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Wie ein Terminvergabesystem Ihr Tor zu einer außergewöhnlichen Kundenerfahrung ist

Amie Parnaby
27/06/2022
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Wenn Sie ein Unternehmen sind, das Kunden braucht, um Termine zu vereinbaren, haben Sie wahrscheinlich im Laufe der Jahre einige Probleme gehabt. Ob es nun um verlegte Termine, lange Wartezeiten oder das Nichterscheinen von Menschen geht, es ist frustrierender als es sein müsste.. Glücklicherweise gibt es viele digitale Lösungen für diese Probleme – und wenn sie richtig eingesetzt werden, können sie dazu beitragen, dass Ihre Kunden viel zufriedener sind. Das wiederum bedeutet, dass sie mit größerer Wahrscheinlichkeit auch in Zukunft mit Ihnen Geschäfte machen werden. Sie sind noch unschlüssig? Lesen Sie weiter, wenn wir Ihnen die Grundlagen – und die Vorteile – von Terminplanungssystemen für Ihr Unternehmen erläutern.

Was ist ein Terminplanungssystem?

Mit einem Terminvereinbarungssystem können Ihre Kunden schnell und einfach Termine mit Ihnen vereinbaren. In der Regel handelt es sich um eine Software, die in eine bestehende Website oder Anwendung integriert wird.

Viele verschiedene Unternehmen nutzen diese Systeme zunehmend in dienstleistungsorientierten Branchen. Sie sind auch bei jüngeren Kunden sehr beliebt. Einige der besten Dienste zur Terminplanung sind Calendly, Vcita und SimplyBook.me.

Spezielle Terminvereinbarungssysteme nehmen den Stress aus der Terminvereinbarung, vor allem weil sie die dafür benötigte Zeit reduzieren. Anstatt in langen Warteschlangen auf einen Termin zu warten, können Sie die Terminvergabe selbst in die Hand nehmen. Sie können dies auch zu einer größeren Anzahl von Zeiten tun, als dies bei herkömmlichen Buchungssystemen möglich ist.

Diese Systeme rationalisieren jedoch nicht nur den Prozess der Terminbuchung. Sie können Ihren Kunden auch andere Vorteile bieten. Diese können Benachrichtigungen über fällige Termine enthalten oder sogar eine Belohnung (z. B. einen Gutschein oder eine Geschenkkarte) für eine bestimmte Geschäftsbeziehung mit Ihnen senden.

Diese Art von Vorteilen kann auch dazu beitragen, die Kundenbindung zu verbessern. Dies ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, denn die Gewinnung neuer Kunden ist oft weniger erstrebenswert als die Bindung der bereits vorhandenen.

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Was ist Kundenerfahrung?

Die Kundenerfahrung bezieht sich darauf, wie Ihre Kunden nach der Interaktion mit Ihrem Unternehmen reagieren, sei es direkt oder indirekt.

Direkte Interaktionen finden statt, wenn ein Kunde Sie gezielt aufsucht und etwas tut, z. B. Ihr Produkt kauft oder mit Ihren Mitarbeitern spricht. Indirekte Interaktionen treten auf, wenn Kunden Ihnen begegnen, ohne es zu wollen. Dies kann zum Beispiel durch eine Anzeige oder eine Rezension geschehen.

Dies soll verdeutlichen, dass die Kundenerfahrung durch verschiedene Faktoren beeinflusst werden kann. Aber wie auch immer das geschieht, es ist wichtig, dass Sie sich bemühen, in möglichst vielen Situationen gute Erfahrungen zu machen. Denn schon eine einzige schlechte Erfahrung kann einen Teil Ihres Publikums für immer entfremden.

Die Macht der Terminplanungssysteme

Wenn Ihre Kunden einen Termin mit Ihnen vereinbaren müssen, ist ein spezielles, qualitativ hochwertiges System für diesen Zweck ein guter Schritt. Sie kann das Kundenerlebnis auf verschiedene Weise verbessern, die ich im Folgenden hervorhebe.

1. Ein guter erster Eindruck

In der Geschäftswelt zählt der erste Eindruck sehr viel. Durch das Internet ist es sehr einfach, eine Alternative für Ihr Unternehmen zu finden. Deshalb können Sie es sich nicht leisten, den Leuten einen dummen Grund zu geben, Sie abzulehnen – vor allem, wenn Sie als kleines Unternehmen versuchen, Kunden zu gewinnen.

Die Kunden werden wahrscheinlich zumindest einige Nachforschungen über Sie anstellen, bevor sie einen Termin vereinbaren. Ihre Website, Ihre Konten in den sozialen Medien und Kundenrezensionen können dazu beitragen, den Kunden einen Eindruck von Ihrem Unternehmen zu vermitteln, bevor sie sich an Sie wenden. Aber ein schlechtes Terminsystem kann auch dann schaden, wenn der Eindruck positiv ist.

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Ein intuitiv bedienbares und leicht zu findendes Terminsystem sorgt für einen guten Start Ihrer Geschäftskundenbeziehung. Denken Sie daran, dass Sie Ihre Buchungsseite auch an verschiedenen Stellen verlinken können, z. B. in sozialen Medien und (wenn Sie Partner finden) auf anderen Websites. All dies ist eine wichtige Botschaft an die Kunden, nämlich nicht nur, dass es Sie gibt, sondern auch, dass es keine Hindernisse gibt, mit Ihnen Geschäfte zu machen.

2. Benutzerfreundlichkeit

Natürlich darf Ihr Terminsystem nicht nur leicht zu finden sein, sondern muss auch leicht zu bedienen sein. Wenn Sie ein System anbieten, das jeder verstehen kann, wird das den ersten positiven Eindruck der Menschen von Ihnen verstärken. Wichtig ist auch, dass die Terminbuchung nicht zu lange dauert.

Scheuen Sie sich nicht, ein Terminsystem auszuprobieren, bevor Sie es bei Ihren Kunden einführen. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich darin zurechtzufinden (ganz oder teilweise), kann das ein Zeichen dafür sein, dass ein Teil davon geändert werden muss.

Wenn Sie ein System zur Terminplanung finden, mit dem Sie zufrieden sind (und das über Funktionen verfügt, die Ihre Kunden zu schätzen wissen), haben Sie einen erheblichen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern. Einen Termin zu buchen, zu verschieben oder zu stornieren, kann für Kunden eine stressige Erfahrung sein. Dies gilt insbesondere dann, wenn sie dies am Telefon tun müssen. Lange Wartezeiten und schlechte Verbindungen verschärfen diese Probleme noch. Dadurch sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden mit Ihnen in Kontakt treten, drastisch.

Ein Online-Terminvereinbarungssystem beseitigt diese Probleme mit telefonischen Terminen mit einem Schlag, zumal der Zugang nicht auf die üblichen Arbeitszeiten beschränkt ist. Dieser Grad an Zugänglichkeit wird die Erfahrungen Ihrer Kunden wahrscheinlich massiv verbessern. Das erklärt auch, warum andere Technologien (wie die Chatbot-Unterstützung) so beliebt sind.

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3. Geringeres Risiko, Termine zu verpassen

Der digitale Charakter von Terminplanungssystemen hilft den Menschen auch, ihre Termine tatsächlich wahrzunehmen. Sie können ganz einfach automatische Erinnerungen oder Benachrichtigungen über einen Termin an Personen senden. Da das Verpassen eines Termins selbst eine Quelle von Stress ist, werden Ihre Bemühungen, dieses Problem zu lösen, von Ihren Kunden – und Ihren Mitarbeitern – zweifellos geschätzt werden.

Terminplanungssysteme bieten oft verschiedene Möglichkeiten, Erinnerungen zu versenden. Sie können sie zu bestimmten Zeiten (z. B. einen Tag, eine Stunde oder ein paar Minuten) vor Beginn eines Termins versenden.

Alternativ können Sie von Ihren Kunden eine kleine Gebühr für die Vereinbarung eines Termins verlangen. Dies kann natürlich ein hervorragender Anreiz sein, einen Termin wahrzunehmen, denn die Menschen verschwenden nur ungern ihr eigenes Geld.

Dies kann die Kunden aber auch davon abhalten, überhaupt einen Termin zu vereinbaren. Ziehen Sie in Erwägung, die Gebühr zu erstatten, wenn die Kunden nicht erscheinen, oder einen Rabatt anzubieten, wenn sie später weitere Termine mit Ihnen vereinbaren.

4. Bessere Nutzung der Zeit

Die Online-Terminvergabe vereinfacht die Abläufe für Kunden, Sie und Ihre Mitarbeiter. Denn damit werden die Probleme beseitigt, die bei der Erfassung eines Termins für einen Kunden auftreten können.

Die Erfassung von Terminen ohne ein entsprechendes Tool kann zu einem administrativen Kraftakt werden. Wenn Sie einen herkömmlichen Terminkalender verwenden, kann dieser leicht verlegt werden. Wenn Sie ein Offline-System auf einem Computer verwenden, kann es zu Hardware-Fehlfunktionen kommen. Diese Probleme kosten sowohl Sie als auch Ihre Kunden viel Zeit und beeinträchtigen die Erfahrungen der Kunden auf dem Weg dorthin.

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Wenn die Kunden ihre Termine (zumindest bis zu einem gewissen Grad) selbst verwalten können, bleibt mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben. Viele davon kommen direkt den Kunden selbst zugute. Dazu gehören Dinge wie die Planung von Sitzungen und die Durchführung von Recherchen. Das bedeutet, dass Sie, wenn der Termin kommt, besser als je zuvor darauf vorbereitet sind, und dass sich auch Ihr Ruf verbessert.

5. Mehr Informationen über Kunden

Weitere Vorteile für die Kunden ergeben sich aus den Informationen, die ein Terminvereinbarungssystem bietet. Diese Systeme können Ihnen im Voraus mitteilen, wer den Termin vereinbart hat, wann er stattfindet und welche Anforderungen er hat.

All dies trägt dazu bei, dass Ihre Termine produktiver werden und Sie Ihre Ressourcen effizienter einsetzen können. Dies gilt insbesondere dann, wenn ein Kunde (oder mehrere Kunden) besondere Anforderungen hat. Sie können sogar Eingangsfragen stellen, damit die Termine erfolgreicher verlaufen.

Terminplanungssysteme können aber auch schnell Daten über Kundeninteraktionen sammeln. Dazu gehören Dinge wie die durchschnittliche Wartezeit und der Prozentsatz der nicht erschienenen Kunden. Die Untersuchung dieser Art von Daten kann Ihnen helfen, Ihre Geschäftsabläufe zu verbessern.

Wenn Sie sich Gedanken über Ihr Terminsystem machen, scheuen Sie sich nicht, Ihre Kunden um ein Feedback zu ihren Erfahrungen zu bitten. Wenn Sie diese Sorgfalt an den Tag legen, können Sie einen positiven Eindruck hinterlassen, auch wenn es noch ein Problem zu lösen gibt. Es kann Ihnen auch helfen, kulturelle blinde Flecken und andere Aktivitäten wie Diversität beim Softwaretesten zu erkennen.

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Terminvereinbarungssysteme sind ein Muss für dienstleistungsorientierte Unternehmen. Sie spiegeln den anhaltenden Trend zu Bequemlichkeit und Digitalisierung in unserem täglichen Leben wider und nehmen uns den Stress dieser speziellen Aufgabe ab. Sie können Ihnen auch dabei helfen, Ihre Kunden besser zu verstehen und Ihren Kundenstamm zu erhalten oder zu erweitern.

Wir bei Dialpad sind stolz darauf, viele verschiedene Dienstleistungen für diese Unternehmen anbieten zu können. Wir arbeiten mit Unternehmen aus der Gesundheits-, Rechts- und Immobilienbranche zusammen, um sie bei der richtigen Kommunikation mit ihren Kunden zu unterstützen. Wenn Sie mehr über uns erfahren möchten, besuchen Sie noch heute die Dialpad Website.

Bio:

Jessica Day – Senior Direktorin, Marketingstrategie, Dialpad

Jessica Day - Autorin von Wie ein Terminvereinbarungssystem Ihr Tor zu einer außergewöhnlichen Kundenerfahrung ist

Jessica Day ist Senior Director für Marketingstrategie bei Dialpad, einer modernen Plattform für Unternehmenskommunikation, die jede Art von Konversation auf die nächste Stufe hebt und Gespräche in Chancen verwandelt. Sie ist Expertin in der Zusammenarbeit mit multifunktionalen Teams zur Durchführung und Optimierung von Marketingmaßnahmen für Unternehmens- und Kundenkampagnen. Jessica hat auch Inhalte für Kanbanize und Designlike geschrieben. Hier ist ihr LinkedIn.

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