Herausforderungen für kleine Dienstleistungsunternehmen bei der Verwaltung von Buchungen

This post is also available in:

Buchungen sind das Herzstück eines jeden Unternehmens im Dienstleistungssektor. Deshalb müssen kleine Unternehmen wie Friseursalons, Nachhilfeinstitute oder Zahnarztpraxen in der heutigen hektischen Welt ihre Buchungen gut verwalten, um erfolgreich zu sein. Aber die Wahrheit ist, dass die Bearbeitung von Buchungen mit Herausforderungen verbunden ist. Das gilt selbst im heutigen Zeitalter der Technologie. Stellen Sie sich vor, Sie lernen eine neue Technologie und sorgen gleichzeitig dafür, dass Ihre Kunden sie problemlos nutzen können.

Dieser Artikel befasst sich mit diesen Herausforderungen und einigen intelligenten Möglichkeiten, sie zu bewältigen. Wir werden uns auch mit anderen Lösungen für den langfristigen Erfolg befassen, wie z.B. Weiterbildung und Verbesserung des Kundendienstes. Wir zeigen Ihnen, wie einige kleine Unternehmen ihre Buchungen besser verwalten und ihre Kunden bei Laune halten konnten.

Herausforderung 1: Umstellung auf digitale Buchungssysteme

Die Tage der manuellen Buchungen sind längst vorbei. Im Zuge der digitalen Transformation buchen immer mehr Kunden lieber online. McKinsey weist jedoch auf eine digitale Lücke hin: 77 % der Unternehmen haben digitale Plattformen eingeführt, doch nur 10 % erreichen eine vollständige Skalierung oder Übernahme, und 20 % verwalten digitale Kontakte ohne Unterstützung. Leider schrecken Sie Kunden ab, wenn Sie schwer zu finden oder zu erreichen sind. McKinsey empfiehlt daher, der Digitalisierung Priorität einzuräumen.

Aber seien wir ehrlich: Die Umstellung auf die Nutzung von Computern und Smartphones für Buchungen ist zwar ein kluger Schritt, aber nicht ganz so einfach wie gedacht. Das gilt vor allem für Geschäftsleute, die nicht technisch versiert sind oder deren Kunden nicht mit der Technik vertraut sind. Außerdem gibt es zu viele digitale Buchungssysteme, und es könnte entmutigend sein, sie zu überprüfen. Aber wir alle wissen, dass dieser Wandel früher oder später stattfinden muss.

Die Lösung

Der beste Weg, die Umstellung auf digitale Buchungen zu bewältigen, besteht darin, ein einfaches System zur Verwaltung der Buchungen für das Unternehmen und seine Kunden zu wählen. Sie sollte auf dem Handy einfach zu bedienen sein und gut mit den sozialen Medien verknüpft sein, woher viele Kunden kommen. So können Sie zum Beispiel mit einem beliebigen WhatsApp-CRM Erinnerungen an Kunden über ihre Termine auf WhatsApp senden. Den Statistiken von Zippia zufolge kann die Funktion, Erinnerungen zu versenden, die Zahl der verpassten Termine um 29% senken.

Um das beste digitale Buchungssystem auszuwählen, sollten Sie sich nicht alle ansehen müssen:

• Lesen Sie Bewertungen oder fragen Sie andere Unternehmen, was sie verwenden.
• Listen Sie die, die Ihnen gefallen, auf und sprechen Sie mit dem Kundenservice.
• Probieren Sie sie mit kostenlosen Testversionen aus.

Der Fall einer erfolgreichen Umstellung auf digitale Buchungssysteme

Die Modellbauwerkstatt Braunschweig an der Technischen Universität stand vor einer Herausforderung: Ihr altes Verfahren zur Buchung von Studentenmaterial war zu kompliziert. Sie brauchten ein System, das für Mitarbeiter und Studenten einfach zu bedienen war.

Nachdem sie einen Anbieter ausprobiert hatten, der ihre Bedürfnisse nicht erfüllte, fanden sie schließlich einen, der ihren Anforderungen entsprach. Diese neue Plattform ermöglicht es Studenten, online Geräte wie 3D-Drucker und Laser zu buchen. Eine wichtige Funktion, die sie eingeführt haben, sind QR-Codes, die es den Studenten noch einfacher machen, durch einfaches Scannen eines Codes zu buchen.

Herausforderung 2: Kundenerwartungen und -erfahrungen verwalten

Heutzutage möchten die Menschen, dass die Buchung von Terminen oder Dienstleistungen super einfach und schnell geht, und sie bevorzugen es, ihr Telefon oder ihren Computer für die Verwaltung von Buchungen zu benutzen.

Salesforce fand sogar heraus, dass 8 von 10 Personen der Meinung sind, dass die Art und Weise, wie ein Unternehmen sie behandelt, genauso wichtig ist wie der Service oder das Produkt, das sie erhalten. Das bedeutet auch, dass sie möchten, dass der Buchungsprozess reibungslos und persönlich abläuft. Aber wie machen Sie das?

Die Lösung

Um die Erwartungen der Kunden bei der Einführung eines Buchungssystems besser zu erfüllen,

• Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit der Technologie (z.B. Helpdesk-Systeme ), um außergewöhnlichen Service zu bieten.
• Implementieren Sie Funktionen wie Terminerinnerungen, um das Kundenerlebnis zu verbessern.
• Stellen Sie nach den Dienstleistungen Feedback-Formulare zur Verfügung, um die Zufriedenheit Ihrer Kunden zu ermitteln und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
• Ermutigen Sie zu Online-Bewertungen, um Vertrauen bei neuen Kunden aufzubauen.
• Nutzen Sie Kundendaten, um Ihre Kommunikation und Angebote zu personalisieren, denn dadurch fühlt sich jeder Kunde wertgeschätzt.
• Wenn Sie den Einstieg in den E-Commerce wagen möchten, sollten Sie Methoden erforschen, wie Sie auf Amazon ohne Inventar verkaufen können. Auf diese Weise können Sie sich auf Kundenbeziehungen und Marketing konzentrieren, während Logistik und Lagerverwaltung von anderen übernommen werden.

Der Fall eines effizienten Dienstleisters und zufriedener Kunden

Kathleen Birch, eine Hautpflegeexpertin mit jahrelanger Erfahrung, fand es schwierig, mit all ihren Buchungen Schritt zu halten, da sie alles per Telefon oder E-Mail erledigte. Dies nahm zu viel von ihrer Zeit in Anspruch. Sie beschloss, ein Buchungssystem zu verwenden, um ihre Arbeit effizienter zu gestalten.

Mit diesem neuen System konnten ihre Kunden ihre Termine online buchen, wo und wann sie wollten, sogar nachts. Das machte die Sache für Kathleen viel einfacher, und auch ihre Kunden waren begeistert. Jetzt verbringt sie weniger Zeit am Telefon und muss sich seltener mit verpassten Terminen herumschlagen.

Herausforderung 3: Mitarbeiterschulung und Systemintegration

Die Einführung eines neuen Systems ist immer eine Herausforderung, insbesondere bei der Verwaltung von Buchungen, denn Sie müssen allen Mitarbeitern beibringen, wie man das System richtig nutzt. Die Umstellung auf ein neues System ist schwierig, da sich alle Beteiligten an die neue Technologie gewöhnen müssen, ohne dass es zu Problemen bei Ihren Abläufen und den Erfahrungen Ihrer Kunden kommt.

Die Lösung

Veränderungen sind nie einfach, daher sollten Sie sich bei der Auswahl eines Buchungssystems für ein benutzerfreundliches und stark anpassbares System entscheiden. Für einen reibungslosen Übergang zur Nutzung des Systems für Ihr Unternehmen,

• Beziehen Sie Ihr Team in den Auswahlprozess Ihres neuen Systems ein, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen aller Beteiligten entspricht. So können Sie auch feststellen, ob sich das neue System gut in Ihren bestehenden Prozess integrieren lässt.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter mit praktischen Übungen und regelmäßigen Auffrischungen.
• Richten Sie eine zentrale Wissensdatenbank ein, in der Ihre Mitarbeiter Antworten auf häufige Fragen finden können.
• Überwachen Sie die Nutzung des Systems und holen Sie Feedback von den Mitarbeitern ein, um notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Der Fall einer erfolgreichen Website-Integration

Smile Pop, eine Zahnklinik in New York, brauchte einen besseren Weg, um Termine zu verwalten, da sie sehr viele Patienten hatten. Sie brauchten ein System, das Termine besser verwalten konnte und sich nahtlos in ihre Website einfügte. Sie haben sich für SimplyBook.me entschieden, weil sie damit mehr Dinge auf ihre Weise erledigen können und es einfacher ist, es zu benutzen.

Dr. Courtney Barry, die Leiterin der Klinik, fand es gut, dass das System auch ohne Programmierkenntnisse sehr individuell angepasst werden kann. Das bedeutete, dass sie das Buchungssystem so gestalten konnten, dass es wie ein Teil ihrer Website aussah und sich auch so anfühlte, was wichtig war, um ihre Marke konsistent zu halten.

Sie integrierten das System in ihre Website und schufen so einen direkten Link für Patienten, um Termine zu buchen. So wurde das Buchen einfacher und leichter zugänglich. Ihre Online-Buchungen machen inzwischen 90% der Termine für neue Patienten aus.

Herausforderung 4: Finanzplanung und Investitionen in Wachstum

Jedes Unternehmen, ob groß oder klein, muss sich Gedanken darüber machen, wie es sein Geld sinnvoll ausgibt, insbesondere wenn es wachsen will. Zu ihren Überlegungen gehören auch Ausgaben für neue Technologien. Die Einführung eines neuen Systems, mit dem Sie Ihre Buchungsverwaltung effizienter gestalten können, ist mit zusätzlichen Kosten verbunden. Die Frage ist also: Sollten Sie sich einen zulegen oder nicht? Die Beratung durch einen Finanzcoach kann Ihnen bei diesen Investitionen helfen.

Die Lösung

Nun, um ein Buchungssystem kommen Sie nicht herum, wenn Sie Dienstleistungen anbieten. Die bessere Frage ist also, wie Sie diese Ausgaben lohnenswert machen. So geht’s:

• Schauen Sie sich an, wie viel Geld Sie haben und entscheiden Sie sich für Ihre großen Ziele. Fragen Sie sich, warum Sie das System brauchen und wie viel Sie dafür ausgeben werden.
• Vergleichen Sie Preise und Funktionen, wenn Sie sich über Buchungssysteme informieren. Sie müssen innerhalb Ihres Budgets arbeiten, ohne auf die notwendigen Funktionen zu verzichten.
• Testen Sie die Systeme, bevor Sie sie vollständig für Ihr Unternehmen einführen

Mehr über den Umgang mit Geld und die Planung der Zukunft Ihres Unternehmens zu lernen, ist eine weitere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Finanzen gut verwalten. Mit Online-Kursen, die nicht viel kosten, können Sie sich zum Beispiel das richtige Know-how aneignen. Sie könnten sich für die günstigsten Online-Master entscheiden, insbesondere für einen MBA oder einen in Finanzwesen, um Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse zu erweitern, während Sie Ihr Unternehmen weiterführen. Solche Programme behandeln Themen, die Ihnen direkt dabei helfen können, im Geschäft besser zu werden.

Der Fall der Suche nach einem kosteneffizienten Buchungssystem

Mandel Dermatology, eine in New York ansässige Hautklinik, hatte Probleme mit ihrem früheren Terminbuchungsservice, der zwar viel kostete, dem aber wesentliche Funktionen fehlten. Sie suchten nach einem neuen System und stießen dabei auf SimplyBook.me.

Ihr neues System könnte monatlich Geld sparen und mehr Menschen dazu bringen, Termine online zu buchen. Es wurde auch einfacher, mit Kunden über E-Mails und Nachrichten zu kommunizieren und die E-Mail- und Benachrichtigungseinstellungen an ihre Bedürfnisse anzupassen. Und was noch wichtiger ist: Sie erhielten wertvolle Einblicke in ihre Marketingstrategien.

Überwinden Sie Herausforderungen im Buchungsmanagement

Die Verwaltung von Buchungen kann eine große Aufgabe für kleine Unternehmen mit Dienstleistungen sein, die sich stark auf eine effiziente Terminplanung für Kunden verlassen. Sie müssen sich mit neuen Technologien auseinandersetzen, die Bedürfnisse ihrer Kunden ermitteln und Wege finden, ihr Geschäft auszubauen. Aber es gibt Lösungen.

Die Verwendung eines einfachen Online-Buchungssystems kann einen großen Unterschied machen. Das macht die Dinge sowohl für das Unternehmen als auch für die Kunden einfacher. Außerdem kann es hilfreich sein, Zeit zu investieren, um mehr über Finanzplanung und Geschäftswachstum zu lernen. Sie können sogar erschwingliche Online-Kurse belegen, um Ihr Unternehmen besser zu führen.

Mit den richtigen Tools und Kenntnissen können kleine Unternehmen ihre Buchungen viel besser verwalten und ihre Kunden zufrieden stellen.