8 Maneiras de gerir pequenas empresas mais eficientes utilizando a tecnologia

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Sabia que a tecnologia tem o poder de transformar a sua pequena empresa numa empresa de muito sucesso? A tecnologia ajudou muitas pequenas empresas a cortar custos, poupar tempo, alcançar mais clientes, gerar leads e aumentar as vendas. De acordo com alguns relatórios, cerca de 84% das pequenas empresas nos Estados Unidos utilizam pelo menos uma plataforma digital para se ligarem aos clientes.

O surgimento da tecnologia deu às pequenas empresas alguma vantagem para competir com grandes corporações com enormes recursos.

Abaixo estão formas de utilizar a tecnologia para automatizar tarefas, aumentar a produtividade, e gerir um negócio mais eficiente.

Serviço ao cliente

Qualquer empresário sério sabe a importância dos clientes para a sobrevivência de uma empresa. Nenhum negócio pode sobreviver sem o contínuo patrocínio dos clientes. É por isso que os donos de empresas fazem a milha extra para oferecer um excelente serviço de atendimento aos seus clientes.

O serviço ao cliente refere-se ao apoio que as empresas prestam aos seus clientes durante e após uma transacção comercial. O principal objectivo do serviço ao cliente é assegurar que os clientes tenham uma grande experiência quando fazem transacções com o seu negócio.

Hoje em dia, as ferramentas tecnológicas podem ajudá-lo a prestar um excelente serviço ao cliente e transformar as suas pequenas ideias empresariais numa empresa rentável.

Algumas das ferramentas tecnológicas que as pequenas empresas podem utilizar no serviço ao cliente incluem:

• Email
• Telefone
• Meios de comunicação social
• Mensageiros instantâneos

Os clientes têm sempre necessidades, perguntas e queixas. É por isso que é essencial facilitar-lhes o contacto com a sua equipa de apoio, quer adicionando um“call now” ou um “chatbot” ao seu website. Com estas ferramentas tecnológicas, as pequenas empresas podem atender e gerir eficazmente a experiência de cada cliente a partir de um único local.

Tecnologia de Pagamento Digital

O pagamento em cada transacção comercial significa uma troca de bens e serviços por algo valioso.

Mas por vezes, este simples processo de pagamento de bens e serviços pode transformar-se numa experiência desagradável para clientes e proprietários de empresas.

Felizmente, a tecnologia revolucionou a forma como as pessoas pagam por bens e serviços, tornando-a mais acessível. Muitas empresas utilizam agora diferentes dispositivos e soluções tecnológicas para ajudar os seus clientes a pagar por bens e serviços.

Um inquérito do Bank of America revelou que a utilização de cartões sem contacto e carteiras digitais cresceu 238 por cento entre Julho de 2020 e Fevereiro de 2021.

Gerir uma pequena empresa de sucesso não termina com a existência de grandes produtos e serviços. Deve também conceber as melhores formas de receber pagamentos.

Os clientes podem ficar frustrados quando têm dificuldade em pagar ou não têm acesso a uma determinada opção de pagamento. Os proprietários de empresas podem ficar igualmente frustrados quando as suas soluções de pagamento não estão ligadas ao seu software de contabilidade. Mas quando estão integrados, as empresas podem fazer tudo, desde calcular o seu fluxo de caixa até utilizar um criador de recibos de vencimento online para pagar aos seus empregados.

Se é proprietário de uma pequena empresa e continua a processar pagamentos à maneira antiga, é altura de utilizar ferramentas tecnológicas para ter mais tempo para os clientes.

Agendamento de marcações

O tempo é um recurso valioso. Saber geri-la eficazmente no seu negócio é uma forma de aumentar a sua produtividade.

Uma grande técnica de gestão do tempo é a marcação de horários, que é uma forma de acordar uma data, hora e local para a entrega de bens e serviços.

Algumas das vantagens da marcação de entrevistas incluem:

• Melhora a experiência de compra dos clientes – O agendamento de compromissos ajuda a sua prestação de serviços ao cliente. Ajudará a diminuir o tempo de espera dos seus clientes e a aumentar a sua satisfação.
• Melhor prestação de serviços – Pode ajudar as pequenas empresas a organizar os seus compromissos para uma melhor prestação de serviços aos clientes.
• Melhora a Eficiência do Trabalho – Uma aplicação de agendamento de horário é uma excelente ferramenta para que todas as pequenas empresas possam gerir o seu tempo de forma eficiente. Os seus clientes podem tirar partido das aplicações de agendamento para marcar compromissos e inscrever-se em actividades sem o contactar.
• Reduz as marcações faltantes – Com a ajuda de ferramentas tecnológicas, as pequenas empresas podem automatizar os seus horários para nunca faltarem a uma marcação. A beleza das aplicações de agendamento é que os clientes e os proprietários de pequenas empresas podem seleccionar um horário conveniente para ambas as partes.

Outra característica das aplicações de agendamento é que podem enviar lembretes a todas as partes para evitar compromissos perdidos.

Segurança Online.

A investigação mostra que cerca de 43% das violações de segurança em linha envolvem pequenas empresas, levando à perda de uma parte considerável das suas receitas. As pequenas empresas devem tirar partido das ferramentas tecnológicas para proteger os seus dados contra violações não autorizadas.

A Internet deu às pequenas empresas a plataforma para promover as suas marcas, encontrar novas perspectivas, e conectar-se com os clientes. A Internet, no entanto, não está isenta de riscos. Os ciberataques tornaram-se um desafio significativo para muitas organizações, especialmente para as pequenas empresas.

As grandes empresas têm enormes recursos para se protegerem das ameaças em linha e, ao contrário das pequenas empresas, podem recuperar rapidamente destes ataques.

Felizmente, as pequenas empresas não precisam de quebrar o banco para se manterem a salvo de ciberataques. Estão disponíveis muitas ferramentas tecnológicas gratuitas e acessíveis que podem proteger a sua pequena empresa de ameaças em linha.

Nenhuma pequena empresa pode sobreviver sem proteger os seus dados sensíveis ou os seus clientes de ataques digitais.

Gestão de Projectos

A capacidade de uma pequena empresa de acompanhar e entregar os seus projectos a tempo é o que a pode diferenciar do resto da concorrência.

Os benefícios de uma gestão eficiente do projecto para a sua pequena empresa incluem:

• Documentação
• Elaboração do orçamento
• Definir papéis e expectativas

A gestão de projectos pode ser esmagadora devido à atenção, tempo e recursos necessários para empreender e completar um projecto.

As pequenas empresas podem utilizar ferramentas de acompanhamento do tempo do projecto para atribuir tarefas aos empregados e acompanhar o seu progresso.

Recolha e análise de dados

Alguns peritos têm-se referido aos dados como o recurso mais valioso a nível mundial. Os dados ajudam as pequenas empresas a obter uma visão do comportamento de compra dos seus clientes.

Quando as pequenas empresas compreendem o que os seus clientes querem, podem fornecer melhores produtos e serviços.

Os dados também ajudam as pequenas empresas a evitar erros dispendiosos na tomada de decisões. A recolha e a análise correctas dos dados podem ajudar as pequenas empresas a melhorar a experiência do cliente.

Abaixo estão os diferentes tipos de dados de clientes que as empresas podem recolher e analisar para melhorar os seus produtos e serviços:

• Identidade ou Dados Pessoais – Identidade ou dados pessoais são peças de informação únicas utilizadas para identificar uma pessoa, tais como nome, razão social, e endereço de correio electrónico.
• Dados de envolvimento – Como o nome sugere, estes dados contêm informações sobre a forma como um determinado indivíduo interagiu com uma empresa.
• Dados de Atitudinal Data – Attitudinal data é o que um cliente sente sobre os seus produtos e serviços. É um tipo de investigação do consumidor que se concentra na extracção de informação sobre a atitude de um cliente em relação a um negócio.
• Dados Comportamentais – Como uma pequena empresa, prever os padrões de comportamento dos seus clientes irá ajudá-lo a satisfazer as exigências dos clientes e a melhorar a sua experiência de compra.

A recolha e análise de dados pode trazer eficiência a todas as secções das suas operações comerciais se utilizar as ferramentas tecnológicas adequadas. Há várias formas de uma pequena empresa poder recolher e analisar dados valiosos de clientes.

Comunicação.

A capacidade de comunicar eficazmente uns com os outros transformou a sociedade humana para onde ela se encontra hoje.

A comunicação é vital para uma pequena empresa porque ajuda a transmitir mensagens de marca e o envolvimento efectivo dos clientes.

Para além dos clientes, a comunicação é também vital na comunicação interna. Uma boa comunicação encoraja uma colaboração eficaz entre os seus empregados.

Muitas ferramentas tecnológicas podem ajudar as pequenas empresas a manter relações saudáveis com os seus clientes e empregados.

Ao escolher uma ferramenta de comunicação para a sua pequena empresa, certifique-se de que o é:

• Relação custo-eficácia – Embora não deva comprometer a qualidade, é essencial manter-se sempre dentro do seu orçamento como um pequeno negócio. Existem muitos instrumentos de comunicação acessíveis para pequenas empresas de todas as dimensões e orçamentos.
• Seguro – A segurança das suas ferramentas de comunicação é talvez a consideração mais crucial ao escolher uma ferramenta de comunicação para a sua pequena empresa. As ferramentas de comunicação mais seguras são as que oferecem vários níveis de segurança.
• Escalável – O sonho de qualquer pequena empresa é crescer e expandir-se. Mas será um grande problema quando ultrapassar as suas ferramentas de comunicação. As melhores ferramentas de comunicação podem adaptar-se rapidamente para se adaptarem ao seu crescimento actual.
• Fácil de usar – Uma ferramenta de comunicação que é fácil de usar por todos os seus empregados irá poupar-lhe o custo e o tempo de os treinar. Não quer que os seus empregados se sintam frustrados com a utilização de uma ferramenta de comunicação problemática.

Publicidade

Antes do advento da Internet e das tecnologias associadas, as grandes empresas dominavam o espaço publicitário.

As pequenas empresas não dispunham de recursos para competir com as grandes empresas por espaço publicitário nos vários meios de comunicação tradicionais.

A Internet tornou possível às pequenas empresas anunciarem as suas marcas a um grande público com poucos recursos.

Plataformas como as redes sociais tornaram-se grandes ferramentas publicitárias para as pequenas empresas, a fim de atrair clientes e aumentar as vendas. Uma grande coisa sobre as redes sociais é que elas são diferentes e atendem a um vasto leque de audiências.

Cada pequena empresa tem a possibilidade de escolher uma ou mais destas plataformas que ressoam com os seus clientes. Embora os anúncios nas redes sociais sejam baratos, o resultado pode ser muito bem sucedido.

Pensamentos finais

A tecnologia moderna pode fazer muito pelas pequenas empresas. As suas tarefas repetitivas e outras actividades diárias podem tornar-se mais fáceis e mais eficientes com ferramentas tecnológicas.

Nenhuma pequena empresa terá hipótese de competir com grandes corporações ou outros concorrentes sem utilizar tecnologia moderna.

Como uma pequena empresa, a tecnologia pode melhorar muitas coisas como; o seu serviço ao cliente e transformar o seu sistema de pagamento. A Tech pode também melhorar a sua agenda de compromissos, fortalecer a sua segurança online, aperfeiçoar a gestão do seu projecto, actualizar a sua recolha e análise de dados, impulsionar a sua comunicação e ajudar o seu esforço publicitário.

Biografia do Autor Convidado: Andreyana Kuline @ Brosix

Andreyana Kulina é especialista em Marketing Digital na Brosix, especializada em marketing de conteúdos e estratégias de divulgação. Para além da sua paixão pelo marketing digital, ela gosta de caminhadas e ciclismo de montanha.