Creación de notificaciones efectivas para su programador de citas

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Una de las mejores cosas de tener un sistema de autoprogramación automatizado es que puede enviar recordatorios automáticos, confirmaciones e incluso correos electrónicos de marketing a sus clientes sin usar un tiempo precioso para hacerlo manualmente. Si alguna vez se ha preguntado por qué sus notificaciones y recordatorios automáticos no llegan a sus clientes, tal vez necesite repensar cómo los escribe. No tiene sentido la automatización si no está creando notificaciones efectivas que sus clientes leerán.

¿Por qué necesita notificaciones automáticas?

Es una pregunta simple con una respuesta simple.

No tiene tiempo para redactar cada confirmación de reserva, mensaje de recordatorio y el empujón de cita que necesitan sus clientes. Además, no puede omitir estos pasos porque dañaría su relación y conexión con sus clientes y su negocio.

Sin embargo, cuando analiza por qué necesita notificaciones efectivas, la respuesta se vuelve un poco más compleja.

Confirmación de Transacción

Ya sea que sus clientes paguen por su servicio en el momento de la reserva o paguen al finalizar el servicio, el reconocimiento de su transacción es esencial.

Parecería extraño que no recibieras un recibo en una tienda cuando compraste cosas. Parecería extraño que una empresa no le ofreciera una tarjeta de cita cuando reservó en persona.

En algunos aspectos, el intercambio de datos de contacto del cliente es una transacción en sí misma. Ellos te dan esa información para asegurarte de que puedas contactarlos, y tú lo tomas como «pago» por mantener la cita gratis. Por lo tanto, sigue siendo una transacción que necesita reconocimiento.

Reducir las ausencias

Si sus clientes no reciben una confirmación de su reserva, es muy probable que piensen que su reserva no se ha realizado: el cliente no se presenta.

Algunos clientes no están organizados y no ponen sus citas en un calendario. Sin un recordatorio, es posible que no se presenten a su cita reservada. No solo pierdes su clientela, sino que también tienes una cita reservada que podrías haber utilizado para otro cliente.

Para ser franco, la mensajería automatizada ayuda a garantizar que sus clientes se presenten.

Una oportunidad para cancelar o reprogramar

Tanto los mensajes de confirmación como las notificaciones de recordatorio son más que un recibo o un recordatorio de que se acerca una cita. Cuando una persona recibe su confirmación y la agrega a su calendario, puede verificar las fechas y los precios para asegurarse de que sean correctos. Por otro lado, recibir un recordatorio puede recordar a los clientes que tienen una cita, pero también puede recordarles que la cancelen o la reprogramen.

Creación de plantillas de notificaciones efectivas

Deberá tener en cuenta algunos consejos al crear plantillas para las notificaciones y recordatorios automáticos de su programador de citas. Así es como te aseguras de crear notificaciones efectivas.

Pregunte a los clientes cómo debe contactarlos

¿Qué contacto prefieren la mayoría de sus clientes? Algunas personas revisarán todos los correos electrónicos que reciban, mientras que otras los dejarán pasar. Sus clientes pueden saltar a los mensajes de texto tan pronto como su teléfono haga «ding». Y otros pueden preferir plataformas de mensajería directa como Telegram.

Muchas personas no contestan el teléfono si no reconocen el número, y algunas personas también evitan escuchar los mensajes de voz si no están esperando una llamada. La investigación sugiere que muchas personas prefieren recibir comunicaciones por mensaje de texto o correo electrónico y, como resultado, pueden encontrar los mensajes de texto más útiles. Usar el método de contacto preferido de su cliente ayudará a garantizar que reciba y lea sus notificaciones.

Incluye enlaces para cancelar o reprogramar.

Un cliente que recibe un recordatorio para una cita y descubre un conflicto de horarios puede sentirse estresado o ansioso. Incluir una manera fácil de arreglar la situación puede ayudar a aliviar esos sentimientos. Los recordatorios que les dicen a los clientes cómo hacer cancelaciones fácilmente y las nuevas citas pueden ayudar a resolver este problema y aumentar la satisfacción del cliente. Las notificaciones efectivas cumplen más de un propósito.

Notificaciones de tiempo con tiempo suficiente para cancelar y reprogramar.

Es una buena práctica incluir una política de cancelación en los términos y condiciones de su empresa, estipulando que cobrará por las citas que no se cancelen en un período de tiempo específico. Deberá asegurarse de programar sus recordatorios con tiempo suficiente para que los clientes tengan la oportunidad de cancelar o reprogramar.

Si cobra por sesiones perdidas que los clientes no cancelan al menos con un día hábil completo de anticipación, debe programar recordatorios para al menos dos días antes de la cita.

Pregunte qué funciona para sus clientes y qué no.

Si los clientes pierden una cita, aproveche la oportunidad y pregunte si los recordatorios de citas son efectivos. Si los clientes pierden una cita, aproveche la oportunidad y pregunte si sus recordatorios de citas son notificaciones efectivas. Tal vez prefieran una estructura de contacto diferente, o tal vez un problema tecnológico les impidió recibir recordatorios. ¿Envías demasiados recordatorios o no los suficientes?

Algo EXTRA a considerar

Si su empresa requiere una mayor seguridad de los datos, como prácticas médicas o información confidencial, deberá pensar en cómo envía sus notificaciones y la información que incluye. Las leyes que rodean el cumplimiento de HIPAA y GDPR requieren que omita datos confidenciales de las notificaciones automáticas para proteger la privacidad del paciente.

Algunos ejemplos podrían ser que no agregue credenciales de identificación a su firma, nombra condiciones específicas o nombres de citas. Si su clínica tiene un propósito particular y se nombra como tal, sería más compatible si proporcionara la dirección de la ubicación. Algunos ejemplos pueden ser el asesoramiento sobre adicciones, un centro de tratamiento de fertilidad o una clínica de VIH; estos son asuntos delicados que los clientes no quieren que estén en otras manos que no sean las suyas y las de su médico.

Notificaciones automáticas y efectivas de SimplyBook.me

Como programador de citas integral, las confirmaciones de reserva y los recordatorios son parte integral de su sistema de reserva. Además, existen múltiples funciones de notificación para ayudarlo a adoptar el mejor enfoque para crear notificaciones efectivas. Y tus clientes te lo agradecerán.

Como estándar, puede crear mensajes apropiados para servicios específicos agregando variables específicas a sus respuestas y recordatorios automáticos. También puede modificar los tiempos de sus recordatorios de 10 minutos a 3 días.

Puede modificar las siguientes plantillas para proporcionar información adicional o hacerlas más amigables. Cada una de estas plantillas se aplicará a todos los servicios que se pueden reservar en su sitio web, por lo que no debe personalizarlas para un servicio específico. Si tiene servicios similares que requieren la misma preparación, puede adaptarlos a sus necesidades. Adaptar sus correos electrónicos y mensajes SMS significa que tiene la oportunidad de crear notificaciones más efectivas.

• Plantilla de confirmación de reserva del cliente
• Notificación de inicio de sesión de nuevo usuario
• Nueva confirmación de reserva para proveedores de servicios
• Notificación de eventos recurrentes para el cliente
• Notificación de eventos recurrentes para el proveedor
• Plantilla de recordatorio para clientes
• Recordatorio a los proveedores
• Plantilla de confirmación de cancelación a clientes
• Plantilla de confirmación de cancelación de lotes para clientes
• Plantilla de confirmación de cancelación para proveedores
• Plantilla de confirmación de cancelación de lotes para proveedores
• Confirmación de un cambio en la reserva – plantilla para clientes
• Confirmación de un cambio en la reserva – plantilla para proveedores
• Plantilla para solicitud de comentarios de los clientes
• Nueva notificación de revisión a la empresa
• Nueva notificación de revisión al cliente

En la parte inferior de la lista, puede notar tres opciones destinadas explícitamente a las revisiones y comentarios de los clientes. La forma en que solicite comentarios sobre sus servicios afectará significativamente sus posibilidades de recibir respuestas, y positivas. Preste mucha atención a cómo solicita buenas críticas. El enfoque correcto es invaluable.

Notificaciones flexibles

A veces, tiene una gama de servicios que requieren que sus clientes proporcionen diferentes documentos, hagan preparaciones distintas, usen ropa específica o traigan equipo especial. Si este es el caso, es posible que esté bien preparado para habilitar la función de notificaciones flexibles . Cuando necesite asegurarse de que sus clientes tienen la información y los datos de preparación correctos, sus notificaciones serán mucho más efectivas si son específicas y detalladas.

La función de notificaciones flexibles le permitirá personalizar cada confirmación de reserva, recordatorio, solicitud de revisión y más para cada servicio y proveedor. Puede crear sus propias plantillas, que luego asignará a cada servicio o grupo de servicios y proveedores.

Reserva pronto Notificaciones

Son necesarias notificaciones efectivas para la confirmación de la reserva y recordatorios. Sin embargo, su sistema de notificación automatizado también es adecuado para recordar a los clientes que reserven su próxima cita. pero, ¿cómo te aseguras de que tus clientes te recuerden la próxima vez?

La función de notificación de reservar pronto le permite crear plantillas personalizadas para recordar a los clientes que vence su próxima cita. Esta función es beneficiosa si tienes clientes que no suelen reservar su próxima cita al final de la anterior o cuando las sesiones están muy separadas. Algunos ejemplos pueden ser sesiones de fisioterapia, teñido del cabello y retoques de raíces, rellenos de uñas postizas, análisis de sangre.

Notificaciones de telegramas

Mencioné antes que muchos clientes han comenzado a apreciar la notificación por plataformas de mensajería directa, por lo que SimplyBook.me introdujo la opción de enviar notificaciones de Telegram .

Las notificaciones de Telegram emplean el mismo texto que la configuración de SMS; no sería bueno usar plantillas de correo electrónico para Telegram. Tus clientes tienen la opción de suscribirse a las notificaciones de Telegram si así prefieren recibir sus mensajes. Como una función de uso gratuito dentro de SimplyBook.me y una opción de mensajería gratuita en línea, Telegram es una excelente opción de notificación si sus clientes la usan.

Puede encontrar instrucciones de configuración detalladas sobre cómo configurar su bot de mensajería automatizada de Telegram y vincularlo con su sistema SimplyBook.me en el centro de ayuda .

Función de diseño de correo electrónico personalizado

Cuando se trata de hacer que sus notificaciones de correo electrónico sean notables y memorables, no hay nada que grite «contenido de calidad» que una plantilla diseñada en HTML personalizada . Pero, ¿quién tiene tiempo para codificar plantillas individuales para su correo electrónico automatizado?

Afortunadamente, la función de diseño de correo electrónico personalizado en la suite de marketing de SimplyBook.me puede ayudarlo con esto.

Se proporcionan varias plantillas para diferentes ocasiones y estilos de diseño. Sin embargo, también puede crear nuevos diseños desde cero. Cada plantilla es totalmente personalizable según el estilo y la marca. Es fácil de usar ya que emplea el método de «arrastrar y soltar» que le permite agregar, eliminar y reestructurar los campos de su plantilla para lograr la mejor disposición para sus correos electrónicos.

Si elige crear una nueva plantilla para su marca, puede clonarla para usarla con múltiples notificaciones.

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Crear notificaciones efectivas es más que solo palabras. La forma en que se dirige a sus clientes, los métodos que utiliza para contactarlos y la forma en que muestra sus mensajes afectará significativamente su capacidad de respuesta.

Puede optar por incluir un código de cupón en sus próximas notificaciones personalizadas de libros. ¿O qué tal la oferta de una bebida gratis si llegan 10 minutos antes? Haz que los clientes quieran leer tus notificaciones para mejorar su eficacia.