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Jeder Schulverwalter oder Schulleiter weiß, wie schwierig es ist, einen Stundenplan für eine ganze Schule zu erstellen. Es ist ein kompliziertes Geflecht aus verfügbaren Lehrern und geeigneten Unterrichtsräumen für die einzelnen Fächer. Außerdem muss die Zeit für die außerschulische Betreuung abgedeckt und genügend Zeit für die Unterrichtsvorbereitung und die Benotung der Schüler eingeplant werden. Dabei sind die zusätzlichen Anforderungen für Aufnahmegespräche, Elternabende und Beratungsgespräche noch gar nicht berücksichtigt. Wenn die zusätzliche Schulplanung in Zusammenarbeit mit allen Beteiligten online erfolgt, bedeutet dies ein effizienteres System für alle.
Dann gibt es noch die „Extras“ wie saisonale Veranstaltungen, außerschulische Aktivitäten und sogar die Mitgliedschaft im Elternbeirat. Wie können Sie den Überblick behalten?
Online-Terminplanung in Schulen
In diesem Artikel werde ich mich auf die Verwendung von Online-Terminen in der Mittel- und Oberstufe beschränken. Unter anderem werden die Schüler auf dieser Stufe mehr Einfluss auf ihre schulische Entwicklung und deren Richtung haben. Außerdem haben Sie zu diesem Zeitpunkt mehr Kontakt zu den Eltern, die sich für die Entwicklung ihres Kindes interessieren (und es vielleicht sogar anleiten).
In der Mittel- und Oberstufe nehmen die Überlegungen über das zukünftige Studium und die berufliche Laufbahn allmählich Gestalt an und bedürfen einer gewissen Anleitung, um diese Ziele zu erreichen.
Unterrichtsplanung ohne Konflikte
Ein Unterrichtsplan ist von entscheidender Bedeutung. Ihre Schüler brauchen einen umfassenden Zugang zu allen Fächern. Wenn Sie einen Plan für den Unterricht erstellen, müssen Sie wissen, dass alle Ihre Schüler Zugang zu den meisten, wenn nicht sogar zu allen Themen haben. Wenn Sie einmal einen Zeitplan aufgestellt haben, möchten Sie nicht, dass dieser durch Änderungswünsche durcheinander gebracht wird.
Durch die Online-Anzeige eines Stundenplans, der für Schüler und Lehrer leicht einsehbar ist, können Schüler, die Wahlfächer wählen, die richtigen Kurstermine und -zeiten für ihre gewählten Fächer auswählen. Außerdem bekommen sie einen Eindruck davon, wie es ist, ihre Zeit und ihren Tagesablauf in Einklang zu bringen.
Aufnahmegespräche und Elterngespräche
In manchen Fällen reicht ein Gespräch mit dem Schulleiter, dem Direktor oder der Verwaltung aus. Beispiele hierfür sind akademische oder sportliche Stipendiaten, Versetzungen in der Mitte des Semesters oder Begabtenprogramme. Bei schwierigen oder störenden Schülern kann auch ein Treffen zwischen den Eltern und der Schulleitung erforderlich sein.
Anstatt eine bestimmte Uhrzeit für ein Treffen zu senden, kann der zuständige Mitarbeiter einen Link zu seiner Buchungsseite senden und die Eltern bitten, einen Termin zu vereinbaren, der ihnen passt. Die im Kalender verfügbaren Zeitfenster werden von der betreffenden Lehrkraft oder dem betreffenden Mitarbeiter als akzeptabel eingestuft; es obliegt lediglich den Eltern, ein verfügbares Zeitfenster auszuwählen. Damit entfällt der Aufwand, Besuche zwischen der Arbeit zu vereinbaren und eine Kinderbetreuung zu finden, wenn die Eltern ihren Wunschplatz buchen.
Planung des Mittagessens und der Pausenbeaufsichtigung
So sehr sie auch zu funktionierenden Menschen heranwachsen mögen, kann man 11- bis 16-Jährigen nicht zutrauen, ihr Verhalten selbst zu regulieren, vor allem nicht in der Masse. Es ist also immer notwendig, dass Mitarbeiter anwesend sind, um zwischen den Unterrichtsstunden und in den Pausen für angemessene Maßnahmen zu sorgen.
Wenn Ihr System die Verfügbarkeit Ihrer Lehrer anzeigt und wo sie sich befinden – Wissenschaftsgebäude, Sprachlabore usw. – können Sie die Pausenaufsicht effizienter einsetzen.
Eltern-Lehrer-Konferenzen
Dies geschieht mindestens einmal im Jahr. Es gibt immer wieder Probleme, alle Eltern zu einem Zeitpunkt zu versammeln, der ihnen passt und es ermöglicht, dass jeder seine fünf Minuten mit den entsprechenden Lehrern verbringen kann. Und es gibt immer noch Leute, die JEDEN Lehrer sehen wollen, obwohl nur maximal 8 erlaubt sind. Ganz zu schweigen von den Kindern, die den Brief mit nach Hause nehmen, wo er bis zur letzten Minute in der Schultasche bleibt…
Durch das Versenden einer Einladung direkt an die Eltern, um einen Termin zu vereinbaren – seien wir fair: Jeder, der ein Smartphone besitzt, hat heutzutage Zugang zu E-Mail -, erhalten Sie die unmittelbare Aufmerksamkeit der Eltern und teilen ihnen mit, dass die Einrichtung ihre Eltern-Lehrer-Treffen anberaumt, um die schulischen Leistungen ihrer Kinder zu besprechen.
Mit der Funktion „Sondertag“ können die Dienste an einem einzigen Tag stattfinden. Wenn Sie den speziellen Tag angeben, an dem der Elternabend stattfindet, können Sie die Buchungen für die Eltern auf diesen Tag beschränken. Für bestimmte Jahrgangsstufen und Klassen ist es nicht schwieriger, eine einmalige Veranstaltung im Schulkalender zu vereinbaren als jede andere Terminart.
Außerschulische Aktivitäten
In der Schule geht es nicht nur um den akademischen Bereich. Sport, Fitness, Debatten und Strategie sind seit langem Gegenstand von außerschulischen Studien, die den Bildungserfolg vieler Teilnehmer verbessern.
Sie können diese in verschiedene Kategorien einteilen und jeder Aktivität die entsprechenden Lehrer und Betreuer zuweisen. Wenn sich die Schüler für diese Clubs und Vereinigungen anmelden, können sie die Aktualisierungen und Erinnerungen für sie erhalten.
PTA-Mitgliedschaften & Anwesenheit
Der Elternbeirat, die Gouverneure – je nach Ort haben sie unterschiedliche Namen, erfüllen aber dieselbe Funktion. Die Teilnahme an Sitzungen und Veranstaltungen, die ausschließlich für den Elternbeirat bestimmt sind, setzt eine Mitgliedschaft voraus.
Sie können dem assoziierten Mitglied der Schulleitung oder des Elternbeirats innerhalb des Buchungssystems einen Mitgliedsstatus zuweisen. Mit der Mitgliedschaft können sie zugehörige Veranstaltungstypen buchen, was Nicht-Mitgliedern nicht möglich ist. Mitglieder des Elternbeirats oder der Schulleitung sind oft vielbeschäftigte Menschen, die nicht nur Verpflichtungen in Bezug auf Arbeit und Kinder haben. Wenn Sie die Terminplanung in der Schule online durchführen, vereinfachen Sie die Buchung Ihrer Teilnahme an einer Sitzung oder den Kauf einer Eintrittskarte für eine Benefizveranstaltung.
Saisonale Veranstaltungen – Sommerfeste und Winterproduktionen
Jede Schule nutzt diese Veranstaltungen, um die Entwicklung und den Fortschritt der Schüler zu zeigen, aber auch, um Geld für die Schule zu sammeln. Saisonale Feste zu Weihnachten und im Sommer, bei denen man einen Verkaufsstand buchen kann, erhöhen die Einnahmen der Schule. Bei anderen Veranstaltungen kann der Eintritt auch im Voraus bezahlt werden.
Wenn Aufführungen, wie z. B. die jährlichen Theaterstücke des Theaterclubs, stattfinden, ist dies eine Möglichkeit für die Schule, Eintrittskarten zu verkaufen. Die Kartenverkaufsfunktion von SimplyBook.me ist für diesen Zweck perfekt geeignet. Es handelt sich um ein einfaches Instrument, das sich für jede Veranstaltung eignet, die eine Vorauszahlung oder eine Zugangsberechtigung erfordert.
Orientierung und Berufsberatung
Im Alter von etwa 13 Jahren beginnen die Schüler, sich für ihren zukünftigen Bildungsweg zu interessieren. In dieser Zeit benötigen sie zusätzliche Unterstützung bei der Wahl ihres Bildungsweges. Wenn die Schüler beginnen, sich mehr für ihre berufliche Zukunft zu interessieren, wollen sie auch mehr Kontrolle darüber haben, wie sie diese gestalten. Die Möglichkeit, dass Studierende ihre Termine bei Berufsberatern selbst vereinbaren können, ist Teil dieses Wachstumsprozesses.
Wenn Sie eine Schulkrankenschwester und/oder einen psychosozialen Betreuer haben, möchten die hilfsbedürftigen Schüler diese Termine auch alleine wahrnehmen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich Jugendliche unwohl fühlen, wenn sie ihre Probleme mitteilen müssen. Wenn sie sich mit mehreren Personen austauschen müssen, nur um einen Termin zu vereinbaren, sind sie weniger geneigt, um Hilfe zu bitten.
Da die Vertraulichkeit der Schülerdaten auf dem Spiel steht, verfügt das SimplyBook.me-System über umfangreiche Datensicherheitsfunktionen. Sicherheitsverbesserungen wie die 2-Faktor-Authentifizierung, Anforderungen an die Passwortkomplexität und SOAP mit Verschlüsselung sorgen für die maximale Sicherheit Ihrer Schülerdaten.
Wachsende Popularität der Online-Schulplanerstellung
Die Online-Terminplanung mit schülerseitiger Buchung wird in vielen Schulen immer beliebter. Entlastung des Personals bei der Vereinbarung und Aushandlung geeigneter Zeiten mit anderen Lehrkräften, Betreuungspersonal, Eltern und Schülern.
Die zunehmende Beliebtheit gilt nicht nur für die Lehrer und das Verwaltungspersonal in den Bildungszentren. Auch Eltern und heranwachsende Schüler schätzen das Wachstumspotenzial, das in der Online-Schulplanung steckt. In einer Zeit, in der sich Teenager besonders unkontrolliert fühlen, gibt ihnen die Aufgabe, Termine zu vereinbaren, ein Stück Macht in ihre Hände zurück. Die Fähigkeit, Entscheidungen über ihre Zukunft zu treffen, ist entscheidend dafür, dass sie sich zu guten Erwachsenen entwickeln können.
Die Eltern lieben die Möglichkeit, Termine online zu buchen, weil sie nicht darum kämpfen müssen, einen Termin mit dem Schulleiter zu vereinbaren. Es kann eine Art Hindernislauf sein: An der Schulsekretärin vorbeikommen; Zeit verhandeln; Termin bestätigen. Und das alles per Telefonanruf oder E-Mail. Es ist schwierig, sich in all dem zurechtzufinden.
Eine einzige Plattform und wirksame Integration
Schulsoftwaresysteme sind oft entweder proprietär oder werden von einem Ausschuss auf Bezirks- oder sogar nationaler Ebene festgelegt. Zu diesem Zweck haben wir eine effiziente API entwickelt. Unsere API ermöglicht die Kommunikation zwischen dem Planungssystem und jedem anderen System, das für den Betrieb einer komplexen Schulumgebung erforderlich ist.
Indem Sie der Schulverwaltung die tägliche Terminplanung abnehmen, rationalisieren Sie den Prozess, indem Sie sinnlose Aufgaben eliminieren. Durch die Einbeziehung zusätzlicher Elemente wie Orientierungshilfen, saisonale Ereignisse und mehr entsteht ein Netz von Verbindungen zwischen den Systemen. Andererseits gibt es Systeme, die nie miteinander interagieren und getrennt gehalten werden müssen.
Das schulische Umfeld ist kompliziert und bedarf einer Straffung und Vereinfachung des Systems, um Konflikte zu verringern. Gleichzeitig soll die Interaktion zwischen Eltern und Schülern erleichtert und gefördert werden. Außerdem haben die Lehrkräfte mehr Zeit, um effektiv zu unterrichten.