offrent un haut niveau de sécurité signifie que toutes les informations et données sont sécurisées à tout moment.

7. Flux de travail

Si vous avez déjà vécu un chaos dans votre lieu de travail actuel ou ancien, vous connaissez l’effet négatif que cela peut avoir. Un flux de travail perturbé, quelle qu’en soit la raison, affecte la productivité, l’efficacité et les bénéfices. Un bon flux de travail ne consiste pas seulement à motiver vos employés ou votre équipe ; il s’agit de leur donner les bons outils pour augmenter leur productivité.

Ces outils peuvent varier selon la taille et le type d’entreprise que vous avez. Rechercher et identifier ce qui convient à votre entreprise est la première étape cruciale vers une meilleure productivité. Vous constaterez peut-être que le meilleur ERP pour le commerce de détail , par exemple, n’est pas le bon choix pour vous. L’importance de prendre la bonne décision pour votre entreprise doit être au cœur de tout plan.

Les plats à emporter

Il existe une multitude d’outils de productivité sur le marché. Cependant, avant même d’examiner vos choix, vous devez d’abord déterminer quels avantages sont les plus importants pour vous. Quelles sont vos priorités pour affecter directement la productivité ? Les communications et la collaboration figurent-elles en premier sur votre liste ? Ou voulez-vous que le suivi et le reporting soient une priorité ?

En identifiant vos besoins, vous êtes mieux équipé pour aller de l’avant et déterminer quels outils répondront le mieux à ces besoins. Vous pouvez choisir vos outils idéaux en parcourant différents blogs sur le sujet. Vous pouvez également parler à des clients et à des collègues qui utilisent peut-être déjà ces outils. Les recommandations personnelles peuvent grandement vous aider à faire le bon choix.

Biographie de l’auteur invité : Richard Conn – RingCentral US

Richard est le directeur principal du marketing de recherche pour RingCentral, un leader mondial des communications unifiées et un fournisseur de systèmes téléphoniques professionnels virtuels . Il est passionné par la connexion des entreprises et des clients et a travaillé avec des entreprises du Fortune 500 telles que Google, Experian, Target, Nordstrom, Kayak, Hilton et Kia. Richard a écrit pour des sites tels que Rightinbox et Marketscale .