Fonctionnalité du vendredi : Formulaires d’admission pour une meilleure efficacité
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Êtes-vous déjà arrivé à un rendez-vous et avez-vous dû passer les dix premières minutes à remplir un formulaire avant de pouvoir continuer ? C’était peut-être encore pire, et vous êtes arrivé à un rendez-vous pour constater qu’ils ne pouvaient pas vous accueillir en raison d’un manque d’informations. Auriez-vous pu éviter ces problèmes si vous aviez rempli des formulaires d’admission ou répondu à des questions lors de votre réservation ?
Les irritations des clients ont des maux de tête correspondants pour vous et votre entreprise également. Vous ne voulez pas écourter une session avec un client parce qu’il n’est pas arrivé assez tôt pour remplir un formulaire à l’avance. Cependant, vous ne souhaitez pas non plus prolonger votre bloc de rendez-vous, car cela annulerait votre emploi du temps et toutes les réservations ultérieures.
Il peut sembler approprié d’envoyer des rappels à vos clients qu’ils doivent être à leurs rendez-vous cinq ou dix minutes plus tôt. Cependant, cela ne résoudrait pas le problème potentiel de perdre un client parce que vous ne pouvez pas le satisfaire.
Raisons d’utiliser les formulaires d’admission
Il existe plusieurs raisons de collecter les données des clients avant leur arrivée pour améliorer leur service, leur santé et leur sécurité, la légalité et l’expérience client.
Collecter des informations
Il est essentiel de connaître certaines informations avant de fournir un service à un client. Plus particulièrement dans les services personnels comme les soins de santé, la forme physique, les soins corporels, mais aussi dans des choses comme les services de planification financière et l’éducation ou la formation.
Un moniteur de conduite propose des cours de conduite pour les débutants, mais aussi des cours de conduite avancés et de maîtrise de la conduite sur autoroute. Pour ses apprenants débutants, il aurait besoin de savoir qu’ils ont un permis provisoire valide. Cependant, pour ses élèves avancés et apprenants sur autoroute, il aurait besoin de savoir qu’ils détiennent un permis complet valide*.
Apprenez à connaître vos clients comme une famille
Il n’est pas nécessaire qu’il soit également utile pour mieux connaître vos clients.
Si vous songez à offrir un soin de relaxation ou un massage, il peut être utile de savoir que le chant des baleines ou l’Enya irritent profondément votre client. De même, savoir qu’un parfum spécifique rend vos clients malades est une autre information précieuse.
En prêtant attention aux petites choses qui pourraient faire ou défaire l’expérience de vos clients, vous faites en sorte qu’ils se sentent plus appréciés et engagés.
Protégez-vous, vos collègues et votre entreprise
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous devez vous protéger, vous et votre entreprise. Protégez-vous des calamités juridiques en vous assurant que vos clients vous informent des interactions potentiellement dangereuses avec vos services. Protégez-vous contre les réservations que vous ne pouvez pas honorer et évitez les commentaires négatifs des clients en raison d’un manque d’informations.
Si vous utilisez des formulaires d’admission en combinaison avec des conditions générales (que les clients doivent accepter), vous pouvez vous protéger contre la fourniture de fausses informations.
Façons de collecter des informations
Vous n’avez pas besoin de demander une histoire de vie lorsque vos clients réservent une séance, ni d’offrir trop d’options différentes. Rester simple.
Dans le système SimplyBook.me, il existe plusieurs façons d’enregistrer les réponses à vos questions, les cases à cocher, les listes déroulantes, les zones de texte à une ou plusieurs lignes, les chiffres numériques uniquement et les champs de date.
Pour les questions auxquelles vous avez besoin de réponses, quels domaines conviendront le mieux à vos services ? Si nous regardons l’exemple du moniteur de conduite, nous pouvons utiliser certaines des informations nécessaires pour créer un formulaire d’admission court mais informatif.
- Nom complet (tel qu’il apparaît sur votre permis de conduire) : Single Line Textbox
- Etes-vous titulaire d’un permis provisoire ou complet : Menu déroulant
- Numéro de permis de conduire : zone de texte sur une seule ligne
- Date d’émission : Champ de date
- Date d’expiration/date de renouvellement : Date Champ
Vous pouvez joindre des questions spécifiques à des services individuels, rendre les réponses obligatoires (ou non), vous pouvez même masquer le questionnaire de la page de réservation et l’utiliser comme une option commerciale interne.
De plus, si vous utilisez la connexion client, vous pouvez la laisser se remplir automatiquement pour les clients qui reviennent.
*Ceci s’applique aux lois britanniques sur la conduite
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