8‌ ‌Processos‌ ‌‌Pequenos‌ ‌Negócios‌ Devem‌ Automatizar‌ ‌para‌ ‌Melhorar‌ ‌Operações‌

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Nos últimos anos, houve um hype aparentemente ilimitado sobre a revolução tecnológica e como ela está mudando a face dos negócios. Certamente, já vemos mudanças dramáticas como resultado de novas inovações tecnológicas. A IA , em particular, está remodelando rapidamente a maneira como todos os tipos de organizações operam. Isso está afetando setores tão diversos quanto o varejo (ajudando as empresas a entender melhor seus clientes) e a saúde. Em conjunto com o aumento do big data, a IA da área de saúde está ajudando não apenas a otimizar a prestação de serviços de saúde, mas também a gerar melhores resultados para os pacientes.

No entanto, não são apenas as grandes empresas que estão colhendo os frutos da tendência de maior automação. As pequenas empresas também estão embarcando no trem da automação. As pessoas muitas vezes têm uma imagem de pequenas empresas como sendo um pouco sonolentas e definidas em seus caminhos, mas isso não poderia estar mais longe da verdade.

A realidade é que essas pequenas empresas são algumas das empresas mais inovadoras do mercado. Em massa, eles estão aproveitando ao máximo as oportunidades que a automação apresentou. De startups de ponta a varejistas familiares muito amados, a revolução silenciosa da automação reformulou radicalmente as pequenas empresas .

Se você administra uma pequena empresa e deseja se modernizar, realmente precisa saber o que a automação pode fazer por você. Você pode não ter percebido ainda, mas há muitos processos de negócios diários que podem ser automatizados – liberando assim recursos (tanto financeiros quanto outros) que você poderia colocar em uso mais eficiente em outro lugar.

Os benefícios para o seu negócio podem ser enormes e mais diretos: se você não estiver aproveitando a automação, pode ter certeza de que seus concorrentes o farão.

Portanto, para ajudá-lo a ter uma ideia melhor de como fazer a automação funcionar para o seu negócio, produzimos esta lista de oito processos que as pequenas empresas devem automatizar. Afinal, fazer isso pode melhorar a eficiência, a produtividade e – o mais importante de tudo – a lucratividade.

1. Reconhecimento de receita

O reconhecimento de receita é um processo demorado e pesado em mão de obra e recursos humanos. Isso prende as pessoas a cálculos complexos em planilhas e, mesmo com toda a boa vontade do mundo, elas estão propensas a cometer erros, que podem levar ainda mais tempo para serem resolvidos. Assim, o software de reconhecimento de receita elimina esse problema, automatizando todo o ciclo de vida da receita. Isso permite que seus funcionários gastem seu tempo e energia em outras coisas.

2. Distribuição de chamadas

Quando você administra uma pequena empresa, é de vital importância que você seja acessível e fácil de alcançar para seus clientes. Mas poucas pequenas empresas podem se dar ao luxo de ter equipes exclusivamente dedicadas a atender e filtrar chamadas. Isso é um problema, pois clientes e clientes cujas chamadas não são atendidas de maneira imediata provavelmente levarão seus clientes para outro lugar.
O software de distribuição automática de chamadas gerencia as filas de chamadas e direciona as chamadas para o agente mais adequado com base nos dados do CRM, no número discado e assim por diante. Isso pode economizar uma quantidade considerável de recursos e simplificar o agendamento do call center .

3. Pagamento automático de contas

Você provavelmente já está acostumado a pagar contas automaticamente em sua vida pessoal. Os débitos diretos, afinal, são usados para pagar uma enorme variedade de despesas. Eles poupam os consumidores do trabalho de enviar pagamentos manualmente todos os meses (o que, quando você pensa sobre isso, seria um verdadeiro aborrecimento).

O pagamento automático de contas funciona pelo mesmo princípio. É um pagamento recorrente programado para sair automaticamente em uma determinada data (geralmente mensal, mas talvez também trimestral, por exemplo). Certifique-se de manter o controle sobre seus pagamentos automáticos de contas de saída, no entanto, para que você não esteja pagando nada que não deveria. Embora você ainda tenha que preencher um modelo de fatura em branco para entregar aos clientes, os pagamentos automáticos de contas economizarão seu tempo de outras maneiras.

4. Recrutamento e RH

O software de RH já é amplamente utilizado pelas empresas. Ele ajuda a tornar mais fácil para os gerentes de RH acompanhar os registros dos indivíduos. Por exemplo, com relação ao treinamento e desenvolvimento e registros disciplinares, quando apropriado.

Isso ajudou a reduzir drasticamente a papelada e as horas de trabalho dedicadas a tarefas de RH braçais ou administrativas. O software de contratação também está ajudando a automatizar os processos de recrutamento. Para gerenciar aplicativos em alto volume, a tomada de decisões de recrutamento mais objetivas e baseadas em dados só pode ser obtida com um software de recrutamento de alto volume.

5. Vendas e marketing

A automação pode ajudá-lo a racionalizar seus processos de vendas e torná-los mais eficientes. Um gerente de relacionamento com o cliente automatizado, por exemplo, pode manter contato com clientes potenciais e recorrentes, rastreando onde eles estão ao longo do funil de vendas.

Isso ajuda a garantir que os leads em potencial recebam o conteúdo certo para mantê-los progredindo nesse funil. As ferramentas de SMS marketing , da mesma forma, podem colocar seu negócio diante de um vasto público de consumidores, incluindo públicos segmentados.

6. Organização de recibos

Se você ainda depende de recibos em papel, definitivamente é hora de automatizar. Qualquer empresário com experiência em vasculhar e vasculhar em busca de recibos físicos sabe o quanto isso consome tempo.

Existem aplicativos que simplificam muito o processo de acompanhamento de despesas e receitas (inclusive as despesas geradas por viagens de funcionários para encontrar clientes e participar de reuniões). Isto também reduz o risco de perda de registos, uma vez que é muito mais simples introduzir dados à medida que se avança, utilizando um software de contabilidade para pequenas empresas do que um livro de contabilidade físico.

7. Pedido de estoque

Um dos primeiros processos de negócios a serem automatizados foi o de pedidos de estoque, e com razão. É fundamental para quantas pequenas empresas, mais obviamente no setor de varejo, operam.

Graças à automação, o estoque pode ser reabastecido à medida que os itens são vendidos, aliviando bastante o perigo de ficar sem produtos e decepcionar os consumidores. Os fornecedores geralmente ficam felizes em acomodar pedidos automáticos de estoque, não apenas porque é tão amplamente utilizado, mas porque também fornece a eles uma certeza adicional.

8. Gerenciamento e agendamento da força de trabalho

Outra tarefa demorada é o agendamento da força de trabalho. Manter o controle de quais membros da equipe devem estar trabalhando em que momento específico pode ser um verdadeiro dreno de recursos. E, como já discutimos, somos apenas humanos e é fácil cometer erros ao elaborar uma rotação de equipe manualmente.
O software de gerenciamento de força de trabalho permite que você crie cronogramas para sua força de trabalho para que eles saibam onde estão e você saiba quando devem estar no trabalho e o que devem fazer.

John Allen – RingCentral US
John Allen, Diretor de SEO Global da RingCentral, um provedor global de software de UCaaS, VoIP e contact center . Ele tem mais de 14 anos de experiência e uma extensa experiência na construção e otimização de programas de marketing digital. Ele escreveu para sites como Vault e BigCommerce .