6 estratégias para o gerenciamento eficaz da lista de espera do cliente

This post is also available in:

Dar o pontapé inicial e construir uma pequena empresa em um setor competitivo é uma conquista monumental. É preciso tempo, dinheiro e um tremendo esforço para construir uma marca, adquirir clientes de qualidade e impulsionar sua pequena empresa. Mas agora que você está lá e pode se considerar um empreendedor de sucesso com segurança, você se encontra em uma encruzilhada.

Agora que sua empresa está atraindo mais clientes do que você pode atender de uma só vez, você é forçado a afastar as pessoas. Ou você está? Afastar clientes em potencial é a última coisa que você deve fazer nesta fase da jornada da sua empresa.

Todo cliente em potencial que você rejeita é um cliente que receberá o que você está oferecendo em outro lugar, o que significa que você está perdendo receita potencial e oportunidades de negócios. O que você deve fazer é criar e gerenciar uma lista de espera de clientes.

Aqui está o que você precisa fazer para levar seu negócio a novos patamares de sucesso.

Razões e sinais de que você precisa de uma lista de espera de clientes

Antes de nos aprofundarmos nas estratégias concretas que você pode usar para gerenciar uma lista de espera de clientes (e convencê-los a esperar por você), devemos considerar uma pergunta importante: você realmente precisa de uma? Sem dúvida, o sinal mais significativo de que você precisa de uma lista de espera de clientes é que você simplesmente não tem mais tempo para trabalhar.

Mas há mais sinais, incluindo:

• Feeling stressed and overwhelmed
• Losing track of your projects and processes
• Not committing to each client like you used to
• Time management is more complicated than ever
• Things are starting to slip through the cracks, and you’re making mistakes
• You’re cutting precious time out of your personal life
• You’re feeling burnt out, and you’re losing focus, motivation, and daily zeal

Se você está ressoando com qualquer um desses sinais, é claro que você precisa de uma lista de espera de clientes. Dito isso, pode ser um desafio dar esse passo se você, como tantos outros, sofre da síndrome do impostor.

Você pode não pensar que as pessoas vão realmente esperar que você se torne disponível e que você não vale a pena, mas é importante lembrar que o seu valor é o que o trouxe até aqui. Você definitivamente vale a pena simplesmente porque precisa afastar as pessoas – você é tão ocupado e requisitado.

Certifique-se de ler nosso guia sobre como vencer a síndrome do impostor se você estiver lutando com isso, mas agora, vamos falar sobre o gerenciamento eficaz da lista de espera do cliente.

Estratégias para gerenciar sua lista de espera de clientes como um profissional

1. Reúna consultas por meio de formulários de adesão

Em primeiro lugar, é importante adotar uma abordagem estruturada para o gerenciamento de clientes potenciais e garantir que você esteja respondendo efetivamente às consultas de negócios. Embora você possa automatizar suas respostas de e-mail, por exemplo, para informar aos clientes que eles podem entrar em sua lista de espera, é melhor se encontrar com eles, discutir suas necessidades e sugerir que esperem até que você fique disponível.

Isso permitirá que você mostre seu valor, discuta os cronogramas do projeto e diga a eles exatamente quando poderá enfrentá-los. Com isso em mente, eles devem poder agendar compromissos de suas campanhas de e-mail , mas também devem poder agendar compromissos em seu site.

Pode ser mais fácil criar um formulário de reserva no WordPress do que em sites HTML padrão, porque não há codificação envolvida, pois existem vários plugins que você pode integrar com apenas alguns cliques.

Depois de ter um formulário de inscrição e uma ferramenta de agendamento de consultas, seus clientes em potencial poderão entrar em contato com você rapidamente, agendar um horário para uma ligação e, é claro, ingressar automaticamente na sua lista de espera.

2. Crie e gerencie uma planilha detalhada

Com todos esses clientes em potencial entrando em contato, você precisa se manter organizado e não há maneira mais simples de manter uma lista de espera organizada do que usar uma planilha. Mantenha suas ferramentas de quadro branco para quando você realmente começar a trabalhar com o cliente e concentre-se em estruturar sua planilha para conter todas as informações essenciais sobre seus clientes em potencial.

Essas informações incluem:

• The full name of the client
• A detailed description of their company
• Their needs and goals
• The industry they operate in
• Their top competitors
• Their project outline and objectives
• A ballpark fee for their project
• When you’ll be available to start the project
• Possible milestones and a rough project timeline

Manter todas essas informações em um só lugar ajudará você a se manter organizado, mas também facilitará muito a transição para trabalhar com um novo cliente. Por quê? Porque você poderá usar a planilha para começar a correr.

Você pode complementar a planilha com lembretes de agendamento para ficar em contato com os clientes em lista de espera. Isso nos leva ao próximo ponto importante.

3. Mantenha um calendário detalhado do projeto e envolva seus clientes

Outra parte vital de uma organização interna que facilitará o gerenciamento da lista de espera é ter um calendário detalhado do projeto. Os calendários de projeto são importantes para organizações internas. No entanto, eles também são fundamentais para manter a organização do lado do cliente. Você pode usá-los para manter seus clientes informados sobre seu progresso e processos, definir expectativas realistas e fornecer um cronograma que eles possam usar.

Mas quando se trata de sua lista de espera, esses calendários podem servir a propósitos internos e externos. Internamente, conhecer a duração de cada projeto e seus marcos permitirá prever sua disponibilidade. Externamente, por outro lado, você pode usar essas informações para calcular exatamente quando poderá aceitar mais trabalhos para não perder nenhuma oportunidade de trabalhar com novos clientes.

Você poderá então automatizar a comunicação com os clientes da lista de espera e enviar e- mails em massa com atualizações, lembrando-os de que em breve terão sua vez. Isso manterá seus clientes da lista de espera engajados e os inspirará a permanecer, não importa quanto tempo leve.

4. Conheça sua disponibilidade e planeje com antecedência

Seus calendários de projeto serão inestimáveis no planejamento e previsão de longo prazo. Somente conhecendo a duração do seu projeto, você poderá planejar com meses de antecedência e, assim, fornecer aos clientes em potencial uma data de início clara.

Calcular os cronogramas do seu projeto exigirá que você:

• Ascertain the complexity of a project
• Familiarize yourself with the client and their needs
• Gauge feedback and client responsiveness
• Set a realistic pace, determine milestones, and assign time slots for each
• Set a clear scope of work with minimal to no additions that would push back the final deadline

Seguir essa estrutura é um pré-requisito para um planejamento de negócios inteligente e permitirá que você comunique sua disponibilidade aos clientes da lista de espera sem precisar voltar atrás em sua palavra. Escusado será dizer que você precisa ter contratos detalhados e SOWs (declaração de trabalho) para que os clientes existentes não possam simplesmente pedir que você faça mais e, assim, prolongar todo o projeto.

Embora você possa querer satisfazê-los, você precisa manter o foco no objetivo de longo prazo, que é mover seus clientes em potencial da lista de espera para a “fila de produção”.

5. Priorize os clientes na lista de espera e use as ferramentas certas

A priorização pode ser um processo complexo. Embora você possa gerenciar sua lista de espera por ordem de chegada, essa nem sempre é a melhor maneira de gerenciar seu trabalho e seus clientes a longo prazo.

Certifique-se de priorizar quais clientes você aceitará em seguida com base em:

• Project complexity
• Potential project duration
• Financial value
• Business growth opportunity and potential
• Long-term potential for higher financial gain
• Your professional needs and satisfaction

Lembre-se de que você não deve assumir projetos que simplesmente não tem vontade de fazer. Você precisa entrar em um projeto com determinação e zelo, por isso é importante considerar suas necessidades profissionais. Se você está se sentindo esgotado ou se acabou de terminar um projeto semelhante, pule-o.

Você também precisa usar as ferramentas certas. A automação é essencial ao conquistar novos clientes e você precisa automatizar processos rapidamente – como mídia social, comunicação por e-mail ou análises e relatórios de progresso.

Para mídias sociais, por exemplo, é bom usar ferramentas de gerenciamento de mídias sociais que permitirão gerenciar todos os clientes de um local centralizado. O mesmo vale para outros processos, sejam eles internos ou externos.

6. Divulgue sua lista de espera

Por fim, simplesmente ter uma lista de espera não significa que os clientes em potencial se inscreverão ou a encontrarão de forma independente. É essencial divulgar sua lista de espera, divulgá-la na web e torná-la facilmente acessível.

Quanto mais fácil for para as pessoas conhecerem e acessarem sua lista de espera, maior será a chance de se inscreverem. É por isso que você precisa divulgar sua lista de espera nas redes sociais, por meio de campanhas de e-mail e até mesmo com códigos QR dinâmicos para que os potenciais clientes possam simplesmente digitalizá-la e acessar imediatamente seu formulário de opt-in ou uma landing page da lista de espera em seu site.

Ao investir continuamente em sua lista de espera, você investirá efetivamente em seu negócio, garantindo que você sempre tenha uma lista de espera preenchida. Escusado será dizer que este é um elemento crucial para o sucesso a longo prazo e para garantir um crescimento constante para a sua pequena empresa.

Empacotando

Se você quer que seu negócio continue crescendo, você não pode continuar afastando as pessoas. Sim, você está mais ocupado do que nunca, mas isso não significa que você deve perder algumas oportunidades fantásticas de levar sua carreira a novos patamares.

Felizmente, você sabe o quão importante e benéfico é criar uma lista de espera de clientes. Certifique-se de usar essas estratégias para gerenciar sua lista de espera como um profissional e convencer clientes em potencial a esperar até que você esteja disponível para enfrentá-los.

Afinal, você vale a pena esperar.

Biografia do autor convidado: Nina Petrov

Nina Petrov é especialista em marketing de conteúdo, apaixonada por design gráfico, marketing de conteúdo e a nova geração de negócios verdes e sociais. Ela começa o dia rolando seu resumo sobre as tendências digitais recentes enquanto toma uma xícara de café com leite e açúcar. Seu coelhinho branco tende a responder seus e-mails quando está de férias.

https://www.linkedin.com/in/nina-petrov/