6 façons dont les PME peuvent bénéficier des communications unifiées

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On pourrait supposer qu’en raison de leur petite taille, les PME ont plus de facilité en matière de communication d’équipe et de collaboration entre d’autres départements. Mais c’est une simplification excessive. Alors que les PME ont moins de frais généraux, les grandes entreprises disposent souvent des outils, des technologies et des ressources nécessaires pour améliorer la communication virtuelle. L’un de ces outils, appelé Unified Communications, devient une option de plus en plus populaire pour les entreprises de toutes tailles. En fait, environ 70 % des équipes s’appuieront sur une solution de communications unifiées pour leur communication virtuelle d’ici 2022.

Qu’est-ce que les communications unifiées ?

Les communications unifiées, également connues sous le nom d’ UCaaS , sont un modèle de communication et de collaboration d’entreprise hébergé dans le cloud. Il unifie la voix, la vidéo, le chat d’équipe, la conférence Web, le courrier électronique et l’analyse d’une entreprise sur une seule plate-forme. Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler une plateforme UCaaS :

Étant donné que UCaaS est hébergé dans le cloud, il est accessible de n’importe où dans le monde et via une application mobile ou de bureau. Ceci est particulièrement avantageux si vous avez une équipe distante ou distribuée.

Enfin, la plupart des solutions UCaaS s’intègrent aujourd’hui à vos outils existants, comme les outils de prospection commerciale , les logiciels d’assistance, etc. Cela vous permet d’unifier davantage de vos données clients dans un seul espace.

Pourquoi les PME devraient-elles passer aux communications unifiées ?

Les PME bénéficient de la rapidité et de l’agilité. Dans les grandes organisations, la communication et la collaboration peuvent être plus lentes en raison du plus grand nombre de parties prenantes du projet. Vous avez entendu l’expression « trop de cuisiniers dans la cuisine ».

Mais une solution comme UCaaS pourrait aider à uniformiser les règles du jeu pour les PME. Vous trouverez ci-dessous six façons dont une PME pourrait bénéficier de l’UCaaS :

1. Communication simplifiée

Les communications unifiées consolident la communication et la collaboration professionnelles dans un espace unique : plus besoin de chercher des informations, des fichiers, des documents et d’autres contenus multimédias dans des applications disparates. Tout ce dont vous avez besoin vivra dans la solution UCaaS.

Il remplace les outils et technologies moins conviviaux et plus anciens que vous utilisez actuellement pour rester en contact avec votre équipe. UCaaS facilite également le basculement entre les appels téléphoniques, les appels vidéo, les chats et les e-mails de manière transparente, ce qui est le principal avantage d’une plate-forme rationalisée.

2. Une collaboration plus fluide

Non seulement UCaaS rationalise la communication, mais il rend également la collaboration plus efficace.

Besoin de partager un projet ou une présentation ? Vous pouvez le faire via un appel vidéo. Vous souhaitez filmer une transcription d’un enregistrement vidéo ou d’un appel vocal antérieur ? Envoyez des fichiers par e-mail. Vous avez déjà l’habitude d’envoyer des fichiers par e-mail et de les partager avec vos collègues. Vous pouvez maintenant tout faire sur une seule plateforme unifiée.

Quoi de plus? Vous pouvez toujours consulter vos collègues aussi rapidement via le chat, ou vous pouvez choisir de sauter sur un appel vidéo s’il y a des lacunes dans la communication. Il s’agit d’une collaboration aussi proche que possible de la personne sans être sur place, ce qui est idéal à l’heure des bureaux virtuels et de l’accélération du travail à distance.

3. Augmentation de la productivité des employés

Un système de communication transparent permet de gagner du temps et de réduire la frustration en vous permettant de contacter n’importe qui quand vous en avez besoin. En fait, 81 % des employés ont déclaré que les applications de collaboration virtuelle amélioraient la productivité globale de leur entreprise.

Les solutions UC permettent aux employés de choisir la plate-forme sur laquelle ils souhaitent recevoir des appels en fonction de leur horaire, de leur emplacement et du destinataire. Cela signifie que vous pouvez choisir sur quel appareil mobile ou de bureau communiquer à tout moment, ce qui améliore la productivité sur toutes les plateformes.

Cela augmente également l’efficacité. Au lieu d’allers-retours et de changements constants, les employés ont moins d’occasions d’attribuer le temps perdu à des processus et des systèmes médiocres. Cela signifie également moins de temps d’arrêt. Si vos téléphones tombent en panne, ce n’est pas un problème, vous pouvez facilement passer à une autre méthode de communication.

4. Service client amélioré

Les communications unifiées n’aident pas seulement votre équipe ; cela aide aussi vos clients. En dotant votre équipe des outils dont elle a besoin pour réussir dans son rôle, elle sera en mesure d’offrir un meilleur soutien à vos clients.

Restez en contact avec les clients dans divers formats tels que les e-mails, le chat en direct, le téléphone virtuel et même la vidéo sur une variété de canaux.

De plus, avec l’accès aux fonctionnalités du système téléphonique virtuel telles que le routage des appels, les files d’attente d’appels et la réponse vocale interactive (IVR), vous vous assurerez que tous les besoins de vos clients sont satisfaits sans manquer d’informations importantes.

5. Facilité de mobilité

Étant donné que de nombreuses entreprises travaillent maintenant à distance ou ont au moins adopté une politique de télétravail, il est essentiel de disposer d’un outil de communication et de collaboration pouvant être utilisé à votre bureau debout, dans un café, sur votre téléphone et en déplacement.

Avec UCaaS, votre PME peut travailler n’importe où (dans le monde entier) et n’importe quand (dans n’importe quel fuseau horaire) grâce à une communication et une collaboration rationalisées. Les applications UC ont même une fonctionnalité appelée présence d’équipe, qui permet aux utilisateurs de définir leur disponibilité. Par exemple, avec la présence de l’équipe, vous pouvez voir qui est en ligne, qui est absent, qui est en réunion, qui est en pause déjeuner, etc.

6. Coûts de communication réduits

Les budgets sont cruciaux pour les PME. Vous pourriez désirer tous les outils et toutes les technologies du monde, mais si le budget ne vous convient pas, cela n’aura pas d’importance.

Heureusement, les solutions UC sont peu coûteuses, compte tenu de la valeur que vous retirez de ces plates-formes. De plus, n’oubliez pas qu’en optant pour UCaaS, vous éliminerez l’utilisation d’autres outils redondants, libérant ainsi plus de budget pour une solution moderne.

L’autre valeur des Communications Unifiées ? Il est hébergé dans le cloud, ce qui peut changer la donne pour les PME qui utilisent encore des systèmes téléphoniques hérités. Selon un rapport, 82 % des petites entreprises interrogées par Microsoft ont fait état d’économies réalisées grâce à la migration vers le cloud.

Comment choisir la bonne solution UCaaS pour votre PME

Vous vous demandez comment trouver la bonne solution UCaaS pour les besoins de votre entreprise ? Comment s’intégrera-t-il même dans votre infrastructure ? Vous devez vous poser ces questions avant de prendre une décision :

• Quelles capacités offrent-ils ?
• D’où travaillent mes employés ?
• Les outils existants peuvent-ils être intégrés aux communications unifiées ?
• Quelle est la réputation de l’entreprise ?
• Quelle qualité de service client offrent-ils ?
• Comment pouvez-vous comparer les devis des fournisseurs ?

Quelles capacités offrent-ils ?

Pour savoir si un fournisseur UCaaS convient à votre entreprise, considérez les fonctionnalités qu’il offre. Sont-ils livrés en standard avec un plan de base, ou avez-vous besoin d’une mise à niveau pour obtenir les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin ?

De plus, à mesure que votre PME grandit, cette solution UC évoluera-t-elle avec vous ? Certaines solutions sont davantage destinées aux petites entreprises, tandis que d’autres sont destinées aux grandes organisations.

D’où travaillent mes employés ?

Bien que la prémisse des solutions UC soit que vous pouvez travailler de n’importe où et qu’elles travailleront pour vous, ce n’est pas vrai pour tous les fournisseurs.

Par exemple, certains fournisseurs n’offrent un service qu’aux États-Unis, d’autres peuvent n’offrir un service qu’en EMEA et certains offrent une couverture mondiale. Si vous avez des équipes réparties dans le monde entier, vous aurez besoin d’un système adapté à votre entreprise.

Puis-je intégrer mes outils existants avec UC ?

Peu importe la qualité d’une solution UC si elle ne peut pas s’intégrer aux outils que vous utilisez déjà, comme votre CRM, l’informatique décisionnelle, le service d’assistance, etc.

Si la réponse est non, ce n’est pas la bonne solution pour vos besoins. Ou, si vous êtes déterminé à choisir un fournisseur de communications unifiées particulier, assurez-vous que vous êtes prêt à passer aux solutions logicielles et de communication avec lesquelles ils s’intègrent. Bien que cela puisse être plus lourd qu’utile, et vous pouvez être en désaccord avec votre équipe informatique.

Quelle est la réputation de l’entreprise ?

Vous voulez faire affaire avec une entreprise réputée, peu importe de quel outil il s’agit. Pour trouver la bonne solution, lisez les avis des clients sur les plateformes UCaaS pour voir ce que les gens ont vraiment à dire. Les opinions et les avis des utilisateurs priment sur une entreprise qui vous dit à quel point ils sont bons.

Au-delà des avis des utilisateurs, vous devez également vérifier à quelle fréquence la plate-forme en question met régulièrement à jour son logiciel, comment elle répond aux plaintes et aux bogues, et si elle tient ses clients informés de leurs derniers développements au fur et à mesure de leur évolution.

Quelle qualité de service client offrent-ils ?

Une autre considération importante est la qualité du service client offert par la solution UC. À quelle vitesse répondent-ils aux questions et résolvent-ils les problèmes ? Si vous rencontrez des problèmes techniques, pouvez-vous joindre rapidement un agent d’assistance ou êtes-vous renvoyé plusieurs fois ? A quoi ressemble leur entretien ? Ces questions et bien d’autres sont absolument essentielles à poser avant de franchir le pas avec un fournisseur.

Comment comparer les devis des fournisseurs

Enfin, assurez-vous de savoir comment comparer les devis des fournisseurs. Bien qu’une solution UC puisse coûter beaucoup moins cher qu’une autre, les deux solutions vous offrent-elles la même chose ?

Découvrez les différenciateurs clés à rechercher pour vous assurer que le prix que vous payez est quelque chose avec lequel vous êtes à l’aise et qui couvre tout ce que vous recherchez chez un fournisseur de communications unifiées. Par exemple, leur prix de base inclut-il également des intégrations tierces, ou est-ce considéré comme un coût supplémentaire ? Cela pourrait être un accord décisif pour une PME.

N’oubliez pas de vérifier les critères et les petits caractères sur les frais de licence, la maintenance et les coûts de mise à niveau, car ces coûts cachés peuvent augmenter avec le temps et finir par mettre votre entreprise dans une mauvaise passe.

Dernières pensées

Les communications unifiées peuvent littéralement changer la façon dont votre entreprise communique et collabore entre les équipes et avec les prospects et les clients. Sachant cela, vous êtes plus susceptible d’être approfondi dans votre recherche d’un fournisseur de communications unifiées.

Avant d’opter pour une solution, assurez-vous de passer en revue les fonctionnalités qu’elle offre, si les clients aiment réellement leur solution et si le prix correspond aux besoins de votre entreprise. Une fois que vous avez fait le travail, il est temps de commencer à utiliser les communications unifiées pour une communication meilleure et plus rationalisée !

Bio de l’auteur invité : Meenz Nautiyal, Nextiva

Meenakshi (Meenz) Nautiyal est spécialiste du marketing de croissance chez Nextiva. Elle a fait ses preuves dans la mise à l’échelle du référencement et de la génération de prospects pour des marques SaaS comme Outreach.io, VWO et Freshworks au cours de la dernière décennie. Pendant son temps libre, vous la trouverez inscrite ou en train d’apprendre une nouvelle compétence ou une autre.