Cómo gestionar los datos de los clientes de forma responsable en su sistema de reservas

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Tanto si gestiona un hotel, un restaurante, un consultorio médico o cualquier otro servicio que acepte reservas, es probable que su sistema de reservas contenga datos confidenciales de los clientes, como nombres, datos de contacto, información sanitaria, etc.

Como propietario de una empresa, tiene la responsabilidad ética y jurídica de tratar adecuadamente los datos de sus clientes. Gestionar mal los datos de los clientes puede destruir la confianza, dañar tu reputación y dejarte expuesto a fuertes multas o demandas si infringes normativas como GDPR e HIPAA.

¿La buena noticia? Con las medidas de seguridad y las prácticas de tratamiento de datos adecuadas, puede ayudar a salvaguardar la información de los clientes, cumplir las leyes de protección de datos y generar una confianza duradera a través de su sistema de reservas. Aquí exploramos estrategias prácticas para manejar los datos de los clientes de forma responsable.

Empecemos con un breve resumen de por qué la gestión responsable de los datos es tan importante en los sistemas de reservas de hoy en día.

Comprender la gestión de datos de clientes en los sistemas de reservas

Los datos de los clientes son el alma de cualquier sistema de reservas. Detalles como nombres, información de contacto, citas solicitadas y datos médicos o de salud (a veces) le permiten identificar a los clientes, conectar con ellos y prestar sus servicios de forma eficaz.

Pero estos datos de los clientes conllevan una gran responsabilidad. Tiene la obligación ética y legal de gestionarlo adecuadamente con medidas como:

• Almacenamiento y transferencia de datos seguros
• Controles de acceso
• Cifrado de datos
• Transparencia sobre el uso de datos
• Protección contra accesos no autorizados, filtraciones e infracciones

Haga estas cosas bien y los clientes confiarán en usted. Si los estropea, podría enfrentarse a daños en su reputación, demandas judiciales y cuantiosas multas por infringir las normativas diseñadas para proteger la privacidad y los derechos de los datos de los clientes.

A continuación se exponen tres principios básicos que deben seguirse a la hora de gestionar los datos de los clientes en un sistema de reservas o en cualquier otro contexto:

1. Limitar la recogida de datos a lo estrictamente necesario

Recopile únicamente los datos de los clientes que sean esenciales para sus necesidades de reserva y prestación de servicios. No recopile datos extraños «porque sí».

Ejemplo : Una peluquería sólo necesita el nombre de un cliente, sus datos de contacto y los detalles de la cita. No se requiere historial médico.

2. Restringir el acceso interno a los datos de los clientes

Dé acceso sólo al personal que lo necesite para sus tareas. No permita el acceso a toda la empresa.

Ejemplo: Sólo el personal de atención al cliente que gestiona las reservas necesita acceder al sistema de reservas. El personal de marketing que analiza los embudos de ventas no.

3. Sea transparente sobre el uso y la seguridad de los datos

Explique a los clientes cómo se utilizarán y protegerán sus datos, y asegúrese de obtener su consentimiento para utilizarlos de la forma prevista.

Ejemplo : Un cliente firma un formulario de consentimiento informado en el que se detallan las prácticas de uso de datos antes de introducir su información en el sistema de reservas.

La adhesión a estos principios contribuirá a sentar las bases de un enfoque responsable y fiable de la gestión de los datos de los clientes. A continuación, veamos la normativa específica que deberá cumplir.

Garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos

Dependiendo de su sector, ubicación y de los tipos de datos de clientes que recopile, es probable que tenga que cumplir determinadas normativas. Entre las principales se encuentran el GDPR, la HIPAA y otras leyes mundiales de protección de datos.

GDPR

El Reglamento General de Protección de Datos de la UE impone requisitos estrictos para el tratamiento de los datos personales de los ciudadanos de la UE:

• Base jurídica para el tratamiento de datos: Debe contar con el consentimiento u otras razones válidas definidas por el GDPR para recopilar y utilizar la información de los clientes.
• Recogida limitada de datos: No recopile datos innecesarios más allá de los necesarios para sus reservas.
• Seguridad de los datos: Debes proteger los datos de los clientes con encriptación, anonimización y otras salvaguardas.
• Notificación de violaciones: Cualquier violación debe notificarse a los reguladores y a los clientes en un plazo de 72 horas desde su descubrimiento.
• Derecho al olvido: Los clientes pueden solicitar la supresión de sus datos.

El incumplimiento del GDPR puede acarrearle una multa de hasta 20 millones de euros o el 4% de los ingresos globales.

HIPAA

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios de Estados Unidos regula la privacidad de los datos sanitarios de los pacientes. Si sus reservas implican información médica/sanitaria, se aplican las normas de la HIPAA, entre otras:

• Cifrado de datos: Cifrar todos los datos sanitarios de extremo a extremo.
• Controles de acceso: Limitar y controlar estrictamente el acceso interno a los historiales médicos de los clientes.
• Acuerdos de asociación empresarial: Tener acuerdos vinculantes con cualquier tercero que acceda a datos sanitarios.
• Notificación de violaciones: Notificar las violaciones de datos sanitarios al HHS y a los clientes afectados.

Legislación mundial sobre protección de datos

Decenas de países han promulgado leyes de privacidad de datos similares al GDPR y a la HIPAA. Investigue las normativas específicas de los lugares en los que opera. Algunos ejemplos:

• LPRPDE de Canadá
• Ley de privacidad de Australia
• LGPD de Brasil
• Sudáfrica Ley POPI

Las multas, demandas y daños a la reputación pueden producirse a escala mundial por un mal manejo de los datos. Revisar periódicamente las necesidades de cumplimiento.

A continuación, vamos a explorar estrategias prácticas para bloquear la seguridad de los datos de los clientes en su sistema de reservas.

Implantar medidas de seguridad sólidas para los datos de los clientes

Las salvaguardias técnicas son esenciales para proteger los datos de los clientes. Concéntrese en tres áreas clave:

1. Impedir el acceso no autorizado

• Utilice contraseñas seguras: Imponga contraseñas seguras y autenticación multifactor para todas las cuentas de usuario que accedan al sistema de reservas o a los datos de los clientes.
• Desconfíe de las redes WiFi públicas: No permitas que el personal acceda al sistema de reservas en redes públicas. Restríngalo a su red privada.
• Limite los derechos de acceso: Conceda al personal un acceso mínimo a los datos necesarios para sus funciones mediante permisos basados en funciones.
• Emplee la prevención de fuga de datos: Herramientas como cortafuegos, detección de intrusos y software de prevención de pérdida de datos ayudan a evitar el acceso no autorizado o la extracción de datos.
• Educación sobre los riesgos del phishing: Formar al personal para que identifique y evite los intentos de suplantación de identidad por correo electrónico con el objetivo de robar credenciales de inicio de sesión.

2. Protección contra la violación de datos

• Cifre los datos almacenados y transmitidos: Evita el acceso no autorizado a los datos almacenados y en tránsito mediante el cifrado.
• Anonimizar los datos: Elimine la información de identificación personal siempre que sea posible en los conjuntos de datos internos.
• Realice auditorías de seguridad: Realice auditorías rutinarias de su software, sistema de reservas y redes internas para detectar posibles vulnerabilidades.
• Actualice el software con regularidad: Aplique los últimos parches de seguridad al sistema de reservas y al software relacionado para evitar la explotación de errores conocidos.
• Limite el acceso de terceros: Investiga cuidadosamente cualquier herramienta o proveedor externo que acceda a tus datos de reserva. Contar con acuerdos de asociación empresarial herméticos.

3. Transferencia segura de datos

• Utilice HTTPS: Los sitios web y las API relacionadas con las reservas deben utilizar cifrado SSL/TLS.
• Evita las redes WiFi públicas: Nunca transmitas datos de reserva sin cifrar a través de redes públicas. Utiliza siempre VPN, da igual que sea gratis o de pago.
• Cifrar las copias de seguridad: Las copias de seguridad que contengan datos de clientes deben cifrarse tanto en tránsito como en reposo.
• Emails seguros: Cifra los correos electrónicos intercambiados con clientes que contengan información sensible.
• VoIP seguro: considere la posibilidad de integrar un servicio telefónico VoIP que ofrezca cifrado de extremo a extremo para las comunicaciones de voz, garantizando que todas las interacciones con el cliente estén protegidas de forma segura.

Con la combinación adecuada de controles de acceso, seguridad de red, cifrado y auditoría, puede proteger los datos de sus clientes.

Pero la seguridad es sólo la mitad de la historia. Examinemos el aspecto ético del tratamiento de los datos de los clientes.

Consideraciones éticas en el tratamiento de datos de clientes

Más allá del mero cumplimiento de la normativa, usted tiene la obligación ética de tratar los datos de sus clientes respetando la privacidad, el consentimiento y la transparencia.

He aquí algunas buenas prácticas a tener en cuenta:

Generar confianza en el cliente mediante prácticas éticas en materia de datos

• Sea abierto sobre sus prácticas de datos: Explica claramente a los clientes cómo utilizarás y protegerás su información.
• Limite el uso de los datos únicamente a los fines autorizados: No explote los datos de los clientes por motivos no revelados, como la venta a terceros.
• Ofrezca opciones de privacidad: Permita a los clientes optar por no participar en la recopilación de datos no esenciales.
• Atienda rápidamente las solicitudes de supresión: Elimine los datos de los clientes si le piden que los borre.

Mantener el consentimiento y la transparencia en la recogida de datos

• Obtenga un consentimiento claro y documentado: Obtén el consentimiento escrito o digital antes de recopilar información del cliente.
• Permita a los clientes actualizar sus datos o preferencias: Proporcióneles formas sencillas de modificar el consentimiento.
• Revelar cualquier intercambio con terceros: Notificar a los clientes si los proveedores acceden alguna vez a sus datos.
• Actualice periódicamente el consentimiento: No asuma que el consentimiento único dura para siempre. Vuelve a solicitar el consentimiento transcurrido un plazo razonable.

Mantener la integridad en el tratamiento de los datos

• Sea honesto en las comunicaciones: Nunca engañes a los clientes sobre el uso que se hace de los datos.
• Supervisar humanamente los procesos basados en IA que afectan a los clientes: No confíes únicamente en los algoritmos a la hora de tratar los datos de los clientes.
• Rectifique los errores: Si detectas errores o un uso indebido de los datos de los clientes, soluciona los problemas urgentemente.
• Destruya los datos con prontitud cuando se le solicite: atienda las solicitudes de eliminación de los clientes en el momento oportuno.

La adhesión a principios éticos sólidos genera buena voluntad y confianza. A continuación, veamos las mejores prácticas centradas en la privacidad.

Buenas prácticas en materia de privacidad de datos para las plataformas de reservas

Mantener sólidas medidas de privacidad adaptadas a las plataformas de reserva ayuda a salvaguardar la confidencialidad de los clientes:

Garantizar la confidencialidad de las reservas en línea

• Utilice HTTPS en los sitios web de reservas: Cifra todo el tráfico web para evitar fisgoneos.
• Enmascarar campos sensibles: Enmascare parcialmente entradas como números de tarjetas de crédito y SSN.
• Anonimizar los datos públicos: Elimine la IIP de cualquier conjunto de datos agregados.
• Permitir reservas anónimas: Permita que los clientes reserven sin facilitar datos personales innecesarios.

Implantar controles de acceso bien pensados

• Restrinja el acceso del personal con funciones: Dé al servicio de atención al cliente sólo los datos mínimos necesarios para gestionar las reservas.
• Limite el acceso de terceros: Controla y audita cuidadosamente las herramientas externas que acceden a los datos de las reservas mediante contratos sólidos.
• Active la autenticación multifactor: Añade protecciones de inicio de sesión adicionales como biometría, claves de seguridad y contraseñas.

Establecer políticas adecuadas de conservación de datos

• Eliminar los datos rápidamente cuando sea necesario: Disponga de procesos para eliminar los datos a petición del cliente o cuando caduque el consentimiento de forma fiable.
• Anonimizar los datos anteriores que no se necesiten: Elimina los datos de identificación de los datos de reserva archivados que ya no sean necesarios.
• Reduzca los periodos de conservación: Evita conservar los datos más allá de los periodos mínimos exigidos por necesidades legales u operativas.

Con estas estrategias, podrá gestionar una plataforma de reservas honrada en la que confíen los clientes. Pero, ¿qué ocurre si se produce una infracción? Hablemos de los planes de respuesta.

Estrategias de prevención y respuesta a las violaciones de datos

A pesar de todos sus esfuerzos, las filtraciones de datos pueden producirse. Es fundamental aplicar estrategias de prevención y respuesta:

Identificar y reducir las vulnerabilidades del sistema de reservas

• Realice pruebas de penetración: Recurra a hackers éticos para sondear sus sistemas de reservas en busca de puntos débiles.
• Aprenda de las violaciones anteriores: Estudia las autopsias de otras empresas y evita sus errores.
• Supervise los sistemas con inteligencia sobre amenazas: Utiliza la información sobre amenazas para detectar las nuevas amenazas de piratería dirigidas a las plataformas de reserva.
• Trabaje con proveedores de seguridad: Los proveedores de confianza pueden ayudar a reforzar las defensas y vigilar las amenazas.
• Despliegue protecciones a medida: Utiliza medidas como cortafuegos, sistemas de detección de intrusos y protección contra vulnerabilidades de herramientas como el software de marcación previa.

Adoptar medidas rápidas en caso de infracción

• Evaluar el impacto: Determine qué datos se han visto comprometidos e identifique a los clientes afectados.
• Cumplir las obligaciones legales: Notificar a reguladores y clientes según GDPR, HIPAA u otras normativas en un plazo de 72 horas.
• Ofrecer soluciones: Proporcionar supervisión del crédito, reembolsar las pérdidas por fraude y otras medidas para ayudar a los clientes afectados.
• Determinar las causas profundas: Lleve a cabo una investigación forense para averiguar qué vulnerabilidades condujeron a la brecha.
• Actualizar los sistemas: Utiliza los resultados para corregir las deficiencias de seguridad y reforzar las defensas contra ataques similares.

Auditar y actualizar periódicamente los protocolos de seguridad

• Realice auditorías programadas: Pruebe continuamente las medidas de seguridad con análisis automatizados, ejercicios de hacking ético y auditorías.
• Reevalúe los riesgos periódicamente: Su perfil de riesgo puede cambiar con el tiempo. Adapte la seguridad en consecuencia.
• Forme al personal con regularidad: Actualiza la formación sobre seguridad y privacidad cada 6-12 meses a medida que evolucionan las amenazas.
• Revisar los protocolos anualmente: Actualizar las políticas, los formularios de consentimiento y los contratos para cumplir la normativa cambiante y colmar las lagunas.

Adoptando una actitud proactiva, puede ayudar a proteger los datos de los clientes frente a las amenazas cambiantes. Pero la prevención no es sólo cuestión de tecnología, sino también de personas. Exploremos cómo crear una cultura organizativa centrada en la protección de datos.

Crear una cultura de concienciación sobre la seguridad de los datos

Las herramientas técnicas son sólo una parte de la ecuación. Los conocimientos y hábitos de seguridad de su personal desempeñan un papel fundamental en la protección de los datos de los clientes:

Impartir formación continua sobre protección de datos y cumplimiento de la normativa

• Empiece por lo básico: Asegúrate de que todo el mundo entiende conceptos básicos como la encriptación, el control de acceso y la necesidad de conocer el acceso.
• Profundice en las funciones pertinentes: Los administradores de bases de datos, los desarrolladores y los representantes del servicio de atención al cliente que interactúan con el sistema de reservas necesitan una formación más amplia adaptada a sus funciones.
• Incluya formación sobre el cumplimiento de la normativa: Eduque al personal sobre normativas esenciales como GDPR e HIPAA que se aplican a sus datos de reservas.
• Haga que la formación sea atractiva: Lo ideal son los cursos interactivos con juegos de rol. Refréscate con regularidad. Algunas plataformas para la gestión de empleados cuentan con excelentes funciones de formación y retroalimentación. Puede utilizarlos en el proceso de formación.

Cultivar un enfoque proactivo de la seguridad de los datos

• Animar a plantear inquietudes: Cree una cultura abierta en la que el personal se sienta cómodo sacando a la luz posibles vulnerabilidades o problemas de privacidad sin temor a represalias.
• Potencie el liderazgo en seguridad: Designe a un responsable de seguridad que desarrolle la estrategia y coordine los esfuerzos de seguridad en equipos como los de TI, atención al cliente y RRHH.
• Incentive la detección de problemas: Considere la posibilidad de recompensar al personal que descubra e informe proactivamente sobre problemas de seguridad.
• Aprenda de los incidentes: Aproveche las filtraciones de datos o los cuasi incidentes pasados como oportunidades para mejorar en lugar de jugar a culpar a los demás.

Ayude a los clientes a comprender sus medidas de seguridad de datos

• Comunique con transparencia: Explica a los clientes por adelantado cómo proteges y manejas sus datos.
• Simplificar las políticas de privacidad: Haga que los avisos de privacidad sean legibles y comprensibles para el ciudadano de a pie.
• Facilitar el acceso a los datos: Permita a los clientes acceder fácilmente a sus datos, exportarlos o eliminarlos si así lo solicitan.
• Acepte los comentarios: Cree canales para que los clientes hagan preguntas y planteen sus dudas.

Puede ganarse la confianza de sus clientes con una cultura centrada en la seguridad y la transparencia.

Una nueva norma en el tratamiento de datos de clientes

La gestión responsable de los datos de los clientes plantea retos, pero las recompensas son inmensas: mejora de la confianza de los clientes, reducción del riesgo y refuerzo de la reputación como líder ético en su sector.

Si sigue las estrategias de seguridad, cumplimiento, ética y cultura organizativa que se describen en esta guía, no sólo cumplirá las normas, sino que se convertirá en un ejemplo para los servicios de reservas a la hora de salvaguardar los datos de los clientes.

Las empresas con más éxito no ven la responsabilidad de los datos como una carga, sino como una oportunidad para mejorar continuamente. Realice autoauditorías periódicas, actualice sus prácticas e invierta en mantenerse a la vanguardia de la protección de datos. Conviértalo en una ventaja competitiva.

Cuando los clientes le facilitan su información más sensible, están poniendo su confianza en sus manos. Mantenga esa confianza ganada con tanto esfuerzo mediante un compromiso de administración responsable de los datos en todos los niveles de su organización.

Sus clientes y su empresa se lo agradecerán.

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Biografía del autor:

Irina Maltseva es Growth Lead en Aura, fundadora de ONSAAS y asesora de SEO. Durante los últimos ocho años, ha estado ayudando a empresas SaaS a aumentar sus ingresos con el marketing entrante.