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Wie Alpaca Village die Buchungen mit SimplyBook.me steigerte: Eine Fallstudie

Daena Skinner
20/10/2023
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Alpaca Village

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Wir sind immer bestrebt, die zahlreichen Möglichkeiten zu erkunden, wie unsere Kunden von dem SimplyBook.me-System profitieren. Diese Fallstudie bietet einen detaillierten Einblick in eine solche Nutzererfahrung, die aus einem offenen Gespräch zwischen Dirk Klostermann von Alpakadorf und Jan Drawert, unserem Leiter der deutschsprachigen Märkte, stammt.

Das in der Region Braunschweig gelegene Alpaca Village bietet einzigartige Erlebnisse rund um die liebenswerten Alpakas. Mit der zunehmenden Komplexität der Verwaltung zahlreicher Ressourcen und Dienstleister wurde jedoch der Bedarf an einem robusten Buchungssystem deutlich.

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Dirk Klostermann war sich der administrativen Herausforderungen bewusst und erkannte die dringende Notwendigkeit an, die Planungs- und Buchungsdynamik zu verfeinern, um eine verbesserte Leistungserbringung zu gewährleisten. Die Lösung? Integration von SimplyBook.me, einer cloudbasierten Buchungsplattform, die für ihre Benutzerfreundlichkeit und Effizienz bekannt ist und sowohl für Administratoren als auch für Kunden geeignet ist.

In dieser Fallstudie wird der Transformationsprozess von Alpaca Village nach der Zusammenarbeit mit SimplyBook.me beschrieben, wobei die tatsächlichen Verbesserungen in den betrieblichen Abläufen und der Kundeninteraktion hervorgehoben werden.

Ein wichtiger Anziehungspunkt für potenzielle Kunden war der Alpaca Concept Store. Diese Einrichtung, die in diesem Jahr eingeführt wurde, dient als Einstieg für diejenigen, die mit dem Bereich der Online-Buchungen nicht vertraut sind. Mit einem Café und vielen Produkten rund um das Thema Alpaka entwickelt es sich schnell zu einem beliebten Treffpunkt. Diese Einstellung ist besonders für ältere Kunden, die ein Familienerlebnis buchen, von Vorteil, da sie so eine optimale Betreuung während der Buchung erhalten.

Foto-Kredit

Das Interview mit Dirk Klostermann von Alpaca Village:

Können Sie Ihr Unternehmen in wenigen Worten erklären?

Wir bieten exklusive Veranstaltungen mit Alpakas wie Wanderungen, Kindergeburtstage, Fotoshootings oder Hochzeiten.

Wie vermarkten Sie Ihr Unternehmen hauptsächlich?

Der größte Teil des Marketings erfolgt jetzt durch Mund-zu-Mund-Propaganda. Wir nutzen Google Ads ein wenig. Fast alle Buchungen werden über unsere Website vorgenommen. Wir sehen an den Besucherzahlen, dass die meisten Leute direkt nach uns oder Alpakas in der Region suchen. Durch SEO erhalten wir auch eine Menge organischen Traffic.

Wer ist Ihr Zielpublikum?

Je nach Tätigkeit sehr unterschiedlich, aber mit Schwerpunkt auf jungen Familien.

Haben Sie viele Stammkunden?

Es werden immer mehr. Das ist aber genau der Grund, warum wir jetzt einen Alpaka-Konzeptladen mit Café eröffnet haben: Wir brauchen für unsere Stammkunden eine Alternative zu den reinen Alpakawanderungen.

Wie viel Prozent Ihrer Buchungen erfolgen über die Buchungswebsite im Vergleich zu persönlichen Buchungen?

95 % werden über die Website abgewickelt. Wir haben eine E-Mail-Adresse und eine Telefon-Hotline (ganz neu jetzt der Shop selbst). Aber auch hier versuchen wir, die Kunden zu ermutigen, online zu buchen.

Warum haben Sie mit der Suche nach einer Buchungssoftware begonnen?

Für uns ist jedes Alpaka eine Ressource, jeder Führer ein Dienstleister, der eine Liste von Alpaka-Aktivitäten beherrscht, die für ihn spezifisch sind (die Dienstleistungen). Wir haben derzeit über 20 Dienstleister, 30 Alpakas und Dutzende von Aktivitäten. Langer Rede kurzer Sinn: Die manuelle Planung würde jeden Tag mehrere Stunden Zeit in Anspruch nehmen und wäre fehleranfällig. Und als Kunde liebe ich die Einfachheit der Online-Buchung mit PayPal-Zahlung!

Warum haben Sie sich für SimplyBook.me entschieden?

Der Markt ist klein für unsere sehr spezifischen Anforderungen. Bei der Bewertung der Tools gefiel mir das Konzept sehr gut, dass dem Kunden nur die Zeiten angezeigt werden, zu denen ein Dienstleister verfügbar ist. Dies ist ideal für Alpakawanderungen.

War es für Sie damals einfach, das umzusetzen?

Ja. Wir haben SimplyBook.me eingerichtet, bevor wir unsere Website erstellt haben. Deshalb konnten wir auch die Website oder das Geschäftsmodell an vielen Stellen an das Tool anpassen. Es klingt albern, aber eine nahtlose Tool-Integration ist sowohl eine gute UX für den Kunden als auch eine Effizienzsteigerung für uns.

Wurden damit alle Ihre geschäftlichen Anforderungen erfüllt?

Zu keinem Zeitpunkt. Wir haben uns schnell für das Premium-Paket entschieden, nicht wegen der Anzahl der Buchungen, sondern wegen der maßgeschneiderten Funktionen, aber es fehlt immer noch eine Menge.

Nutzen Sie das System auch für die Zahlungsabwicklung?

Ja, in 90 % der Fälle. Wir bieten PayPal und Stripe an. 90% verwenden PayPal, 3% Stripe und 7% scheitern. Wir nehmen mit jedem der 7 % Kontakt auf und erzielen mit fast 50 % dieser Leads eine Transaktion. Dieser Teil der Zielgruppe ist sehr analog unterwegs und bezahlt dann entweder per Online-Banking, Barzahlung im Geschäft oder Überweisungsträger in der Bankfiliale. Bei SBPay würden wir uns noch eine gute Integration von SEPA-Überweisungen wünschen.

Verwenden Sie die Administrator-App?

Ja und nein. Ich benutze die App (genau wie die anderen Administratoren) nie, aber ich liebe die App, weil alle Reiseleiter sie benutzen. Für Administratoren gibt es viel zu wenige Funktionen, aber für Reiseleiter sind die Push-Benachrichtigungen für neue und geänderte Buchungen Gold wert.

Bitten Sie Ihre Kunden, die Kunden-App herunterzuladen, um wiederkehrende Buchungen zu erleichtern?

Nein, ich denke, dass die Zeitspanne zwischen wiederkehrenden Buchungen bei Alpakawanderungen dafür zu lang ist.

Was gefällt Ihnen am besten an SimplyBook.me?

Die Administrator-App, die Kombination aus Dienstanbieter, Dienst und Ressourcen, die einzelnen Funktionen.

Was gefällt Ihnen am wenigsten an ihr?

Die Funktionen, die mir noch fehlen:

  • Zahlung per Banküberweisung
  • Stornierungsmanagement (Erstellung von Gutscheinen, Rückerstattungen) -> im schlimmsten Fall müssen wir während eines Sturms an einem Tag Dutzende von Kunden manuell kontaktieren
  • Lead-Nutzung von fehlgeschlagenen Zahlungen (abandoned cart Funktion, automatische E-Mails nach x Tagen der offenen Zahlung)
  • Mehr Personalisierung für Geschenkkarten (z. B. ob gedruckt oder per Post)

Haben Sie unseren Kundensupport in Anspruch genommen und wenn ja, waren Sie mit der Unterstützung zufrieden?

Ich habe mich immer gefreut.

Würden Sie SimplyBook.me an Ihre Freunde weiterempfehlen?

Ja, ich bin sogar schon dabei und erzähle befreundeten Alpakafarmen von den Möglichkeiten.

Letzte Worte

Die Reise von Alpaca Village Braunschweig mit SimplyBook.me zeigt die transformative Kraft digitaler Lösungen bei der Verbesserung von Geschäftsabläufen, insbesondere im Nischensektor der Alpaka-Erlebnisse. Die Einführung unserer Plattform hat nicht nur die komplexen Buchungsprozesse rationalisiert, sondern auch das Kundenerlebnis bereichert. In einer sich ständig weiterentwickelnden digitalen Welt zeigen Geschichten wie diese, wie wichtig es ist, sich für maßgeschneiderte Lösungen zu entscheiden, die direkt auf die individuellen geschäftlichen Herausforderungen eingehen.

Wir sind Dirk Klostermann und dem Team von Alpaca Village dankbar, dass sie ihre Erfahrungen mit uns geteilt haben, und freuen uns darauf, sie beim weiteren Wachstum und der Betreuung ihrer Kunden zu unterstützen. Wir werden daran erinnert, dass unabhängig von der Branche oder dem Umfang die richtigen Werkzeuge den Unterschied ausmachen können.

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