Eficiência e Produtividade das Reuniões Remotas – Um Guia Completo

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Introdução

Ao longo dos últimos anos, houve uma mudança na forma como os empregos tradicionais de escritório se deslocaram para o trabalho remoto com a pandemia global. Desde que a pandemia diminuiu, muitas empresas têm mantido o trabalho à distância ou híbrido como parte da sua cultura. Com isto em mente, pode ser que todo o seu escritório esteja a trabalhar a partir de casa, ou alguns estejam no escritório, e alguns estejam em casa, pelo que é essencial considerá-los quando se organiza uma reunião.

Uma das ideias erradas comuns sobre o trabalho remoto é que as reuniões à distância são menos produtivas do que as reuniões presenciais. Embora isto seja verdade, há sempre a possibilidade de melhorar coisas como esta. Então, como é que pode tornar as reuniões à distância mais produtivas e eficientes?

Uma dica geral para a Gestão de Equipas Remotas

Um dos desafios do trabalho à distância é geralmente a gelificação de uma equipa. Pode ser bastante complicado conhecermo-nos pessoalmente enquanto apenas estamos em linha, por isso é essencial reservar tempo e esforço para isso.

Uma dica conhecida para ajudar é ter uma amontoa diária com a equipa. Normalmente, estes têm lugar logo pela manhã, quando a equipa toma o seu café, e é geralmente um ponto de encontro sobre como estão as coisas em casa, o que está na agenda para o dia, e se alguém precisa de ajuda com alguma coisa. Ter um amontoado diário pode reforçar as relações de trabalho e o trabalho de equipa da equipa.

Planeamento da Reunião à Distância

O planeamento da reunião é fundamental para tornar as reuniões remotas tão eficazes e eficientes quanto possível. Pode haver muito trabalho para organizar uma reunião, mas quanto mais o fizer, mais fácil e mais racionalizado se tornará. O primeiro passo é fazer a si próprio algumas perguntas simples – ver abaixo.

É necessária uma reunião?

Tem de se perguntar: “é necessária uma reunião, ou pode ser feita por e-mail?” A maioria das reuniões pode ser uma conversa por e-mail muitas vezes, por isso porquê desperdiçar o seu tempo e o dos outros. Ter uma reunião para algo que poderia ser feito por correio electrónico é parcialmente a razão pela qual as reuniões podem ser vistas como improdutivas. Contudo, se a sua equipa for totalmente remota, pode ser mais benéfico ter uma reunião do que um e-mail, por isso considere ambos.

Quem Deve Participar?

A parte seguinte é considerar quem deve participar na reunião. Estas devem ser pessoas relacionadas com o tema ou projecto e podem fornecer uma visão valiosa ou ter um contributo sobre o mesmo. Não há nada pior do que sentar-se numa reunião e perguntar-se porque está lá, por isso convide apenas pessoas relevantes que irão contribuir positivamente para a reunião.

Escolhendo um tempo adequado

Ao acolher qualquer tipo de reunião, remota ou cara a cara, é sempre bom ser cortês. Isto é especialmente verdade quando se escolhe uma hora para a reunião. Sejamos realistas; ninguém quer acordar às 6 da manhã para uma reunião, pois não? Bem, não são muitas as pessoas que o fazem, pelo menos.

Por conseguinte, considere sempre os diferentes fusos horários dos participantes e seja cortês. É também melhor marcar a reunião para uma altura em que os níveis de produtividade são elevados, pois isso ajudará a reunião a fluir sem problemas e a obter os resultados mais produtivos possíveis.

Ao fixar a hora para uma reunião, considerar tudo o que precisa de ser discutido. A reunião deve durar meia hora, quarenta minutos, ou uma hora? É melhor escolher uma duração que lhe permita discutir tudo, mas não demasiado tempo que a reunião se arraste por mais do que é necessário.

Uma excelente dica com isto é tentar, tanto quanto possível, permanecer dentro da duração da reunião. As Equipas Microsoft têm uma grande característica que o lembra quando faltam cinco minutos para a reunião, lembrando-o de embrulhar as coisas.

Criação de uma Agenda

A criação de uma agenda ajuda a organizar a reunião para assegurar que todos os aspectos necessários são cobertos. A ordem de trabalhos deve incluir; os tópicos que precisam de ser abordados e um registo dos participantes.

Tudo deve ser colocado na ordem do dia para que todos possam ver pelo que são responsáveis e porque são necessários na reunião. Também deve haver espaço para notas e decisões importantes tomadas durante a sessão e um lugar para quaisquer próximos passos. O mais importante é notar quem é responsável por fazer o quê. É útil partilhar a agenda com todos antes da reunião e tê-la aberta para ser actualizada e partilhada com todos após a reunião.

Para reuniões mais longas, é bom acrescentar pequenos intervalos para que todos possam tomar um café e usar a casa de banho. Por vezes, se for uma reunião incrivelmente longa, é bom planear uma pausa para almoço e partilhá-la com antecedência para que estejam conscientes e possam preparar-se.

Envio do Convite

Naturalmente, o passo seguinte seria enviar o convite aos participantes. Agora que já decidiu quem precisa de estar presente e porquê, é altura de enviar o pedido de reunião. No pedido, certifique-se de acrescentar a ordem de trabalhos para que todos possam dar uma vista de olhos antes da reunião.

A reunião

No início da reunião, é essencial dar tempo para que todos se juntem e esperem algumas questões técnicas; normalmente acontece, por isso é melhor planear! Uma vez que todos tenham aderido, tente garantir que todos tenham a sua câmara ligada; embora seja desnecessária, torna-a mais pessoal quando se fala.

Para começar, é bom ou fazer uma ronda inicial se for a primeira vez que as pessoas se reúnem ou fazer uma ronda de recuperação se todos se conhecerem. Desta forma, faz com que todos se sintam confortáveis e quebra um pouco o gelo.

Durante a reunião, certifique-se de ter o horário num ecrã partilhado e mantenha-o actualizado com novas informações. Ao fazê-lo, mantém todos concentrados no tema em questão e reduz as distracções. É essencial deixar claro quais são os próximos passos e quem é responsável por fazer o quê, ao acrescentar estes detalhes ao plano, responsabiliza todos.

Para o maior envolvimento em reuniões à distância, utilizar as ferramentas disponíveis. Quer esteja a utilizar o Zoom, Skype, Equipas Microsoft, ou outra coisa qualquer, todos eles têm características que ajudam as reuniões remotas a decorrer sem problemas. Características como emojis para levantar a mão, polegares para cima, etc., e outras características como quadro branco e urnas. Cada software tem características diferentes, por isso explore as suas opções para encontrar que software funciona melhor para si.

O envolvimento em reuniões é crucial – mas como conseguir o envolvimento das pessoas?

Primeiro, assegurar que a reunião seja facilitada, uma vez que isto ajuda a reunião a fluir na direcção certa. Em segundo lugar, fazer perguntas aos participantes. Quais são os seus pensamentos? Conseguirão eles ver algum problema com esta ideia? É importante fazer com que todos se sintam livres para participar.

Após a reunião

Uma vez terminada a reunião, verificar a agenda para garantir que está actualizada com toda a nova informação. É uma boa ideia fazer isto logo após a reunião, enquanto tudo ainda está fresco na sua cabeça. Quando tudo estiver actualizado, enviar a versão actualizada a todos os participantes. Ao fazê-lo, todos podem conhecer e ser recordados das suas responsabilidades para a próxima reunião. Se algo precisa de ser feito, é um lembrete suave para eles.

Conclusão

Assegurar que as reuniões à distância sejam eficientes e produtivas pode ser uma grande tarefa, mas a utilização do guia e das dicas acima referidas ajudará as suas reuniões a decorrer sem problemas. No geral, quanto mais remota for a sua participação nas reuniões, mais dicas e truques poderá recolher dos outros, e terá a sua própria forma de garantir que as suas reuniões sejam tão produtivas e eficientes quanto possível.