Relate e monitore reservas e clientes com o SimplyBook.me – Parte 1: Relatórios básicos

This post is also available in:

Uma das responsabilidades de administrar seu próprio negócio é ser responsável por todas as tarefas mundanas e administrativas que fazem parte do negócio. Você quer que seja o mais simples possível. Uma das tarefas administrativas mais comuns é relatar e monitorar suas atividades de negócios. Isso significa que você precisa monitorar as reservas e muito mais.

Em algum momento do ano, provavelmente vários pontos, você precisará relatar e monitorar suas reservas. Seja semanal, mensal ou anual, você precisará registrar sua atividade comercial. Você precisará analisar a receita gerada, lucratividade, popularidade e custos. Você também precisará limpar suas listas de clientes e verificar o horário de trabalho dos membros de sua equipe.

Qual é o sentido de ter um sistema de reservas abrangente se você não pode informar sobre seus compromissos?

Relatórios básicos do SimplyBook.me

Ignorando qualquer um dos recursos personalizados, existem alguns relatórios básicos disponíveis no SimplyBook.me desde o início que você pode usar para relatar e monitorar suas reservas, atividade do cliente e dados da empresa.

O menu acima é do meu site de reserva de exemplo com todos os recursos personalizados desativados. Essas variáveis de relatório estão disponíveis desde a versão gratuita do SimplyBook.me até o Premium.

Então, vamos começar do início com os detalhes da reserva.

Monitorar detalhes da reserva

Você pode encontrar a lista de todas as suas reservas no Relatório de detalhes da reserva.

Neste relatório, você pode filtrar reservas por:

• data da nomeação,
• data da reserva,
• serviço,
• provedor de serviço,
• cliente,
• código de reserva único,
• status (ativo, cancelado, reprogramado, etc.)

Clique no botão “Ver” para ver os detalhes de cada reserva específica.

Se você deseja enviar notificações para seus clientes agendados, pode até usar algumas das variáveis mencionadas nos modelos específicos. Exporte reservas para o formato Excel usando os filtros para selecionar provedores, datas ou até locais específicos. Isso pode ser particularmente útil se você tiver um provedor doente para o qual não possa providenciar cobertura ou uma emergência.

Monitorar reservas por cliente

Você pode encontrar a lista de todos os seus clientes e reservas feitas por eles no Relatório de Clientes.

Neste relatório, você pode filtrar reservas por

• data da reserva;
• serviço;
• provedor de serviço;
• cliente.

Clique em “Ver” para ver as reservas relacionadas a um determinado cliente.

Você pode enviar e-mails ou SMS para seus clientes usando os modelos de notificação personalizados. Você também pode determinar como agrupará seu cliente, seja por e-mail, telefone ou ambos. Também é possível mesclar registros de clientes duplicados combinando pontos de dados.

Você também pode exportar os detalhes da reserva do cliente para o Excel com a opção de usar filtros para selecionar quais informações são relevantes.

Mantenha as notas do calendário de monitoramento

O relatório de notas do calendário permitirá que você acompanhe e monitore todas as reservas que você incluiu notas adicionais.

Neste relatório, você pode filtrar reservas por:

• Hora de início
• Fim do tempo
• Tipo de Nota
• Observação
• Serviço
• Provedor de serviço;
• O tempo está bloqueado ou disponível.

Se você selecionar notas específicas, poderá visualizar uma nota específica ou excluir várias que foram vistas ou não são mais relevantes. É vantajoso para provedores individuais quando eles precisam saber como seu dia irá progredir e quaisquer considerações especiais para seus clientes.

Monitore as despesas e o uso de SMS por meio do Relatório de SMS

Embora os créditos SMS sejam um custo extra para todas as assinaturas, você não precisa ter uma conta paga para usar o sistema de mensagens SMS. Consequentemente, este relatório está disponível na assinatura gratuita do SimplyBook.me.

A principal coisa a lembrar sobre o sistema de crédito SMS (se você não usar um provedor de SMS) é que diferentes países exigirão créditos variados por SMS, dependendo das cobranças de texto regionais. Você precisará verificar isso em sua moeda local e região. Isso também afetará os custos dependendo do número de celular do destinatário – por exemplo, um número de celular do Reino Unido em Chipre terá uma cobrança de crédito diferente de um celular do Reino Unido no Reino Unido.

Felizmente, você pode acompanhar esses detalhes no relatório de SMS.

No Relatório de SMS, você pode filtrar por:

• data em que a mensagem foi enviada;
• número de telefone;
• Nome do cliente;
• Nome do provedor;
• mensagem de texto.

No entanto, você pode ver muito mais do que isso. Você ainda pode exportar o relatório SMS para o Excel, se desejar.

Certifique-se de verificar quantos SMS a notificação requer – por esse motivo, é melhor manter suas notificações de texto curtas. Você também pode monitorar quantos créditos são usados para cada SMS que você enviou em um determinado período. O rastreamento do uso de SMS em um determinado período pode ajudá-lo a determinar quantos créditos você pode precisar no futuro para um período de tempo específico.

Seu Relatório de SMS também o ajudará a rastrear mensagens promocionais e permitirá que você monitore mensagens com falha. Ele até permitirá que você tente novamente as mensagens com falha.

Acompanhe as avaliações

Você pode encontrar uma lista de todas as postagens de feedback que seus clientes deixaram no Relatório de avaliações. Neste relatório, você pode filtrar avaliações por:

• Cliente,
• Sujeito,
• Mensagem,
• Intervalo de datas da adição da revisão,
• Avaliação.

Também é possível exportar as revisões para o Excel, e você ainda pode usar os filtros para selecionar enquanto colunas para exportar – se você não precisar de todas elas. Você pode responder aos comentários dos clientes e, se necessário, excluir quaisquer comentários. Embora ninguém goste de críticas negativas, é bom responder a críticas construtivas. No entanto, pode ser melhor remover comentários injustificados e vingativos do seu sistema.

Relatório de dados pessoais

Os relatórios de dados pessoais são importantes porque os usuários têm todo o direito de solicitar que você exclua todas as informações sobre eles. Embora a exclusão de dados privados não seja um requisito legal globalmente, é melhor ter essa capacidade do que não.

Relatório do cliente

O relatório é elaborado separadamente para cada cliente e contém os dados pessoais do cliente selecionado. O cliente pode receber de forma independente as mesmas informações do site de reservas após autorizar com seu e-mail ou telefone, redes sociais ou recurso personalizado de login do cliente.

Se você insistir em que seus clientes tenham um login de cliente para suas transações com você, você precisará informá-los que a exclusão os impedirá de fazer novos compromissos.

Se você abrir o relatório completo, verá todas as interações que este cliente teve com você e seu sistema de reservas, incluindo seus dados pessoais, todas as reservas e a notificação que você enviou a eles. Felizmente, se tudo o que você está fazendo é excluir um registro de cliente de todos os dados pessoais, existe um prático botão “Excluir todos os dados pessoais” para essa finalidade. Você não precisa percorrer todas as transações que eles fizeram com você.

Relatório do usuário

Vá para a seção de sua lista de usuários ou clique no botão ‘Relatório de usuários’ para criar um relatório de usuários. Em seguida, clique no botão ‘denunciar’ ao lado do usuário específico. O relatório é elaborado separadamente para cada usuário e contém seus dados pessoais relevantes. Você precisará ter a capacidade de remover essas informações se um usuário deixar seu emprego e solicitar a exclusão de seus detalhes. Em última análise, pode ser necessário excluir usuários, mesmo que eles não precisem, se você tiver uma assinatura limitando o número de usuários que pode ter em sua conta.

Para ver o relatório completo de cada usuário, você gerará um relatório separado para cada indivíduo. Clique no botão “Relatório” à direita de cada usuário para gerar seu relatório.

O relatório do usuário incluirá informações pessoais, como números de telefone, endereços de e-mail e calendários conectados. No entanto, o relatório do usuário também conterá dados específicos da empresa sobre detalhes de login, faturas geradas, fornecedores relacionados e reservas.

Ele lista todas as interações que um usuário tem com o sistema, incluindo quando e de qual navegador ele fez login.

Relatório da empresa

O relatório da empresa exibe informações sobre a totalidade da empresa. Isso inclui configurações da empresa e dados como descrição, endereço da empresa e data em que o sistema foi criado para o seu negócio, até dados pessoais de todos os clientes e usuários da empresa, histórico de pagamentos e notificações enviadas.

Se eu colocasse imagens para a coisa toda, haveria cinco capturas de tela diferentes que você pode conferir na sua interface.

Então esse é o relatório básico.

Estes são os relatórios básicos disponíveis para todos os usuários do SimplyBook.me. Fique em contato para obter as informações disponíveis para rastrear e monitorar o uso dos relatórios disponíveis para seus recursos personalizados.

Talvez você queira monitorar reservas de associações, compras de pacotes ou extrapolar dados de seus formulários de admissão e campos de clientes. Não perca as próximas ferramentas de relatórios disponíveis – você as encontrará aqui .