6 Strategien für ein effektives Management der Kundenwarteliste

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Die Gründung und der Aufbau eines kleinen Unternehmens in einer wettbewerbsintensiven Branche ist eine enorme Leistung. Es kostet Zeit, Geld und enorme Anstrengungen, eine Marke aufzubauen, hochwertige Kunden zu gewinnen und Ihr kleines Unternehmen voranzubringen.. Aber jetzt, wo Sie es geschafft haben und sich mit Sicherheit als erfolgreicher Unternehmer bezeichnen können, stehen Sie an einem Scheideweg.

Nun, da Ihr Unternehmen mehr Kunden anzieht, als Sie auf einmal bewältigen können, sind Sie gezwungen, Leute abzuweisen. Oder sind Sie es? Potenzielle Kunden abzuweisen, ist das Letzte, was Sie in dieser Phase der Unternehmensentwicklung tun sollten.

Jeder potenzielle Kunde, den Sie abweisen, ist ein Kunde, der das, was Sie anbieten, woanders bekommt, was bedeutet, dass Ihnen potenzielle Einnahmen und Geschäftsmöglichkeiten entgehen. Stattdessen sollten Sie eine Kunden-Warteliste erstellen und verwalten.

Hier erfahren Sie, was Sie tun müssen, um Ihr Unternehmen zu neuen Höhen des Erfolgs zu führen.

Gründe und Anzeichen dafür, dass Sie eine Kundenwarteliste benötigen

Bevor wir uns mit den konkreten Strategien befassen, mit denen Sie eine Kundenwarteliste verwalten (und Kunden davon überzeugen können, auf Sie zu warten), müssen wir uns eine wichtige Frage stellen: Brauchen Sie überhaupt eine? Das wichtigste Anzeichen dafür, dass Sie eine Warteliste brauchen, ist zweifellos, dass Sie einfach keine Zeit haben, noch mehr Arbeit anzunehmen.

Aber es gibt noch mehr Anzeichen, unter anderem:

• Feeling stressed and overwhelmed
• Losing track of your projects and processes
• Not committing to each client like you used to
• Time management is more complicated than ever
• Things are starting to slip through the cracks, and you’re making mistakes
• You’re cutting precious time out of your personal life
• You’re feeling burnt out, and you’re losing focus, motivation, and daily zeal

Wenn eines dieser Anzeichen auf Sie zutrifft, ist es klar, dass Sie eine Kundenwarteliste brauchen. Es kann jedoch schwierig sein, diesen Schritt zu tun, wenn Sie, wie so viele andere, unter dem Hochstaplersyndrom leiden.

Sie glauben vielleicht nicht, dass die Leute tatsächlich auf Sie warten werden und dass Sie es nicht wert sind, aber es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Ihr Wert das ist, was Sie hierher gebracht hat. Sie sind es auf jeden Fall wert, einfach weil Sie Leute abweisen müssen – so beschäftigt und begehrt sind Sie.

Lesen Sie auf jeden Fall unseren Leitfaden zur Überwindung des Hochstaplersyndroms, wenn Sie damit zu kämpfen haben, aber jetzt lassen Sie uns erst einmal über eine effektive Verwaltung der Kundenwarteliste sprechen.

Strategien zur professionellen Verwaltung der Warteliste Ihrer Kunden

1. Erfassen Sie Anfragen über Opt-in-Formulare

Zunächst ist es wichtig, einen strukturierten Ansatz für das Interessentenmanagement zu wählen und sicherzustellen, dass Sie Geschäftsanfragen effektiv bearbeiten. Sie können zwar Ihre E-Mail-Antworten automatisieren, um Kunden mitzuteilen, dass sie sich auf Ihre Warteliste setzen lassen können, aber es ist besser, sich tatsächlich mit ihnen zu treffen, ihre Bedürfnisse zu besprechen und ihnen dann vorzuschlagen, zu warten, bis Sie wieder verfügbar sind.

Auf diese Weise können Sie Ihr Können unter Beweis stellen, den Zeitplan für das Projekt erörtern und genau sagen, wann Sie es übernehmen können. In diesem Sinne sollten sie in der Lage sein, Termine über Ihre E-Mail-Kampagnen zu buchen, aber auch über Ihre Website.

Es kann einfacher sein, ein Buchungsformular in WordPress zu erstellen als auf Standard-HTML-Websites, da keine Programmierung erforderlich ist, da es zahlreiche Plugins gibt, die Sie mit wenigen Klicks integrieren können.

Sobald Sie ein Opt-in-Formular und ein Terminplanungs-Tool haben, können Ihre potenziellen Kunden schnell mit Ihnen in Kontakt treten, einen Termin für einen Anruf vereinbaren und sich natürlich automatisch auf Ihre Warteliste setzen lassen.

2. Erstellen und Verwalten einer detaillierten Kalkulationstabelle

Bei all diesen potenziellen Kunden, die sich melden, müssen Sie organisiert bleiben, und es gibt keinen einfacheren Weg, eine Warteliste zu organisieren, als die Verwendung einer Tabellenkalkulation. Bewahren Sie Ihre Whiteboard-Tools für die eigentliche Arbeit mit dem Kunden auf und konzentrieren Sie sich darauf, Ihre Tabelle so zu strukturieren, dass sie alle wichtigen Informationen über Ihre potenziellen Kunden enthält.

Diese Informationen umfassen:

• The full name of the client
• A detailed description of their company
• Their needs and goals
• The industry they operate in
• Their top competitors
• Their project outline and objectives
• A ballpark fee for their project
• When you’ll be available to start the project
• Possible milestones and a rough project timeline

Wenn Sie all diese Informationen an einem Ort aufbewahren, hilft Ihnen das nicht nur, den Überblick zu behalten, sondern erleichtert Ihnen auch den Übergang zur Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden erheblich. Und warum? Denn mit Hilfe der Tabellenkalkulation können Sie sofort loslegen.

Sie können die Tabelle mit Terminerinnerungen ergänzen, damit Sie mit Kunden auf der Warteliste in Kontakt bleiben können. Dies führt uns zum nächsten wichtigen Punkt.

3. Führen Sie einen detaillierten Projektkalender und binden Sie Ihre Kunden ein

Ein weiterer wichtiger Bestandteil einer internen Organisation, der die Verwaltung der Warteliste erleichtert, ist ein detaillierter Projektkalender. Projektkalender sind für interne Organisationen wichtig. Sie sind aber auch von grundlegender Bedeutung, wenn es darum geht, auf Kundenseite organisiert zu bleiben. Sie können sie nutzen, um Ihre Kunden über Ihre Fortschritte und Prozesse auf dem Laufenden zu halten, realistische Erwartungen festzulegen und einen Zeitplan zu erstellen, an dem sie sich orientieren können.

Aber wenn es um Ihre Warteliste geht, können diese Kalender internen und externen Zwecken dienen. Wenn Sie intern die Dauer jedes Projekts und seine Meilensteine kennen, können Sie Ihre Verfügbarkeit vorhersagen. Auf der anderen Seite können Sie diese Informationen nutzen, um genau zu kalkulieren, wann Sie in der Lage sein werden, mehr Arbeit anzunehmen, damit Sie keine Gelegenheit verpassen, mit neuen Kunden zu arbeiten.

Sie können dann die Kommunikation mit Kunden auf der Warteliste automatisieren und Massen-E-Mails mit Aktualisierungen verschicken, um sie daran zu erinnern, dass sie bald an der Reihe sind. Auf diese Weise bleiben Ihre Kunden auf der Warteliste engagiert und werden zum Bleiben angeregt, egal wie lange es dauert.

4. Kennen Sie Ihre Verfügbarkeit und planen Sie im Voraus

Ihre Projektkalender sind von unschätzbarem Wert für die langfristige Planung und Vorhersage. Nur wenn Sie Ihre Projektlaufzeiten kennen, können Sie Monate im Voraus planen und so potenziellen Kunden einen klaren Starttermin nennen.

Für die Berechnung Ihrer Projektfristen müssen Sie Folgendes beachten:

• Ascertain the complexity of a project
• Familiarize yourself with the client and their needs
• Gauge feedback and client responsiveness
• Set a realistic pace, determine milestones, and assign time slots for each
• Set a clear scope of work with minimal to no additions that would push back the final deadline

Die Einhaltung dieser Struktur ist eine Voraussetzung für eine intelligente Geschäftsplanung und ermöglicht es Ihnen, Kunden auf der Warteliste Ihre Verfügbarkeit mitzuteilen, ohne dass Sie Ihr Wort brechen müssen. Natürlich brauchen Sie detaillierte Verträge und SOWs (statement of work), damit bestehende Kunden nicht einfach mehr von Ihnen verlangen und so das gesamte Projekt in die Länge ziehen können.

Auch wenn Sie ihnen nachgeben wollen, müssen Sie sich auf das langfristige Ziel konzentrieren, nämlich Ihre potenziellen Kunden von der Warteliste in die „Produktionswarteschlange“ zu bringen.

5. Prioritäten für Kunden auf der Warteliste setzen und die richtigen Tools verwenden

Die Prioritätensetzung kann ein komplexer Prozess sein. Sie können Ihre Warteliste zwar nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ verwalten, aber das ist nicht immer der beste Weg, um Ihre Arbeit und Ihre Kunden langfristig zu verwalten.

Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Auswahl der Kunden, die Sie als nächstes betreuen, Prioritäten setzen:

• Project complexity
• Potential project duration
• Financial value
• Business growth opportunity and potential
• Long-term potential for higher financial gain
• Your professional needs and satisfaction

Denken Sie daran, dass Sie keine Projekte übernehmen sollten, auf die Sie einfach keine Lust haben. Sie müssen ein Projekt mit Entschlossenheit und Eifer angehen, daher ist es wichtig, dass Sie Ihre beruflichen Bedürfnisse berücksichtigen. Wenn Sie sich ausgebrannt fühlen oder gerade ein ähnliches Projekt abgeschlossen haben, lassen Sie es sein.

Sie müssen auch die richtigen Werkzeuge verwenden. Automatisierung ist bei der Aufnahme neuer Kunden unerlässlich, und Sie müssen Prozesse schnell automatisieren – wie soziale Medien, E-Mail-Kommunikation oder Analysen und Fortschrittsberichte.

Für soziale Medien ist es zum Beispiel gut, Tools für die Verwaltung sozialer Medien einzusetzen, mit denen Sie alle Kunden von einem zentralen Ort aus verwalten können. Das Gleiche gilt für andere Prozesse, unabhängig davon, ob es sich um interne oder externe Prozesse handelt.

6. Vermarktung Ihrer Warteliste

Und schließlich bedeutet eine Warteliste allein nicht, dass sich potenzielle Kunden auch anmelden oder das Angebot selbständig finden. Es ist wichtig, Ihre Warteliste zu vermarkten, sie im Internet zu verbreiten und sie leicht zugänglich zu machen.

Je einfacher der Zugang zu Ihrer Warteliste ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Teilnehmer anmelden. Deshalb müssen Sie Ihre Warteliste über soziale Medien, E-Mail-Kampagnen und sogar mit dynamischen QR-Codes verbreiten, damit potenzielle Kunden sie einfach scannen und sofort auf Ihr Opt-in-Formular oder eine Wartelisten-Landingpage auf Ihrer Website zugreifen können.

Indem Sie kontinuierlich in Ihre Warteliste investieren, investieren Sie effektiv in Ihr Unternehmen und stellen sicher, dass Sie immer eine volle Warteliste haben. Dies ist natürlich ein entscheidendes Element für den langfristigen Erfolg und die Sicherung eines stetigen Wachstums Ihres Kleinunternehmens.

Einpacken

Wenn Sie wollen, dass Ihr Unternehmen weiter wächst, können Sie nicht ständig neue Kunden abweisen. Ja, Sie haben mehr zu tun als je zuvor, aber das bedeutet nicht, dass Sie auf einige fantastische Gelegenheiten verzichten sollten, um Ihre Karriere auf neue Höhen zu bringen.

Zum Glück wissen Sie, wie wichtig und vorteilhaft es ist, eine Kundenwarteliste anzulegen. Nutzen Sie diese Strategien, um Ihre Warteliste wie ein Profi zu verwalten und potenzielle Kunden davon zu überzeugen, dass sie warten sollen, bis Sie für sie verfügbar sind.

Schließlich sind Sie das Warten wert.

Gastautorin Bio: Nina Petrow

Nina Petrov ist eine Content-Marketing-Spezialistin, die sich leidenschaftlich für Grafikdesign, Content-Marketing und die neue Generation von grünen und sozialen Unternehmen einsetzt. Sie beginnt den Tag, indem sie bei einer Tasse Milchkaffee mit Zucker in ihrer Zusammenfassung der neuesten digitalen Trends blättert. Ihr kleines weißes Häschen antwortet auf Ihre E-Mails, wenn sie im Urlaub ist.

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