Lembretes de compromisso: por que a automação é sua melhor amiga

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Às vezes pode parecer que nossas vidas ficam mais ocupadas a cada dia. Conferências de negócios, reuniões de equipe, chamadas de Zoom; nossos diários ficam cada vez mais cheios. Alguns desses compromissos podem ser cruciais, e esquecê-los ou perdê-los pode significar perda de recursos ou até mesmo danos à sua reputação e à do seu negócio. Com muitas empresas adotando a aceleração digital, elas procuram cada vez mais soluções automatizadas para muitas de suas tarefas e processos. O que é aceleração digital ? Tem algum lugar no conceito de lembretes de compromissos?

Embora os antiquados diários de mesa ainda possam ser úteis, muitas vezes você se esquece de olhar para eles quando necessário e pode perder outro compromisso. Tal como acontece com muitos outros aspectos dos negócios modernos, esta é uma área onde a automação pode oferecer enormes benefícios. Como funcionam os lembretes automatizados de compromissos e como eles podem beneficiar você? Vamos descobrir.

O que são lembretes automatizados de compromissos?

Um lembrete de compromisso automatizado é uma maneira de lembrar a si mesmo e a outros participantes, se necessário, de um compromisso, reunião ou ligação iminente. Você pode configurá-los de várias maneiras, incluindo SMS, alerta na área de trabalho e e-mail.

Solução totalmente integrada

Algumas de suas ferramentas padrão, como Microsoft Outlook ou Gmail, contêm opções básicas para lembrá-lo sobre reuniões e outras datas importantes. No entanto, eles podem ser bastante limitados em escopo e são uma via de mão única à qual só você tem acesso. Com tantos negócios feitos por meio de vários canais on-line, você também deseja uma solução que o conecte melhor a outros participantes de reuniões ou chamadas.

Idealmente, você deseja uma solução totalmente integrada, como o SimplyBook, que não apenas agende reuniões internas em qualquer nível, mas também permita que seus clientes e clientes em potencial ou clientes solicitem reuniões e compromissos com você ou suas equipes de vendas.

Um dos benefícios significativos de escolher uma solução tudo-em-um é adicionar integrações conforme seu modelo de negócios exige. Algumas dessas integrações podem incluir:

• Sistema de reservas . Se sua empresa oferece serviços (por exemplo, venda de passagens ou reparos domésticos), você pode integrar uma API de reservas em seu sistema para que os clientes vejam os horários e datas disponíveis, possam reservá-los e receber um lembrete pelo sistema.
• Zapier . A integração do Zapier permite vincular seu sistema a muitas outras ferramentas, como GMail, Slack e Mailchimp. Isso significa que lembretes e informações podem ser enviados a todos os membros de sua equipe em uma ou mais plataformas. Isso pode manter você e sua equipe atualizados sobre novos compromissos, compromissos cancelados e muito mais.
• Pagamentos . Se você recebe pagamentos de qualquer tipo, uma solução completa é ideal. Os clientes não apenas podem fazer um pagamento, mas você pode automatizar os lembretes de pagamento e fatura para que os pagamentos nunca atrasem.
• Multiplataforma . Claro, reservas e compromissos não são apenas o básico. As integrações entre plataformas, com plataformas como o Instagram, significam que você pode permitir que os consumidores vejam o que estão reservando. Você também pode expandir seu alcance com o Google Ads e o Google Analytics pode fornecer insights em tempo real sobre diferentes métricas de desempenho.

Os benefícios da automação

A automação agora está desempenhando um papel em praticamente todos os aspectos dos negócios modernos, do comércio eletrônico à logística. Ao atribuir tarefas regulares e repetitivas a sistemas automatizados, você libera suas equipes para se concentrarem em outras tarefas que podem ajudar sua empresa a crescer.

A automação agora é um aspecto crucial de quase todos os sistemas e processos, desde a linha de produção na fabricação até o remarketing por e-mail no comércio eletrônico. Mas a automação não significa apenas economizar tempo; ele realmente pode melhorar a eficiência e a produtividade e produzir economias reais, bem como aumentos nas vendas e na receita.

Considere por um momento um contact center movimentado. É claro que depende dos números de vendas para obter lucratividade, mas as informações ajudam a impulsionar esses números de vendas. Sem conhecimento, os agentes de vendas estão trabalhando em uma tela em branco, e é aí que ferramentas como a automação de CRM entram em ação.

O que é automação de CRM ? É uma forma de automação que assume muitas tarefas repetitivas associadas ao gerenciamento de relacionamento com o cliente. Isso pode incluir histórico do cliente (como histórico de compras anteriores e contato com o centro). Ele também fornece gerenciamento de calendário para lembrar os agentes de quaisquer compromissos agendados, como chamadas de vendas.

Além de trabalhar nos vínculos entre agentes e clientes, pode facilitar conversas e reuniões online entre diferentes equipes, algo que pode ser essencial quando se trata de manter a eficiência e o bom agendamento .

Vantagens dos lembretes automatizados

Vamos imaginar por um momento que você é um agente de vendas ocupado. Você pode se conectar com clientes, e potenciais clientes, em situações presenciais, por telefone, por videochamada ou na troca de informações, simplesmente por e-mail. Se você mantivesse um diário antiquado, provavelmente preencheria todas as páginas com anotações rabiscadas de quem você deve ligar ou encontrar e quando.

Se você confiasse apenas naquele método antiquado, seria inevitável que você ocasionalmente escorregasse. E os deslizes podem custar a você e à sua empresa o que pode ser uma receita significativa. É por isso que os lembretes automatizados são tão importantes nos negócios modernos.

Mas quais são as principais vantagens? Estamos felizes que você perguntou.

Não perca compromissos

Seja você, um cliente ou outros membros da equipe que participarão de uma reunião (na vida real ou virtual), é mais provável que as pessoas se lembrem desses compromissos se tiverem recebido um lembrete. Você pode enviar esses lembretes por SMS ou e-mail ou até mesmo uma chamada de voz automatizada. Isso não apenas evita a perda de qualquer reunião agendada, mas também garante a pontualidade.

Agendamento

Voltando ao agente de vendas ocupado, trata-se de mais do que apenas comparecer (ou chegar na hora) às reuniões; é também sobre como cada reunião impacta as que se seguem.

Se uma reunião durar mais do que o horário permitido, isso afetará os demais compromissos do dia. Um lembrete automatizado pode solicitar que você encerre as coisas ou marque uma consulta de acompanhamento, caso não tenha conseguido cobrir tudo.

Diferentes opções

Se você escolher apenas um canal para lembretes automatizados, poderá encontrar problemas. Talvez você esteja na estrada e não tenha acesso à internet. Um lembrete por e-mail seria, portanto, de pouca utilidade.

Personalizar o tipo de lembrete enviado, ou mesmo enviar mais de um tipo, significa que você sabe que o destinatário receberá a mensagem. Você também pode perguntar aos clientes e outros membros da equipe que tipo de lembrete eles preferem.

Bom atendimento ao cliente

Prestar um bom serviço não é apenas comparecer a compromissos agendados ou fazer ligações. Trata-se também de dar um elemento de “poder” aos próprios clientes.

Os clientes não apenas podem selecionar idiomas diferentes para lembretes, mas também podem cancelar ou confirmar sua participação por meio do sistema automatizado ou até mesmo optar por parar de receber lembretes (se você for um vendedor persistente demais, por exemplo!)

Cuidados de saúde e lembretes automatizados

Fora dos negócios, a saúde é um setor que pode se beneficiar significativamente do uso de lembretes automatizados. Quando algumas consultas com seu médico são feitas com meses de antecedência, pode ser muito fácil para essa consulta escapar da mente do paciente, e um lembrete (ou dois) antes da data pode ajudar a garantir o comparecimento.

No entanto, a saúde é uma área com requisitos regulatórios rigorosos, particularmente HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), então onde os lembretes de compromissos se encaixam no contexto dos regulamentos HIPAA?

Em termos de HIPAA, um lembrete de compromisso é ePHI (electronic Protected Health Information).

De acordo com as regras da HIPAA, você pode enviar lembretes de compromissos, mas deve considerar dois fatores (ou salvaguardas). Primeiro, você deve cumprir o TCPA e obter a permissão do paciente para enviar um lembrete. A segunda são as informações que você inclui na mensagem de lembrete:

Permitido:

• Nome do paciente
• Data e hora do agendamento
• Nome e endereço do hospital ou consultório ou clínica
• Seu número de contato (caso o paciente precise cancelar ou remarcar).

Não permitido :

• Quaisquer detalhes sobre a condição ou doença do paciente.
• Quaisquer detalhes de tratamento ou planos de tratamento.
• Resultados de testes de qualquer tipo.

O take-away

A automação está se tornando cada vez mais valiosa para qualquer empresa e em quase todos os aspectos de como essa empresa opera. Ele pode aumentar a produtividade e a eficiência, reduzir custos e deixar os membros de sua equipe se concentrarem em outras partes da empresa. Isso pode ajudar sua empresa a crescer e aumentar a receita.

Você pode escolher um sistema de lembrete simples como o oferecido por ferramentas como o Outlook. No entanto, dependendo do seu negócio e das suas tarefas diárias, você pode considerar uma solução completa que oferece flexibilidade e integrações. Essas soluções melhoram a eficiência e agilizam as operações de negócios.

Seu negócio e seu horário de trabalho diário estão ficando mais ocupados a cada semana. Com mais compromissos, chamadas e reuniões para lembrar, os lembretes automatizados de compromissos podem realmente ser seus melhores amigos.

Biografia do autor convidado: Tammy Wood – Diretora de SEO técnico global

Tammy Wood trabalhou em SEO por duas décadas. Sua função atual é Diretora de SEO técnico para Automation Anywhere, um ecossistema de automação inteligente. Embora não esteja perseguindo palavras-chave, Tammy gosta de ler, comprar sapatos e escrever artigos sobre treinamento de RPA e SEO. Aqui está o LinkedIn dela.