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Cómo Alpaca Village aumentó sus reservas con SimplyBook.me: Un estudio de caso

Daena Skinner
20/10/2023
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Alpaca Village

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Siempre estamos dispuestos a explorar las numerosas formas en que nuestros clientes se benefician del sistema SimplyBook.me. Este estudio de caso ofrece una visión detallada de una de esas experiencias de usuario, fruto de una charla franca entre Dirk Klostermann, de Alpakadorf (Alpaca Village), y Jan Drawert, nuestro responsable de mercados de habla alemana.

Situado en la región de Braunschweig, Alpaca Village organiza experiencias únicas en torno a estas adorables alpacas. Sin embargo, con la creciente complejidad de la gestión de numerosos recursos y proveedores de servicios, se hizo evidente la necesidad de un sistema de reservas sólido.

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Consciente de los retos administrativos, Dirk Klostermann reconoció la imperiosa necesidad de perfeccionar la dinámica de programación y reservas, garantizando una mejor prestación de servicios. ¿La solución? Integración de SimplyBook.me, una plataforma de reservas basada en la nube célebre por su facilidad de uso y su eficacia, adaptada tanto a los administradores como a los clientes.

Este estudio de caso profundiza en el viaje de transformación de Alpaca Village tras su relación con SimplyBook.me, destacando las mejoras reales en sus procesos operativos y en las interacciones con los clientes.

Un atractivo importante para los clientes potenciales ha sido la Alpaca Concept Store. Introducido este año, este establecimiento sirve de puerta de entrada para quienes no están familiarizados con el mundo de las reservas en línea. Con una cafetería y numerosos productos centrados en la alpaca, se está convirtiendo rápidamente en un punto de encuentro privilegiado. Esta configuración es especialmente ventajosa para los clientes de más edad que reserven una experiencia familiar, ya que les garantiza una asistencia óptima durante su viaje de reserva.

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Entrevista con Dirk Klostermann, de Alpaca Village:

¿Puede explicar su negocio en pocas palabras?

Ofrecemos eventos exclusivos con alpacas, como excursiones, fiestas de cumpleaños infantiles, sesiones fotográficas o bodas.

¿Cómo comercializa principalmente su empresa?

La mayor parte del marketing es ahora de boca en boca. Utilizamos un poco Google Ads. Casi todas las reservas se realizan a través de nuestro sitio web. Vemos por el tráfico que la mayoría de la gente nos busca directamente a nosotros o a las alpacas de la región. A través del SEO también conseguimos mucho tráfico orgánico.

¿Cuál es su clientela objetivo?

Muy diferentes según la actividad, pero centradas en las familias jóvenes.

¿Tiene muchos clientes habituales?

El número va en aumento. Sin embargo, esta es exactamente la razón por la que ahora hemos abierto un concepto de tienda de alpacas con cafetería: necesitamos una alternativa para nuestros clientes habituales que no se limite a los paseos en alpaca.

¿Qué porcentaje de sus reservas se hacen a través de la web de reservas en comparación con las que se hacen en persona?

El 95% es a través de la web. Disponemos de una dirección de correo electrónico y una línea de atención telefónica (nueva ahora la propia tienda). Pero, de nuevo, intentamos animar a los clientes a reservar por Internet.

¿Por qué empezó a buscar un software de reservas?

Para nosotros, cada alpaca es un recurso, cada guía es un proveedor de servicios que domina una lista de actividades alpacas específicas para ellos (los servicios). Actualmente contamos con más de 20 proveedores de servicios, 30 alpacas y decenas de actividades. Resumiendo: la planificación manual llevaría varias horas al día y sería propensa a errores. Además, como cliente, me encanta la facilidad de la reserva en línea con pago por PayPal.

¿Por qué eligió SimplyBook.me?

El mercado es pequeño para nuestras necesidades muy específicas. Al evaluar las herramientas, me gustó mucho el concepto de que al cliente sólo se le muestren las horas en las que está disponible algún proveedor de servicios. Esto es perfecto para los paseos en alpaca.

¿Le resultó fácil ponerlo en práctica en su momento?

Sí. Creamos SimplyBook.me antes de crear nuestro sitio web. Por lo tanto, también pudimos adaptar el sitio web o el modelo de negocio a la herramienta en muchos lugares. Parece una tontería, pero la integración perfecta de las herramientas es una buena experiencia para el cliente y una mejora de la eficiencia para nosotros.

¿Resolvió todas las necesidades de su empresa?

En ningún momento. Nos decidimos rápidamente por el paquete Premium, no por el número de reservas, sino por las funciones personalizadas, pero aún le faltan muchas cosas.

¿Utilizan también el sistema para procesar los pagos?

Sí, el 90% de las veces. Ofrecemos PayPal y Stripe. El 90% utiliza PayPal, el 3% Stripe y el 7% no. Contactamos con cada uno del 7% y conseguimos una transacción de casi el 50% de esos clientes potenciales. Esta proporción del grupo destinatario es muy analógica en sus desplazamientos y paga o bien por banca en línea, o bien en efectivo en la tienda o mediante un resguardo de transferencia bancaria en la sucursal bancaria. Con SBPay, aún nos gustaría ver una buena integración de las transferencias SEPA.

¿Utilizas la aplicación del administrador?

Sí y no. Yo (al igual que los demás administradores) nunca utilizo la aplicación, pero me encanta porque todos los guías la usan. Hay muy pocas funciones para los administradores, pero para los guías las notificaciones push de reservas nuevas y modificadas valen su peso en oro.

¿Pide a sus clientes que se descarguen la aplicación para facilitar las reservas recurrentes?

No, creo que el lapso entre reservas recurrentes es demasiado largo para eso con los paseos en alpaca.

¿Qué es lo que más le gusta de SimplyBook.me?

La app administradora, la combinación de proveedor de servicios, servicio y recursos, las funciones individuales.

¿Qué es lo que menos le gusta?

Las funciones que aún me faltan:

  • Pago por transferencia bancaria
  • Gestión de cancelaciones (creación de vales, reembolsos) -> en el peor de los casos tenemos que contactar manualmente con docenas de clientes en un día durante una tormenta.
  • Uso líder de pagos fallidos (función de carrito abandonado, correos electrónicos automáticos tras x días de pago abierto)
  • Más personalización para las tarjetas regalo (por ejemplo, si se imprimen o se envían por correo)

¿Ha utilizado nuestro servicio de atención al cliente y, en caso afirmativo, está satisfecho con la ayuda recibida?

Siempre he estado encantado.

¿Recomendarías SimplyBook.me a tus amigos?

Sí, de hecho ya estoy en ello y cuento las posibilidades a los amigos granjeros de alpacas.

Palabras finales

El viaje de Alpaca Village Braunschweig con SimplyBook. me demuestra el poder transformador de las soluciones digitales para mejorar las operaciones empresariales, especialmente en el sector nicho de las experiencias con alpacas. La adopción de nuestra plataforma no sólo agilizó sus complejos procesos de reserva, sino que también enriqueció la experiencia del cliente. En un mundo digital en constante evolución, historias como ésta ponen de relieve la importancia de elegir soluciones a medida que aborden directamente retos empresariales únicos.

Agradecemos a Dirk Klostermann y al equipo de Alpaca Village que hayan compartido su experiencia y nos complace apoyarles en su crecimiento y en el servicio a su clientela. Nos recuerdan que, independientemente del sector o la escala, las herramientas adecuadas pueden marcar la diferencia.

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