Top 6 Meeting Schedulers – Verringern Sie den Aufwand für die Planung von Meetings

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Wäre es nicht fantastisch, wenn Sie um ein Treffen bitten könnten und jeder zur richtigen Zeit frei wäre? In der Realität ist das sehr selten der Fall. Jemand ist im Urlaub, ein anderer hat einen Geschäftstermin, und wieder ein anderer arbeitet vielleicht nur Teilzeit. Wenn Sie den traditionellen Weg gehen und alle Teilnehmer bitten, einen Termin für ein Treffen zu vereinbaren, ist ein langes Hin und Her nötig, bevor Sie eine Zeit und ein Datum festlegen können. Manchmal hat man das Gefühl, dass man zusätzliche Mitarbeiter als „Terminplaner“ braucht, weil das so viel Zeit in Anspruch nimmt.

Leider kann man Treffen nicht vermeiden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Telefonkonferenzen, Videobesprechungen oder um Besprechungen handelt, bei denen Sie sich alle an einen Tisch setzen, um neue Entwicklungen zu besprechen. Interne Besprechungen, Kundenbesprechungen und sogar Besprechungen mit externen Auftragnehmern müssen in den Zeitplan aller Beteiligten passen.

Ja, es gibt immer wieder Sitzungen, die per E-Mail hätten abgehalten werden sollen. Es wäre jedoch besser, sie zu vermeiden, als sie zu planen.

Sitzungsplaner

Anwendungen und Softwaredienste für die Planung von Besprechungen machen die mühsame und wiederholte Planung von Besprechungen überflüssig. Anstatt jemanden zu beauftragen, den Boten und Organisator zu spielen, um sicherzustellen, dass alle teilnehmen können, übernehmen Kalendersynchronisation und Verfügbarkeitsattribute die Arbeit für Sie.

Sie fragen sich vielleicht, ob es sich lohnt, Meetings zu planen, und die einzige Antwort auf diese Frage ist eine andere: Was könnten Sie in der Zeit, die Sie mit dem Zusammenstellen von Besprechungsplattformen, dem Überprüfen von Kalendern und dem Treffen alternativer Vorkehrungen verbringen, erreichen?

Stellen Sie sich einmal vor, Sie hätten gerade die letzte Stunde damit verbracht, dafür zu sorgen, dass alle Teilnehmer gleichzeitig an einer Besprechung teilnehmen können. Für dieses Beispiel nehmen wir an, dass es sich um eine wichtige Veranstaltung handelt, bei der alle anwesend sein müssen. Sie haben endlich das Datum und die Uhrzeit festgelegt, aber der Konferenzraum, den Sie für die Besprechung/Präsentation/Verkaufsgespräch benötigen, ist zu dem von Ihnen vereinbarten Zeitpunkt nicht mehr verfügbar. Das wäre ziemlich ärgerlich und Sie müssten entweder die Leute, die den Termin gebucht haben, bitten, mit Ihnen zu tauschen, oder den Vorgang wiederholen. Das wollen Sie nicht tun.

Die besten Terminplaner ermöglichen es Ihnen, mehrere Kalender zu synchronisieren, um die Kompatibilität der Verfügbarkeit von Meetings zu gewährleisten. Sie ermöglichen mehrere verschiedene Besprechungstypen, direkte Verknüpfungen und viele andere Funktionen, die Sie benötigen, um Ihre Besprechungsanforderungen mühelos zu verwalten.

Welches sind also die besten Terminplaner für Ihre Bedürfnisse?

Terminplaner vs. Terminbuchungssysteme

Es gibt einen feinen Unterschied zwischen den beiden, und es ist wichtig, den Unterschied zu verstehen, um unsere Auswahl für die Top 6, die wir ausgewählt haben, zu verstehen.

Terminbuchungssysteme eignen sich am besten für Kundenkontakte und Besprechungen. Alle Dienstleistungsunternehmen, die Einzelpersonen oder Gruppen betreuen, die sich direkt an Sie wenden, werden ihre Termine in Ihren verfügbaren Zeiten vergeben. Sie können sie auch für firmeninterne Buchungen nutzen, das ist unbestritten. Sie sind jedoch auch wesentlich anpassungsfähiger für die Anforderungen von Kundenterminen, die Verwaltung von Ressourcen, die Annahme von Zahlungen und Dutzende weiterer Funktionen, die die Verwaltung eines Dienstleistungsunternehmens erheblich vereinfachen.

Besprechungsplaner sind in der Regel hilfreicher, da sie für jede beliebige Besprechung verwendet werden können. Intern, extern oder für Kunden. Diese Anwendungen tun genau das, was sie sagen. Sie helfen Ihnen bei der Planung von Besprechungen.

Einige Dienstleistungsunternehmen (und alle anderen Unternehmen, die einen Termin buchen müssen) benötigen zusätzliche Ressourcen, um ihre Dienste anbieten zu können. Andere, wie z. B. Berater, tun dies nicht. Gleichzeitig bieten einige Unternehmen kostenlose Beratungen und Bewertungen an, weil sie ein Endprodukt in Rechnung stellen – Küchenplaner, Dekorateure usw.

Unternehmensinterne Besprechungen erfordern nur selten die Entgegennahme von Zahlungen und in der Regel auch keine detaillierte Berichterstattung oder ein effektives Ressourcenmanagement.

Einige Unternehmen bewegen sich auf beiden Seiten des Zaunes. Sie haben sowohl einen hohen Bedarf an internen Besprechungen als auch an Kundenbesprechungen und -terminen.

Es ist wichtig zu verstehen, dass Terminplaner in erster Linie für die Buchung von Besprechungen eingesetzt werden. Sie verfügen über ein paar mehr Funktionen, die das Leben leichter machen; allerdings fehlen ihnen einige umfangreiche und weitreichende Funktionen, die Terminbuchungssysteme bieten, weil die Benutzer sie einfach nicht brauchen.

Unsere 6 besten Apps für Besprechungsplaner

Doodle

Wir bringen vielbeschäftigte Menschen und Gruppen zu den besten Zeiten zusammen.

Doodle eignet sich hervorragend, um Gruppen von Menschen für ihre Treffen zusammenzubringen. Aufgrund der Umfrageoption war es eine Seltenheit im Bereich des Meeting-Business, aber andere beginnen, diese Marktlücke zu verstehen. Sie können eine Gruppe von Personen einladen, ihre Verfügbarkeit zu bestimmten Zeiten anzugeben. Wenn alle Teilnehmer ihre Verfügbarkeit angegeben haben, können Sie den Zeitpunkt der Besprechung festlegen und die Einladungen verschicken – auch in den Kalendern.

Die Umfrage bezieht sich nicht nur auf den Zeitpunkt des Treffens, sondern auch auf die Essensvorlieben, den Ort und vieles mehr, um alles richtig zu machen. Es könnte auch für interne Veranstaltungen wie Jubiläumsfeiern, Weihnachtsfeiern und andere Arten von Treffen genutzt werden.

NeedtoMeet

Finden Sie eine Zeit, die für alle passt, einen eigenständigen Besprechungsplaner.

Ein weiterer Besprechungsplaner, der es einfach macht, Gruppen von Personen oder sogar zwei Einzelpersonen zu einer Besprechung zusammenzubringen.

Need to Meet ist ein kostengünstiges System, das ab 12 $/Jahr/Nutzer beginnt und nicht die üblichen Monatsabonnements. Die Standardnutzung ist kostenlos, begrenzt aber die Anzahl der Zeitfenster und der eingeladenen Personen bei der Umfrage (4 und 4). Sie erhalten jedoch eine 14-tägige kostenlose Testversion, die Ihnen den Zugang zum Premium-Abonnement ermöglicht, damit Sie wissen, was Sie bekommen.

SimplyMeet.me

Kostenlose Terminplanung für Einzelpersonen und umfassende Sprach- und Kalenderintegration.

Dieser Terminplaner eignet sich perfekt für die Planung von Besprechungen mit internen Kunden und ermöglicht die Synchronisierung von bis zu 8 Kalendern pro Benutzer. Dies ermöglicht die Integration der Planung der Verfügbarkeit von Ressourcen wie Konferenzräumen und Präsentationssoftware, falls erforderlich, und den Querverweis auf andere erforderliche Teilnehmer.

Mit dem Free-Forever-Paket können Personen, die gerade ihr eigenes Unternehmen gründen, bis zu 3 Kalender und 500 Meetings pro Monat synchronisieren. Angenommen, Sie müssen viele Personen in ein Team integrieren oder möchten einfach mehr Funktionen für Ihre Besprechungsplanung. In diesem Fall kostet es 9,99 €/Monat/Benutzer mit Terminplanung nach dem Round-Robin-Prinzip, entfernbarem Branding und Organisationsmanagement für bis zu 30 Personen.

Dies ist einer der wenigen Terminplaner mit einer breiten Palette von Kalenderintegrationen, einschließlich Outlook, Google, Zoho, Zimbra, NextCloud und CalDav-Kompatibilität.

ZeitplanEinmal

Terminplanung für professionelle Dienstleistungen und Vertriebsteams mit hervorragendem Lead Engagement.

Als Teil von OnceHub ist ScheduleOnce ein hervorragendes Tool für professionelle Dienstleistungen und Lead Engagement für Vertriebsteams. Sie können mehrere Besprechungstypen erstellen – standardmäßig sind 15-, 30- und 60-minütige Intervalle vorgesehen – und einen Link freigeben, über den Kunden einen Termin mit Ihnen vereinbaren können.
Sie können mit Outlook (365 und Exchange), Google und iCloud-Kalendern integriert werden.

Für bis zu 25 Benutzer ist ScheduleOnce kostenlos und bietet eine unbegrenzte Anzahl von Besprechungs- und Veranstaltungstypen, gepoolte Teamverfügbarkeit, Videokonferenzverfügbarkeit und mehr. Bei mehr als 25 Nutzern kostet es $10/Nutzer/Monat.

Calendly

Ein Allround-Terminplanungswerkzeug für den privaten und beruflichen Gebrauch mit Kunden und Kollegen.

Die Calendly-Buchungsplattform lässt sich mit Office 365 und Google-Kalendern integrieren, so dass Sie Ihre Verfügbarkeit für bestimmte Meetings festlegen können. Sie können eine personalisierte URL erstellen, mit der Kunden und Kollegen Ihre Verfügbarkeit überprüfen und einen Termin mit Ihnen vereinbaren können.

Die Besprechungszeiträume sind 15, 30 oder 60 Minuten lang, und Sie können individuelle Besprechungstypen erstellen. Es ist auch möglich, jede Besprechungsart mit speziellen Aufnahmefragen für die jeweilige Besprechungsart weiter anzupassen. Sie können Links zu Dokumenten für kunden- und kollegiumsbezogene Besprechungen hinzufügen, damit die Teilnehmer diese im Vorfeld einsehen können.

Clara

Ein virtueller Mitarbeiter, der Besprechungen für Sie einplant.

Wäre es nicht wunderbar, wenn ein virtueller Assistent Ihnen die Terminplanung abnehmen würde? Nun, Clara tut genau das. Mithilfe von maschinellem Lernen und Intelligenz kann es Meetings planen und Ihr Buchungsverhalten kennenlernen.

Clara versteht natürliche Sprache und menschliche Befehle und Anfragen wie einige der besten Live-Chatbots.

Während des Anmeldevorgangs geben Sie Ihre Verfügbarkeit und Ihren Standort an. Wenn Sie die E-Mail-Adresse von Clara als cc angeben, wenn jemand einen Termin anfragt, legt das Tool alle relevanten Besprechungsdetails fest. Dazu gehören Zeit, Dauer, Ort und die Teilnehmer.

Auswahl eines Terminplaners für Ihre Bedürfnisse

Unsere Top-Auswahl umfasst Beispiele für Besprechungsplaner mit Spezifikationen, die für jedes Unternehmen geeignet sind, das Besprechungen planen muss. Ihre Treffen könnten zwischen Kollegen stattfinden. Vielleicht sind Sie ein Solopreneur, der Termine mit Kunden vereinbaren muss, aber Sie haben nur Ihren eigenen Kalender zu organisieren. Oder Sie haben ein großes oder wachsendes Unternehmen mit zunehmenden Anforderungen an die Organisation abteilungsübergreifender Besprechungen. Oder vielleicht sind Sie ein kleines Startup-Unternehmen, das jede Position mit einem kleinen Team besetzen muss, und es ist schwierig, Zeiten festzulegen, zu denen Sie alle zusammenkommen können.

Bei der Auswahl Ihres Terminplaners sollten Sie einige Dinge beachten:

• Wer wird die Sitzungen buchen? Kunden, Kollegen oder beides?
• Wie viele Personen müssen in den Kreislauf einbezogen werden? Große oder kleine Sitzungen?
• Haben Sie neben den Sitzungen auch andere Ressourcen zu verwalten?
• Welche Kalender verwenden Sie? Können Sie mit einem bestimmten Terminplaner zusammenarbeiten?
• Wie hoch ist Ihr Budget?
• Welche zusätzlichen Funktionen benötigen Sie, damit es für Sie funktioniert? Wenn überhaupt.
• Benötigen Sie Funktionen für Remote-Meetings und die Integration von Videogesprächen?
• Welche anderen Systeme müssen Sie integrieren?
• Müssen Sie Zahlungen für Ihre Sitzungen annehmen?
• Brauchen Sie es, um mit Ihrer Geschäftsentwicklung Schritt zu halten?

Wie wählt man den richtigen aus?

Besprechungsplaner können sich in Bezug auf Funktionen, Design und Zielgruppen unterscheiden. Bevor Sie sich auf ein bestimmtes Angebot festlegen und vielleicht feststellen, dass es nicht das Richtige für Sie ist, empfehle ich Ihnen, eine Liste mit 3-4 Angeboten zu erstellen, die (zumindest auf dem Papier) am besten zu Ihnen zu passen scheinen. Testen Sie sie gleichzeitig und entscheiden Sie, welche tatsächlich Ihre Bedürfnisse im Vergleich zu den anderen Kandidaten am besten erfüllt.

Die Planung von Besprechungen mit herkömmlichen Methoden ist mühsam und unnötig. Alternativ dazu können Sie einen Terminplaner finden, der sich nahtlos in Ihre Geschäftsprozesse einfügt.

Ähnlich wie Smartphones und Online-Shopping haben sich Terminplaner von einem „Nice-to-have“-Luxus zu einer Notwendigkeit im Leben produktiver Menschen und Unternehmen entwickelt. Denken Sie bei der Erkundung der verfügbaren Optionen an Ihre Marke und an die Instrumente, die sich bewährt haben und die Sie noch benötigen. Finden Sie einen Terminplaner, der gut zu Ihrem Unternehmen und der Umgebung passt, die Sie aufgebaut haben, und der Sie weiterbringt.