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8 Vorteile der papierlosen Arbeitsweise für Beauty- und Wellness-Unternehmen

Amie Parnaby
10/11/2021
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Für Außenstehende scheint die Leitung und der Besitz eines Schönheits- oder Wellness-Unternehmens einer der ungezwungensten Jobs der Welt zu sein. Aber wir alle wissen, dass das weit von der Wahrheit entfernt ist. Während Ihre Kunden sich entspannen wollen, stehen Sie ständig unter dem Druck, Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln – von der Verbesserung der Effizienz über Kostensenkungen bis hin zur Aufrechterhaltung eines hohen Serviceniveaus. Papierlose Prozesse und Dokumenten-Workflows können Sie dabei unterstützen.

Möchten Sie wissen, wie?

Hier sind 8 Vorteile der papierlosen Geschäftsabwicklung für Beauty- und Wellness-Unternehmen:

Die Digitalisierung schützt Sie vor Rechtsstreitigkeiten (und verlorenen Dokumenten)

Wenn Sie schon eine Weile in der Schönheits- und Wellnessbranche tätig sind, kennen Sie den Papierkram, der für den Betrieb Ihres Unternehmens erforderlich ist. Von der Beratung über die Aufnahmeformulare bis hin zu den Behandlungsplänen und vor allem den Einverständniserklärungen.

Apropos letzteres: Sie brauchen eine Genehmigung, egal ob Sie Wimpernverlängerungen, Fitnesskurse, Haarfärbungen oder Hautbehandlungen anbieten. Ihre Kunden müssen diese Einverständniserklärungen unterschreiben, bevor Sie mit der Behandlung beginnen. Einverständniserklärungen stellen auch sicher, dass Ihr Kunde die Behandlung selbst und die damit verbundenen Risiken versteht. Ob Sie es glauben oder nicht, viele Beauty- und Wellness-Unternehmen füllen ihre Einverständniserklärungen immer noch mit Stift und Papier aus. Diese Methode funktioniert zwar, aber sie hat auch ihre Nachteile:

  • Handschrift kann die Einverständniserklärung unleserlich machen
  • Möglicherweise gehen Ihnen die Formulare (oder Tintenpatronen) aus.
  • Es kann sein, dass die Leute Ihnen unvollständige Formulare geben
  • Formulare können in Ihrem Aktenschrank oder anderswo verloren gehen (das haben wir alle schon erlebt)

Übrigens ist die Aufbewahrung wichtiger Dokumente in Ihrem Aktenschrank ohnehin nicht die sicherste – das nur nebenbei.

Glücklicherweise können papierlose Prozesse Ihnen in vielerlei Hinsicht helfen:

Erstens hat es die Technologie leicht gemacht, ohne großen finanziellen und zeitlichen Aufwand papierlos zu werden. Mit digitalen Einverständniserklärungen können Sie auf jedem Gerät, jederzeit und überall Informationen von Ihren Kunden einholen. Rechtsverbindliche Unterschriften machen diese Formulare vor Gericht gültig. Und sobald sie fertig sind, können sie einfach in der Cloud gespeichert und archiviert werden.

Papierlose Prozesse beeindrucken Ihre Kunden

Das ist nicht neu für Sie, und Sie wissen es bereits: Kundenerfahrung und Service sind für jeden Inhaber eines Schönheits- oder Wellness-Unternehmens entscheidend. Ihre Kunden sind nicht auf der Suche nach Erlebnissen, die an der Tür Ihrer Behandlungsräume beginnen und enden. Das Erlebnis beginnt bereits in dem Moment, in dem der Kunde Sie kontaktiert oder Ihre Dienste online bucht.

Das heißt, Klemmbretter und Stifte für die Kundenaufnahme sind nicht mehr angebracht. Vor allem mit dem Covid locken Unternehmen und Kunden, die nach kontaktlosen Möglichkeiten suchen, um ihren Papierkram zu erledigen.

Glücklicherweise können Ihre Kunden dank der digitalen Technologie Formulare überall und jederzeit ausfüllen. Dies kann der Fall sein, wenn sie zum ersten Mal Ihren Salon oder Ihr Fitnessstudio betreten, oder schon Wochen vorher, wenn sie online buchen. Da wir ortsunabhängig sind, können die Kunden Verzögerungen am Tag vermeiden und sich stattdessen auf ihre Behandlung konzentrieren. Für Sie bedeutet das weniger Stress und Hektik – eine Win-Win-Situation.

Elektronische Signaturen machen Ihre Dokumente gerichtsfest

Aber die Erfassung von Informationen über Formulare ist nicht das Einzige, was Sie mit moderner Technologie tun können. Mit einer Software für den Dokumenten-Workflow können Sie auch rechtsverbindliche Unterschriften Ihrer Kunden auf einem beliebigen Gerät erfassen. Diese Unterschriften können mit einem Zeitstempel versehen werden, der Datum und Ort der Gültigkeit angibt. Außerdem bieten Prüfpfade die von den Gerichten geforderte Authentizität.

Die Kunden können Formulare und Dokumente von unterwegs aus auf ihrem iPad, Tablet oder mobilen Gerät öffnen. Außerdem können sie den Antrag ausfüllen, elektronisch unterschreiben und innerhalb von Sekunden, nicht Minuten, einreichen.

Haben Sie schon einmal Dokumente erhalten, die unvollständig sind, wenn Sie Papier verwenden? Machen Sie sich keine Sorgen. Moderne Software ermöglicht es Ihnen, Formularfelder als obligatorisch zu kennzeichnen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie nur vollständige Informationen erfassen, wenn dies erforderlich ist. Besonders wichtig bei Einverständniserklärungen.

Vorwärts.

Der Verzicht auf Papier hilft Ihnen, Ihre Marke aufzubauen (und die Natur zu schützen)

Die Umstellung von Papier auf Tablets oder Smartphones eröffnet Ihnen eine neue Markenlandschaft. Sie können Ihre Formulare und Dokumente mit den Farben, Schriftarten und dem Logo Ihres Unternehmens versehen, so dass Ihre Marke in den Köpfen Ihrer Kunden immer präsent ist.

Wenn wir darüber sprechen, was die Kunden beschäftigt, haben Sie wahrscheinlich eine Veränderung in der heutigen Kultur bemerkt. Die Besorgnis über den Klimawandel hat seit 2013 zugenommen. Das bedeutet auch, dass die Menschen nachhaltige Geschäftspraktiken befürworten.

Indem Sie Ihre Bemühungen um den Verzicht auf Papier verstärken und einen umweltfreundlichen Ansatz verfolgen, können Sie auch Ihr Markenimage verbessern. Ihre Kunden werden Ihr vorausschauendes Denken nicht nur zu schätzen wissen, sondern sie werden Sie vielleicht sogar mit Loyalität belohnen. Und wir alle wissen, dass Loyalität Gewinne bedeutet.

Was den Gewinn betrifft, so bietet die papierlose Arbeitsweise weitere Vorteile.

Papierlos sparen Sie bares Geld

Der Betrieb eines Schönheitssalons oder Wellness-Unternehmens ist nicht billig. Von der Raummiete über Wellnessprodukte bis hin zu Genehmigungen und Personalkosten – das ist teuer! Sie wollen doch nicht auch noch die Kosten für Drucken, Scannen, Papier, Tinte und Wartung aufzählen, oder?

Durch den Einsatz von Technologie können Sie diese Kosten einsparen, indem Sie papierlos arbeiten. Das bedeutet, dass Sie mehr Geld haben, um in gute Produkte oder besseren Service zu investieren. Und das ist es, was Ihr Unternehmen letztendlich von der Masse abheben wird.

Papierlose Dokumente nehmen keinen Platz in Anspruch

Sich durch einen großen Aktenschrank zu wühlen, um ein Dokument zu finden oder zu speichern, ist heutzutage einfach nicht mehr die effizienteste Art, seine Arbeit zu erledigen. Und selbst wenn Sie Ihre Unterlagen bereits lokal auf Ihrem Computer gespeichert haben, gibt es auch Nachteile. Auf einem tatsächlichen Gerät gespeicherte Dokumente sind anfällig für physische Schäden oder Diebstahl. Außerdem ist die Zusammenarbeit an Dokumenten oder die schnelle Bearbeitung von Dokumenten schwierig und verlangsamt die Arbeit.

Das Speichern von Dokumenten in der Cloud ist jedoch etwas, das wir alle bereits in unserem Privatleben tun. Denken Sie an iCloud, GDrive & Co; es ist an der Zeit, dies auch für Ihr Unternehmen zu übernehmen. Zumal der Speicherplatz in der Cloud immer erschwinglicher wird.

Moderne Software für den Dokumenten-Workflow verfügt dagegen bereits über integrierte Cloud-Speicher- und Kollaborationsfunktionen.

Papierlose Dokumente lassen sich mit anderen Anwendungen verbinden

Das manuelle Scannen von Papierdokumenten macht keinen Spaß, oder? Informationen von Hand in Ihre Salonsoftware einzutippen, ist auch keine Lösung. Das ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Stattdessen ermöglicht Ihnen die Technologie bereits die Integration mit bestehenden Anwendungen und Lösungen.

Angenommen, Sie verwenden bereits eine Online-Buchungssoftware. Mit nativen Integrationen oder durch den Einsatz von Tools wie Zapier können Sie Apps für verschiedene Anwendungsfälle verbinden. Angenommen, Sie möchten Ihrem Kunden automatisch eine Einverständniserklärung schicken, wenn er online bucht; das können Sie heute tun.

Und schließlich gibt Ihnen der Verzicht auf Papier ein sicheres Gefühl

Die Arbeit in der schnelllebigen Schönheits- und Wellnessbranche ist aufregend, sie kann aber auch sehr stressig sein. Weniger Unordnung, weniger Arbeitsaufwand, nahtloser Zugriff auf Dokumente und Sicherheit sorgen für einen ruhigen Geist. Sie können sich von der Angst befreien, etwas Wichtiges zu verlieren, Fehler beseitigen und das Chaos reduzieren.

Einpacken

Die Umstellung von papiergestützten Prozessen auf papierlose Prozesse muss nicht einschüchternd sein. Erstens müssen Sie nicht alles auf einmal einführen. Die Verwendung von Software für Ihre Einverständniserklärungen und Unterschriften kann ein erster Schritt in die richtige Richtung sein. Denken Sie nicht nur an die Vorteile, die papierlose Prozesse für Sie selbst bringen. Berücksichtigen Sie auch den Wert in Bezug auf eine verbesserte Kundenerfahrung.


Gastautor Bio: Carsten Pleiser @ Paperless.io

Carsten Pleiser

Carsten Pleiser ist Mitgründer und Wachstumschef des deutschen Start-ups Paperless.io. Er verfügt über mehr als 12 Jahre Erfahrung in den Bereichen Wirtschaft, Unternehmertum, Marketing und Wachstum in allen Bereichen. Er ist auch als Mentor tätig, hat bei verschiedenen Veranstaltungen gesprochen und an Universitäten gelehrt. In seiner Freizeit verbringt Carsten gerne Zeit mit seiner Familie, geht segeln oder spielt Golf.

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