Termin-Erinnerungen: Warum Automatisierung Ihr bester Freund ist

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Manchmal hat man den Eindruck, dass unser Leben von Tag zu Tag hektischer wird. Geschäftskonferenzen, Teambesprechungen, Zoom-Anrufe – unsere Terminkalender werden immer voller. Einige dieser Termine können von entscheidender Bedeutung sein, und sie zu vergessen oder zu verpassen kann Umsatzeinbußen bedeutenoder sogar Ihrem Ruf und dem Ihres Unternehmens schaden. Viele Unternehmen setzen auf die digitale Beschleunigung und suchen zunehmend nach automatisierten Lösungen für viele ihrer Aufgaben und Prozesse. Was ist digitale Beschleunigung? Hat sie einen Platz im Konzept der Terminerinnerung?

Der altmodische Terminkalender kann zwar immer noch nützlich sein, aber oft vergisst man ihn, wenn es nötig ist, und verpasst so vielleicht einen weiteren Termin. Wie bei vielen anderen Aspekten des modernen Geschäftslebens ist dies ein Bereich, in dem die Automatisierung enorme Vorteile bieten kann. Wie funktionieren automatische Terminerinnerungen, und welche Vorteile haben sie für Sie? Finden wir es heraus.

Was sind automatische Terminerinnerungen?

Eine automatische Terminerinnerung ist eine Möglichkeit, sich selbst und andere Teilnehmer bei Bedarf an einen bevorstehenden Termin, eine Besprechung oder einen Anruf zu erinnern. Sie können sie auf verschiedene Arten einrichten, z. B. per SMS, Desktop-Benachrichtigung oder E-Mail.

Vollständig integrierte Lösung

Einige Ihrer Standardtools, wie Microsoft Outlook oder Gmail, enthalten grundlegende Optionen, um Sie an Besprechungen und andere wichtige Termine zu erinnern. Sie können jedoch sehr begrenzt sein und sind eine Einbahnstraße, zu der nur Sie Zugang haben. Da so viele Geschäfte über verschiedene Online-Kanäle abgewickelt werden, brauchen Sie auch eine Lösung, die Sie besser mit anderen Teilnehmern von Besprechungen oder Anrufen verbindet.

Im Idealfall wünschen Sie sich eine vollständig integrierte Lösung wie SimplyBook, mit der Sie nicht nur interne Besprechungen auf jeder Ebene planen, sondern auch Ihren Kunden und potenziellen Kunden oder Klienten die Möglichkeit geben, Besprechungen und Termine mit Ihnen oder Ihren Vertriebsteams zu vereinbaren.

Einer der wichtigsten Vorteile einer All-in-One-Lösung ist das Hinzufügen von Integrationen, wenn Ihr Geschäftsmodell dies erfordert. Einige dieser Integrationen können sein:

• Buchungssystem. Wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen anbietet (z. B. den Verkauf von Eintrittskarten oder Reparaturen im Haushalt), können Sie eine Buchungs-API in Ihr System integrieren, so dass Kunden verfügbare Zeiten und Termine sehen, diese buchen können und dann vom System eine Erinnerung erhalten.
• Zapier. Durch die Integration von Zapier können Sie Ihr System mit vielen anderen Tools wie GMail, Slack und Mailchimp verbinden. Das bedeutet, dass Erinnerungen und Informationen an alle Ihre Teammitglieder auf einer oder mehreren Plattformen gesendet werden können. So können Sie und Ihre Mitarbeiter über neue Termine, abgesagte Termine und vieles mehr auf dem Laufenden gehalten werden.
• Zahlungen. Wenn Sie Zahlungen jeglicher Art einziehen, ist eine All-in-One-Lösung ideal. Kunden können nicht nur eine Zahlung leisten, sondern Sie können auch Zahlungs- und Rechnungserinnerungen automatisieren, damit die Zahlungen nie zu spät kommen.
• Plattformübergreifend. Natürlich geht es bei Buchungen und Terminen nicht nur um das Wesentliche. Durch plattformübergreifende Integrationen mit Plattformen wie Instagram können Sie den Kunden zeigen, was sie buchen. Sie können Ihre Reichweite auch mit Google Ads vergrößern, und Google Analytics bietet Ihnen Echtzeit-Einblicke in verschiedene Leistungskennzahlen.

Die Vorteile der Automatisierung

Die Automatisierung spielt heute in praktisch allen Bereichen des modernen Geschäftslebens eine Rolle, vom elektronischen Handel bis zur Logistik. Durch die Übertragung regelmäßiger und sich wiederholender Aufgaben an automatisierte Systeme können sich Ihre Teams auf andere Aufgaben konzentrieren, die zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen können.

Die Automatisierung ist heute ein entscheidender Aspekt fast aller Systeme und Prozesse, von der Produktionslinie in der Fertigung bis hin zum E-Mail-Remarketing im elektronischen Handel. Bei der Automatisierung geht es jedoch nicht nur um Zeitersparnis; sie kann tatsächlich die Effizienz und Produktivität verbessern und zu echten Einsparungen sowie zu Umsatz- und Ertragssteigerungen führen.

Stellen Sie sich einen Moment lang ein geschäftiges Kontaktzentrum vor. Natürlich hängt die Rentabilität von den Verkaufszahlen ab, aber die Informationen tragen dazu bei, diese Verkaufszahlen zu steigern. Ohne Wissen arbeiten die Vertriebsmitarbeiter mit einer leeren Leinwand, und hier kommen Tools wie CRM-Automatisierung ins Spiel.

Was ist CRM-Automatisierung? Es handelt sich um eine Form der Automatisierung, die viele sich wiederholende Aufgaben im Zusammenhang mit dem Kundenbeziehungsmanagement übernimmt. Dazu kann auch die Kundenhistorie gehören (z. B. frühere Einkäufe und Kontakte mit dem Center). Darüber hinaus bietet es eine Kalenderverwaltung, um die Agenten an vereinbarte Termine zu erinnern, z. B. an Verkaufsgespräche.

Es kann nicht nur Verbindungen zwischen Agenten und Kunden herstellen, sondern auch Gespräche und Online-Sitzungen zwischen verschiedenen Teams erleichtern, was für die Aufrechterhaltung von Effizienz und guter Zeitplanung von entscheidender Bedeutung sein kann.

Vorteile der automatischen Erinnerung

Stellen wir uns einmal vor, Sie wären ein vielbeschäftigter Handelsvertreter. Sie können mit Kunden und potenziellen Kunden von Angesicht zu Angesicht, per Telefonanruf, per Videoanruf oder beim Austausch von Informationen einfach per E-Mail in Kontakt treten. Wenn Sie einen altmodischen Terminkalender führen würden, würden Sie wahrscheinlich jede Seite mit Notizen darüber füllen, wen Sie anrufen oder treffen müssen und wann.

Wenn Sie sich ausschließlich auf diese altmodische Methode verlassen würden, wäre es unvermeidlich, dass Sie gelegentlich einen Fehler machen würden. Und Pannen können Sie und Ihr Unternehmen erhebliche Einnahmen kosten. Aus diesem Grund sind automatische Erinnerungsfunktionen in der modernen Geschäftswelt so wichtig.

Aber was sind die wichtigsten Vorteile? Wir sind froh, dass Sie gefragt haben.

Verpassen Sie keine Termine

Ganz gleich, ob Sie, ein Kunde oder andere Teammitglieder an einer (realen oder virtuellen) Besprechung teilnehmen sollen, die Leute erinnern sich eher an diese Termine, wenn sie eine Erinnerung erhalten haben. Sie können diese Erinnerungen per SMS oder E-Mail versenden oder sogar einen automatischen Anruf tätigen. Sie verhindert nicht nur, dass ein vereinbartes Treffen verpasst wird, sondern kann auch für Pünktlichkeit sorgen.

Terminplanung

Um auf den vielbeschäftigten Vertriebsmitarbeiter zurückzukommen: Es geht nicht nur darum, an Meetings teilzunehmen (oder pünktlich zu sein), sondern auch darum, wie sich jedes Meeting auf die darauf folgenden auswirkt.

Wenn eine Besprechung länger dauert, als es der Zeitplan zulässt, wirkt sich dies auf die übrigen Termine des Tages aus. Eine automatische Erinnerung kann Sie dazu auffordern, die Sache abzuschließen oder einen Folgetermin zu vereinbaren, wenn Sie es nicht geschafft haben, alles zu erledigen.

Verschiedene Optionen

Wenn Sie nur einen Kanal für automatische Erinnerungen wählen, könnten Sie Probleme bekommen. Vielleicht sind Sie gerade unterwegs und haben keinen Internetzugang. Eine E-Mail-Erinnerung wäre daher wenig sinnvoll.

Wenn Sie die Art der gesendeten Erinnerung anpassen oder sogar mehr als eine Art senden, können Sie sicher sein, dass der Empfänger die Nachricht erhält. Sie können auch Kunden und andere Teammitglieder fragen, welche Art von Erinnerung sie bevorzugen.

Gute Kundenbetreuung

Ein guter Service besteht nicht nur darin, vereinbarte Termine wahrzunehmen oder Anrufe zu tätigen. Es geht auch darum, den Kunden selbst ein Element der „Macht“ zu geben.

Die Kunden können nicht nur verschiedene Sprachen für die Erinnerungen auswählen, sondern auch ihre Teilnahme über das automatisierte System stornieren oder bestätigen oder sich sogar dafür entscheiden, überhaupt keine Erinnerungen mehr zu erhalten (z. B. wenn Sie ein zu hartnäckiger Verkäufer sind!)

Gesundheitswesen und automatische Erinnerungen

Außerhalb des Geschäftslebens ist das Gesundheitswesen ein Sektor, der vom Einsatz automatischer Erinnerungsfunktionen erheblich profitieren kann. Da einige Termine bei Ihrem Gesundheitsdienstleister Monate im Voraus vereinbart werden, kann es nur allzu leicht passieren, dass der Patient diesen Termin vergisst, und eine Erinnerung (oder zwei) im Vorfeld des Termins kann dazu beitragen, dass man ihn wahrnimmt.

Das Gesundheitswesen ist jedoch ein Bereich mit strengen gesetzlichen Vorschriften, insbesondere dem HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Welche Rolle spielen Terminerinnerungen im Rahmen der HIPAA-Vorschriften?

Im Sinne des HIPAA ist eine Terminerinnerung eine ePHI (elektronische geschützte Gesundheitsinformation).

Nach den HIPAA-Bestimmungen können Sie Terminerinnerungen versenden, aber Sie müssen zwei Faktoren (oder Schutzmaßnahmen) berücksichtigen. Erstens müssen Sie die Bestimmungen des TCPA einhalten und die Erlaubnis des Patienten für den Versand einer Erinnerung eingeholt haben. Der zweite Punkt sind die Informationen, die Sie in die Erinnerungsnachricht aufnehmen:

Erlaubt:

• Name des Patienten
• Datum und Uhrzeit des Termins
• Name und Anschrift des Krankenhauses oder der Praxis oder Klinik
• Ihre Kontaktnummer (für den Fall, dass der Patient einen Termin absagen oder verschieben muss).

Nicht erlaubt:

• Alle Einzelheiten zum Zustand oder zur Krankheit des Patienten.
• Alle Einzelheiten der Behandlung oder der Behandlungspläne.
• Testergebnisse jeglicher Art.

Der Mitnahmeeffekt

Die Automatisierung wird für jedes Unternehmen immer wertvoller, und zwar in fast allen Bereichen, in denen das Unternehmen tätig ist. Es kann die Produktivität und Effizienz steigern, die Kosten senken und Ihren Teammitgliedern die Möglichkeit geben, sich auf andere Bereiche des Unternehmens zu konzentrieren. Dies kann Ihrem Unternehmen zu Wachstum und Umsatzsteigerung verhelfen.

Sie können sich für ein einfaches Erinnerungssystem entscheiden, wie es z. B. Outlook bietet. Abhängig von Ihrem Unternehmen und Ihren täglichen Aufgaben sollten Sie jedoch eine All-in-One-Lösung in Betracht ziehen, die Flexibilität und Integrationen bietet. Diese Lösungen verbessern die Effizienz und rationalisieren die Geschäftsabläufe.

Ihr Unternehmen und Ihr Arbeitsalltag werden von Woche zu Woche arbeitsreicher. Da es immer mehr Termine, Anrufe und Besprechungen gibt, an die man sich erinnern muss, können automatische Terminerinnerungen wirklich Ihr bester Freund sein.

Gastautorin Bio: Tammy Wood – Direktorin für globale technische SEO

Tammy Wood ist seit zwei Jahrzehnten im Bereich SEO tätig. Derzeit ist sie Director of Technical SEO bei Automation Anywhere, einem intelligenten Automatisierungs-Ökosystem. Wenn sie nicht gerade Schlüsselwörtern nachjagt, liest Tammy gerne, kauft Schuhe und schreibt Artikel über RPA-Schulungen und SEO. Hier ist ihr LinkedIn.