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Efficacité et productivité des réunions à distance – un guide complet

Daena Skinner
27/05/2022
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Introduction

Au cours des deux dernières années, on a assisté à une évolution du passage des emplois de bureau traditionnels au travail à distance avec la pandémie mondiale. Depuis que la pandémie s’est calmée, de nombreuses entreprises ont conservé le travail à distance ou le travail hybride dans leur culture. En gardant cela à l’esprit, il se peut que l’ensemble de votre bureau travaille à domicile, ou que certains soient au bureau et d’autres à la maison, il est donc essentiel d’en tenir compte lorsque vous organisez une réunion.

L’une des idées fausses les plus répandues sur le travail à distance est que les réunions à distance sont moins productives que les réunions en face à face. Bien que cela soit en partie vrai, il est toujours possible d’améliorer ce genre de choses. Alors, comment rendre les réunions à distance plus productives et plus efficaces ?

Un conseil général pour la gestion des équipes à distance

L’un des défis du travail à distance est généralement la cohésion de l’équipe. Il peut être assez difficile d’apprendre à se connaître personnellement en étant seulement en ligne, il est donc essentiel de prendre le temps et de faire des efforts pour cela.

Une astuce connue pour son efficacité consiste à organiser un huddle quotidien avec l’équipe. En général, ces réunions ont lieu le matin, au moment où l’équipe prend son café, et il s’agit généralement de faire le point sur la situation à la maison, sur le programme de la journée et sur les éventuels besoins d’aide. Un caucus quotidien peut renforcer les relations de travail et l’esprit d’équipe de l’équipe.

Planification de la réunion à distance

La planification de la réunion est essentielle pour rendre les réunions à distance aussi efficaces et efficientes que possible. L’organisation d’une réunion peut demander beaucoup de travail, mais plus vous le ferez, plus cela deviendra facile et rationnel. La première étape consiste à se poser quelques questions simples – voir ci-dessous.

Une réunion est-elle nécessaire ?

Vous devez vous demander si une réunion est nécessaire ou si elle peut se faire par courrier électronique. La plupart des réunions pourraient se faire par courrier électronique, alors pourquoi perdre votre temps et celui des autres. Le fait d’organiser une réunion pour quelque chose qui pourrait être fait par courrier électronique explique en partie pourquoi les réunions peuvent être considérées comme improductives. Toutefois, si votre équipe est entièrement à distance, il peut être plus avantageux d’organiser une réunion plutôt que d’envoyer des courriels, alors pensez aux deux.

Qui devrait participer ?

Il s’agit ensuite de déterminer qui doit assister à la réunion. Il doit s’agir de personnes en rapport avec le sujet ou le projet et qui peuvent soit fournir des informations précieuses, soit apporter leur contribution au projet. Il n’y a rien de pire que d’assister à une réunion et de se demander pourquoi vous êtes là, alors n’invitez que des personnes pertinentes qui contribueront de manière positive à la réunion.

Choisir un moment approprié

Lorsque vous organisez une réunion, quelle qu’elle soit, à distance ou en face à face, il est toujours bon d’être courtois. Cela est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit de choisir l’heure de la réunion. Soyons francs, personne n’a envie de se lever à 6 heures du matin pour une réunion, n’est-ce pas ? En tout cas, peu de gens le font.

Par conséquent, tenez toujours compte des différents fuseaux horaires des participants et soyez courtois. Il est également préférable de fixer la réunion à un moment où les niveaux de productivité sont élevés, car cela permettra à la réunion de se dérouler sans heurts et d’obtenir les résultats les plus productifs possibles.

Lorsque vous fixez l’heure d’une réunion, pensez à tout ce qui doit être discuté. La réunion doit-elle durer une demi-heure, quarante minutes ou une heure ? Il est préférable de choisir une durée qui vous permette de tout discuter, mais pas trop longue, de sorte que la réunion s’éternise plus que nécessaire.

Un excellent conseil à ce sujet est d’essayer autant que possible de respecter la durée de la réunion. Microsoft Teams dispose d’une excellente fonctionnalité qui vous rappelle lorsqu’il reste cinq minutes à la réunion, vous incitant ainsi à conclure.

Créer un ordre du jour

La création d’un ordre du jour permet d’organiser la réunion afin de s’assurer que tous les aspects nécessaires sont couverts. L’ordre du jour doit inclure les sujets à aborder et un registre des participants.

Tout doit être inscrit à l’ordre du jour afin que chacun puisse voir ce dont il est responsable et pourquoi sa présence est nécessaire à la réunion. Il faut également prévoir un espace pour les notes importantes et les décisions prises au cours de la session, ainsi qu’un emplacement pour les prochaines étapes. Le plus important est de noter qui est responsable de quoi. Il est utile de partager l’ordre du jour avec tout le monde avant la réunion et de le laisser ouvert pour être mis à jour et partagé avec tout le monde après la réunion.

Pour les réunions plus longues, il est bon d’ajouter de courtes pauses pour que chacun puisse prendre un café et aller aux toilettes. Parfois, s’il s’agit d’une réunion incroyablement longue, il est bon de prévoir une pause déjeuner et de la communiquer à l’avance pour qu’ils en soient conscients et puissent se préparer.

Envoi de l’invitation

Naturellement, l’étape suivante consiste à envoyer l’invitation aux participants. Maintenant que vous avez décidé qui doit être présent et pourquoi il doit l’être, il est temps d’envoyer la demande de réunion. Dans la demande, veillez à ajouter l’ordre du jour afin que chacun puisse en prendre connaissance avant la réunion.

La réunion

Au début de la réunion, il est essentiel de laisser le temps à tout le monde de se joindre à la réunion et de s’attendre à quelques problèmes techniques ; cela arrive souvent, alors autant le prévoir ! Une fois que tout le monde s’est joint à vous, essayez de vous assurer que tout le monde a son appareil photo ; bien que ce ne soit pas nécessaire, cela rend la conversation plus personnelle.

Pour commencer, il est bon de faire un premier tour si les personnes se rencontrent pour la première fois ou un tour de rattrapage si tout le monde se connaît. De cette façon, tout le monde se sent à l’aise et cela brise un peu la glace.

Au cours de la réunion, veillez à ce que le calendrier soit affiché sur un écran partagé et à ce qu’il soit mis à jour en fonction des nouvelles informations. Ainsi, tout le monde reste concentré sur le sujet et les distractions sont réduites. Il est essentiel d’indiquer clairement quelles sont les prochaines étapes et qui est chargé de faire quoi. En ajoutant ces détails au plan, on responsabilise tout le monde.

Pour une participation optimale aux réunions à distance, utilisez les outils disponibles. Que vous utilisiez Zoom, Skype, Microsoft Teams ou autre, ils ont tous des fonctions qui permettent de faciliter le déroulement des réunions à distance. Des fonctionnalités comme les émojis pour lever la main, les pouces levés, etc., et d’autres fonctionnalités comme le tableau blanc et les sondages. Chaque logiciel a des caractéristiques différentes, alors explorez vos options pour trouver le logiciel qui vous convient le mieux.

L’engagement dans les réunions est crucial – mais comment faire pour que les gens s’engagent ?

Tout d’abord, veillez à ce que la réunion soit animée, car cela permet à la réunion de se dérouler dans la bonne direction. Deuxièmement, posez des questions aux participants. Quelles sont leurs pensées ? Peuvent-ils voir des problèmes avec cette idée ? Il est important que chacun se sente libre de participer.

Après la réunion

Une fois la réunion terminée, vérifiez l’ordre du jour pour vous assurer qu’il est à jour avec toutes les nouvelles informations. Il est bon de le faire immédiatement après la réunion, lorsque tout est encore frais dans votre tête. Une fois que tout est à jour, envoyez la version actualisée à tous les participants. Cela permet à chacun de connaître et de se rappeler ses responsabilités pour la prochaine réunion. Si quelque chose doit être fait, c’est un léger rappel pour eux.

Conclusion

Veiller à ce que les réunions à distance soient efficaces et productives peut être une lourde tâche, mais l’utilisation du guide et des conseils ci-dessus contribuera au bon déroulement de vos réunions. Dans l’ensemble, plus vous participerez à des réunions à distance, plus vous pourrez apprendre des autres des trucs et astuces, et vous aurez votre propre façon de faire en sorte que vos réunions soient aussi productives et efficaces que possible.

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