Como os sistemas de reservas on-line podem melhorar o fluxo de caixa das pequenas empresas

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Décadas atrás, as pessoas tinham que confiar em agentes terceirizados, utilizar canais de comunicação por fax e correio ou se contentar com ligações diretas para o suporte ao cliente para reservar um serviço, verificar se havia vagas disponíveis e fazer reservas – muitas vezes afetando o fluxo de caixa devido a processos ineficientes.

Essa abordagem tradicional de agendamento é demorada e, muitas vezes, resulta em um resultado ruim. A maioria dos clientes desiste no meio do caminho e procura alternativas mais simples para obter o mesmo serviço. No lado comercial, a perda de clientes devido a processos de agendamento complicados resulta em uma receita inesperada.

Hoje em dia, você já sabe. Agora temos sistemas de reserva on-line, como o Simplybook, projetados para resolver esses problemas, aprimorar a experiência de reserva do cliente e aumentar a receita.

Neste artigo, explicaremos o que é um sistema de reservas on-line e como as pequenas empresas podem usá-lo para melhorar o fluxo de caixa de forma estratégica.

O que são sistemas de reservas on-line?

Um sistema de reservas on-line é uma solução digital – um software da Web ou um aplicativo de dispositivo – desenvolvida para ajudar os usuários a reservar serviços como espaço em hotel, spa, eventos, restaurantes, voos, passeios e excursões e muitos outros, de qualquer lugar e a qualquer momento.

Esses sistemas otimizam intuitivamente a interação do cliente com o serviço de uma empresa e facilitam a ação de “guardar isso para mim” com um clique, aproveitando recursos como:

• Disponibilidade de serviço em tempo real
• Interface de usuário de autoatendimento com adoção sem atrito
• Gateways de processamento de pagamentos, por exemplo, transferência bancária, PayPal e outros acessíveis.
• Gerenciamento de passagens e reservas
• Integrações de aplicativos com outros produtos, por exemplo, Google Calendar, contas sociais como o LinkedIn, CRMs como o Hubspot e integrações complementares com programas de ERP como o RealSteel.

Alguns outros sistemas de reserva também oferecem recursos de agendamento para auxiliar serviços que não exigem compromissos financeiros definitivos em todos os casos, como consultas médicas, compromissos comerciais e sessões de treinamento.

7 maneiras pelas quais os sistemas de reservas on-line aumentam o fluxo de caixa das pequenas empresas

O fluxo de caixa é a entrada e a saída de dinheiro da carteira de sua empresa. Um sistema eficiente de reservas on-line pode ajudar a aumentar a entrada e reduzir a saída de dinheiro das seguintes maneiras:

1. Pagamento imediato

Brooke Webber, chefe de marketing da Ninja Patches, descreve um cenário entre os sistemas de reserva tradicionais e on-line. “Imagine que você administre um hotel e um cliente do outro lado da fronteira queira reservar um quarto antes de sua visita. Tradicionalmente, esse processo envolve a verificação da disponibilidade de quartos por meio de agentes terceirizados ou canais de comunicação e a obtenção de um bilhete ou código para pagamento na chegada.”

“Pagamento na chegada” significa que você só é pago por essa reserva no momento do check-in físico. O mesmo se aplica a pequenas empresas, protegidas ou não por LLC, como salões de beleza e consultórios, em que o “eu pago” depois que o “serviço” é dominante. Isso resulta em uma lacuna de atraso entre a prestação do serviço e o pagamento, alguns dos quais podem afetar seus custos operacionais e levar à ineficiência organizacional”, continua ele.

Os sistemas de reserva on-line resolvem esse problema oferecendo opções de pagamento instantâneo quando os clientes reservam um serviço.

• Você precisa de um quarto de hotel? Avalie a disponibilidade, escolha sua data e pague por uma vaga.
• Você precisa visitar um salão de cabeleireiro durante o fim de semana? Se você precisa ir a um salão de cabeleireiro durante o fim de semana, obtenha um código de reserva seguro com pagamento direto.

É mais ou menos uma abordagem do tipo pagamento-valida-pedido, permitindo acesso imediato aos fundos antes da entrega.

2. Minimização de no-shows

“É muito fácil para os clientes descartarem uma reserva se não houver compromisso financeiro prévio. Para eles, isso não é nada digno de nota. Mas para a sua empresa, os não comparecimentos resultam em ofertas de serviços desorganizadas e afetam sua capacidade de alocar adequadamente as vagas para outros clientes”, diz Tom Golubovich, diretor de marketing e relações com a mídia da Ninja Transfers.

Tome como exemplo uma reserva em um restaurante.

• Um cliente influente liga na terça-feira para reservar todo o seu restaurante por dez horas no sábado.
• Você cancelou todas as outras solicitações de reserva feitas para o fim de semana por causa dessa reserva.
• O mesmo cliente entrou em contato com você na sexta-feira, cancelou a reserva por vários motivos e pediu desculpas antes de desligar.
• O sábado é praticamente desanimador, pois você já cancelou outros pedidos. Isso faz com que sua receita esperada para o fim de semana seja baixa.

Os sistemas de reserva on-line mudam essa narrativa, garantindo o pagamento imediato no momento da reserva, enviando notificações automáticas aos clientes com reserva e oferecendo políticas de reembolso justas.

Jarret Austin, proprietário da Bankruptcy Canada, compartilha que “Os pagamentos imediatos reduzem as chances de desistência dos clientes quando eles já assumiram um compromisso financeiro, total ou parcial. As notificações automatizadas mantêm seus clientes CEO informados sobre suas reservas. As políticas de reembolso obrigam os clientes a pagar por qualquer interrupção ou dano causado aos seus serviços devido a cancelamentos indevidos.”

Em conjunto, essas medidas minimizam as não comparências e mantêm sua receita em alta.

3. Faturamento automatizado sem interrupções

O faturamento manual dá muito trabalho. Você precisa arredondar dezenas de números e cronogramas, investir em mais recursos humanos e combater erros humanos. Além disso, o processo é demorado e, muitas vezes, causa um atraso na apresentação da fatura aos seus clientes.

Um sistema de reservas on-line resolve esse problema enviando faturas programadas, automatizadas e sem erros aos clientes após a primeira reserva e no caso de uso contínuo do serviço, por exemplo, em hotéis ou consultas periódicas.

Isso não apenas reduz a necessidade de uma enorme força humana na contabilidade, mas também acelera a cobrança de pagamentos, às vezes antes da data de vencimento, evitando assim a inadimplência.

4. Oportunidades aprimoradas de vendas adicionais

Thomas Medlin, cofundador da JumpMD, diz: “Às vezes, um sistema de reservas on-line personalizado pode funcionar como uma vitrine digital. Quando os clientes agendam um serviço, esses sistemas podem recomendar automaticamente oportunidades adicionais com base em dados de compras anteriores e outras informações cruciais do cliente, inclusive dados demográficos.”

Por exemplo, a Delta Air, uma companhia aérea, usa um sistema de reservas on-line para oportunidades de upsell, como:

• Faça upgrade para assentos premium como Delta Comfort+, First Class ou Delta One.
• Os clientes também podem solicitar extras, como bagagem adicional, embarque prioritário e acesso Wi-Fi, durante ou após a reserva.

Ou digamos que você ofereça serviços de aluguel de eventos. Seu aplicativo de reservas pode sugerir serviços aprimorados, como decorações premium, pacotes de fotografia ou entretenimento ao vivo como complementos antes do pagamento.

Isso aumenta a receita gerada por cliente e garante que os clientes obtenham o máximo de valor pelo seu dinheiro.

5. Utilização otimizada de recursos

A reserva, se feita manualmente, envolve muito trabalho, inclusive o tratamento das consultas dos clientes, a verificação da disponibilidade, a confirmação das reservas e o registro dos detalhes. Você precisa de recursos humanos em cada ponto, o que significa que precisa gastar mais para contratar. Isso resulta em um aumento da saída de caixa, que pode ou não ser maior do que a entrada.

Você pode optar por usar uma ferramenta de automação, como um sistema de reservas on-line, como o Simplybook. Esses sistemas lidam com todos os processos rotineiros em segundos. E isso ajuda você a redirecionar os recursos que, de outra forma, teria gasto na contratação de mais funcionários para outras necessidades essenciais da sua empresa.

Os sistemas de reservas on-line também funcionam como uma plataforma de inventário em que você e os clientes podem verificar a quantidade de serviços disponíveis. Essa visão de inventário ajuda você a gerenciar efetivamente seus recursos para criar um fluxo de caixa robusto.

6. Aumento da retenção de clientes

“Os sistemas de reservas minimizam o atrito entre o cliente e a empresa, proporcionando assim uma experiência de compra única. Um cliente satisfeito é leal, e é mais provável que ele permaneça em vez de mudar para um concorrente”, acrescenta Alan Parkes, proprietário da Denver Roofing & Colorado Springs Roofing.

De acordo com a Salesforce, 88% dos clientes provavelmente voltarão a comprar um serviço depois de uma boa experiência. Isso, por sua vez, aumenta a pontuação do valor vitalício (CLV) de seus clientes enquanto eles continuarem usando seus serviços.

Além disso, clientes satisfeitos têm um índice de fidelidade mais alto e geralmente se tornam defensores da marca. A defesa traz novos clientes para sua empresa, o que significa mais vendas e melhor fluxo de caixa.

Fonte: Enerpize

7. Análise e gerenciamento financeiro

Os sistemas de gerenciamento on-line não são programas de contabilidade completos, mas oferecem um recurso analítico para monitorar informações como:

• Número de reservas
• Hora do dia e data da reserva
• Número de cancelamentos ou taxa de cancelamento.
• Canal de reservas (Web ou celular)

O número, a hora e a data das reservas ajudam você a mapear as tendências sazonais, indicando quando os clientes patrocinam mais o seu serviço e quando as coisas estão mais fracas. Esse insight é fundamental para que você identifique os fatores que reduzem a receita e melhore sua prestação.

Os recursos integrados de relatórios de pagamento também estão disponíveis com frequência para que você acompanhe todas as entradas e saídas de dinheiro (para reembolsos). Se os reembolsos forem altos, isso é um indicador de que há algo errado em algum lugar e precisa ser corrigido imediatamente para manter seu fluxo de caixa.

Integração do Simplybook para uma experiência de reserva perfeita

Embora os sistemas de reservas on-line ofereçam muitos benefícios, a escolha do sistema errado pode prejudicar seu negócio protegido, interrompendo seu fluxo de caixa.

Por exemplo, um sistema lento e hostil à interface, com recursos muito caros, afetará a experiência de reserva dos clientes e causará ganhos comerciais desproporcionais.

Para evitar isso, você precisa identificar algumas funcionalidades cruciais, como:

• Páginas de reserva personalizáveis para diferentes negócios ou serviços
• Integração com ferramentas essenciais (por exemplo, Google Agenda, Zoom, programas de e-mail)
• Opções de processamento de pagamentos, incluindo gateways locais e globais
• Relatórios e análises avançados para registro financeiro e inventário
• Ferramentas de marketing para promoções e envolvimento do cliente
• Interface compatível com dispositivos móveis
• Escalabilidade e flexibilidade de preços
• Suporte ao cliente e recursos de treinamento
• Experiência fácil de usar para empresas e clientes

Essa é uma longa lista de requisitos essenciais que, felizmente, o SimplyBook.me atende. Nosso sistema de reservas repleto de recursos é feito sob medida para empresas baseadas em serviços, sejam elas PMEs ou grandes organizações, que buscam otimizar suas operações. Garanta sua avaliação gratuita.

Empacotando

A simplificação do acesso dos clientes à sua empresa redireciona o fluxo de caixa de fora para dentro e proporciona uma experiência única para eles. Os sistemas de reservas on-line fazem isso ajudando na coleta instantânea de receita, minimizando o não comparecimento e otimizando a utilização de recursos.

Outros extras úteis

Quando chegar a hora de escolher seu sistema de reservas preferido, considere fatores como usabilidade, tempo de valorização do produto, adoção autônoma ou autoatendimento para seus clientes e preço. O Simplybook atende a todos esses critérios e muito mais. Portanto, entre em contato conosco para começar hoje mesmo!

Biografia do autor

Brooke Webbe

Brooke Webber é uma escritora de conteúdo apaixonada por contar histórias. Brooke tem 5 anos de experiência na elaboração de narrativas convincentes que repercutem em públicos de todos os setores. Viciada em café. Em seu tempo livre, ela se dedica à literatura.