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Cuando decide que necesita un sistema de programación y reservas para su negocio de servicios, tiene una idea de lo que quiere que se adapte a su negocio. Sin embargo, ¿sabe todo lo que su sistema de reservas necesita para cumplir con todos los requisitos de su negocio?

Entonces, aquí voy a hablar sobre las cosas que necesita para su sistema de reservas y algunas cosas que sería bueno tener.

Imprescindibles del sistema de reservas

1. Calendario

No puedes tener un sistema de reservas sin un horario; simplemente no funciona. Necesita un calendario que pueda consultar desde el lado comercial y modificar de acuerdo con los requisitos comerciales. Sin embargo, también necesita un horario que pueda mostrar a sus clientes, para que puedan ver cuándo está disponible para el servicio que requieren. Si eres un emprendimiento de una sola persona, solo necesitas un calendario. Sin embargo, si dirige una cooperativa o administra un equipo de proveedores de servicios, cada proveedor necesita un calendario separado para programar sus servicios.

2. Reserva en tiempo real

Si un usuario quiere reservar un servicio en línea, lo quiere al instante. Atrás quedaron los días en que la reserva de citas en línea era enviar un correo electrónico o un mensaje instantáneo. Ahora, los usuarios quieren saber que cuando reservan una cita a las 23:00 horas (cuando se acordaron), no tienen que esperar a que alguien la confirme.

3. Notificaciones automáticas

A raíz de la reserva en tiempo real, sus clientes también quieren la confirmación de sus citas. Si no puede confirmar una sesión sin estar disponible activamente para aprobar la fecha y la hora solicitadas, ese usuario se irá a otra parte.

Al mismo tiempo, las confirmaciones automáticas también funcionan a tu favor. Cuando un cliente programa una cita, los mensajes automáticos tanto para el cliente como para el proveedor de servicios mantienen a ambos al día con sus horarios de citas.

Automatice los recordatorios para avisar a sus clientes cuando su cita es inminente o cuando deben tener otra. Es una cosa menos que tienes que encajar en tu día. Para una empresa ocupada, la automatización de mensajes, ya sean correos electrónicos o SMS, es más una necesidad que un lujo.

4. Gestión omnicanal

Omnicanal es el término del momento. Las personas encuentran su negocio a través de muchos canales diferentes, y debe asegurarse de que todos sus contactos en línea se compilen en un solo sistema. De lo contrario, terminará con reservas dobles y una mala experiencia del cliente, y eso no es lo que quiere. Si sus clientes lo encuentran a través de Facebook, desea enviarlos a su sitio de reservas. Si lo ubican a través de su sitio web, le gustaría incrustar su sitio de reservas en su página web. Asimismo, si tus usuarios te encuentran a través de Google, debes dar la opción de reservar en ese momento.

Cada canal debe filtrarse en el mismo sistema de reserva para garantizar que cada cita se programe en un calendario en vivo.

5. Acceso multidispositivo

Una aplicación es excelente si solo desea acceder a su sistema de reservas a través de su tableta Android (o Apple) o teléfono, pero tal vez no sea tan buena para una PC. Del mismo modo, el software de PC o Mac no es conveniente ni muy portátil para verificar cosas sobre la marcha. Desea un sistema de software que pueda ejecutarse en todos sus dispositivos, según sus necesidades inmediatas.

6. Canales de Pago

El pago por adelantado de muchos servicios está ganando terreno. Asegurar el pago por adelantado no solo elimina prácticamente las ausencias, sino que también mejora la experiencia del cliente. Esto es especialmente cierto en las instalaciones que se centran en el cuidado personal, como salones, spas, gimnasios y clínicas de terapias específicas, eliminando el punto de dolor del pago. Tener una selección de canales de pago disponibles permite a sus clientes elegir cómo pagan. Dar opciones hace que sus clientes se sientan valorados en su derecho a elegir.

7. Opciones de idioma

Depende completamente de a dónde llama hogar su negocio. Ya sea que ofrezca servicios en línea o completamente basados en la ubicación física. También depende de los idiomas que pueda utilizar para los servicios y la asistencia. Sin embargo, si basa su negocio en una ciudad o país con una población multilingüe o multinacional, proporcionar su idioma nativo podría ayudarlo a ganar más clientes.

8. Imágenes

Necesitas fotos. Sea cual sea el servicio que esté probando, las personas que lo deseen querrán saber lo que obtienen. Si contratas nuestros barcos o salas de reuniones, tus clientes querrán saber qué tamaño tienen, qué aspecto tienen y decidir en consecuencia. Si ofrece tratamientos cosméticos de belleza, como tratamientos faciales, modelado de cejas o depilación con cera, una tez impecable o un par de cejas hábilmente esculpidas son técnicas de venta útiles. Necesitas mostrar lo que proporcionas.

9. Opciones de informes

Cuando se trata de eso, estás administrando un negocio; necesitas saber cómo está. La generación de informes es esencial para que pueda realizar un seguimiento de su negocio. Debe comprender cómo se están desempeñando sus servicios, cuántos clientes ve, cuándo son sus momentos más tranquilos y la lista continúa.

Si todas tus citas vienen a través de tu sistema de reservas (regresa y ve gestión omnicanal), ahí está todo lo que necesitas para analizar el desempeño del negocio. Entonces usted puede actuar sobre la información.

10. Integración de terceros

Nadie tiene el monopolio de proporcionar todos los aspectos del funcionamiento de un negocio. Incluso si lo hubieran hecho, lo más probable es que ya tengas algo que prefieras. Alternativamente, es posible que desee mantener cierta información de datos en un lugar separado por seguridad. Sean cuales sean sus razones, es necesario tener la capacidad de integrarse con otro software .

Funciones como sincronizar tu agenda profesional con la personal, y enviar los datos de tus clientes a un CRM externo son necesidades del día a día. Necesita integraciones de software específicas, facilitación de terceros (como Zapier ) o una buena API.

11. Flexibilidad

No hay dos negocios de servicios iguales, ni dos salones, clínicas, gimnasios, estudios de yoga, etc. Por lo tanto, necesita un sistema de reservas que sea lo suficientemente flexible como para ajustarse a las necesidades de su negocio, reflejar el corazón de su negocio y parecer profesional. Una decisión difícil, pero la flexibilidad es lo que mantendrá el mismo software funcionando para usted, incluso cuando pase por períodos de ajuste, expansión o incluso un cambio de dirección. Si desea eliminar cualquier marca de terceros y tener solo su marca visible, es posible que le guste un sistema que tenga una opción de marca blanca.

• NÓTESE BIEN. Un pequeño extra en los imprescindibles es Actualizaciones periódicas y corrección de errores. Puede que no parezca tan importante en comparación con otros factores que necesita para su negocio. Sin embargo, es esencial mantener su software actualizado, relevante y actualizado continuamente para garantizar que se mantenga en la cima de su juego.

Bonos de reserva

Escalabilidad –

Si desea hacer crecer su negocio, como nuevas sucursales, nuevas ubicaciones o diversificar su prestación de servicios, necesita un sistema de reservas que crezca con su negocio. Si desea expandirse a nuevas áreas y sucursales, la capacidad de acceder a cada sitio de ubicación desde un solo tablero es una herramienta útil.

CRM-

Hacer un seguimiento de sus clientes puede ser importante por varias razones. Según el tipo de servicio que brinde, es posible que deba mantener registros financieros o información KYC. Del mismo modo, si tiene una clínica médica, es esencial realizar un seguimiento de la información vital del cliente.

Múltiples niveles de acceso –

Si tiene una empresa con muchos proveedores de servicios, con diferentes niveles o áreas de especialización o incluso diferentes niveles de autoridad, desea permitirles el acceso adecuado al sistema. Sí, quiere que mantengan sus calendarios y clientes, pero tal vez no quiera que puedan cambiar los detalles de nivel empresarial. La capacidad de acomodar parámetros complejos de servicio/personal sería genial.

Funciones de marketing –

Seguimiento de los visitantes del sitio web y comparación con el número de reservas que recibe. Uso de CRM y campañas de correo para email marketing. ¿Puede utilizar Google Analytics y Tag Manager para realizar un seguimiento del éxito de las campañas de marketing? Si puede gestionar su marketing desde su sistema de reservas, es una cosa menos de la que preocuparse.

Lanzamiento del sitio web –

Muchos emprendedores comienzan usando una plataforma de redes sociales para darles visibilidad en línea. ¿Qué pasaría si pudiera tener un sistema de reservas en línea que también funciona como el sitio web de su empresa?

Descuentos, Vales Regalo y Paquetes –

Tanto si te gusta la idea de descontar tus servicios como si no, en algún momento sucede. Puede ser una oferta única para un cliente leal o un programa de recompensas para nuevas referencias. Sin embargo, la capacidad de crear cupones de descuento, empaquetar una gama de servicios o incluso dejar que sus clientes regalen sus servicios, es una herramienta útil.

recepcionista virtual –

Si reservar en línea no es suficiente para usted, es posible que desee agregar bots conversacionales de mensajería telefónica y de texto. Un sistema que pueda ofrecer ambas cosas y actuar efectivamente como su recepcionista virtual sería increíble, sin mencionar que es más económico que contratar a una recepcionista.

Si sabe lo que necesita de su sistema de reservas, tal vez necesite algunos extras para que su negocio realmente vuele. Eche un vistazo al sistema SimplyBook.me y vea qué tan bien se compara. Alternativamente, puedes ver lo que otras personas piensan de nosotros en Capterra.