7 ventajas de las herramientas de productividad para tu negocio

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En pocas palabras; su productividad es una medida de cuán eficientes son sus procesos. Esto se aplica ya sea que esté en la fabricación, en uno de los muchos sectores de servicios o en un nicho completamente diferente. Además, una mejor productividad conduce a un aumento en las ganancias, ya que proporciona más bienes o servicios que sus clientes desean.

Pero si bien ese concepto es simple y universal, la forma de lograrlo dependerá en gran medida de su modelo de negocio y necesidades particulares. Las herramientas que pueden ayudarlo a lograr este objetivo pueden variar desde algo tan simple como la sincronización del calendario con los sistemas CRM, o herramientas de colaboración basadas en iOS que ayudan a su equipo a comunicarse.

Si ha identificado herramientas de productividad que pueden adaptarse a su modelo de negocio, ¿qué tipo de ventajas puede esperar de ellas? ¿Qué diferencias tangibles verá en la forma en que trabaja y se desempeña su empresa? ¿Cómo pueden estas herramientas llevar su oficina al futuro ?

1. Calidad mejorada

Una de las primeras ventajas que puede notar es una marcada mejora en la calidad del trabajo producido. Esto es cierto para la mayoría de los tipos de herramientas de productividad que puede decidir integrar en su sistema. Por ejemplo, la comunicación eficiente entre los miembros del equipo o entre su empresa y sus clientes es una parte esencial de la mejora de la calidad.

En la era moderna, eso generalmente significa tener buenas plataformas de videoconferencia que permitan reuniones cara a cara a distancia, así como tareas esenciales como compartir archivos. Una buena comunicación a través de estos canales ayuda a identificar posibles problemas antes de que se conviertan en problemas importantes y fomenta el trabajo colaborativo.

Tener buenos análisis para resaltar y monitorear mejoras y cambios de calidad es otro factor que siempre se debe considerar. Estos pueden permitirle auditar la efectividad de las herramientas que ha elegido.

2. Tiempo

Uno de los factores más cruciales cuando se trata de eficiencia es el tiempo. ¿Están los miembros de su equipo usando su tiempo productivamente? Una buena gestión del tiempo puede significar la diferencia entre algo que se entrega a tiempo, o antes de tiempo, y algo que no se completa hasta después de una fecha límite crucial.

Si entrega bienes o servicios tarde, no solo puede afectar las relaciones con los clientes, sino también incurrir en sanciones financieras o de reputación. Tener buenas herramientas de gestión del tiempo como parte de sus procesos ayuda a evitar entregas tardías, así como a aumentar la eficiencia general.

3. Movilidad y Teletrabajo

Dos características que vemos cada vez más como parte de la vida laboral moderna son la movilidad y el trabajo remoto. Desde un representante de ventas que rara vez está en su oficina principal hasta un miembro del personal que elige hacer la mayor parte de su trabajo desde casa, las empresas deben adaptarse a estos aspectos de la vida laboral. Eso significa asegurarse de que tengan las herramientas y los sistemas necesarios para facilitarlos.

Identificar las herramientas que permiten un trabajo remoto o móvil eficiente siempre será fundamental para mantener y mejorar la productividad. Estos pueden incluir herramientas de comunicación y conexiones a la nube o sistemas basados en la oficina.

4. Comunicaciones

Buenas herramientas de productividad significan buenas comunicaciones en todos los niveles de su negocio, tanto internos como externos. Estos pueden incluir comunicaciones de audio, correo electrónico, intercambio de archivos y videoconferencias. Todo esto ahora se puede integrar en un portal único y fácil de usar que hace que todos los aspectos de las comunicaciones sean más eficientes.

¿Qué ofrece la conferencia web a su empresa? Ofrece no solo la oportunidad de hacer videollamadas, sino también de compartir contenido basado en la web y de otro tipo. Todo el tiempo, facilitando el trabajo colaborativo. Un buen trabajo colaborativo probablemente signifique una mayor productividad y eficiencia en todos los ámbitos.
También puede considerar herramientas automatizadas como parte de su estrategia de comunicación. Esto puede ser especialmente relevante si su empresa opera un centro de contacto con altos volúmenes de tráfico. El uso de herramientas de Inteligencia Artificial puede ofrecer importantes mejoras en sus índices de productividad.

5. Seguimiento e informes

Saber qué progreso se está logrando en un proyecto es crucial en todos los niveles. Si un compañero del equipo está trabajando en un componente del proyecto que afecta su trabajo, necesita saber a qué etapa ha llegado. Además, para que la gerencia tenga una visión general de todo el proyecto, ayuda a identificar problemas o comunicar el progreso a un cliente.

Mediante el uso de herramientas eficaces de gestión del rendimiento más adecuadas para su empresa, puede ayudar a mejorar la productividad y la eficiencia en general. Poder monitorear cada aspecto del proceso de producción de su empresa es una herramienta de gestión esencial.

6. Seguridad

La seguridad de sus datos siempre será una de sus principales consideraciones, especialmente al agregar nuevas herramientas, aplicaciones y software a su negocio. La importancia de la seguridad es aún más relevante si comparte información y archivos externamente.

Asegurarse de utilizar herramientas de productividad que brinden un alto nivel de seguridad significa que cualquier información y datos se mantienen seguros en todo momento.

7. Flujo de trabajo

Si alguna vez ha experimentado algún caos en su lugar de trabajo actual o anterior, sabe el efecto negativo que puede tener. Un flujo de trabajo interrumpido, cualquiera que sea el motivo, afecta la productividad, la eficiencia y las ganancias. Un buen flujo de trabajo no se trata solo de motivar a sus empleados o equipo; se trata de darles las herramientas adecuadas para aumentar la productividad.

Cuáles son esas herramientas pueden variar según el tamaño y el tipo de negocio que tenga. Investigar e identificar lo que se adapta a su empresa es el primer paso crucial para una mejor productividad. Puede encontrar que cuál es el mejor ERP para el comercio minorista , por ejemplo, no es la opción correcta para usted. La importancia de tomar la decisión correcta para su negocio debe ser el centro de cualquier plan.

la comida para llevar

Hay una multitud de herramientas de productividad en el mercado. Sin embargo, antes de siquiera considerar sus opciones, primero debe considerar qué ventajas son más importantes para usted. ¿Cuáles son sus prioridades para afectar directamente la productividad? ¿Están las comunicaciones y la colaboración en primer lugar en su lista? ¿O desea que el seguimiento y la generación de informes sean una prioridad?

Al identificar sus necesidades, estará mejor equipado para avanzar y determinar qué herramientas se adaptarán mejor a esas necesidades. Puede elegir sus herramientas ideales navegando en varios blogs sobre el tema. Alternativamente, puede hablar con clientes y colegas que ya pueden usar tales herramientas. Las recomendaciones personales pueden ser de gran ayuda para tomar la decisión correcta.

Biografía del autor invitado: Richard Conn – RingCentral EE. UU.

Richard es el director sénior de marketing de búsqueda de RingCentral, líder mundial en comunicaciones unificadas y proveedor de sistemas telefónicos empresariales virtuales . Le apasiona conectar negocios y clientes y tiene experiencia trabajando con compañías Fortune 500 como Google, Experian, Target, Nordstrom, Kayak, Hilton y Kia. Richard ha escrito para sitios como Rightinbox y Marketscale .