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6 stratégies pour une gestion efficace des listes d’attente des clients

Amie Parnaby
08/06/2022
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Stratégies pour une gestion efficace des listes d'attente des clients

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Lancer et bâtir une petite entreprise dans un secteur concurrentiel est une réalisation monumentale. Il faut du temps, de l’argent et des efforts considérables pour créer une marque, acquérir des clients de qualité et faire avancer votre petite entreprise.. Mais maintenant que vous y êtes et que vous pouvez vous appeler en toute sécurité un entrepreneur prospère , vous vous trouvez à la croisée des chemins.

Maintenant que votre entreprise attire plus de clients que vous ne pouvez en gérer à la fois, vous êtes obligé de refuser des clients. Ou es-tu? Refuser des clients potentiels est la dernière chose que vous devriez faire à ce stade du parcours de votre entreprise.

Chaque client potentiel que vous refusez est un client qui obtiendra ce que vous proposez ailleurs, ce qui signifie que vous perdez des revenus potentiels et des opportunités commerciales. Ce que vous devriez faire à la place, c’est créer et gérer une liste d’attente de clients.

trop occupé pour garder le contrôle des choses? peut-être avez-vous besoin d'une liste d'attente de clients
Photo de Tyler Franta sur Unsplash

Voici ce que vous devez faire pour amener votre entreprise vers de nouveaux sommets de réussite.

Raisons et signes que vous avez besoin d’une liste d’attente de clients

Avant de nous plonger dans les stratégies concrètes que vous pouvez utiliser pour gérer une liste d’attente de clients (et convaincre les clients de vous attendre), nous devons considérer une question importante : en avez-vous réellement besoin ? Sans aucun doute, le signe révélateur le plus important que vous avez besoin d’une liste d’attente de clients est que vous n’avez tout simplement plus le temps d’entreprendre plus de travail.

Mais il y a plus de signes, y compris :

  • Se sentir stressé et dépassé
  • Perdre le fil de vos projets et processus
  • Ne pas s’engager envers chaque client comme vous le faisiez auparavant
  • La gestion du temps est plus compliquée que jamais
  • Les choses commencent à passer entre les mailles du filet, et tu fais des erreurs
  • Vous coupez un temps précieux de votre vie personnelle
  • Vous vous sentez épuisé et vous perdez votre concentration, votre motivation et votre zèle quotidien

Si vous résonnez avec l’un de ces signes, il est clair que vous avez besoin d’une liste d’attente de clients. Cela dit, il peut être difficile de franchir cette étape si, comme tant d’autres, vous souffrez du syndrome de l’imposteur.

Vous ne pensez peut-être pas que les gens attendront que vous deveniez disponible et que vous n’en valez pas la peine, mais il est important de vous rappeler que c’est votre valeur qui vous a amené ici. Vous en valez vraiment la peine simplement parce que vous devez refuser les gens – vous êtes si occupé et en demande.

Assurez-vous de lire notre guide sur la façon de vaincre le syndrome de l’imposteur si vous y êtes confronté, mais pour l’instant, parlons de la gestion efficace des listes d’attente des clients.

Stratégies pour gérer votre liste d’attente de clients comme un pro

1. Recueillir des demandes via des formulaires d’inscription

Tout d’abord, il est important d’adopter une approche structurée de la gestion des prospects et de vous assurer que vous répondez efficacement aux demandes des entreprises. Bien que vous puissiez automatiser vos réponses par e-mail, par exemple, pour dire aux clients qu’ils peuvent rejoindre votre liste d’attente, il est préférable de les rencontrer, de discuter de leurs besoins, puis de leur suggérer d’attendre que vous soyez disponible.

Cela vous permettra de montrer votre valeur, de discuter des échéanciers du projet et de leur dire exactement quand vous pourrez les assumer. Dans cet esprit, ils devraient pouvoir prendre des rendez-vous à partir de vos campagnes par e-mail , mais ils devraient également pouvoir prendre des rendez-vous sur votre site Web.

Il peut être plus facile de créer un formulaire de réservation dans WordPress que sur des sites Web HTML standard car il n’y a pas de codage impliqué, car il existe de nombreux plugins que vous pouvez intégrer en quelques clics.

Une fois que vous disposez d’un formulaire d’inscription et d’un outil de prise de rendez-vous, vos clients potentiels pourront vous contacter rapidement, planifier une heure pour un appel et, bien sûr, rejoindre automatiquement votre liste d’attente.

2. Créer et gérer une feuille de calcul détaillée

Avec tous ces clients potentiels qui vous contactent, vous devez rester organisé, et il n’y a pas de moyen plus simple de garder une liste d’attente organisée qu’en utilisant une feuille de calcul. Conservez vos outils de tableau blanc pour le moment où vous commencez réellement à travailler avec le client et concentrez-vous sur la structuration de votre feuille de calcul pour contenir toutes les informations essentielles sur vos prospects.

Ces informations comprennent :

  • Le nom complet du client
  • Une description détaillée de leur entreprise
  • Leurs besoins et objectifs
  • L’industrie dans laquelle ils opèrent
  • Leurs principaux concurrents
  • Les grandes lignes et les objectifs de leur projet
  • Des frais approximatifs pour leur projet
  • Quand vous serez disponible pour démarrer le projet
  • Jalons possibles et calendrier approximatif du projet

Conserver toutes ces informations au même endroit vous aidera à rester organisé, mais cela facilitera également la transition vers le travail avec un nouveau client. Pourquoi? Parce que vous pourrez utiliser la feuille de calcul pour vous lancer.

Vous pouvez compléter la feuille de calcul avec des rappels de rendez -vous afin de rester en contact avec les clients en liste d’attente. Cela nous amène au point suivant important.

3. Gardez un calendrier de projet détaillé et engagez vos clients

Un autre élément essentiel d’une organisation interne qui facilitera la gestion des listes d’attente est d’avoir un calendrier de projet détaillé. Les calendriers de projet sont importants pour les organisations internes. Cependant, ils sont également fondamentaux pour rester organisé du côté client. Vous pouvez les utiliser pour tenir vos clients informés de vos progrès et de vos processus, définir des attentes réalistes et fournir un calendrier qu’ils peuvent utiliser.

Mais en ce qui concerne votre liste d’attente, ces calendriers peuvent servir à des fins internes et externes. En interne, connaître la durée de chaque projet et ses jalons vous permettra de prévoir votre disponibilité. En externe, en revanche, vous pouvez utiliser ces informations pour calculer exactement quand vous pourrez prendre plus de travail afin de ne manquer aucune opportunité de travailler avec de nouveaux clients.

Vous pourrez ensuite automatiser la communication avec les clients de la liste d’attente et envoyer des e- mails en masse avec des mises à jour, leur rappelant qu’ils auront bientôt leur tour. Cela maintiendra l’engagement de vos clients sur la liste d’attente et les incitera à rester, peu importe le temps que cela prendra.

4. Connaissez votre disponibilité et planifiez à l’avance

Vos calendriers de projet s’avéreront inestimables pour la planification et les prévisions à long terme. Ce n’est qu’en connaissant la durée de vos projets que vous pourrez planifier des mois à l’avance et ainsi donner aux clients potentiels une date de début claire.

Pour calculer les échéanciers de votre projet, vous devrez :

  • Connaître la complexité d’un projet
  • Se familiariser avec le client et ses besoins
  • Mesurer les retours et la réactivité client
  • Fixez un rythme réaliste, déterminez des jalons et attribuez des créneaux horaires pour chacun
  • Définissez une portée de travail claire avec peu ou pas d’ajouts qui repousseraient la date limite finale

Le respect de cette structure est une condition préalable à une planification commerciale intelligente et vous permettra de communiquer votre disponibilité aux clients de la liste d’attente sans avoir à revenir sur votre parole. Inutile de dire que vous devez avoir des contrats détaillés et des SOW (énoncé des travaux) afin que les clients existants ne puissent pas simplement vous demander d’en faire plus et ainsi prolonger l’ensemble du projet.

Bien que vous souhaitiez peut-être les satisfaire, vous devez rester concentré sur l’objectif à long terme, à savoir faire passer vos clients potentiels de la liste d’attente à la « file d’attente de production ».

5. Prioriser les clients en liste d’attente et utiliser les bons outils

La priorisation peut être un processus complexe. Bien que vous puissiez gérer votre liste d’attente selon le principe du premier arrivé, premier servi, ce n’est pas toujours la meilleure façon de gérer votre travail et vos clients à long terme.

Assurez-vous de hiérarchiser les clients que vous prendrez ensuite en fonction de :

  • Complexité du projet
  • Durée potentielle du projet
  • Valeur financière
  • Opportunité et potentiel de croissance commerciale
  • Potentiel à long terme de gain financier plus élevé
  • Vos besoins professionnels et votre satisfaction

N’oubliez pas que vous ne devez pas entreprendre des projets que vous n’avez tout simplement pas envie de faire. Vous devez vous lancer dans un projet avec détermination et zèle, il est donc important de considérer vos besoins professionnels. Si vous vous sentez épuisé ou si vous venez de terminer un projet similaire, sautez-le.

Il faut aussi utiliser les bons outils. L’automatisation est essentielle lorsque vous acceptez de nouveaux clients et vous devez automatiser rapidement les processus, tels que les médias sociaux, la communication par e-mail ou les analyses et les rapports d’avancement.

Pour les médias sociaux, par exemple, il est bon d’utiliser des outils de gestion des médias sociaux qui vous permettront de gérer tous les clients à partir d’un emplacement centralisé. Il en va de même pour les autres processus, qu’ils soient internes ou externes.

6. Commercialisez votre liste d’attente

Enfin, le simple fait d’avoir une liste d’attente ne signifie pas que les clients potentiels s’inscriront ou la trouveront de manière indépendante. Il est essentiel de commercialiser votre liste d’attente, de la diffuser sur le Web et de la rendre facilement accessible.

Plus il est facile pour les gens de connaître et d’accéder à votre liste d’attente, plus ils ont de chances de s’inscrire. C’est pourquoi vous devez diffuser votre liste d’attente sur les réseaux sociaux, par le biais de campagnes par e-mail et même avec des codes QR dynamiques afin que les clients potentiels puissent simplement la scanner et accéder immédiatement à votre formulaire d’opt-in ou à une page de destination de liste d’attente sur votre site Web.

En investissant continuellement dans votre liste d’attente, vous investirez efficacement dans votre entreprise, en vous assurant d’avoir toujours une liste d’attente remplie. Inutile de dire qu’il s’agit d’un élément crucial du succès à long terme et de la garantie d’une croissance régulière pour votre petite entreprise.

Emballer

Si vous voulez que votre entreprise continue de croître, vous ne pouvez pas continuer à refuser des gens. Oui, vous êtes plus occupé que jamais, mais cela ne signifie pas que vous devriez manquer des opportunités fantastiques pour propulser votre carrière vers de nouveaux sommets.

Heureusement, vous savez à quel point il est important et bénéfique de créer une liste d’attente de clients. Assurez-vous d’utiliser ces stratégies pour gérer votre liste d’attente comme un pro et convaincre les clients potentiels d’attendre que vous soyez disponible pour les prendre en charge.

Après tout, vous valez la peine d’attendre.

Biographie de l’auteure invitée : Nina Petrov

Nina Petrov est une spécialiste du marketing de contenu, passionnée par la conception graphique, le marketing de contenu et la nouvelle génération d’entreprises vertes et sociales. Elle commence la journée en faisant défiler son résumé sur les dernières tendances numériques tout en sirotant une tasse de café avec du lait et du sucre. Son petit lapin blanc a tendance à répondre à vos mails lorsqu’il est en vacances.

https://www.linkedin.com/in/nina-petrov/

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