Jak schválit rezervace klientů před jejich potvrzením v SimplyBook.me

This post is also available in:

Ne každá rezervace si zaslouží okamžité místo v kalendáři.

Někdy potřebujete chvilku, abyste si vše prohlédli, potvrdili a rozhodli se – než si klient uzamkne váš čas. Ať už spravujete kliniku s vysokou poptávkou, exkluzivní salon nebo poradenskou firmu s omezenou pracovní dobou, kontrola nad potvrzováním schůzek je nezbytná.

V tomto případě vstupuje do hry SimplyBook.me.

Pomocí vlastní funkce Schválit rezervace můžete nastavit, aby schůzky přešly do stavu čekání, dokud nedáte zelenou. Jedná se o jednoduchý, ale výkonný nástroj, který vám pomůže ručně schvalovat rezervace klientů a udržovat váš rozvrh pevný, soustředěný a v souladu s vašimi prioritami.

A ano – klienti jsou informováni pomocí automatických oznámení, takže všichni zůstávají informováni, aniž byste museli hnout prstem.

V této příručce vás seznámíme s tím, jak tato funkce funguje, jak ji aktivovat a jak ji různé firmy již používají, aby odfiltrovaly šum a měly vše pod kontrolou.

I. Co je vlastní funkce „Schválit rezervace“?

Funkce Schválit rezervace v SimplyBook.me vám umožňuje rozhodnout, které schůzky budou potvrzeny – a které ne.

Místo toho, aby každý požadavek na rezervaci okamžitě zaplnil váš kalendář, tato funkce uvede nové schůzky do stavu čekajících. Odtud můžete každý požadavek ručně schválit nebo zamítnout na základě vlastních kritérií – vhodnosti pro klienta, časové dostupnosti nebo interních zásad.

Po schválení se rezervace stane oficiální a viditelnou ve vašem kalendáři. V případě zamítnutí se slot uvolní a klient obdrží zdvořilé oznámení.

Tato funkce je ideální pro podniky poskytující služby, které:

• Potřeba prověřit nebo kvalifikovat klienty
• Nabídka časově omezených nebo exkluzivních služeb
• Chtějí přidat vrstvu lidského dohledu do procesu plánování.

💡 Důležité: Chcete-li tuto funkci používat, musíte aktivovat vlastní funkci „Schvalovat rezervace“ v panelu správce SimplyBook.me.

🔐 A nezapomeňte: SimplyBook.me je v souladu s HIPAA a certifikátem ISO 27001, což zajišťuje, že data vašich klientů jsou spravována bezpečně v každém kroku – včetně schvalování rezervací.

II. Kdy a proč používat schvalování rezervací

Ruční schvalování rezervací se může zdát jako krok navíc, ale pro správnou firmu je to změna hry.

Funkce Schválit rezervace umožňuje poskytovatelům služeb kontrolovat potvrzení schůzek, omezit počet neuskutečněných schůzek a optimalizovat svůj kalendář podle klientů s vysokou hodnotou nebo časově citlivých služeb. V tomto případě opravdu zazáří:

Kliniky zdravotní péče a wellness

Potřebujete pacienty před přijetím vyšetřit? Provozujete časově omezená místa na očkování nebo konzultace se specialisty?

Případ použití: Schvalujte pouze ověřené nebo doporučené pacienty, abyste se vyhnuli neúčasti nebo chybnému objednání.

💡 Bonus: Kombinujte s formuláři pro příjem lékařů a získejte bezproblémový proces třídění.

Poradci, koučové a právní služby

Čas jsou peníze – a ne každý dotaz za to stojí.

Případ použití: Než se rozhodnete věnovat svůj čas, zkontrolujte každou žádost o rezervaci a potvrďte rozpočet, rozsah nebo záměr.

Doučování a vzdělávací programy

Váš skupinový workshop má 10 míst. Dostanou se na něj pouze studenti, kteří splňují určitá kritéria.

Případ použití: Schvalování studentských sezení na základě úrovně zkušeností, předpokladů nebo dostupnosti kurzu.

Podniky v oblasti krásy, lázeňství a wellness

Ne každá schůzka je standardní.

Případ použití: Přidat schválení rezervace pro špičkové procedury, služby po pracovní době nebo schůzky, které vyžadují vlastní přípravu.

Služby v terénu a konzultace na místě

Váš tým nemusí být vždy k dispozici v každé oblasti.

Případ použití: Schvalování schůzek na základě místa, dostupnosti nebo cestovních nákladů před potvrzením.

Proč na tom záleží

• Filtrování rezervací předtím, než se dostanou do vašeho kalendáře
• Snížení počtu neúčastí a nerelevantních požadavků
• Nabídka exkluzivity pro služby s vysokou poptávkou
• Řízení zatížení ve špičce a přidělování zaměstnanců

Díky systému schvalování rezervací SimplyBook.me rozhodujete o tom, kdo a kdy rezervaci potvrdí. Je to chytrý způsob, jak vést cílenější a ziskovější rozvrh.

III. Krok za krokem: Jak povolit funkci Schválit rezervace

Aktivace předběžného schválení rezervace v aplikaci SimplyBook.me je rychlé nastavení, které vám dává plnou kontrolu nad vaším kalendářem.

Podle těchto kroků zapněte vlastní funkci Schvalovat rezervace a začněte ručně kontrolovat žádosti o schůzku před jejich potvrzením:

• Přihlaste se do administrátorského rozhraní SimplyBook.me
• Povolte vlastní funkci Schválit rezervace v části Vlastní funkce.

• Přejděte do Kalendář//Čeká na schválení a zkontrolujte rezervace čekající na schválení a přijměte je nebo odmítněte.
• Klient obdrží potvrzovací e-mail až po vašem schválení.
• Pokud rezervaci odmítnete, nebude klientovi zasláno žádné oznámení.

📌 Důležité:

Předplacené rezervace budou schváleny automaticky. Schváleny/odmítnuty mohou být pouze bezplatné služby a rezervace s možností „Zaplatit později“.

Pokud klient provedl rezervaci pomocí vlastní funkce Vícenásobné rezervace (nebo jiné dávkové rezervace), jsou všechny schůzky z balíčku vícenásobných rezervací schváleny, pokud je schválena jedna relace. Obejít to lze tak, že nejprve upravíte rezervace, které chcete přeobjednat, a zrušíte rezervace, které chcete odmítnout, a poté balíček schválíte.

IV. Zkušenosti klientů: Co klienti vidí

Předběžné schválení rezervace vám sice dává plnou kontrolu, ale stejně důležité je, aby klientova zkušenost zůstala bezproblémová a profesionální – a přesně to SimplyBook.me zajišťuje.

Když si klient rezervuje službu, která vyžaduje schválení správcem, projde běžným procesem rezervace – vybere si službu, zvolí čas a zadá své údaje. Ale místo okamžitého potvrzení se mu zobrazí zpráva, která ho o tom informuje:

🕓 „Děkujeme za vaši žádost. Vaše rezervace čeká na schválení. Jakmile bude potvrzena, budete o tom informováni.“

Co bude dál?

V případě schválení: Klient obdrží potvrzovací e-mail (nebo SMS) se všemi podrobnostmi o schůzce, stejně jako v případě běžné rezervace.

Pokud rezervaci odmítnete, nebude klientovi zasláno žádné oznámení.

Tato oznámení jsou plně automatizovaná – z vaší strany není potřeba žádné ruční sledování (pokud nechcete).

Přestože rezervace nejsou potvrzeny okamžitě, klientská zkušenost zůstává bezproblémová, transparentní a důvěryhodná – to vše díky inteligentní automatizaci SimplyBook.me.

V. Shrnutí: Klíčové výhody předběžného schválení

Přibližme se a podívejme se na celkový obraz. Proč vůbec používat schvalování rezervací?

Protože nejde jen o to odmítnout pár nepohodlných požadavků – jde o to, abyste si svůj rozvrh řídili sami.

Hlavní výhody ručního schvalování rezervací klientů:

• Plná kontrola nad kalendářem
• Už žádné nečekané schůzky – sami si vyberete, kdo se k vám dostane.
• Chytřejší správa zdrojů
• Upřednostněte klienty s vysokou hodnotou nebo naléhavé klienty. Vyhněte se nadměrným rezervacím.
• Snížení počtu neuskutečněných a neshodných rezervací
• Prověřujte klienty dříve, než vám zaberou drahocenný čas.
• Vlastní toky služeb
• Schvalování používejte jen tam, kde je to nutné – pro VIP, konzultace nebo specializované nabídky.
• Přehlednost a profesionalita klienta
• Automatické aktualizace udržují komunikaci na úrovni a v souladu se značkou.

📌 Ať už vedete kliniku, koučujete klienty nebo řídíte vytížené studio, systém schvalování rezervací SimplyBook.me vám pomůže zůstat organizovaní, cílevědomí a mít vše pod kontrolou.

🔐 A díky tomu, že SimplyBook.me splňuje podmínky HIPAA a certifikace ISO 27001, zůstává váš rezervační proces bezpečný, profesionální a v souladu s průmyslovými standardy.

VI. Závěrečné myšlenky: Schvalování je snadné

Poskytnout klientům úžasný zážitek neznamená vzdát se kontroly nad svým rozvrhem.

Pomocí vlastní funkce SimplyBook.me Schválit rezervace můžete zkontrolovat každý požadavek, odfiltrovat nesoulad a potvrdit pouze ty schůzky, které odpovídají vašemu času a prioritám – to vše bez ztráty automatizace, rychlosti nebo přehlednosti.

Od zdravotnických klinik po kosmetické salony, od konzultantů po pedagogy – možnost kontrolovat potvrzení schůzky vám dává kontrolu nad cestou klienta – od prvního kliknutí až po závěrečnou kontrolu.

Převezměte kontrolu ještě dnes

Pokud jste připraveni:

Schvalování rezervací klientů podle vašich podmínek

Snížení chaosu v plánování

A poskytovat zjednodušené, personalizované služby

Pak je čas vyzkoušet systém předběžného schvalování SimplyBook.me.

🎯 Váš rozvrh – Vaše pravidla

🔗 Začněte nyní s SimplyBook.me – kde každá rezervace začíná vaším souhlasem.

ČASTO KLADENÉ OTÁZKY: Schvalování rezervací klientů v SimplyBook.me

Co je funkce Schválit rezervace v SimplyBook.me?

Funkce Schválit rezervace umožňuje poskytovatelům služeb ručně zkontrolovat každou novou žádost o rezervaci před jejím potvrzením a přidáním do kalendáře. Pokud je tato funkce povolena, příchozí rezervace se uvedou do stavu „čekající“. Poté se rozhodnete, zda každý požadavek schválíte, nebo zamítnete. Tato funkce je užitečná zejména pro firmy, které chtějí prověřovat klienty, kontrolovat přebukování nebo spravovat služby s omezenou dostupností s větší přesností a flexibilitou.

Jak mohu povolit systém schvalování rezervací?

Chcete-li povolit schvalování rezervací, přihlaste se do administrátorského rozhraní SimplyBook.me a přejděte do části Správa → Vlastní funkce. Najděte a aktivujte funkci „Schvalovat rezervace“. Po aktivaci budou všechny příchozí rezervace v celém systému vyžadovat před potvrzením ruční schválení. Klienti obdrží oznámení, že jejich požadavek čeká na schválení, a vy jej budete moci schválit nebo zamítnout v sekci Přehledy → Podrobnosti o rezervacích v záložce Čekající.

Kde mohu spravovat nevyřízené rezervace?

Nevyřízené rezervace lze spravovat v sekci Přehledy → Podrobnosti o rezervacích → Nevyřízené rezervace v panelu správce SimplyBook.me. Stačí kliknout na záložku Čekající rezervace a zobrazit všechny žádosti o schůzku čekající na schválení. Do každé rezervace můžete kliknout a zkontrolovat podrobnosti o klientovi a poté se jedním kliknutím rozhodnout pro schválení nebo zamítnutí. Schválené rezervace jsou potvrzeny a přidány do vašeho rozvrhu, zatímco zamítnuté jsou zrušeny.

Budou klienti informováni o schválení nebo zamítnutí jejich rezervace?

Ano. SimplyBook.me automaticky odešle klientovi oznámení, jakmile schválíte jeho rezervaci. Tyto zprávy mohou být doručeny e-mailem nebo SMS zprávou v závislosti na nastavení vašeho systému. Máte také možnost přizpůsobit text zprávy pomocí vlastních překladů, což vám pomůže zachovat jednotný tón a zajistit, aby klienti jasně pochopili stav své žádosti o rezervaci a další kroky.

Mohu na některé služby uplatnit předběžné schválení a na jiné ne?

Ne.Funkce Schválit rezervace v SimplyBook.me platí pro celý systém – to znamená, že po aktivaci ovlivňuje všechny služby. Schvalování rezervací nelze aplikovat pouze na několik služeb a ostatní nechat automaticky potvrzené. Pokud potřebujete podrobnější kontrolu, zvažte použití vlastních toků rezervací nebo zdvojení nastavení systému, abyste oddělili služby založené na schvalování od běžných služeb.