Como confirmar efetivamente os compromissos com seus clientes

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Você quer saber como confirmar compromissos com seus clientes de forma fácil e eficaz? Se sim, você está no lugar certo!

A confirmação de um compromisso pode parecer um pequeno detalhe, mas na verdade tem um grande impacto na experiência do cliente e na eficiência operacional.

Um lembrete bem feito define o tom da interação, cria entusiasmo e mostra aos novos clientes que você é um profissional confiável. Eles também reduzem o não comparecimento e resultam em experiências mais positivas, o que é algo que as empresas de todos os setores desejam alcançar.

Hoje, mostrarei a você 7 maneiras práticas de criar confirmações de compromissos que ajudarão a levar seus negócios para o próximo nível.

Vamos mergulhar de cabeça!

Inclua detalhes relevantes

Primeiro, precisamos discutir a inclusão de todos os detalhes importantes em sua mensagem de confirmação de compromisso. Você pode enviar o lembrete por e-mail mais bonito do mundo, mas isso não importará se faltarem os principais detalhes que seu público precisa saber.

Com isso em mente, certifique-se de incluir a data, a hora e o local do compromisso, bem como o tipo e a duração do serviço. Se houver algo especial que você precise que o cliente faça ou se prepare antes de comparecer, certifique-se de destacar isso para que não haja confusão.

Organize essas informações de forma lógica, talvez usando marcadores ou uma tabela simples para facilitar a leitura. Comece com as informações mais importantes (data, hora, local) e, em seguida, adicione as extras. Você também pode considerar o uso de uma fonte em negrito ou de uma cor diferente para as partes mais importantes, para que elas se destaquem.

Não se esqueça de que, embora você queira ser minucioso, o excesso de informações pode ser esmagador. Mantenha sua mensagem curta e agradável e concentre-se no que o cliente precisa saber para estar preparado e chegar a tempo para o compromisso.

Aqui está um ótimo exemplo:

Fonte da imagem: E-mails realmente bons

Personalize suas mensagens

Agora, vamos discutir por que você deve sempre personalizar suas mensagens. Descobri que lembretes de confirmação personalizados melhoraram drasticamente nossa taxa de resposta e, como resultado, mais pessoas mantiveram seus compromissos.

Mas como você pode personalizar suas confirmações de compromissos?

Meu conselho é que você comece com o básico. Usar o nome do seu cliente na linha de assunto e na mensagem é uma maneira simples, mas poderosa, de chamar a atenção e criar uma conexão.” “Olá, João” é muito mais envolvente do que “Prezado cliente”.

Em seguida, tente adaptar sua mensagem ao serviço específico reservado. Por exemplo, em vez de “Seu compromisso está confirmado”, tente algo como “Estamos ansiosos para ver você na demonstração do produto na sexta-feira”. Isso confirma o agendamento e lembra o cliente do serviço que ele está esperando.

Se possível, você também deve mencionar o nome da pessoa que o ajudará. Explicar que “Claire está ansiosa para ajudar você em sua sessão de planejamento financeiro” dá um toque humano e cria uma conexão antes mesmo do início da consulta.

Há muitas outras maneiras de personalizar suas mensagens com base em seu setor, seus serviços e seu público-alvo. Experimente você mesmo e verá que a personalização pode fazer uma grande diferença nas confirmações.

Enviar vários lembretes

Uma boa estratégia de lembrete pode ajudar você a evitar cancelamentos de última hora e criar uma experiência melhor para o seu público. Para obter os melhores resultados, sugiro que você envie pelo menos duas confirmações de agendamento. Comece com uma confirmação inicial assim que o usuário marcar um compromisso. Essa etapa é fundamental porque mostra aos clientes que o compromisso foi agendado. Se eles não virem isso, podem se esquecer completamente do agendamento.

Em seguida, envie um lembrete mais próximo da data do compromisso, talvez com 24 a 48 horas de antecedência. Isso dá ao cliente tempo para tomar as providências necessárias ou reagendar, se necessário. Para compromissos de vendas de alto valor, talvez você queira enviar uma confirmação extra no dia do evento.

O segredo é encontrar a frequência certa sem ser excessiva. Um número excessivo de lembretes pode ser irritante, e um número muito pequeno pode fazer com que o cliente esqueça o compromisso. Ao decidir sobre o cronograma de lembretes, leve em consideração o seu setor e o tempo de espera típico para os compromissos. Você também pode pedir aos usuários que escolham suas preferências, que é o que o Duolingo faz quando não obtém uma resposta.

Fonte da imagem: E-mails realmente bons

Ofereça opções fáceis de reagendamento

A flexibilidade é, sem dúvida, a chave para a satisfação do cliente. Oferecer opções fáceis de reagendamento pode ajudar você a salvar as pessoas que estão pensando em cancelar porque não podem comparecer ao compromisso. As pessoas gostam de ter a opção de reagendar (dentro do razoável) porque isso mostra que você valoriza o tempo delas e entende que os planos podem mudar.

Minha recomendação é que você inclua instruções de reagendamento ou, melhor ainda, um link direto para o seu calendário para que eles possam reagendar em um horário que seja conveniente para todos.

Ao estabelecer uma política de reagendamento, equilibre as necessidades do cliente com as necessidades do seu negócio. Considere o reagendamento gratuito até 24 ou 48 horas antes do compromisso e uma pequena taxa para alterações de última hora.

Comunique essas políticas em suas confirmações para que os clientes saibam o que esperar, e você pode apostar que as pessoas usarão esse recurso se houver um conflito de agendamento.

Compartilhe suas informações de contato

Incluir suas informações de contato nas confirmações abre uma via de mão dupla que é crucial para garantir que todos estejam na mesma página. A última coisa que você quer é que os participantes saiam da sua mensagem com perguntas ou preocupações que não podem ser respondidas.

Felizmente, você pode reduzir seriamente as chances de isso acontecer incluindo o número de telefone da sua empresa, e-mail e até mesmo uma linha direta para o departamento ou provedor de serviços, se for o caso.

Incentive ativamente os clientes a entrarem em contato com a equipe de suporte se tiverem dúvidas ou precisarem fazer alterações. Por exemplo, você pode dizer: “Se você precisar de mais informações ou tiver dúvidas sobre seu compromisso, entre em contato conosco”.

Você também deve definir expectativas para o tempo médio de resposta. Se você informar aos clientes quanto tempo levará para obter uma resposta, eles poderão ser um pouco mais pacientes do que seriam.

Também vale a pena mencionar que se tornar acessível e definir diretrizes claras de comunicação ajudará você a construir confiança com seus clientes e a criar uma experiência de reserva mais positiva e interativa.

Fonte da imagem: GoMarketBox

Certifique-se de que sua mensagem seja acessível

Outro fator importante para suas mensagens de confirmação é a acessibilidade, tanto em termos de redação quanto do ponto de vista técnico.

Estruture sua mensagem com linguagem simples, parágrafos curtos e marcadores, e as pessoas terão mais facilidade para acompanhar o que você tem a dizer.

Quando se trata de acessibilidade técnica, estou falando especificamente da aparência da sua mensagem em diferentes dispositivos. Mais de 92% dos usuários de smartphones dizem que usam regularmente a Internet em seus dispositivos, portanto, é fácil ver por que esse aspecto do seu lembrete é importante. Se as pessoas não conseguirem ler sua mensagem de confirmação, seja um e-mail ou uma notificação por push, é mais provável que elas não compareçam ao evento.

Sugiro que você use um tema/modelo responsivo a dispositivos móveis, uma fonte clara e legível com bom contraste e adicione texto alternativo às imagens. Ao tornar suas mensagens acessíveis a todos, você reduz os mal-entendidos e o não comparecimento, além de proporcionar uma experiência inclusiva para todos os clientes.

Economize tempo com a automação

Por fim, vamos falar sobre os benefícios de automatizar os lembretes de compromissos com seus clientes. Ao implementar confirmações automatizadas, você pode economizar inúmeras horas por mês e, ao mesmo tempo, garantir uma comunicação consistente e oportuna com seus clientes.

A maioria dos softwares de agendamento modernos oferece recursos robustos de automação. Você pode configurar confirmações automáticas a serem enviadas imediatamente após a reserva e programar lembretes em intervalos específicos antes do agendamento. Esse recurso garante que cada cliente receba as informações certas no momento certo, sem nenhum esforço manual de sua parte.

A melhor parte é que, apesar de serem automatizadas, essas mensagens ainda podem manter um toque pessoal. Muitos sistemas permitem uma ampla personalização, incluindo campos personalizados como o nome do cliente, o tipo de consulta e o nome do provedor.

Ao aproveitar a automação, você libera tempo para se concentrar em prestar um ótimo serviço durante os agendamentos reais e, ao mesmo tempo, manter uma excelente comunicação durante todo o processo de reserva. Essa abordagem simplificada aumenta a satisfação e a eficiência gerais, beneficiando você e seus clientes.

Conclusão

Como você pode ver, é preciso pensar muito para elaborar e planejar uma confirmação de compromisso perfeita. As dicas que descrevi aqui nos ajudaram a criar um relacionamento, reduzir as não comparências e gerar mais vendas e engajamento. Acredito que você pode obter resultados semelhantes se estiver disposto a dar o próximo passo e encontrar maneiras inteligentes de tornar essas dicas uma parte regular de sua estratégia.

Biografia do autor

Syed Balkhi é o fundador do WPBeginner, o maior site gratuito de recursos do WordPress.

Com mais de 10 anos de experiência, ele é o maior especialista em WordPress do setor. Para saber mais sobre Syed e seu portfólio de empresas, siga-o em suas redes de mídia social.