Recordatorios de citas: por qué la automatización es su mejor amiga

This post is also available in:

A veces puede parecer que nuestras vidas se vuelven más ocupadas cada día. Conferencias de negocios, reuniones de equipo, llamadas Zoom; nuestros diarios se llenan más y más. Algunas de estas citas pueden ser cruciales, y olvidarlas o perderlas puede significar la pérdida de ingresos o incluso dañar su reputación y la de su negocio. Con muchas empresas que adoptan la aceleración digital, buscan cada vez más soluciones automatizadas para muchas de sus tareas y procesos. ¿Qué es la aceleración digital ? ¿Tiene algún lugar en el concepto de recordatorio de citas?

Si bien los diarios de escritorio antiguos aún pueden ser útiles, a menudo se olvida de mirarlos cuando es necesario y podría perderse otra cita. Al igual que con muchos otros aspectos de los negocios modernos, esta es un área donde la automatización puede ofrecer enormes beneficios. ¿Cómo funcionan los recordatorios de citas automatizados y cómo pueden beneficiarlo? Vamos a averiguar.

¿Qué son los recordatorios de citas automatizados?

Un recordatorio de cita automatizado es una forma de recordarle a usted mismo y a otros participantes, si es necesario, una cita, reunión o llamada inminente. Puede configurarlos de varias maneras, incluidos SMS, alerta de escritorio y correo electrónico.

Solución totalmente integrada

Algunas de sus herramientas estándar, como Microsoft Outlook o Gmail, contienen opciones básicas para recordarle reuniones y otras fechas importantes. Sin embargo, pueden tener un alcance bastante limitado y son una calle de sentido único a la que solo usted tiene acceso. Con tantos negocios realizados a través de varios canales en línea, también desea una solución que lo conecte mejor con otros participantes de reuniones o llamadas.

Idealmente, desea una solución totalmente integrada como SimplyBook que no solo programe reuniones internas en cualquier nivel, sino que también permita a sus clientes y clientes potenciales solicitar reuniones y citas con usted o sus equipos de ventas.

Uno de los beneficios significativos de elegir una solución todo en uno es agregar integraciones según lo requiera su modelo de negocio. Algunas de estas integraciones pueden incluir:

• Sistema de reservas . Si su empresa ofrece servicios (por ejemplo, venta de boletos u ofertas de reparaciones domésticas), puede integrar una API de reserva en su sistema para que los clientes vean las horas y fechas disponibles, puedan reservarlas y luego el sistema les envíe un recordatorio.
• Zapier . La integración de Zapier le permite vincular su sistema con muchas otras herramientas, como GMail, Slack y Mailchimp. Esto significa que se pueden enviar recordatorios e información a todos los miembros de su equipo en una o más plataformas. Esto puede mantenerlo a usted y a su personal actualizados sobre nuevas citas, citas canceladas y mucho más.
• pagos Si cobra pagos de cualquier tipo, una solución todo en uno es ideal. Los clientes no solo pueden realizar un pago, sino que también puede automatizar el pago y los recordatorios de facturas para que los pagos nunca se retrasen.
• Multiplataforma . Por supuesto, las reservas y las citas no se tratan solo de lo básico. Las integraciones multiplataforma, con plataformas como Instagram, significan que puede permitir que los consumidores vean lo que están reservando. También puede ampliar su alcance con Google Ads y Google Analytics puede brindarle información en tiempo real sobre diferentes métricas de rendimiento.

Los beneficios de la automatización

La automatización ahora juega un papel en prácticamente todos los aspectos de los negocios modernos, desde el comercio electrónico hasta la logística. Al asignar tareas regulares y repetitivas a los sistemas automatizados, libera a sus equipos para que se concentren en otras tareas que pueden ayudar a que su negocio crezca.

La automatización es ahora un aspecto crucial de casi todos los sistemas y procesos, desde la línea de producción en la fabricación hasta el remarketing por correo electrónico en el comercio electrónico. Pero la automatización no se trata solo de ahorrar tiempo; realmente puede mejorar la eficiencia y la productividad y producir ahorros reales, así como aumentos en las ventas y los ingresos.

Considere por un momento un centro de contacto ocupado. Por supuesto, depende de las cifras de ventas para la rentabilidad, pero la información ayuda a impulsar esas cifras de ventas. Sin conocimiento, los agentes de ventas trabajan desde un lienzo en blanco, y ahí es donde entran en juego herramientas como la automatización de CRM.

¿Qué es la automatización de CRM ? Es una forma de automatización que se hace cargo de muchas tareas repetitivas asociadas con la gestión de relaciones con los clientes. Eso puede incluir el historial del cliente (como el historial de compras anteriores y el contacto con el centro). También proporciona gestión de calendario para recordar a los agentes cualquier cita concertada, como llamadas de ventas.

Además de trabajar en los vínculos entre agentes y clientes, puede facilitar conversaciones y reuniones online entre diferentes equipos, algo que puede ser fundamental a la hora de mantener la eficiencia y una buena programación .

Ventajas de los recordatorios automáticos

Imaginemos por un momento que usted es un agente de ventas ocupado. Puede conectarse con clientes y clientes potenciales, en situaciones cara a cara, por llamada telefónica, por videollamada o al intercambiar información, simplemente por correo electrónico. Si mantuviera un diario antiguo, probablemente llenaría cada página con notas garabateadas de a quién debe llamar o reunirse y cuándo.

Si confiara únicamente en ese método antiguo, sería inevitable que de vez en cuando cometiera un desliz. Y los deslices pueden costarle a usted y a su negocio lo que podrían ser ingresos significativos. Esta es la razón por la cual los recordatorios automáticos son tan importantes en los negocios modernos.

Pero, ¿cuáles son las principales ventajas? Nos alegra que lo hayas preguntado.

No te pierdas las citas

Ya sea usted, un cliente u otros miembros del equipo que deben asistir a una reunión (en la vida real o virtual), es más probable que las personas recuerden esas citas si han recibido un recordatorio. Puede enviar esos recordatorios por SMS o correo electrónico o incluso una llamada de voz automática. No solo evita perderse cualquier reunión programada, sino que también puede garantizar la puntualidad.

Planificación

Volviendo a ese agente de ventas ocupado, se trata de algo más que asistir (o llegar a tiempo a) las reuniones; también se trata de cómo cada reunión impacta en las siguientes.

Si una reunión dura más de lo que permite el horario, afectará el resto de las citas de ese día. Un recordatorio automático puede indicarle que termine las cosas o haga una cita de seguimiento si no ha logrado cubrir todo.

Diferentes opciones

Si elige solo un canal para los recordatorios automáticos, podría tener problemas. Tal vez esté de viaje y no tenga acceso a Internet. Por lo tanto, un recordatorio por correo electrónico sería de poca utilidad.

Personalizar el tipo de recordatorio enviado, o incluso enviar más de un tipo, significa que sabe que el destinatario recibirá el mensaje. También puede preguntar a los clientes y otros miembros del equipo qué tipo de recordatorio prefieren.

Buen servicio al cliente

Dar un buen servicio no se trata solo de acudir a citas concertadas o realizar llamadas. Se trata también de dar un elemento de «poder» a los propios clientes.

Los clientes no solo pueden seleccionar diferentes idiomas para los recordatorios, sino que también pueden cancelar o confirmar su asistencia a través del sistema automatizado o incluso optar por dejar de recibir recordatorios por completo (¡si es un vendedor demasiado persistente, por ejemplo!)

Asistencia sanitaria y recordatorios automáticos

Fuera de los negocios, el cuidado de la salud es un sector que puede beneficiarse significativamente del uso de recordatorios automáticos. Cuando algunas citas con su proveedor de atención médica se programan con meses de anticipación, puede ser demasiado fácil que esa cita se olvide del paciente, y un recordatorio (o dos) en el período previo a la fecha puede ayudar a garantizar la asistencia.

Sin embargo, el cuidado de la salud es un área con estrictos requisitos reglamentarios, en particular HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos), entonces, ¿dónde se ubican los recordatorios de citas dentro del contexto de las regulaciones de HIPAA?

En términos de HIPAA, un recordatorio de cita es ePHI (Información de salud electrónica protegida).

Según las reglas de HIPAA, puede enviar recordatorios de citas, pero debe considerar dos factores (o salvaguardas). Primero, debe cumplir con TCPA y haber obtenido el permiso del paciente para enviar un recordatorio. La segunda es la información que incluyes dentro del mensaje de recordatorio:

Permitido:

• Nombre del paciente
• Fecha y hora de la cita
• Nombre y dirección del hospital o práctica o clínica
• Su número de contacto (en caso de que el paciente necesite cancelar o reprogramar).

No permitido :

• Cualquier detalle sobre la condición o enfermedad del paciente.
• Cualquier detalle del tratamiento o planes de tratamiento.
• Resultados de pruebas de cualquier tipo.

la comida para llevar

La automatización es cada vez más valiosa para cualquier negocio y en casi todos los aspectos de su funcionamiento. Puede aumentar la productividad y la eficiencia, reducir los costos y dejar que los miembros de su equipo se concentren en otras partes de la empresa. Esto puede ayudar a que su negocio crezca y aumente los ingresos.

Puede elegir un sistema de recordatorio simple como el que ofrecen herramientas como Outlook. Sin embargo, dependiendo de su negocio y sus tareas diarias, puede considerar una solución todo en uno que ofrezca flexibilidad e integraciones. Estas soluciones mejoran la eficiencia y agilizan las operaciones comerciales.

Su negocio y su horario de trabajo diario están cada vez más ocupados cada semana. Con más citas, llamadas y reuniones para recordar, los recordatorios de citas automatizados realmente pueden ser su mejor amigo.

Biografía del autor invitado: Tammy Wood – Directora de SEO técnico global

Tammy Wood ha trabajado en SEO durante dos décadas. Su puesto actual es Director de SEO técnico para Automation Anywhere, un ecosistema de automatización inteligente. Aunque no busca palabras clave, a Tammy le gusta leer, comprar zapatos y escribir artículos sobre capacitación en RPA y SEO. Aquí está su LinkedIn.