Comment configurer la demande d’acompte sur votre système de réservation [VIDEO]

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Comme de nombreux autres propriétaires d’entreprise, vous avez peut-être décidé que demander un acompte est la meilleure décision pour votre entreprise. Vous n’êtes certainement pas seul et demander un acompte au début du processus ne fait que renforcer le respect qu’un client a pour vos services et votre temps. Si vous vous demandez pourquoi certaines personnes décident d’accepter des dépôts, vous voudrez peut-être consulter un article précédent sur les avantages de demander un dépôt .

Regardez la vidéo pour découvrir comment configurer la fonction de dépôt sur SimplyBook.me. Sinon, si vous préférez une aide écrite, vous pouvez consulter les fichiers du centre d’aide .

Avant de commencer à demander des acomptes…

Que souhaitez-vous obtenir lorsque vous demandez un acompte ? Voulez-vous protéger vos revenus, garantir l’arrivée d’un client ou autre chose ? Vous souhaitez peut-être permettre aux clients de répartir plus facilement le coût d’un service. Ce que vous souhaitez obtenir avec vos acomptes influencera le montant que vous demanderez à la réservation.

Lorsque vous souhaitez commencer à recevoir des dépôts de vos clients, vous voudrez peut-être tenir compte du type de services que vous proposez et du montant que vous perdrez si un client a) ne se présente pas et b) si vous auriez pu remplir le rendez-vous

Certaines entreprises pourraient avoir l’impression que le coût total de leurs services, s’ils sont généralement assez bas, ne demande qu’un acompte de 10 %. Cependant, des services plus chers, qui nécessitent peut-être de s’assurer que l’équipement et les fournitures sont commandés, pourraient justifier de demander un acompte de 25% pour couvrir les frais de préparation.

Par exemple, un salon de beauté propose des traitements pour la mise en forme et la teinture des sourcils, mais propose également des produits de comblement dermique. La demande de dépôt pour les sourcils serait faible, disons 5 à 10 %, mais le temps et les dépenses des produits de comblement exigeraient un dépôt plus élevé de 25 à 50 % – sans parler de l’avantage de répartir le coût ici.

Rembourser ou ne pas rembourser un acompte

Lorsque vous demandez un acompte, vous devrez également déterminer si vos acomptes sont remboursables en vertu de votre politique d’annulation. Avez-vous une politique d’annulation en place qui indique à vos clients quels sont leurs droits concernant l’annulation ou le report des réservations ?

Dans votre politique d’annulation, vous devrez indiquer précisément le délai dans lequel vous rembourserez un acompte. Encore une fois, votre calendrier dépendra entièrement de la façon dont votre entreprise fonctionne. Si vous avez un emploi du temps chargé ou une entreprise avec de nombreux clients sans rendez-vous, vous voudrez peut-être rendre votre dépôt remboursable jusqu’à 24 heures avant le rendez-vous réservé. Cependant, une entreprise de planification de fêtes ne voudra pas autoriser des annulations aussi proches qu’une semaine ou même un mois (pensez à des fêtes d’anniversaire ou à des fiançailles marquantes). Un mariage peut aussi durer six mois.

Si un dépôt est effectué en ligne via une passerelle de paiement, le processus de remboursement est assez simple.

Le rééchelonnement est une toute autre affaire; vous pouvez reporter un rendez-vous si un acompte a été versé. Ainsi, plutôt que de voir un client se plaindre de ne pas récupérer son acompte, vous pouvez lui proposer de le reporter à un moment plus opportun. Cependant, vous souhaiterez peut-être limiter le nombre de « reprogrammations » afin de ne pas toujours avoir un créneau vide occupé.

Configurez vos demandes de dépôt

Alors maintenant que vous savez ce que vos dépôts doivent couvrir, vous pouvez commencer à le configurer. Vous n’avez pas besoin d’appliquer des dépôts à tout, peut-être juste aux services qui nécessitent une préparation et de nouvelles fournitures. Vous pouvez appliquer des montants de dépôt individuels aux services que vous aimez.

N’oubliez pas que demander un acompte ne se limite pas à garantir que votre client se présente. Vous pouvez protéger une partie de vos revenus, couvrir les frais de préparation initiaux et exiger autant de respect pour votre temps que vous respectez celui de vos clients.