6 Wege, wie SMBs durch Unified Communications profitieren können

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Man könnte annehmen, dass es kleine und mittlere Unternehmen aufgrund ihrer geringen Größe leichter haben, wenn es um Teamkommunikation und die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen geht. Aber das ist eine grobe Vereinfachung. Während kleine und mittlere Unternehmen weniger Aufwand haben, verfügen größere Unternehmen oft über die Werkzeuge, Technologien und Ressourcen, um die virtuelle Kommunikation zu verbessern. Eines dieser Tools, die so genannte Unified Communications, wird für Unternehmen jeder Größe immer beliebter. Berichten zufolge werden sich bis 2022 70 % der Teams für ihre virtuelle Kommunikation auf eine Unified Communications-Lösung verlassen.

Was ist Unified Communications?

Unified Communications, auch bekannt als UCaaS, ist ein Modell für Unternehmenskommunikation und Zusammenarbeit, das in der Cloud gehostet wird. Es vereint die Sprach-, Video-, Team-Chat-, Web-Konferenz-, E-Mail- und Analysefunktionen eines Unternehmens in einer einzigen Plattform. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel dafür, wie eine UCaaS-Plattform aussehen kann:

Da UCaaS in der Cloud gehostet wird, ist es von überall auf der Welt und über eine mobile oder Desktop-App zugänglich. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Sie ein dezentrales oder verteiltes Team haben.

Und schließlich lassen sich die meisten UCaaS-Lösungen heute in Ihre vorhandenen Tools integrieren, z. B. in Tools für die Vertriebsprovisionierung, Helpdesk-Software und vieles mehr. So können Sie mehr Kundendaten in einem einzigen Bereich vereinheitlichen.

Warum sollten KMUs zu Unified Communications wechseln?

Kleine und mittlere Unternehmen profitieren von Schnelligkeit und Agilität. In größeren Organisationen kann die Kommunikation und Zusammenarbeit aufgrund der größeren Anzahl von Projektbeteiligten langsamer sein. Sie kennen die Redewendung „zu viele Köche in der Küche“.

Aber eine Lösung wie UCaaS könnte dazu beitragen, dass kleine und mittlere Unternehmen die gleichen Voraussetzungen haben. Im Folgenden finden Sie sechs Möglichkeiten, wie ein KMU von UCaaS profitieren kann:

1. Rationalisierte Kommunikation

Unified Communications konsolidiert die Unternehmenskommunikation und -zusammenarbeit in einem einzigen Bereich – kein Fischen mehr nach Informationen, Dateien, Dokumenten und anderen Multimedia-Inhalten in unterschiedlichen Anwendungen. Alles, was Sie brauchen, ist in der UCaaS-Lösung enthalten.

Es ersetzt die weniger benutzerfreundlichen, eher veralteten Tools und Technologien, die Sie derzeit verwenden, um mit Ihrem Team in Kontakt zu bleiben. UCaaS macht es auch einfacher, nahtlos zwischen Telefonanrufen, Videoanrufen, Chats und E-Mails zu wechseln, was der Hauptvorteil einer optimierten Plattform ist.

2. Eine flüssigere Zusammenarbeit

UCaaS rationalisiert nicht nur die Kommunikation, sondern macht auch die Zusammenarbeit effektiver.

Sie müssen ein Projekt oder eine Präsentation freigeben? Sie können dies über einen Videoanruf tun. Möchten Sie eine Abschrift einer früheren Videoaufnahme oder eines Sprachanrufs überspielen? Senden Sie Dateien per E-Mail. Sie sind es bereits gewohnt, Dateien per E-Mail zu versenden und mit Kollegen zu teilen. Jetzt können Sie alles auf einer einzigen, einheitlichen Plattform erledigen.

Und was noch? Sie können sich immer noch schnell per Chat mit Ihren Kollegen absprechen, oder Sie können sich für einen Videoanruf entscheiden, wenn es irgendwelche Kommunikationslücken gibt. Es ist so nah wie eine persönliche Zusammenarbeit, ohne persönlich anwesend zu sein, was in der heutigen Zeit der virtuellen Büroräume und der beschleunigten Fernarbeit großartig ist.

3. Erhöhte Produktivität der Mitarbeiter

Ein nahtloses Kommunikationssystem spart Zeit und verringert die Frustration, da Sie jederzeit mit jedem Kontakt aufnehmen können, den Sie brauchen. Tatsächlich gaben 81 % der Mitarbeiter an, dass die Anwendungen für virtuelle Zusammenarbeit die Gesamtproduktivität ihres Unternehmens verbessern.

UC-Lösungen ermöglichen es den Mitarbeitern, die Plattform zu wählen, über die sie Anrufe entgegennehmen möchten, je nach Zeitplan, Standort und Empfänger. Das bedeutet, dass Sie jederzeit wählen können, über welches Mobil- oder Desktop-Gerät Sie kommunizieren möchten, was die Produktivität auf allen Plattformen erhöht.

Dies erhöht auch die Effizienz. Anstelle des ständigen Hin- und Herwechselns haben die Mitarbeiter weniger Möglichkeiten, verschwendete Zeit auf schlechte Prozesse und Systeme zurückzuführen. Das bedeutet auch weniger Ausfallzeiten. Wenn Ihre Telefone ausfallen, ist das kein Problem, denn Sie können problemlos zu einer anderen Kommunikationsmethode wechseln.

4. Verbesserte Kundenbetreuung

Unified Communications hilft nicht nur Ihrem Team, sondern auch Ihren Kunden. Wenn Sie Ihr Team mit den Tools ausstatten, die es für seine Aufgaben benötigt, kann es Ihre Kunden besser unterstützen.

Bleiben Sie mit Ihren Kunden in verschiedenen Formaten wie E-Mail, Live-Chat, virtuellem Telefon und sogar Video über eine Vielzahl von Kanälen in Verbindung.

Und mit dem Zugriff auf virtuelle Telefonsystemfunktionen wie Anrufweiterleitung, Warteschlangen und interaktive Sprachausgabe (IVR) stellen Sie sicher, dass alle Bedürfnisse Ihrer Kunden erfüllt werden, ohne wichtige Informationen zu verpassen.

5. Leichtigkeit der Mobilität

Da viele Unternehmen heute von zu Hause aus arbeiten oder zumindest eine Richtlinie für die Telearbeit eingeführt haben, ist es wichtig, ein Kommunikations- und Kollaborationstool zu haben, das am Stehpult, in einem Café, auf dem Telefon und unterwegs genutzt werden kann.

Mit UCaaS kann Ihr KMU dank optimierter Kommunikation und Zusammenarbeit überall (weltweit) und jederzeit (in jeder Zeitzone) arbeiten. UC-Apps verfügen sogar über eine Funktion namens Teampräsenz, mit der die Benutzer ihre Verfügbarkeit festlegen können. Mit der Teampräsenz können Sie beispielsweise sehen, wer online ist, wer abwesend ist, wer sich in einer Besprechung befindet, wer eine Mittagspause macht usw.

6. Geringere Kommunikationskosten

Budgets sind für kleine und mittlere Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Sie können sich noch so viele Tools und Technologien wünschen, wenn das Budget nicht ausreicht, ist das alles egal.

Glücklicherweise sind UC-Lösungen kostengünstig, wenn man bedenkt, welchen Nutzen Sie aus diesen Plattformen ziehen. Vergessen Sie auch nicht, dass Sie mit UCaaS den Einsatz anderer redundanter Tools überflüssig machen und so mehr Budget für eine moderne Lösung freisetzen.

Der andere Wert von Unified Communications? Es wird in der Cloud gehostet, was für kleine und mittlere Unternehmen, die noch ältere Telefonsysteme verwenden, eine große Veränderung bedeuten kann. Berichten zufolge haben 82 % der von Microsoft befragten kleinen Unternehmen Kosteneinsparungen durch die Umstellung auf die Cloud erzielt.

Wie Sie die richtige UCaaS-Lösung für Ihr SMB auswählen

Sie fragen sich, wie Sie die richtige UCaaS-Lösung für Ihre Geschäftsanforderungen finden? Wie passt es überhaupt in Ihre Infrastruktur? Diese Fragen müssen Sie sich stellen, bevor Sie eine Entscheidung treffen:

• Welche Möglichkeiten bieten sie?
• Von wo aus arbeiten meine Mitarbeiter?
• Können bestehende Tools mit UC integriert werden?
• Wie ist der Ruf des Unternehmens?
• Welche Qualität des Kundendienstes bieten sie?
• Wie können Sie Angebote von Anbietern vergleichen?

Welche Möglichkeiten bieten sie?

Um festzustellen, ob ein UCaaS-Anbieter für Ihr Unternehmen geeignet ist, sollten Sie die von ihm angebotenen Funktionen prüfen. Sind sie standardmäßig in einem Basistarif enthalten, oder müssen Sie aufrüsten, um die Funktionen zu erhalten, die Sie tatsächlich benötigen?

Und wenn Ihr KMU wächst, wird die UC-Lösung dann mit Ihnen skalieren? Einige Lösungen sind eher auf kleinere Unternehmen ausgerichtet, während andere für große Organisationen gedacht sind.

Von wo aus arbeiten meine Mitarbeiter?

Obwohl die Prämisse von UC-Lösungen darin besteht, dass Sie von überall aus arbeiten können und dass sie für Sie arbeiten werden, trifft das nicht auf jeden Anbieter zu.

Einige Anbieter bieten beispielsweise nur Dienste in den USA an, andere nur in der EMEA-Region, und wieder andere bieten eine weltweite Abdeckung. Wenn Sie Teams auf der ganzen Welt haben, brauchen Sie ein System, das sich an Ihr Unternehmen anpasst.

Kann ich meine bestehenden Tools mit UC integrieren?

Es spielt keine Rolle, wie großartig eine UC-Lösung ist, wenn sie sich nicht in die von Ihnen bereits verwendeten Tools wie CRM, Business Intelligence, Helpdesk usw. integrieren lässt.

Wenn die Antwort nein lautet, ist es nicht die richtige Lösung für Ihre Bedürfnisse. Wenn Sie sich für einen bestimmten UC-Anbieter entscheiden, müssen Sie bereit sein, auf die Software und Kommunikationslösungen umzusteigen, in die er integriert ist. Allerdings könnte dies eher lästig als hilfreich sein, und Sie könnten mit Ihrem IT-Team in Konflikt geraten.

Wie ist der Ruf des Unternehmens?

Sie möchten mit einem seriösen Unternehmen zusammenarbeiten, unabhängig davon, um welches Tool es sich handelt. Um die richtige Lösung zu finden, lesen Sie Kundenrezensionen zu UCaaS-Plattformen, um zu sehen, was die Leute wirklich zu sagen haben. Die Meinungen und Bewertungen der Nutzer haben Vorrang vor den Aussagen eines Unternehmens, wie toll es ist.

Neben den Nutzerbewertungen sollten Sie auch prüfen, wie oft die betreffende Plattform ihre Software regelmäßig aktualisiert, wie sie auf Beschwerden und Fehler reagiert und ob sie ihre Kunden über ihre neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden hält.

Welche Qualität des Kundendienstes bieten sie?

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Qualität des Kundendienstes, den die UC-Lösung bietet. Wie schnell sind sie in der Lage, Fragen zu beantworten und Probleme zu lösen? Können Sie bei technischen Problemen schnell einen Support-Mitarbeiter erreichen, oder werden Sie mehrfach weitergereicht? Wie sieht ihr Unterhalt aus? Diese und weitere Fragen sollten Sie sich unbedingt stellen, bevor Sie sich auf einen Anbieter einlassen.

Wie man die Angebote der Anbieter vergleicht

Schließlich sollten Sie wissen, wie Sie die Angebote der Anbieter vergleichen können. Eine UC-Lösung mag zwar deutlich weniger Geld kosten als eine andere, aber bieten Ihnen die beiden Lösungen auch dasselbe?

Erfahren Sie, auf welche wichtigen Unterscheidungsmerkmale Sie achten sollten, um sicherzustellen, dass der Preis, den Sie zahlen, für Sie in Ordnung ist und alles abdeckt, was Sie von einem UC-Anbieter erwarten. Beinhaltet der Grundpreis beispielsweise auch die Integration von Drittanbietern, oder werden diese als zusätzliche Kosten betrachtet? Dies könnte für ein KMU ein entscheidender Faktor sein.

Vergessen Sie nicht, auch die Kriterien und das Kleingedruckte zu Lizenzgebühren, Wartungs- und Upgrade-Kosten zu prüfen, da diese versteckten Kosten im Laufe der Zeit ansteigen und Ihr Unternehmen in eine unangenehme Lage bringen können.

Abschließende Überlegungen

Unified Communications kann im wahrsten Sinne des Wortes die Art und Weise verändern, wie Ihr Unternehmen teamübergreifend und mit Interessenten und Kunden kommuniziert und zusammenarbeitet. Wenn Sie dies wissen, werden Sie bei Ihrer Suche nach einem UC-Anbieter wahrscheinlich gründlicher vorgehen.

Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, sollten Sie sich vergewissern, welche Funktionen sie bietet, ob die Lösung bei den Kunden gut ankommt und ob das Preisniveau den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Nachdem Sie die Vorarbeit geleistet haben, ist es an der Zeit, Unified Communications für eine bessere und effizientere Kommunikation zu nutzen!

Gastautor Bio: Meenz Nautiyal , Nextiva

Meenakshi (Meenz) Nautiyal ist ein Growth Marketer bei Nextiva. Sie hat eine nachgewiesene Erfolgsbilanz bei der Skalierung von SEO und Lead-Generierung für SaaS-Marken wie Outreach.io, VWO und Freshworks im letzten Jahrzehnt. In ihrer Freizeit schreibt sie sich ein oder lernt eine neue Fähigkeit.