Gestión de la agenda – 7 trucos probados para el calendario que debes probar

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El dicho «El tiempo es oro» tiene mucho peso en los negocios. ¿Cómo no iba a ser así si el tiempo perdido es beneficio perdido para las empresas? Así pues, la gestión de proyectos es fundamental para cualquier equipo, individuo o empresa. Hay mucho que desentrañar cuando se trata de un tema así. Así que, por ahora, nos centraremos en las tácticas de gestión de calendarios y horarios para mejorar tu productividad.

Puede parecer sencillo, pero muchos se la juegan cuando se trata de tener un horario adecuado para la productividad. Mientras tanto, gestionar su tiempo y las tareas de sus proyectos de forma eficaz es algo natural para algunas personas. Así, algunos consiguen hacer más cosas al día, mientras que otros experimentan bajones de productividad.

Este artículo le dará una visión general de la gestión de horarios y su importancia. Además, habrá una lista de métodos probados que puede aplicar como empresario para estar al tanto de todo. En última instancia, puedes tener un sistema sin fisuras y estar en el camino de lograr una mentalidad diferente que te ayude a navegar el día.

¿Qué es la programación en la gestión de proyectos?

La programación es uno de los aspectos más cruciales de la gestión de proyectos. Así se mantiene todo en orden y se planifican posibles retrasos o problemas. Determina qué tareas deben completarse en una fecha concreta para terminar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

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Y lo que es más, es la forma de asegurarse de que su equipo tiene tiempo suficiente para completar su trabajo sin sentirse abrumado o estresado por darles demasiadas cosas que hacer a la vez. También implica determinar y organizar las tareas individuales, sus dependencias y los recursos necesarios para completarlas.

Sin un calendario, es fácil perder de vista lo que hay que hacer y cuándo hay que hacerlo. Eso puede acarrear problemas más adelante y el fracaso en la consecución de los objetivos del proyecto.

Con esto, es hora de conocer la importancia de la gestión de horarios.

La importancia de la gestión de calendarios y horarios

Gestionar el calendario o la agenda con eficacia requiere un cierto nivel de habilidad. Y seamos sinceros: no es para todo el mundo. Puede llevar mucho tiempo, ya que hay que estar al tanto de todo, desde los plazos hasta cuándo hay gente disponible para trabajar en tareas concretas.

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Sin embargo, no se puede subestimar su importancia para particulares, gestores de proyectos, empresarios y empresas. He aquí las razones por las que es crucial llevar un calendario detallado del proyecto:

Como empleado individual:

• Aumenta la productividad
• Cumple los plazos constantemente
• Mejora el proceso a largo plazo
• Claridad en las tareas individuales
• Mejora la moral al terminar las tareas a tiempo

Como empresa, gestor de proyectos y emprendedor:

• Gestionar mejor los equipos de proyecto
• La programación ayuda a que los proyectos se desarrollen sin problemas
• Asignar mejor los recursos a cada proyecto
• Practicar la responsabilidad entre los empleados y los equipos
• Establecer expectativas claras sobre el quién y el cuándo de los hitos del proyecto.
• Aportar claridad sobre los requisitos necesarios para poner en marcha y finalizar un proyecto con éxito.

La gestión de calendarios y horarios no sólo es primordial para completar tareas y proyectos, sino que también afecta a todos los miembros de la empresa. No querrás perder el tiempo en cosas que no hace falta hacer, sobre todo si tienes poco tiempo.

No te preocupes, la ayuda está en camino. Tenemos varias tácticas para mejorar la gestión de su calendario y horario en poco tiempo.

7 maneras de gestionar mejor tu calendario y tus horarios

Ahora que ya tiene una idea del papel de la programación en la gestión de proyectos, así como de su importancia, es el momento de responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué puede hacer como empresario para garantizar que los proyectos avancen sin contratiempos dentro del plazo y el presupuesto previstos?
• ¿Cómo repercute la gestión de sus horarios y calendarios en los proyectos de su empresa?

Pues bien, aquí tienes las siete tácticas, con ejemplos, que te ayudarán a responder a esas preguntas:

1. Priorice sus tareas

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Priorizar sus tareas es crucial para evitar perder el tiempo en actividades sin sentido. Ayuda a estructurar productivamente su proyecto y su empresa.

¿Cómo se hace una lista de prioridades?

Puedes hacer una lista de todas las tareas que tienes que hacer. A partir de ahí, puedes separar las tareas urgentes y vitales de las que no lo son. Por ejemplo, si vende mascarillas faciales, que son artículos sensibles a la temporada, y el objetivo es aumentar las ventas un 15% durante el mes, puede establecer como prioritarias las tareas relacionadas con el marketing.

En lugar de llenar su calendario con un cúmulo de tareas inconexas, puede centrarse en la creación de estrategias con el equipo de marketing para conseguir que los clientes entren en el sitio web y compren las máscaras rápidamente. Para desarrollar la estrategia, puede discutir lo siguiente:

• ¿Vas a utilizar las redes sociales?
• ¿Qué tipo de contenidos va a publicar?
• ¿Pueden ofrecer opciones a granel para atraer a los compradores de mascarillas?
• ¿Cuáles son las mejores formas de mejorar el compromiso de los clientes a través de los canales digitales?
• ¿Un programa de fidelización de clientes es beneficioso para la marca en estos momentos?
• ¿Debe realizar encuestas de satisfacción de los clientes para mejorar su sitio web y conseguir transacciones más fluidas cuando naveguen y compren las máscaras? Si es así, ¿cómo va a hacerlo?

Una vez que tenga una estrategia sólida para aumentar sus ventas de mascarillas faciales, puede empezar la segregación de tareas en función de su importancia, junto con la creación de un calendario. De este modo, se pone en marcha el proceso de programación del proyecto y se evitan retrasos.

2. Ejecutar una auditoría de tiempo

Como empresario, tienes docenas de tareas diarias que pueden resultar frenéticas y hacerte perder mucho tiempo. Por lo tanto, es crucial saber en qué se te va el tiempo. La forma de hacerlo es realizando una auditoría del tiempo, y existen varias herramientas de gestión de proyectos que te ayudarán a ello. Sin embargo, antes de utilizar estas herramientas, es importante saber cómo funciona la auditoría del tiempo.

Significa hacer un seguimiento de tu tiempo para saber cuánto empleas en completar cada tarea. Le permite programar eficazmente su jornada al disponer de un horario regulado para la mayoría de sus tareas. Además, le permitirá identificar problemas específicos de su programación.

Por ejemplo, al realizar una auditoría de tiempo, te das cuenta de que pasas más de 2 horas limpiando la bandeja de entrada de tu correo electrónico. Puedes encontrar formas de solucionarlo porque puedes dedicar gran parte de ese tiempo a tareas más urgentes, sobre todo si la mayoría de los correos electrónicos no son críticos.

Además, las auditorías de tiempo también afectan a los proyectos de su empresa. Por ejemplo, si una entrega del proyecto requiere su aportación o aprobación en una fecha concreta, puede programarla adecuadamente por adelantado, ya que ahora sabe cómo y dónde emplear su tiempo. No tendrá que adivinar cuándo podrá atender una tarea concreta, lo que reduce el riesgo de retrasos.

3. Utilizar herramientas de gestión de proyectos

La tecnología es tu amiga, incluso a la hora de crear tu agenda o rellenar los calendarios de tus proyectos. Como gran jefe, no cabe duda de que a veces es difícil estar al día de todos los proyectos, estrategias, tareas y empleados.

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Afortunadamente, existen muchas herramientas y software de programación de proyectos que puede utilizar, no sólo para sus tareas, sino que todos los departamentos de la empresa también pueden utilizarlos cuando realizan un proyecto. Estas herramientas te ayudarán a controlar todo y a todos sin esfuerzo.

Tomemos como ejemplo una empresa de la vida real. Julbie es una empresa de lencería, lo que significa que tiene un proceso de diseño de productos. Eso incluirá un montón de reuniones y tareas para preparar una colección con éxito.

Para no agobiarse y reducir el riesgo de omitir tareas, una herramienta o programa de gestión de proyectos puede ayudarle a dividir cada parte del proceso en tareas más pequeñas, sobre todo en proyectos complejos como éste. El desglose puede ser algo parecido a esto:

• Crear una colección de lencería femenina temática
• Reunirse con el equipo de diseño

• Debatir la dirección de los diseños y el tema en torno al que girarán.
• Considere el tipo de materiales que se van a utilizar
• Reunirse con el departamento financiero

• Considere el presupuesto para crear una nueva colección
• Discutir los diferentes recursos necesarios y los costes que conllevan.

Por supuesto, el desglose de tareas anterior es sólo un ejemplo. Las herramientas de gestión de proyectos tienen plantillas o diseños diferentes que puedes personalizar para adaptarlos a tus necesidades. Además, esto puede guiarte a la hora de programar cada una de tus tareas en tu calendario, permitiéndote gestionar tu tiempo de forma más eficiente y anticipada.

4. Aprovecha al máximo las funciones de los calendarios inteligentes

Sí, esto puede estar en las herramientas de gestión de proyectos. Sin embargo, dadas las increíbles funciones de los calendarios inteligentes, merecen su propio protagonismo. Los usuarios de estas aplicaciones sólo suelen conocer las opciones por defecto, lo que no es lo ideal, ya que probablemente las utilicen como calendarios normales.

Hay que profundizar más allá de las características superficiales. Estos calendarios inteligentes pueden personalizarse para adaptarse a sus necesidades como empresario. Tienen muchos atributos que podrías utilizar en tu beneficio. He aquí algunos ejemplos:

4.1 Google Calendar

Probablemente ya estés utilizando éste. ¿Pero sabes que admite integraciones con otras plataformas y aplicaciones de Google? Puede utilizarlo en su ordenador portátil y en su teléfono móvil para mayor comodidad.

4.2 Calendario nTask

Esta aplicación repleta de funciones te hará la vida más fácil. Puede sincronizarse con tus otros calendarios, establecer acciones de seguimiento, compartir fácilmente las actas de las reuniones con cualquier persona de tu equipo y muchas cosas más. Dispone incluso de un temporizador de tareas integrado que le permite controlar el tiempo sin problemas.

4.3 Reuniones HubSpot

Esto es más que un simple programador/calendario. Por ejemplo, puede ser una herramienta de aprendizaje, ya que obtendrás acceso a HubSpot Academy, donde encontrarás uno de los mejores cursos de marketing digital. También dispondrá de otras herramientas que cubren componentes como el marketing y la atención al cliente.

Estos ejemplos apenas arañan la superficie de estas aplicaciones. Puedes utilizar muchas otras funciones para asegurarte de que estás cumpliendo los plazos de tus proyectos y haciendo tus partes según sea necesario.

Pero eso no es todo. Si tu calendario inteligente funciona también como herramienta de reserva de citas para clientes, debes proteger sus datos para facilitar la confianza. Puede integrar una plataforma de gestión del consentimiento para garantizarles que sus datos, información de contacto y «huella digital» dejada en su aplicación o sitio web estarán protegidos y seguros. Así, se sentirán más tentados a seguir adelante.

5. Delegue sus tareas

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A veces, está bien admitir que necesitas ayuda. En los negocios, no debes hacerlo solo si quieres crecer. Por ejemplo, puedes contratar a un asistente virtual para que gestione una parte de tus tareas, sobre todo las que te llevan más tiempo. Por lo tanto, no tienes que tomar más de lo que puedas soportar.

Y si cree que el proceso de contratación lleva mucho tiempo, no tiene por qué ser así, gracias a la gran cantidad de herramientas de contratación que le guiarán en la elección del mejor asistente para el puesto. Estos dispositivos pueden proporcionarle su asistente virtual ideal en unos pocos pasos.

Además, contar con una mano amiga repercute significativamente en el cumplimiento del calendario del proyecto. Con las tareas menores fuera de sus manos y de su calendario, puede disponer de tiempo libre para supervisar el estado de los proyectos de los calendarios de cada departamento. Así, podrá programar más reuniones con los jefes de proyecto según sea necesario para asegurarse de que todo marcha sobre ruedas.

6. Optimizar las notificaciones

A veces el pitido del teléfono durante las reuniones puede distraer, sobre todo cuando se trata de algo insignificante. Pero no tiene por qué ser así. Sólo tienes que estar familiarizado con las herramientas que utilizas.

Por ejemplo, si trasteas con los ajustes de tu aplicación de calendario, verás que puedes personalizar la forma de recibir tus recordatorios automáticos. Puedes establecer una hora y un día concretos, así como la frecuencia de esos recordatorios.

Parece fácil, ¿verdad? Algunas personas no saben cómo optimizar sus ajustes en su beneficio. De este modo, los recordatorios aparecen aleatoriamente, ya que no se ha fijado fecha ni hora.

Entonces, ¿cómo utilizarlo para su comodidad? Por ejemplo, si tienes una reunión con tus jefes de proyecto a las 11:30 de la mañana, puedes configurar tu aplicación de calendario para que te avise con 24 horas de antelación y una hora antes. Optimizar sus recordatorios significa que nunca tendrá que perderse una reunión porque simplemente se le olvidó.

Además, podrá prepararse adecuadamente para la reunión y no olvidar los puntos de debate. De este modo, no se arriesga a pasar por alto detalles fundamentales para finalizar con éxito un proyecto.

7. Hacer pequeñas pausas

Inspira, espira. Cada minuto del día no puede estar lleno de tareas. Tienes que hacer un hueco en tu calendario para tomarte un descanso. No tiene por qué ser largo. Puede ser sólo un descanso de 15 minutos. Si no lo haces, te sentirás abrumado y correrás el riesgo de sufrir fatiga.

A veces los empresarios no quieren pausas porque lo consideran una pérdida de tiempo. Si no, piensan que no trabajar cada minuto puede tener consecuencias nefastas. Eso no es cierto.

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De hecho, el exceso de trabajo tendrá consecuencias más importantes, ya que puede afectar a tu salud. ¿Y el resultado? Sin tu buen funcionamiento, los proyectos podrían quedar en pausa hasta tu regreso, y otras operaciones comerciales afectadas pueden perjudicar a tu empresa. Así, se desperdiciarán valiosos recursos y aumentarán los costes.

Así que ese descanso diario de 15 minutos puede contribuir en gran medida a garantizar que usted y la empresa funcionen sin contratiempos. Puedes hacer lo que quieras durante ese tiempo siempre que no esté relacionado con el trabajo para poder relajarte.

Por ejemplo, puedes aprovechar ese tiempo para planificar unas vacaciones. Puede empezar a buscar ciudades concretas que le gustaría visitar. Al día siguiente, con otros 15 minutos, puede empezar a comprobar los hoteles de lujo y si sus servicios están a su altura. Puedes aprovechar esos descansos diarios para organizar tus planes de viaje. Si no, siempre puedes sentarte, relajarte y despejar la mente.

Conclusión

El tema de la gestión de proyectos es complejo, pero usted puede destacar en la gestión de calendarios y horarios. Si consigue manejar su agenda de forma más eficaz como jefe de la empresa, afectará positivamente a todo lo que le rodea.

Como gran jefe, no participarás en las tareas más pequeñas del calendario del proyecto. Sin embargo, tus aportaciones, comentarios y aprobación siguen siendo necesarios para las grandes decisiones que hay que tomar en cada proyecto. Por ello, la gestión de su propio calendario es crucial para evitar retrasos y despilfarro de recursos.

¿Le va a resultar fácil cambiar su forma de gestionar el tiempo? En absoluto.

Requerirá mucha paciencia por su parte y la ayuda de los jefes de equipo, los gestores de proyectos y mucha tecnología fiable para pasar el día sin problemas. Además, puede confiar en SimplyBook.me para ayudarle a gestionar su agenda mediante la gestión de reservas y citas. Obtenga más información sobre nosotros y no olvide registrarse.

Biografía del autor

Burkhard Berger es el fundador de Novum™. Ayuda a las empresas B2B innovadoras a aplicar estrategias SEO basadas en los ingresos para aumentar su tráfico orgánico a más de 1.000.000 de visitantes al mes. Curiosidad por saber qué su verdadero potencial de tráfico es…