8‌ ‌Procesos‌ ‌‌Pequeños‌ ‌Negocios‌ Deberían‌ Automatizar‌ ‌para‌ ‌Mejorar‌ ‌Operaciones‌

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En los últimos años, se ha visto una exageración aparentemente ilimitada sobre la revolución tecnológica y cómo está cambiando la cara de los negocios. Ciertamente, ya vemos cambios dramáticos como resultado de nuevas innovaciones tecnológicas. La IA , en particular, está remodelando rápidamente la forma en que operan todo tipo de organizaciones. Esto está afectando a sectores tan diversos como el comercio minorista (al ayudar a las empresas a comprender mejor a sus clientes) y el cuidado de la salud. Junto con el auge de los grandes datos, la IA de la atención médica está ayudando no solo a optimizar la prestación de atención médica, sino también a generar mejores resultados para los pacientes.

Sin embargo, no son solo las grandes empresas las que están cosechando los frutos de la tendencia hacia una mayor automatización. Las pequeñas empresas también se están subiendo al tren de la automatización. La gente a menudo tiene una imagen de las pequeñas empresas como algo somnolientas y fijas en sus costumbres, pero esto no podría estar más lejos de la realidad.

La realidad es que esas pequeñas empresas son algunas de las empresas más innovadoras que existen. En masa, están aprovechando al máximo las oportunidades que ha presentado la automatización. Desde nuevas empresas de vanguardia hasta minoristas familiares muy queridos, la revolución silenciosa de la automatización ha transformado radicalmente a las pequeñas empresas .

Si tiene una pequeña empresa y está buscando modernizarse, entonces realmente necesita saber qué puede hacer la automatización por usted. Es posible que aún no se haya dado cuenta, pero hay muchos procesos comerciales cotidianos que podrían automatizarse, lo que liberaría recursos (tanto financieros como de otro tipo) que podría utilizar de manera más eficiente en otros lugares.

Los beneficios para su negocio podrían ser enormes, y más concretamente: si no está aprovechando la automatización, puede estar seguro de que sus competidores lo harán.

Entonces, para ayudarlo a tener una mejor idea de cómo puede hacer que la automatización funcione para su negocio, hemos elaborado esta lista de ocho procesos que las pequeñas empresas deben automatizar. Después de todo, hacerlo puede mejorar la eficiencia, la productividad y, lo que es más importante, la rentabilidad.

1. Reconocimiento de ingresos

El reconocimiento de ingresos es un proceso que consume mucho tiempo y requiere mucho trabajo y recursos humanos. Ata a las personas en cálculos complejos de hojas de cálculo y, con la mejor voluntad del mundo, las personas son propensas a cometer errores, cuya resolución puede llevar aún más tiempo. El software de reconocimiento de ingresos elimina este problema al automatizar todo el ciclo de vida de los ingresos. Eso permite a sus empleados dedicar su tiempo y energía a otras cosas.

2. Distribución de llamadas

Cuando dirige una pequeña empresa, es de vital importancia que sea accesible y fácil de alcanzar para sus clientes. Pero pocas pequeñas empresas pueden permitirse el lujo de tener equipos dedicados exclusivamente a atender y filtrar llamadas. Esto es un problema, ya que los clientes cuyas llamadas no son respondidas de manera rápida probablemente llevarán su cliente a otra parte.
El software de distribución automática de llamadas administra las colas de llamadas y dirige las llamadas al agente más adecuado en función de los datos de CRM, el número marcado, etc. Esto puede ahorrar cantidades considerables de recursos y simplificar la programación del centro de llamadas .

3. Pago automático de facturas

Probablemente ya esté acostumbrado a pagar las facturas automáticamente en su vida personal. Los débitos directos, después de todo, se utilizan para pagar una gran variedad de gastos. Les ahorran a los consumidores la molestia de tener que enviar los pagos manualmente todos los meses (lo que, si lo piensas bien, sería una verdadera molestia).

El pago automático de facturas funciona según el mismo principio. Es un pago recurrente programado para salir automáticamente en una fecha particular (generalmente mensual, pero quizás también trimestral, por ejemplo). Sin embargo, asegúrese de controlar los pagos automáticos de facturas salientes para no pagar nada que no debería. Aunque seguirá teniendo que rellenar una plantilla de factura en blanco para entregársela a los clientes, el pago automático de facturas le ahorrará tiempo de otras formas.

4. Reclutamiento y RRHH

El software de recursos humanos ya es ampliamente utilizado por las empresas. Ayuda a que sea más fácil para los gerentes de recursos humanos realizar un seguimiento de los registros de las personas. Por ejemplo, en lo relativo a formación y desarrollo, y expedientes disciplinarios, en su caso.

Esto ha ayudado a reducir drásticamente el papeleo y las horas de trabajo dedicadas a tareas administrativas o de baja categoría de recursos humanos. El software de contratación también está ayudando a automatizar los procesos de contratación. Para gestionar las solicitudes en grandes volúmenes, tomar decisiones de contratación más objetivas y basadas en datos sólo puede lograrse con un software de contratación de grandes volúmenes.

5. Ventas y marketing

La automatización puede ayudarlo a racionalizar sus procesos de ventas y hacerlos más eficientes. Un gerente de relaciones con los clientes automatizado, por ejemplo, puede mantenerse en contacto con clientes potenciales y recurrentes, rastreando dónde se encuentran a lo largo del embudo de ventas.

Esto ayuda a garantizar que a los posibles clientes potenciales se les envíe el contenido correcto para que sigan avanzando en ese embudo. Las herramientas de marketing por SMS , de manera similar, pueden poner su negocio ante una amplia audiencia de consumidores, incluidas las audiencias segmentadas.

6. Organizar recibos

Si aún depende de los recibos en papel, definitivamente es hora de automatizar. Cualquier persona de negocios con experiencia en buscar a tientas y raspando recibos físicos sabe cuánto tiempo lleva.

Existen aplicaciones que simplifican enormemente el proceso de seguimiento de gastos e ingresos (incluidos los gastos generados por los desplazamientos del personal para reunirse con los clientes y asistir a reuniones). Esto también reduce el riesgo de que los registros se extravíen, ya que introducir los datos sobre la marcha es mucho más sencillo con un programa de contabilidad para pequeñas empresas que con un libro mayor físico.

7. Pedido de existencias

Uno de los primeros procesos comerciales que se automatizó fue el de los pedidos de existencias, y con razón. Es fundamental para saber cuántas pequeñas empresas, más obviamente en el sector minorista, operan.

Gracias a la automatización, las existencias se pueden reponer a medida que se venden los artículos, lo que alivia en gran medida el peligro de quedarse sin productos y defraudar a los consumidores. Por lo general, los proveedores están felices de acomodar el pedido automático de existencias, no solo porque se usa mucho, sino porque también les brinda una certeza adicional.

8. Gestión y programación de la fuerza laboral

Otra tarea que consume mucho tiempo es la programación de la fuerza laboral. Hacer un seguimiento de qué miembros del personal deberían estar trabajando a qué hora en particular puede ser una verdadera pérdida de recursos. Y, como ya hemos discutido, solo somos humanos y es fácil cometer errores al elaborar una rotación de personal manualmente.
El software de administración de la fuerza laboral le permite crear horarios para su fuerza laboral para que sepan dónde se encuentran y usted sepa cuándo deberían estar en el trabajo y qué deberían estar haciendo.

John Allen – RingCentral EE. UU.
John Allen, director de SEO global en RingCentral, un proveedor global de software de UCaaS, VoIP y centros de contacto . Tiene más de 14 años de experiencia y una amplia experiencia en la creación y optimización de programas de marketing digital. Ha escrito para sitios web como Vault y BigCommerce .