8 benefícios de não usar papel para empresas de beleza e bem-estar

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Para quem está de fora, administrar e possuir um negócio de beleza ou bem-estar parece um dos trabalhos mais informais do mundo. Mas todos sabemos que isso está longe da verdade. Enquanto seus clientes procuram relaxar, sua pressão para expandir seus negócios está sempre ativa, desde melhorar a eficiência até cortar custos e manter um alto nível de serviço. Felizmente, processos sem papel e fluxos de trabalho de documentos podem ajudá-lo a fazer isso.

Quer aprender como?

Aqui estão 8 benefícios de não usar papel para empresas de beleza e bem-estar:

Tornar-se digital protege você de ações judiciais (e documentos perdidos)

Se você está no setor de beleza e bem-estar há algum tempo, já conhece a papelada necessária para administrar o negócio. Da consulta aos formulários de admissão , planos de tratamento e, mais importante, formulários de consentimento.

Falando sobre o último, você precisa de consentimento, seja oferecendo extensões de cílios, aulas de ginástica, coloração de cabelo ou tratamentos de pele. Seus clientes precisam assinar esses formulários de consentimento antes de iniciar o tratamento. Os formulários de consentimento também garantem que seu cliente entenda o tratamento em si e os riscos associados. Acredite ou não, muitas empresas de beleza e bem-estar ainda preenchem seus formulários de consentimento com caneta e papel tradicionais. E embora esse método funcione, existem possíveis desvantagens associadas a ele, por exemplo:

• A escrita à mão pode tornar o formulário de consentimento ilegível
• Você pode ficar sem formulários (ou cartuchos de tinta)
• As pessoas podem estar lhe fornecendo formulários incompletos
• Os formulários podem sumir do seu armário de arquivos ou de qualquer outro lugar (todos nós já passamos por isso)

E, a propósito, armazenar documentos essenciais em seu armário de arquivamento não é o mais seguro de qualquer maneira – apenas dizendo.

Felizmente, os processos sem papel podem ajudá-lo de várias maneiras:

Primeiro, a tecnologia facilitou a eliminação do papel sem grandes investimentos de dinheiro e tempo. Ter formulários de consentimento digital permite coletar informações de seus clientes em qualquer dispositivo, a qualquer hora e em qualquer lugar. Assinaturas juridicamente vinculativas fazem com que esses formulários contem no tribunal. E uma vez concluídos, eles podem ser facilmente armazenados e arquivados na nuvem.

Processos sem papel impressionam seus clientes

Você não é novo nisso e já sabe: a experiência e o serviço do cliente são essenciais para qualquer empresário de beleza e bem-estar. Seus clientes não procuram experiências que começam e terminam na porta de suas salas de tratamento. A experiência já começa no momento em que eles entram em contato com você ou reservam seus serviços online.

Dito isto, pranchetas e canetas para entrada de clientes não são mais apropriadas. Especialmente com a atração do Covid, empresas e clientes estão procurando maneiras sem contato de preencher sua papelada.

Felizmente, com a tecnologia digital, seus clientes podem preencher formulários em qualquer lugar, a qualquer hora. Isso pode ser quando eles entrarem pela primeira vez em seu salão, salão ou academia ou semanas antes, quando fizerem uma reserva on-line. Ser independente do local permite que os clientes evitem atrasos no dia e se concentrem em seu tratamento. Para você, evita estresse e agitação – um ganha-ganha.

Assinaturas eletrônicas tornam seus documentos válidos em tribunal

Mas capturar informações por meio de formulários não é a única coisa que você pode fazer com a tecnologia moderna. O software de fluxo de trabalho de documentos também permite capturar assinaturas juridicamente vinculativas de seus clientes em qualquer dispositivo. Essas assinaturas podem ser carimbadas com data e local para validade. Além disso, as trilhas de auditoria fornecem a autenticidade necessária exigida pelos tribunais.

Os clientes podem abrir formulários e documentos em trânsito, em seu iPad, tablet ou dispositivo móvel. Além disso, eles podem completá-lo, assiná-lo eletronicamente e enviá-lo em questão de segundos, não minutos.

Você já recebeu documentos incompletos ao usar papel? Não se preocupe. O software moderno permite que você torne campos de formulário obrigatórios. Isso garante que você só capture informações completas quando necessário. Especialmente importante com formulários de consentimento.

Em diante.

Ficar sem papel ajuda você a construir sua marca (e proteger a natureza)

A troca de papel por tablets ou smartphones oferece um novo cenário de branding. Você pode personalizar seus formulários e documentos com as cores, fontes e logotipo da sua empresa, mantendo sua marca em destaque na mente de seus clientes.

Falando sobre o que está na mente do cliente, você provavelmente notou uma mudança na cultura atual. As preocupações com as mudanças climáticas aumentaram desde 2013. Isso também significa que as pessoas são a favor de práticas de negócios sustentáveis.

Ao aumentar seus esforços sem papel e adotar uma abordagem verde, você também pode melhorar a imagem da sua marca. Seus clientes não apenas valorizam sua visão de futuro, mas também podem recompensá-lo com fidelidade. E todos nós sabemos que lealdade significa lucros.

Quanto ao lucro, há mais benefícios em ficar sem papel.

Ficar sem papel economiza dinheiro suado

Administrar um salão de beleza ou um negócio de bem-estar não é barato. De aluguel de espaço a produtos de bem-estar, licenças e despesas com pessoal, é caro! Você não quer adicionar à lista os custos de impressão, digitalização, papel, tinta e manutenção, certo?

A eliminação do papel usando a tecnologia ajudará você a economizar esses custos. Isso significa que você tem mais dinheiro para investir em bons produtos ou melhor atendimento. E é isso que fará com que sua empresa se destaque da multidão.

Documentos sem papel não ocupam espaço físico

Percorrer um grande armário de arquivos para encontrar ou armazenar um documento simplesmente não é a maneira mais eficiente de fazer o trabalho hoje. E mesmo que você já mantenha seus registros localmente em seu computador, há desvantagens nisso. Os documentos armazenados em um dispositivo real são propensos a danos físicos ou roubo. Além disso, a colaboração em documentos ou edições rápidas é difícil de fazer e deixa você mais lento.

Salvar documentos na nuvem, no entanto, é algo que todos nós já fazemos em nossas vidas privadas. Pense no iCloud, GDrive & Co; é hora de adotar isso para o seu negócio também. Especialmente porque o espaço de armazenamento em nuvem está se tornando cada vez mais acessível.

Como alternativa, o software moderno de fluxo de trabalho de documentos possui armazenamento em nuvem e recursos de colaboração já incorporados a ele.

Documentos sem papel se conectam a outros aplicativos

Digitalizar manualmente documentos em papel não é divertido, não é? Digitar informações manualmente no software do seu salão também não é. É demorado e propenso a erros. Em vez disso, a tecnologia já permite a integração com aplicativos e soluções existentes.

Digamos que você já esteja usando um software de reservas online . Com integrações nativas ou usando ferramentas como Zapier , você pode conectar aplicativos para diferentes casos de uso. Suponha que você queira enviar automaticamente um formulário de consentimento para seu cliente quando ele fizer uma reserva online; você pode fazer isso hoje.

Por último, ficar sem papel lhe dará paz de espírito

Trabalhar na indústria de beleza e bem-estar em ritmo acelerado é emocionante; também pode ser muito estressante. A desordem reduzida, o trabalho ocupado reduzido, o acesso contínuo a documentos e a segurança contribuem para uma mente pacífica. Você pode deixar de lado o medo de perder algo importante, eliminar erros e reduzir o caos.

Empacotando

Mudar de processos baseados em papel para processos sem papel não precisa ser intimidador. Primeiro, você não precisa implementar tudo de uma vez. Usar software para seus formulários de consentimento e assinaturas pode ser um primeiro passo na direção certa. Não considere apenas os benefícios que os processos sem papel trazem para você. Além disso, considere o valor em termos de experiência aprimorada do cliente.

Biografia do autor convidado: Carsten Pleiser @ Paperless.io

Carsten Pleiser é cofundador e chefe de crescimento da startup alemã Paperless.io . Ele tem mais de 12 anos de experiência em negócios, empreendedorismo, marketing e tudo relacionado ao crescimento. Ele também é um mentor, tem falado em vários eventos e palestrado em universidades. Em seu tempo livre, Carsten gosta de passar o tempo com sua família, velejar ou jogar golfe.