Cómo limitar las citas reservadas previamente

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¿Por qué querría limitar las citas reservadas previamente para sus clientes, pacientes o clientes? Cuando tienes un sistema de reservas, parece que tienes la posibilidad de llenar tu agenda. Pero ¿qué pasa con sus otros clientes?

Antes de que ocurriera el espectáculo de terror que es 2020, todavía había muchas empresas, clínicas y más operando sin cita previa. Así era como funcionaba su negocio, y el viejo dicho «si no está roto, no lo arregles» siempre sale a relucir cuando las personas consideran hacer cambios en la estructura operativa de un negocio.

Luego vino el Virus.

Los procedimientos operativos TENÍAN que cambiar, y con ello un cambio en la forma en que las personas veían las citas reservadas con anticipación. Hay miles de empresas en todo el mundo que han implementado la reserva de citas en línea desde principios de año. Estas mismas empresas están descubriendo que a sus clientes les encanta y se preguntan por qué nunca antes lo habían hecho.

La situación actual terminará y, si bien muchas empresas optarán por mantener su sistema de reservas, también querrán acomodar a más clientes sin cita previa.

Así que ahora hay miles de empresas que aman sus sistemas de programación en línea, pero todavía tienen personas que no tienen la opción de reservar citas con anticipación.

Por qué las personas no siempre pueden reservar citas con anticipación

Si bien a sus clientes les puede encantar la opción de reservar una cita en línea, a veces, la posibilidad de acudir sin cita previa también es una ventaja.

No todos mantienen un horario regular

La mayoría de nosotros en el mundo laboral tenemos un horario razonablemente regular. Para algunos podría ser un patrón de turno repetitivo, otros hacen un 9-6 directo (porque ya nadie trabaja de 9-5). Sin embargo, siempre hay personas que no se ajustan a esos criterios regulares, y son los que no conocen su horario con suficiente antelación para saber cuándo podrían reservar una cita. Estos son los cuidadores de niños pequeños y parientes mayores, y cualquier número de personas cuyos horarios dependen completamente de los caprichos de otra persona.

Emergencias: en entornos médicos y más allá

¿Qué pasa con las emergencias? Por definición, no puede reservar con anticipación una emergencia. Las clínicas y empresas médicas, dentales y psicológicas tienen que hacer frente a emergencias regularmente, pero ¿qué pasa con otras empresas?

Es posible que no piense que un juego de uñas rotas o un percance al teñirse el cabello son «emergencias», pero cuando sucede justo antes de un evento o una entrevista de trabajo, es una emergencia. Y cualquiera que tenga un hijo sabe la devastación total que puede ocurrir con un niño y sus primeras incursiones en cortarse el cabello (todos lo hicimos).

Limite las citas reservadas previamente por los clientes

Diseñamos la función personalizada Limitar reservas precisamente para que pueda limitar sus citas reservadas externamente. En primer lugar, para asegurarse de no sobrecargar el personal y los recursos o, en segundo lugar, para que pueda adaptarse a cualquier cambio inesperado en su horario. Si bien siempre debe esperar una fuerza laboral saludable y feliz, no siempre puede asumir que todos los miembros del personal estarán disponibles. Las personas se enferman, tienen accidentes y tienen otras emergencias que suceden en sus vidas. Si garantiza cierta flexibilidad en su horario de trabajo, rara vez necesitará cancelar citas.

El video hace un recorrido fantástico de cómo puede configurar la función de límite de reservas. Sin embargo, si desea instrucciones paso a paso, puede encontrarlas en nuestro centro de ayuda .

Puede configurar el límite para que se aplique en todo el negocio. Alternativamente, puede establecer el límite para aplicar a servicios individuales.

El punto aquí es que puede evitar que los clientes reserven su horario de manera sólida y aún así mantener un poco de tiempo disponible para sus visitas sin cita previa y emergencias.

Alternativamente, puede mantener el límite y desactivar la capacidad de anulación para los administradores también. Eso significa que no puede agregar otra reserva cuando alguien entra, incluso si tiene miembros del personal libres. Sin embargo, si desactiva la anulación, le impide agregar otra cita, agregar un nuevo cliente en ese momento y usar el sistema PoS cuando pagan por su reunión con usted. También le impide incluir citas sin cita previa cuando ejecuta informes para su análisis.

Limitación de citas para clínicas médicas

Aunque es útil para casi todas las empresas, la comunidad médica tiene más razones que la mayoría para limitar las citas reservadas con anticipación. Hay pacientes que necesitan atención de seguimiento regular, chequeos y otras razones comunes para visitar a un médico. Sin embargo, la razón principal por la que las personas visitan un centro médico es porque están enfermas.

Y por mucho que deseemos poder programar nuestras enfermedades para un momento más conveniente, no podemos.

Como consecuencia, las citas con reserva previa en una clínica médica de atención primaria deben ser la minoría (o al menos no más del 50% de las citas disponibles).

Limitación de reservas por otros motivos

Existen razones alternativas para limitar el número de reservas que sus clientes pueden realizar a través de su sitio web. Es posible que tenga recursos finitos para un equipo requerido. Si ese es el caso, una mejor manera de limitar sus reservas es utilizar la función personalizada Recursos relacionados .

Limitación de Reservas Externas para un Mejor Servicio

Limitar tus reservas, aunque solo sea tener una persona libre, significa un mejor servicio para tus clientes. Usted es alguien que actúa como chaperón, alguien que da la bienvenida a sus clientes o alguien que cubre las visitas sin cita previa. También permite un poco de flexibilidad en su horario para adaptarse a las licencias por enfermedad y del personal. Ese pequeño margen de maniobra en tu agenda de reservas te hace ver más organizado y más respetuoso con tus clientes.