8 Prozesse, die kleine Unternehmen automatisieren sollten, um ihren Betrieb zu verbessern

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In den letzten Jahren gab es einen scheinbar grenzenlosen Hype um die technologische Revolution und wie sie das Gesicht der Wirtschaft verändert. Sicherlich erleben wir bereits dramatische Veränderungen infolge neuer technologischer Innovationen. Insbesondere die künstliche Intelligenz (KI) verändert die Art und Weise, wie alle Arten von Organisationen arbeiten, rapide. Dies betrifft so unterschiedliche Sektoren wie den Einzelhandel (indem es Unternehmen hilft, ihre Kunden besser zu verstehen) und das Gesundheitswesen. In Verbindung mit dem Aufkommen von Big Data trägt KI im Gesundheitswesen nicht nur dazu bei, die Gesundheitsversorgung zu rationalisieren, sondern auch bessere Ergebnisse für die Patienten zu erzielen.

Aber nicht nur große Unternehmen profitieren von dem Trend zu mehr Automatisierung. Auch kleine Unternehmen sind auf den Automatisierungszug aufgesprungen. Die Menschen haben oft das Bild von kleinen Unternehmen, die etwas verschlafen und eingefahren sind, aber das könnte nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein.

Die Realität ist, dass diese kleinen Unternehmen zu den zukunftsorientiertesten Firmen überhaupt gehören. Sie nutzen massenhaft die Möglichkeiten, die die Automatisierung bietet. Von innovativen Start-ups bis hin zu beliebten kleinen Einzelhändlern hat die stille Revolution der Automatisierung kleine Unternehmen radikal verändert.

Wenn Sie ein kleines Unternehmen leiten und modernisieren wollen, sollten Sie wissen, was Automatisierung für Sie bedeuten kann. Vielleicht haben Sie es noch nicht bemerkt, aber es gibt viele alltägliche Geschäftsprozesse, die automatisiert werden könnten – und damit Ressourcen (sowohl finanzielle als auch andere) freisetzen, die Sie an anderer Stelle effizienter einsetzen könnten.

Die Vorteile für Ihr Unternehmen könnten enorm sein, und was noch wichtiger ist: Wenn Sie die Vorteile der Automatisierung nicht nutzen, können Sie sicher sein, dass Ihre Konkurrenten es tun.

Um Ihnen eine bessere Vorstellung davon zu vermitteln, wie Sie die Automatisierung für Ihr Unternehmen nutzen können, haben wir diese Liste mit acht Prozessen erstellt, die kleine Unternehmen automatisieren sollten. Schließlich kann dies die Effizienz, die Produktivität und – was am wichtigsten ist – die Rentabilität verbessern.

1. Umsatzrealisierung

Die Erfassung der Einnahmen ist ein zeitaufwändiger Prozess, der viel Arbeit und Personal erfordert. Sie bindet Menschen in komplexe Tabellenkalkulationen ein, und beim besten Willen neigen Menschen dazu, Fehler zu machen, deren Behebung noch mehr Zeit in Anspruch nehmen kann. Eine Software zur Umsatzrealisierung vermeidet dieses Problem, indem sie den gesamten Lebenszyklus der Einnahmen automatisiert. So können Ihre Mitarbeiter ihre Zeit und Energie auf andere Dinge verwenden.

2. Verteilung der Anrufe

Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie für Ihre Kunden erreichbar und leicht zu erreichen sind. Aber nur wenige kleine Unternehmen können es sich leisten, Teams zu beschäftigen, die sich ausschließlich mit der Entgegennahme und Sichtung von Anrufen beschäftigen. Das ist ein Problem, denn Kunden und Klienten, deren Anrufe nicht umgehend entgegengenommen werden, werden sich wahrscheinlich anderweitig umsehen.
Die Software zur automatischen Anrufverteilung verwaltet die Warteschlangen und leitet die Anrufe auf der Grundlage von CRM-Daten, der gewählten Nummer usw. an den am besten geeigneten Agenten weiter. Dies kann erhebliche Ressourcen einsparen und die Terminplanung der Callcenter vereinfachen.

3. Automatische Rechnungszahlung

Wahrscheinlich sind Sie in Ihrem Privatleben bereits daran gewöhnt, Rechnungen automatisch zu bezahlen. Schließlich werden Lastschriften für die Bezahlung einer Vielzahl von Ausgaben verwendet. Sie ersparen den Verbrauchern die monatliche manuelle Überweisung von Zahlungen (was, wenn man darüber nachdenkt, wirklich mühsam wäre).

Die automatische Bezahlung von Rechnungen funktioniert nach demselben Prinzip. Dabei handelt es sich um eine wiederkehrende Zahlung, die automatisch zu einem bestimmten Datum erfolgt (in der Regel monatlich, aber vielleicht auch vierteljährlich). Achten Sie jedoch darauf, dass Sie Ihre ausgehenden automatischen Rechnungszahlungen im Auge behalten, damit Sie nichts bezahlen, was Sie nicht bezahlen sollten. Sie müssen zwar immer noch eine Blanko-Rechnungsvorlage für Ihre Kunden ausfüllen, aber die automatische Rechnungszahlung spart Ihnen auf andere Weise Zeit.

4. Rekrutierung und HR

HR-Software ist in den Unternehmen bereits weit verbreitet. Es erleichtert den Personalverantwortlichen den Überblick über die Daten der einzelnen Personen. Zum Beispiel in Bezug auf die Aus- und Weiterbildung und gegebenenfalls auf disziplinarische Aufzeichnungen.

Dies hat dazu beigetragen, den Papierkram und die Arbeitsstunden, die für unbedeutende oder administrative HR-Aufgaben aufgewendet werden, drastisch zu reduzieren. Einstellungssoftware trägt auch dazu bei, die Einstellungsverfahren zu automatisieren. Die Verwaltung von Bewerbungen in großen Mengen und das Treffen objektiver und datengestützter Einstellungsentscheidungen kann nur mit einer Software für die Personalbeschaffung in großen Mengen erreicht werden.

5. Vertrieb und Marketing

Die Automatisierung kann Ihnen helfen, Ihre Verkaufsprozesse zu rationalisieren und effizienter zu gestalten. Ein automatisierter Kundenbeziehungsmanager kann zum Beispiel sowohl mit potenziellen als auch mit wiederkehrenden Kunden in Kontakt bleiben und verfolgen, wo sie sich im Verkaufstrichter befinden.

Auf diese Weise wird sichergestellt, dass potenziellen Kunden die richtigen Inhalte zugesandt werden, damit sie in diesem Trichter weiter vorankommen. Mit SMS-Marketing-Tools können Sie Ihr Unternehmen einer großen Zahl von Verbrauchern vorstellen, einschließlich segmentierter Zielgruppen.

6. Quittungen ordnen

Wenn Sie immer noch auf Papierquittungen angewiesen sind, ist es definitiv an der Zeit, diese zu automatisieren. Jeder Unternehmer, der schon einmal auf der Suche nach physischen Belegen war, weiß, wie zeitraubend das ist.

Es gibt Apps, die das Nachverfolgen von Ausgaben und Einnahmen (einschließlich der Ausgaben, die durch Reisen der Mitarbeiter zu Kunden und Meetings entstehen) erheblich vereinfachen. Dies verringert auch das Risiko, dass Aufzeichnungen verlegt werden, da die Eingabe von Daten im laufenden Betrieb mit einer Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen viel einfacher ist als mit einem physischen Hauptbuch.

7. Lagerbestellung

Einer der ersten Geschäftsprozesse, der automatisiert wurde, war der der Lagerbestellungen, und das aus gutem Grund. Sie ist für viele kleine Unternehmen, vor allem im Einzelhandel, von grundlegender Bedeutung.

Dank der Automatisierung können die Lagerbestände nach und nach aufgefüllt werden, so dass die Gefahr, dass die Produkte ausgehen und die Verbraucher enttäuscht werden, deutlich verringert wird. Die Lieferanten sind im Allgemeinen gerne bereit, die automatische Lagerbestellung zu akzeptieren, nicht nur, weil sie so weit verbreitet ist, sondern auch, weil sie ihnen zusätzliche Sicherheit bietet.

8. Personalverwaltung und Personaleinsatzplanung

Eine weitere zeitraubende Aufgabe ist die Personaleinsatzplanung. Die Übersicht darüber zu behalten, welche Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt arbeiten sollten, kann eine echte Belastung für die Ressourcen darstellen. Und wie wir bereits besprochen haben, sind wir auch nur Menschen, und bei der manuellen Ausarbeitung eines Dienstplans können leicht Fehler unterlaufen.
Mit einer Personalverwaltungssoftware können Sie Zeitpläne für Ihre Mitarbeiter erstellen, so dass diese wissen, wo sie stehen, und Sie wissen, wann sie bei der Arbeit sein sollten und was sie zu tun haben.

John Allen – RingCentral US
John Allen, Director, Global SEO bei RingCentral, einem globalen Anbieter von UCaaS, VoIP und Contact Center Software. Er verfügt über mehr als 14 Jahre Erfahrung und einen umfassenden Hintergrund im Aufbau und der Optimierung von digitalen Marketingprogrammen. Er hat für Websites wie Vault und BigCommerce geschrieben.