7 vantagens das ferramentas de produtividade para o seu negócio

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Simplificando; sua produtividade é uma medida da eficiência de seus processos. Isso se aplica se você estiver na manufatura, em um dos muitos setores de serviços ou em um nicho totalmente diferente. Além disso, uma melhor produtividade leva a um aumento nos lucros, à medida que você fornece mais bens ou serviços que seus clientes desejam.

Mas, embora esse conceito seja simples e universal, como alcançá-lo dependerá muito do seu modelo de negócios e necessidades específicas. As ferramentas que podem ajudá-lo a atingir esse objetivo podem variar de algo tão simples como sincronização de calendário para sistemas de CRM ou ferramentas de colaboração baseadas em iOS que ajudam sua equipe a se comunicar.

Se você identificou ferramentas de produtividade que podem se adequar ao seu modelo de negócios, que tipo de vantagens você pode esperar delas? Que diferenças tangíveis você verá na forma como sua empresa trabalha e executa? Como essas ferramentas podem levar seu escritório para o futuro ?

1. Qualidade melhorada

Uma das primeiras vantagens que você pode notar é uma melhoria acentuada na qualidade do trabalho produzido. Isso é verdade para a maioria dos tipos de ferramentas de produtividade que você pode decidir integrar ao seu sistema. Por exemplo, uma comunicação eficiente entre os membros da equipe ou entre sua empresa e seus clientes é uma parte essencial da melhoria da qualidade.

Na era moderna, isso geralmente significa ter boas plataformas de videoconferência que permitem reuniões presenciais à distância, além de tarefas essenciais, como compartilhamento de arquivos. Boas comunicações por meio desses canais ajudam a identificar possíveis problemas antes que se tornem grandes problemas e incentivam o trabalho colaborativo.

Ter boas análises para destacar e monitorar melhorias e mudanças de qualidade é outro fator que deve sempre ser considerado. Isso pode permitir que você audite a eficácia das ferramentas que você escolheu.

2. Hora

Um dos fatores mais cruciais quando se trata de eficiência é o tempo. Os membros da sua equipe estão usando seu tempo de forma produtiva? Uma boa gestão do tempo pode significar a diferença entre algo ser entregue no prazo – ou antes – e algo não ser concluído até depois de um prazo crucial.

Se você entregar bens ou serviços com atraso, poderá não apenas afetar o relacionamento com o cliente, mas também incorrer em penalidades financeiras ou de reputação. Ter boas ferramentas de gerenciamento de tempo como parte de seus processos ajuda a evitar atrasos na entrega, além de aumentar a eficiência geral.

3. Mobilidade e Trabalho Remoto

Duas características que vemos cada vez mais como parte da vida profissional moderna são a mobilidade e o trabalho remoto. Desde um representante de vendas que raramente está no escritório principal até um funcionário que opta por fazer a maior parte do trabalho em casa, as empresas precisam se adaptar a esses aspectos da vida profissional. Isso significa garantir que eles tenham as ferramentas e os sistemas necessários para facilitá-los.

Identificar as ferramentas que permitem o trabalho remoto ou móvel eficiente sempre será essencial para manter e melhorar a produtividade. Isso pode incluir ferramentas de comunicação e conexões com a nuvem ou sistemas baseados em escritório.

4. Comunicações

Boas ferramentas de produtividade significam uma boa comunicação em todos os níveis de sua empresa, tanto internos quanto externos. Isso pode incluir comunicações de áudio, e-mail, compartilhamento de arquivos e videoconferência. Tudo isso agora pode ser integrado em um único portal fácil de usar que torna todos os aspectos das comunicações mais eficientes.

O que a webconferência oferece ao seu negócio? Ele oferece não apenas a oportunidade de fazer chamadas de vídeo, mas também de compartilhar conteúdo baseado na Web e outros. O tempo todo, facilitando o trabalho colaborativo. Um bom trabalho colaborativo provavelmente significará maior produtividade e eficiência em todos os setores.
Você também pode considerar ferramentas automatizadas como parte de sua estratégia de comunicação. Isso pode ser especialmente relevante se sua empresa opera um contact center com grandes volumes de tráfego. O uso de ferramentas de Inteligência Artificial pode oferecer grandes melhorias em seus índices de produtividade.

5. Rastreamento e Relatórios

Saber qual progresso está sendo feito em um projeto é crucial em todos os níveis. Se um colega de equipe estiver trabalhando em um componente do projeto que afeta seu trabalho, você precisa saber em que estágio ele chegou. Além disso, ter uma visão geral de todo o projeto ajuda a identificar problemas ou comunicar o progresso a um cliente.

Ao usar ferramentas eficazes de gerenciamento de desempenho mais adequadas à sua empresa, você pode ajudar a melhorar a produtividade e a eficiência gerais. Poder acompanhar todos os aspectos do processo produtivo da sua empresa é uma ferramenta essencial de gestão.

6. Segurança

A segurança de seus dados sempre será uma de suas principais considerações, especialmente ao adicionar novas ferramentas, aplicativos e softwares ao seu negócio. A importância da segurança é ainda mais relevante se você estiver compartilhando informações e arquivos externamente.

Garantir o uso de ferramentas de produtividade que fornecem um alto nível de segurança significa que todas as informações e dados são mantidos seguros o tempo todo.

7. Fluxo de trabalho

Se você já experimentou algum caos em seus locais de trabalho atuais ou anteriores, sabe o efeito negativo que isso pode ter. Um fluxo de trabalho interrompido, seja qual for o motivo, afeta a produtividade, a eficiência e os lucros. Um bom fluxo de trabalho não é apenas motivar seus funcionários ou equipe; trata-se de dar a eles as ferramentas certas para aumentar a produtividade.

O que são essas ferramentas podem variar de acordo com o tamanho e o tipo de negócio que você tem. Investigar e identificar o que se adequa à sua empresa é o primeiro passo crucial para uma melhor produtividade. Você pode descobrir que qual é o melhor ERP para varejo , por exemplo, não é a escolha certa para você. A importância de tomar a decisão certa para o seu negócio deve ser central em qualquer plano.

O take-away

Há uma infinidade de ferramentas de produtividade no mercado. No entanto, antes mesmo de olhar para suas escolhas, você deve primeiro considerar quais vantagens são mais importantes para você. Quais são suas prioridades para afetar diretamente a produtividade? As comunicações e a colaboração estão em primeiro lugar na sua lista? Ou você quer que o rastreamento e os relatórios sejam uma prioridade?

Ao identificar suas necessidades, você está mais bem equipado para avançar e determinar quais ferramentas atenderão melhor a essas necessidades. Você pode escolher suas ferramentas ideais navegando em vários blogs sobre o assunto. Alternativamente, você pode falar com clientes e colegas que já usam essas ferramentas. As recomendações pessoais podem ajudar muito a fazer a escolha correta.

Biografia do autor convidado: Richard Conn – RingCentral US

Richard é o Diretor Sênior de Marketing de Busca da RingCentral, líder global em comunicações unificadas e provedora de sistemas telefônicos empresariais virtuais . Ele é apaixonado por conectar empresas e clientes e tem experiência em trabalhar com empresas da Fortune 500, como Google, Experian, Target, Nordstrom, Kayak, Hilton e Kia. Richard escreveu para sites como Rightinbox e Marketscale .