Berichte und Überwachung von Buchungen und Kunden mit SimplyBook.me – Teil 1: Grundlegende Berichte

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Eine der Verantwortlichkeiten, die mit der Führung eines eigenen Unternehmens einhergehen, ist die Verantwortung für all die alltäglichen und administrativen Aufgaben, die mit dem Geschäft verbunden sind. Sie wollen, dass das so einfach wie möglich ist. Eine der häufigsten Verwaltungsaufgaben ist die Berichterstattung und Überwachung Ihrer Geschäftsaktivitäten. Das bedeutet, dass Sie Buchungen und vieles mehr überwachen müssen.

Irgendwann im Jahr, wahrscheinlich zu mehreren Zeitpunkten, müssen Sie Ihre Buchungen melden und überwachen. Ob wöchentlich, monatlich oder jährlich, Sie müssen Ihre Geschäftstätigkeit anmelden. Sie müssen sich mit den erzielten Einnahmen, der Rentabilität, der Popularität und den Kosten befassen. Sie müssen auch Ihre Kundenlisten bereinigen und die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter überprüfen.

Was nützt Ihnen ein umfassendes Buchungssystem, wenn Sie nicht über Ihre Termine berichten können?

Grundlegende Berichte von SimplyBook.me

Unabhängig von den benutzerdefinierten Funktionen stehen Ihnen in SimplyBook.me von Anfang an einige grundlegende Berichte zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Buchungen, Kundenaktivitäten und Unternehmensdaten auswerten und überwachen können.

Das obige Menü stammt von meiner Beispiel-Buchungsseite, bei der alle benutzerdefinierten Funktionen deaktiviert sind. Diese Berichtsvariablen sind von der kostenlosen Version von SimplyBook.me bis hin zu Premium verfügbar.

Beginnen wir also von vorne mit den Buchungsdetails.

Buchungsdetails überwachen

Sie finden die Liste aller Ihrer Buchungen im Bericht Buchungsdetails.

In diesem Bericht können Sie die Buchungen nach folgenden Kriterien filtern:

• Datum der Ernennung,
• Datum der Buchung,
• Dienstleistung,
• Dienstanbieter,
• Kunde,
• einmaliger Buchungscode,
• Status (aktiv, storniert, verschoben, etc.)

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Anzeigen“, um die Details der einzelnen Buchungen zu sehen.

Wenn Sie Benachrichtigungen an Ihre gebuchten Kunden senden möchten, können Sie sogar einige der in den spezifischen Vorlagen genannten Variablen verwenden. Exportieren Sie Buchungen in das Excel-Format und verwenden Sie die Filter, um bestimmte Anbieter, Daten oder sogar Orte auszuwählen. Dies könnte besonders hilfreich sein, wenn Sie einen kranken Dienstleister haben, für den Sie keinen Versicherungsschutz organisieren können, oder wenn Sie einen Notfall haben.

Buchungen pro Kunde überwachen

Eine Liste aller Ihrer Kunden und der von ihnen getätigten Buchungen finden Sie im Kundenbericht.

In diesem Bericht können Sie Buchungen filtern nach

• Datum der Buchung;
• Dienstleistung;
• Dienstanbieter;
• Kunde.

Klicken Sie auf „Anzeigen“, um die Buchungen für einen bestimmten Kunden zu sehen.

Sie können E-Mails oder SMS an Ihre Kunden senden, indem Sie die benutzerdefinierten Benachrichtigungsvorlagen verwenden. Sie können auch festlegen, wie Sie Ihren Kunden gruppieren wollen, ob per E-Mail, Telefon oder beides. Es ist auch möglich, doppelte Kundendatensätze zusammenzuführen, indem Sie Datenpunkte abgleichen.

Sie können die Buchungsdetails der Kunden auch in Excel exportieren und mit Hilfe von Filtern auswählen, welche Informationen relevant sind.

Kalendervermerke überwachen

Mit dem Bericht „Kalendernotizen“ können Sie alle Buchungen, die Sie mit zusätzlichen Notizen versehen haben, verfolgen und überwachen.

In diesem Bericht können Sie die Buchungen nach folgenden Kriterien filtern:

• Startzeit
• Endzeit
• Note Typ
• Hinweis
• Dienst
• Dienstanbieter;
• Zeit ist blockiert oder verfügbar.

Wenn Sie bestimmte Notizen auswählen, können Sie entweder eine bestimmte Notiz anzeigen oder mehrere Notizen löschen, die entweder bereits gesehen wurden oder nicht mehr relevant sind. Es ist für die einzelnen Anbieter von Vorteil, wenn sie wissen müssen, wie ihr Tag verlaufen wird und welche Besonderheiten für ihre Kunden gelten.

Überwachung der SMS-Ausgaben und -Nutzung über den SMS-Bericht

SMS-Guthaben sind zwar für alle Abonnements kostenpflichtig, aber Sie brauchen kein kostenpflichtiges Konto, um das SMS-Nachrichtensystem zu nutzen. Daher ist dieser Bericht über das kostenlose Abonnement von SimplyBook.me erhältlich.

Das Wichtigste am SMS-Guthaben-System (wenn Sie keinen SMS-Anbieter nutzen) ist, dass je nach Land unterschiedliche Guthaben pro SMS erforderlich sind, abhängig von den regionalen Textgebühren. Sie müssen dies in Ihrer lokalen Währung und Region überprüfen. Die Kosten hängen auch von der Handynummer des Empfängers ab – z. B. wird für eine britische Handynummer in Zypern ein anderer Betrag berechnet als für eine britische Handynummer im Vereinigten Königreich.

Zum Glück können Sie diese Details im SMS-Bericht verfolgen.

Im SMS-Bericht können Sie nach folgenden Kriterien filtern:

• Datum, an dem die Nachricht gesendet wurde;
• Rufnummer;
• Name des Kunden;
• Name des Anbieters;
• Nachrichtentext.

Sie können aber noch viel mehr sehen. Sie können den SMS-Bericht auch nach Excel exportieren, wenn Sie dies wünschen.

Stellen Sie sicher, dass Sie überprüfen, wie viele SMS für die Benachrichtigung erforderlich sind – aus diesem Grund ist es am besten, wenn Sie Ihre Textbenachrichtigungen kurz halten. Sie können auch überwachen, wie viele Guthaben für jede SMS, die Sie in einem bestimmten Zeitraum verschickt haben, verbraucht werden. Wenn Sie Ihre SMS-Nutzung über einen bestimmten Zeitraum verfolgen, können Sie feststellen, wie viele Guthaben Sie in Zukunft für einen bestimmten Zeitraum benötigen.

Ihr SMS-Bericht hilft Ihnen auch bei der Verfolgung von Werbenachrichten und ermöglicht es Ihnen, fehlgeschlagene Nachrichten zu überwachen. Es erlaubt Ihnen sogar, fehlgeschlagene Nachrichten zu wiederholen.

Mit Bewertungen auf dem Laufenden bleiben

Eine Liste aller von Ihren Kunden hinterlassenen Bewertungen finden Sie im Bewertungsbericht. In diesem Bericht können Sie Bewertungen nach Kriterien filtern:

• Kunde,
• Thema,
• Nachricht,
• Datumsbereich der Überprüfung hinzugefügt,
• Bewertung.

Es ist auch möglich, die Bewertungen nach Excel zu exportieren, und Sie können sogar die Filter verwenden, um die zu exportierenden Spalten auszuwählen – wenn Sie nicht alle benötigen. Sie können auf Kundenfeedback reagieren und, falls erforderlich, Bewertungen löschen. Auch wenn niemand negative Bewertungen mag, ist es gut, auf konstruktive Kritik zu reagieren. Es könnte jedoch am besten sein, ungerechtfertigte und rachsüchtige Bewertungen aus Ihrem System zu entfernen.

Bericht über persönliche Daten

Berichte über personenbezogene Daten sind wichtig, da die Nutzer durchaus das Recht haben, die Löschung aller sie betreffenden Informationen zu verlangen. Die Löschung privater Daten ist zwar nicht weltweit gesetzlich vorgeschrieben, aber es ist besser, diese Möglichkeit zu haben als nicht.

Kundenbericht

Der Bericht wird für jeden Kunden separat erstellt und enthält die persönlichen Daten des ausgewählten Kunden. Der Kunde kann dieselben Informationen unabhängig von der Buchungsseite erhalten, nachdem er sich mit seiner E-Mail oder seinem Telefon, sozialen Netzwerken oder einer benutzerdefinierten Kundenlogin-Funktion autorisiert hat.

Wenn Sie darauf bestehen, dass Ihre Kunden ein Kunden-Login für ihre Transaktionen mit Ihnen haben, müssen Sie sie darauf hinweisen, dass das Löschen sie daran hindert, weitere Termine zu vereinbaren.

Wenn Sie den vollständigen Bericht öffnen, sehen Sie jede Interaktion, die dieser Kunde mit Ihnen und Ihrem Buchungssystem hatte, einschließlich seiner persönlichen Daten, aller Buchungen und der Benachrichtigung, die Sie ihm geschickt haben. Wenn Sie lediglich einen Kundendatensatz mit allen personenbezogenen Daten löschen möchten, gibt es dafür eine praktische Schaltfläche „Alle personenbezogenen Daten löschen“. Sie müssen sich nicht durch jede Transaktion wühlen, die sie mit Ihnen getätigt haben.

Benutzerbericht

Gehen Sie zu Ihrem Benutzerlistenbereich oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzerbericht“, um einen Benutzerbericht zu erstellen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Bericht“ neben dem betreffenden Benutzer. Der Bericht wird für jeden Nutzer separat erstellt und enthält die entsprechenden persönlichen Daten. Sie müssen in der Lage sein, diese Informationen zu entfernen, wenn ein Benutzer Ihr Unternehmen verlässt und die Löschung seiner Daten beantragt. Wenn Sie ein Abonnement haben, das die Anzahl der Benutzer in Ihrem Konto begrenzt, müssen Sie möglicherweise Benutzer löschen, auch wenn diese es nicht benötigen.

Um den vollständigen Bericht für jeden Benutzer zu sehen, erstellen Sie für jede Person einen eigenen Bericht. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bericht“ rechts neben jedem Benutzer, um seinen Bericht zu erstellen.

Der Benutzerbericht enthält persönliche Informationen wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und verbundene Kalender. Der Benutzerbericht enthält jedoch auch geschäftsspezifische Daten über Anmeldedaten, erstellte Rechnungen, verbundene Anbieter und Buchungen.

Darüber hinaus wird jede Interaktion eines Benutzers mit dem System aufgelistet, einschließlich des Zeitpunkts und des Browsers, mit dem er sich angemeldet hat.

Unternehmensbericht

Der Unternehmensbericht zeigt Informationen über die Gesamtheit des Unternehmens an. Dazu gehören Firmeneinstellungen und -daten wie die Beschreibung, die Firmenadresse und das Datum, an dem das System für Ihr Unternehmen erstellt wurde, bis hin zu den persönlichen Daten aller Firmenkunden und Nutzer, dem Zahlungsverlauf und den gesendeten Benachrichtigungen.

Wenn ich Bilder für das Ganze einfügen würde, gäbe es fünf verschiedene Screenshots, die Sie selbst von Ihrer Benutzeroberfläche aus überprüfen können.

Das ist also die grundlegende Berichterstattung.

Dies sind die grundlegenden Berichte, die für alle SimplyBook.me-Nutzer verfügbar sind. Bleiben Sie in Kontakt, um Informationen zu erhalten, mit denen Sie die Nutzung der für Ihre benutzerdefinierten Funktionen verfügbaren Berichte verfolgen und überwachen können.

Vielleicht möchten Sie Buchungen von Mitgliedschaften oder Paketkäufen überwachen oder Daten aus Ihren Anmeldeformularen und Kundenfeldern extrapolieren. Verpassen Sie nicht die nächste Serie von Berichtswerkzeugen, die wir anbieten – Sie finden sie hier.