6 estrategias para una gestión eficaz de la lista de espera de clientes

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Poner en marcha y construir una pequeña empresa en una industria competitiva es un logro monumental. Se necesita tiempo, dinero y un gran esfuerzo para construir una marca, adquirir clientes de calidad e impulsar su pequeña empresa.. Pero ahora que está allí y puede llamarse con seguridad un empresario exitoso , se encuentra en una encrucijada.

Ahora que su negocio está atrayendo a más clientes de los que puede manejar a la vez, se ve obligado a rechazar a la gente. ¿O eres tu? Rechazar clientes potenciales es lo último que debe hacer en esta etapa del viaje de su empresa.

Cada cliente potencial que rechazas es un cliente que obtendrá lo que estás ofreciendo en otro lugar, lo que significa que estás perdiendo ingresos potenciales y oportunidades comerciales. Lo que debe hacer en su lugar es crear y administrar una lista de espera de clientes.

Esto es lo que debe hacer para llevar su negocio a nuevas alturas de éxito.

Razones y señales de que necesita una lista de espera de clientes

Antes de profundizar en las estrategias concretas que puede usar para administrar una lista de espera de clientes (y convencer a los clientes de que lo esperen), debemos considerar una pregunta importante: ¿realmente necesita una? Sin duda, la señal reveladora más importante de que necesita una lista de espera de clientes es que simplemente no tiene tiempo para asumir más trabajo.

Pero hay más señales, incluyendo:

• Feeling stressed and overwhelmed
• Losing track of your projects and processes
• Not committing to each client like you used to
• Time management is more complicated than ever
• Things are starting to slip through the cracks, and you’re making mistakes
• You’re cutting precious time out of your personal life
• You’re feeling burnt out, and you’re losing focus, motivation, and daily zeal

Si está resonando con alguno de estos signos, está claro que necesita una lista de espera de clientes. Dicho esto, puede ser un desafío dar este paso si usted, como tantos otros, sufre del síndrome del impostor.

Es posible que no creas que la gente realmente esperará a que estés disponible y que no vales la pena, pero es importante recordar que tu valor es lo que te trajo aquí. Definitivamente vales la pena simplemente porque tienes que rechazar a la gente: estás ocupado y solicitado.

Asegúrese de leer nuestra guía sobre cómo vencer el síndrome del impostor si tiene problemas con él, pero ahora, hablemos sobre la gestión eficaz de la lista de espera de clientes.

Estrategias para administrar su lista de espera de clientes como un profesional

1. Recopile consultas a través de formularios de suscripción

En primer lugar, es importante adoptar un enfoque estructurado para la gestión de clientes potenciales y asegurarse de responder eficazmente a las consultas comerciales. Si bien puede automatizar sus respuestas de correo electrónico, por ejemplo, para decirles a los clientes que pueden unirse a su lista de espera, es mejor reunirse con ellos, discutir sus necesidades y luego sugerirles que esperen hasta que esté disponible.

Esto le permitirá mostrar su valía, discutir los cronogramas del proyecto y decirles exactamente cuándo podrá asumirlos. Con eso en mente, deberían poder reservar citas desde sus campañas de correo electrónico , pero también deberían poder reservar citas en su sitio web.

Sin embargo, puede ser más fácil crear un formulario de reserva en WordPress que en sitios web HTML estándar porque no hay codificación involucrada, ya que hay numerosos complementos que puede integrar con unos pocos clics.

Una vez que tenga un formulario de suscripción y una herramienta de programación de citas, sus clientes potenciales podrán ponerse en contacto con usted rápidamente, programar una hora para una llamada y, por supuesto, unirse a su lista de espera automáticamente.

2. Crear y administrar una hoja de cálculo detallada

Con todos estos clientes potenciales acercándose, debe mantenerse organizado, y no hay una forma más sencilla de mantener organizada una lista de espera que usar una hoja de cálculo. Mantenga sus herramientas de pizarra para cuando realmente comience a trabajar con el cliente y concéntrese en estructurar su hoja de cálculo para que contenga toda la información esencial sobre sus prospectos.

Esta información incluye:

• The full name of the client
• A detailed description of their company
• Their needs and goals
• The industry they operate in
• Their top competitors
• Their project outline and objectives
• A ballpark fee for their project
• When you’ll be available to start the project
• Possible milestones and a rough project timeline

Mantener toda esta información en un solo lugar lo ayudará a mantenerse organizado, pero también hará que la transición para trabajar con un nuevo cliente sea mucho más fácil. ¿Por qué? Porque podrá usar la hoja de cálculo para comenzar a ejecutar.

Puede complementar la hoja de cálculo con recordatorios de citas para mantenerse en contacto con los clientes en lista de espera. Esto nos lleva al siguiente punto importante.

3. Mantenga un calendario detallado del proyecto e involucre a sus clientes

Otra parte vital de una organización interna que facilitará la gestión de la lista de espera es tener un calendario detallado del proyecto. Los calendarios de proyectos son importantes para las organizaciones internas. Sin embargo, también son fundamentales para mantenerse organizado por parte del cliente. Puede usarlos para mantener a sus clientes informados sobre su progreso y procesos, establecer expectativas realistas y proporcionar un cronograma que puedan usar.

Pero cuando se trata de su lista de espera, estos calendarios pueden servir para fines internos y externos. Internamente, conocer la duración de cada proyecto y sus hitos te permitirá pronosticar su disponibilidad. Externamente, por otro lado, puede usar esta información para calcular exactamente cuándo podrá asumir más trabajo para no perder ninguna oportunidad de trabajar con nuevos clientes.

Luego podrá automatizar la comunicación con los clientes de la lista de espera y enviar correos electrónicos masivos con actualizaciones, recordándoles que pronto tendrán su turno. Esto mantendrá a los clientes de su lista de espera comprometidos y los inspirará a quedarse sin importar cuánto tiempo tome.

4. Conozca su disponibilidad y planifique con anticipación

Sus calendarios de proyectos resultarán invaluables en la planificación y previsión a largo plazo. Solo conociendo la duración de su proyecto podrá planificar con meses de anticipación y así dar a los clientes potenciales una fecha de inicio clara.

Calcular los plazos de su proyecto requerirá que:

• Ascertain the complexity of a project
• Familiarize yourself with the client and their needs
• Gauge feedback and client responsiveness
• Set a realistic pace, determine milestones, and assign time slots for each
• Set a clear scope of work with minimal to no additions that would push back the final deadline

Seguir esta estructura es un requisito previo para la planificación empresarial inteligente y le permitirá comunicar su disponibilidad a los clientes de la lista de espera sin tener que faltar a su palabra. No hace falta decir que debe tener contratos detallados y SOW (declaración de trabajo) para que los clientes existentes no puedan simplemente pedirle que haga más y, por lo tanto, prolongue todo el proyecto.

Si bien es posible que desee complacerlos, debe mantenerse enfocado en el objetivo a largo plazo, y eso es mover a sus clientes potenciales de la lista de espera a la «cola de producción».

5. Priorice a los clientes en lista de espera y use las herramientas adecuadas

La priorización puede ser un proceso complejo. Si bien puede administrar su lista de espera por orden de llegada, esa no siempre es la mejor manera de administrar su trabajo y sus clientes a largo plazo.

Asegúrese de priorizar qué clientes aceptará a continuación en función de:

• Project complexity
• Potential project duration
• Financial value
• Business growth opportunity and potential
• Long-term potential for higher financial gain
• Your professional needs and satisfaction

Recuerde que no debe emprender proyectos que simplemente no tiene ganas de hacer. Debe emprender un proyecto con determinación y entusiasmo, por lo que es importante considerar sus necesidades profesionales. Si te sientes agotado o si acabas de terminar un proyecto similar, sáltatelo.

También es necesario utilizar las herramientas adecuadas. La automatización es esencial cuando acepta nuevos clientes, y necesita automatizar procesos rápidamente, como redes sociales, comunicación por correo electrónico o análisis e informes de progreso.

Para las redes sociales, por ejemplo, es bueno utilizar herramientas de administración de redes sociales que le permitan administrar todos los clientes desde una ubicación centralizada. Lo mismo ocurre con otros procesos, ya sean internos o externos.

6. Comercialice su lista de espera

Por último, el simple hecho de tener una lista de espera no significa que los clientes potenciales se registren o la encuentren de forma independiente. Es esencial comercializar su lista de espera, difundirla en la web y hacerla fácilmente accesible.

Cuanto más fácil sea para las personas conocer y acceder a su lista de espera, mayores serán sus posibilidades de registrarse. Es por eso que necesita difundir su lista de espera en las redes sociales, a través de campañas de correo electrónico e incluso con códigos QR dinámicos para que los clientes potenciales puedan simplemente escanearla y acceder de inmediato a su formulario de suscripción o a una página de destino de la lista de espera en su sitio web.

Al invertir continuamente en su lista de espera, invertirá efectivamente en su negocio, asegurándose de tener siempre una lista de espera llena. No hace falta decir que este es un elemento crucial para el éxito a largo plazo y para asegurar un crecimiento constante para su pequeña empresa.

Terminando

Si desea que su negocio siga creciendo, no puede seguir rechazando a la gente. Sí, estás más ocupado que nunca, pero eso no significa que debas perderte algunas oportunidades fantásticas para llevar tu carrera a nuevas alturas.

Afortunadamente, sabe lo importante y beneficioso que es crear una lista de espera de clientes. Asegúrese de utilizar estas estrategias para administrar su lista de espera como un profesional y convencer a los clientes potenciales de que esperen hasta que esté disponible para contratarlos.

Después de todo, vale la pena la espera.

Biografía de la autora invitada: Nina Petrov

Nina Petrov es especialista en marketing de contenidos, apasionada por el diseño gráfico, el marketing de contenidos y la nueva generación de empresas verdes y sociales. Comienza el día revisando su resumen sobre las últimas tendencias digitales mientras toma una taza de café con leche y azúcar. Su pequeño conejito blanco tiende a responder a sus correos electrónicos cuando está de vacaciones.

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