Como aprovar reservas de clientes antes de serem confirmadas no SimplyBook.me

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Nem toda reserva merece um lugar imediato em seu calendário.

Às vezes, você precisa de um momento para revisar, confirmar e decidir, antes que um cliente reserve um tempo para você. Se você estiver gerenciando uma clínica de alta demanda, um salão exclusivo ou uma consultoria com horário limitado, o controle sobre as confirmações de compromissos é essencial.

É aí que o SimplyBook.me entra em cena.

Com o recurso personalizado Approve Bookings (Aprovar reservas), você pode definir os compromissos para entrarem em um estado pendente até que você dê o sinal verde. É uma ferramenta simples, porém poderosa, que ajuda você a aprovar manualmente as reservas de clientes, mantendo sua agenda apertada, concentrada e alinhada com suas prioridades.

E sim – os clientes são mantidos informados com notificações automáticas, para que todos fiquem informados sem que você mexa um dedo.

Neste guia, mostraremos a você como o recurso funciona, como ativá-lo e como diferentes empresas já o estão usando para filtrar o ruído e manter o controle.

I. O que é o recurso personalizado “Aprovar reservas”?

O recurso Aprovar reservas no SimplyBook.me permite que você decida quais compromissos serão confirmados – e quais não serão.

Em vez de permitir que cada solicitação de reserva encha instantaneamente o seu calendário, esse recurso coloca os novos compromissos em um estado Pendente. A partir daí, você pode aprovar ou recusar manualmente cada solicitação com base em seus próprios critérios – adequação ao cliente, disponibilidade de tempo ou políticas internas.

Uma vez aprovada, a reserva se torna oficial e visível em seu calendário. Se você recusar, a vaga será liberada e o cliente receberá uma notificação educada.

Esse recurso é ideal para empresas baseadas em serviços que:

• Necessidade de selecionar ou qualificar clientes
• Oferecer serviços exclusivos ou por tempo limitado
• Deseja adicionar uma camada de supervisão humana ao seu processo de agendamento

Importante: Para usar essa funcionalidade, você precisará ativar o recurso personalizado “Aprovar reservas” no painel de administração do SimplyBook.me.

E lembre-se: O SimplyBook.me é compatível com HIPAA e possui certificação ISO 27001, garantindo que os dados de seus clientes sejam gerenciados com segurança em todas as etapas, inclusive durante as aprovações de reservas.

II. Quando e por que usar a aprovação de reserva

A aprovação manual de reservas pode parecer uma etapa extra, mas, para a empresa certa, é um divisor de águas.

O recurso Approve Bookings (Aprovar reservas) permite que os prestadores de serviços controlem as confirmações de compromissos, reduzam o não comparecimento e otimizem o calendário para clientes de alto valor ou serviços urgentes. É aqui que ele realmente se destaca:

Clínicas de saúde e bem-estar

Você precisa fazer uma triagem dos pacientes antes da admissão? Você tem vagas para vacinação por tempo limitado ou consultas com especialistas?

Caso de uso: Aprovar somente pacientes verificados ou encaminhados para evitar no-shows ou reservas incorretas.

Bônus: Combine com os formulários de admissão médica para um processo de triagem contínuo.

Consultores, coaches e serviços jurídicos

Tempo é dinheiro, e nem toda consulta vale a pena.

Caso de uso: Revise cada solicitação de reserva para confirmar o orçamento, o escopo ou a intenção antes de você dedicar seu tempo.

Aulas particulares e programas educacionais

Seu workshop em grupo tem 10 vagas. Somente os alunos que atenderem a determinados critérios poderão participar.

Caso de uso: Aprovar sessões de alunos com base no nível de experiência, pré-requisitos ou disponibilidade do curso.

Negócios de beleza, spa e bem-estar

Nem todo compromisso é padrão.

Caso de uso: Adicionar aprovação de reserva para tratamentos de alto nível, serviços fora do horário comercial ou compromissos que precisam de preparação personalizada.

Serviços de campo e consultas no local

Sua equipe pode não estar disponível em todas as áreas a qualquer momento.

Caso de uso: Aprovar compromissos com base na localização, disponibilidade ou custos de viagem antes da confirmação.

Por que isso é importante

• Filtre as reservas antes que elas cheguem ao seu calendário
• Reduzir o não comparecimento e as solicitações irrelevantes
• Oferecer exclusividade para serviços de alta demanda
• Controle a carga no horário de pico e a alocação de pessoal

Com o sistema de aprovação de reservas do SimplyBook.me, você decide quem será confirmado – e quando. Essa é a maneira inteligente de você executar uma programação mais focada e mais lucrativa.

III. Passo a passo: Como ativar o recurso Aprovar reservas

Ativar a pré-aprovação de reserva no SimplyBook.me é uma configuração rápida que oferece a você controle total sobre o seu calendário.

Siga estas etapas para ativar o recurso personalizado Approve Bookings (Aprovar reservas) e começar a revisar manualmente as solicitações de agendamento antes de serem confirmadas:

• Faça login na interface de administração do SimplyBook.me
• Ative o recurso personalizado Aprovar reservas na seção Recursos personalizados.

• Navegue até Calendar//Pending bookings para verificar as reservas que estão aguardando aprovação e aceitá-las ou recusá-las.
• O cliente receberá o e-mail de confirmação somente após a sua aprovação.
• Se você recusar a reserva, não haverá notificação para o cliente.

Importante:

As reservas pré-pagas serão aprovadas automaticamente. Somente os serviços gratuitos e as reservas com a opção “Pay Later” podem ser aprovados/rejeitados.

Se o cliente fez a reserva usando o recurso personalizado Múltiplas reservas (ou outras reservas em lote), todos os compromissos do pacote de múltiplas reservas serão aprovados se uma sessão for aprovada. A maneira de contornar isso é editar as reservas que você deseja reagendar e cancelar as reservas que deseja recusar primeiro e, em seguida, aprovar o pacote.

IV. Experiência do cliente: O que os clientes veem

Embora a pré-aprovação da reserva dê a você controle total, é igualmente importante que a experiência do cliente seja tranquila e profissional – e o SimplyBook.me oferece exatamente isso.

Quando um cliente reserva um serviço que requer aprovação do administrador, ele passa pelo processo normal de reserva – selecionando um serviço, escolhendo um horário e inserindo seus dados. Mas, em vez de receber uma confirmação instantânea, ele verá uma mensagem informando-o disso:

🕓 “Obrigado por sua solicitação. Sua reserva está aguardando aprovação. Você será notificado assim que ela for confirmada.”

O que acontece depois?

Se você for aprovado: O cliente recebe um e-mail de confirmação (ou SMS) com todos os detalhes do agendamento, da mesma forma que faria em um agendamento normal.

Se você recusar a reserva, não haverá notificação para o cliente.

Essas notificações são totalmente automatizadas, sem necessidade de acompanhamento manual de sua parte (a menos que você queira).

Mesmo que as reservas não sejam confirmadas instantaneamente, a experiência do cliente permanece perfeita, transparente e confiável – tudo isso graças à automação inteligente do SimplyBook.me.

V. Recapitulando: Principais benefícios da pré-aprovação

Vamos dar um zoom e ver o panorama geral. Em primeiro lugar, por que usar a aprovação de reserva?

Porque não se trata apenas de rejeitar algumas solicitações inconvenientes – trata-se de controlar sua agenda.

Principais benefícios da aprovação manual de reservas de clientes:

• Controle total do seu calendário
• Não há mais compromissos surpresa – você escolhe quem entra.
• Gerenciamento de recursos mais inteligente
• Priorize clientes urgentes ou de alto valor. Evite reservas em excesso.
• Redução de no-shows e reservas incompatíveis
• Avalie os clientes antes que eles ocupem um tempo valioso.
• Fluxos de serviços personalizados
• Use a aprovação somente onde for necessário: para VIPs, consultas ou ofertas de nicho.
• Clareza e profissionalismo do cliente
• As atualizações automáticas mantêm a comunicação polida e dentro da marca.

Se você está administrando uma clínica, treinando clientes ou gerenciando um estúdio movimentado, o sistema de aprovação de reservas do SimplyBook.me ajuda você a se manter organizado, intencional e com total controle.

E com a conformidade com a HIPAA e a certificação ISO 27001 do SimplyBook.me, seu processo de reserva permanece seguro, profissional e alinhado com os padrões do setor.

VI. Considerações finais: Aprovações facilitadas

Oferecer aos clientes uma experiência incrível não significa abrir mão do controle de sua agenda.

Com o recurso personalizado Aprovar reservas do SimplyBook.me, você pode analisar cada solicitação, filtrar incompatibilidades e confirmar apenas os compromissos que se alinham com seu tempo e prioridades – tudo isso sem sacrificar a automação, a velocidade ou a clareza.

De clínicas de saúde a salões de beleza, de consultores a educadores, a capacidade de controlar as confirmações de compromissos coloca você no comando da jornada do cliente – do primeiro clique ao acompanhamento final.

Assuma o controle hoje

Se você estiver pronto para isso:

Aprovar reservas de clientes de acordo com seus termos

Reduzir o caos da programação

E ofereça uma experiência simplificada e personalizada

Então é hora de você experimentar o sistema de pré-aprovação do SimplyBook.me.

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FAQ: Aprovação de reservas de clientes no SimplyBook.me

O que é o recurso Aprovar reservas no SimplyBook.me?

O recurso Approve Bookings (Aprovar reservas) permite que os provedores de serviços revisem manualmente cada nova solicitação de reserva antes que ela seja confirmada e adicionada ao calendário. Quando ativado, os agendamentos recebidos são colocados em um estado “Pendente”. Você decide então se aprova ou recusa cada solicitação. Esse recurso é especialmente útil para empresas que desejam selecionar clientes, controlar o excesso de reservas ou gerenciar serviços de disponibilidade limitada com maior precisão e flexibilidade.

Como faço para ativar o sistema de aprovação de reservas?

Para ativar a aprovação de reservas, faça login na interface de administração do SimplyBook.me e vá para Gerenciar → Recursos personalizados. Encontre e ative o recurso “Aprovar reservas”. Uma vez ativado, todas as reservas recebidas em seu sistema exigirão aprovação manual antes de serem confirmadas. Os clientes receberão uma notificação de que a solicitação deles está pendente e você poderá aprová-la ou recusá-la na seção Relatórios → Detalhes das reservas, na guia Pendente.

Onde posso gerenciar as reservas pendentes?

Os agendamentos pendentes podem ser gerenciados na seção Relatórios → Detalhes de agendamentos → Agendamentos pendentes no painel de administração do SimplyBook.me. Basta clicar na guia Pendentes para visualizar todas as solicitações de agendamento que estão aguardando aprovação. Você pode clicar em cada reserva para revisar os detalhes do cliente e, em seguida, optar por aprovar ou recusar com um único clique. As reservas aprovadas são confirmadas e adicionadas à sua agenda, enquanto as recusadas são canceladas.

Os clientes serão notificados se sua reserva for aprovada ou recusada?

Sim. O SimplyBook.me envia automaticamente uma notificação ao cliente quando você aprova a reserva. Essas mensagens podem ser enviadas por e-mail ou SMS, dependendo das configurações do seu sistema. Você também tem a opção de personalizar o texto da mensagem usando as traduções personalizadas, o que ajuda a manter um tom consistente e a garantir que seus clientes entendam claramente o status da solicitação de reserva e as próximas etapas.

Posso aplicar a pré-aprovação a alguns serviços e não a outros?

Não. O recurso Aprovar reservas no SimplyBook.me é aplicado em todo o sistema, o que significa que afeta todos os serviços quando ativado. Você não pode aplicar a aprovação de reservas a apenas alguns serviços e deixar que outros sejam confirmados automaticamente. Se você precisar de um controle mais granular, considere o uso de fluxos de reserva personalizados ou a duplicação da configuração do sistema para separar os serviços baseados em aprovação dos regulares.