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Característica del viernes: formularios de admisión para mejorar la eficiencia

Ingvar Gudmundsson
16/08/2019
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Formularios de admisión

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¿Alguna vez llegó a una cita y descubrió que tenía que pasar los primeros diez minutos completando un formulario antes de poder continuar? Quizás fue aún peor, y llegaste a una cita y te encontraste con que no podían acomodarte por falta de información. ¿Podría haber evitado estos problemas si hubiera completado los formularios de admisión o respondido preguntas cuando hizo la reserva?

Las irritaciones para los clientes también tienen dolores de cabeza correspondientes para usted y su negocio. No desea interrumpir una sesión con un cliente porque no llegó lo suficientemente temprano como para completar un formulario de antemano. Sin embargo, tampoco desea extender su bloque de citas, porque eso descartará su horario y cualquier reserva posterior.
Puede parecer apropiado enviar recordatorios a sus clientes de que deben estar en sus citas cinco o diez minutos antes. Sin embargo, eso no solucionaría el problema potencial de perder un cliente porque no puede acomodarlo.

Razones para usar formularios de admisión

Hay varias razones para recopilar datos de clientes antes de que lleguen para mejorar su servicio, salud y seguridad, legalidad y experiencia del cliente.

Recopilar información

Es fundamental conocer algunos datos antes de prestar un servicio a un cliente. Más específicamente en servicios personales como atención médica, acondicionamiento físico, tratamientos corporales, pero también en cosas como servicios de planificación financiera y educación o capacitación.

Un instructor de manejo ofrece lecciones de manejo para principiantes, pero también brinda instrucción de manejo avanzado y dominio de manejo en autopista. Para sus alumnos principiantes, necesitaría saber que tienen una licencia provisional válida. Sin embargo, para sus estudiantes avanzados y estudiantes de autopista, necesitaría saber que tienen una licencia completa válida*.

 

Conoce a tus clientes como en familiaIntake form for a massage

No tiene por qué ser necesario para que también sea útil para conocer mejor a tus clientes.

Si piensa en proporcionar un tratamiento de relajación o un masaje, puede ser útil saber que el canto de las ballenas o Enya irritan profundamente a su cliente. Asimismo, saber que un olor específico hace que sus clientes se sientan mal es otra información valiosa.

Al prestar atención a las pequeñas cosas que podrían hacer o deshacer las experiencias de sus clientes, hace que sus clientes se sientan más apreciados y comprometidos.

Protéjase a sí mismo, a sus colegas y a su negocio

Hay varias razones por las que necesita protegerse a sí mismo y a su negocio. Protégete de calamidades legales asegurándote de que tus clientes te informen sobre interacciones potencialmente dañinas con tus servicios. Protegiéndose contra las reservas que no puede cumplir y evitando las malas críticas de los clientes debido a la falta de información.

Si utiliza formularios de admisión en combinación con los Términos y condiciones (que los clientes deben aceptar), puede protegerse contra el suministro de información falsa.

Formas de recopilar información

No es necesario que pidas una historia de vida cuando tus clientes reservan una sesión, ni tampoco quieres ofrecer demasiadas opciones diferentes. Mantenlo simple.

En el sistema SimplyBook.me, hay varias formas de registrar las respuestas a sus preguntas, casillas de verificación, listas desplegables, cuadros de texto de una o varias líneas, solo dígitos numéricos y campos de fecha.

Para las preguntas a las que necesita respuestas, ¿qué campos se adaptarán mejor a sus servicios? Si observamos el ejemplo del instructor de manejo, podemos usar parte de la información necesaria para crear un formulario de admisión breve pero informativo.

  1. Nombre completo (como aparece en su licencia de conducir): Cuadro de texto de una sola línea
  2. ¿Tienes una licencia provisional o completa?: Menú desplegable
  3. Número de licencia de conducir: cuadro de texto de una sola línea
  4. Fecha de emisión: campo de fecha
  5. Fecha de caducidad/fecha de renovación: Campo de fecha

 

Puede adjuntar preguntas específicas a servicios individuales, hacer que las respuestas sean obligatorias (o no), incluso puede ocultar el cuestionario de la página de reserva y usarlo como una opción comercial interna.

Además, si usa el inicio de sesión del cliente, puede dejar que se complete automáticamente para los clientes que regresan.

 

*Esto se aplica a las leyes de conducción del Reino Unido
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